檔案管理工作中存在的積壓問題和解決對策

張冬梅

（黑龍江省慶安縣黨史研究室）

摘 要：檔案作為信息資源的載體，記載著企業(yè)工作、活動、員工的具有保留價值的真實資料，是企業(yè)歷史的見證，因此在工作中有著極其重要的作用，但隨著科技信息技術(shù)的發(fā)展與在檔案管理工作中的應(yīng)用，要求管理制度進行轉(zhuǎn)變，使檔案管理難度增加，檔案管理工作中的問題也顯露出來。其中，積壓問題就是檔案管理工作中的主要問題之一。面對積壓問題，需要工作人員尋找問題出現(xiàn)的原因，并探索問題的具體解決措施，以避免積壓問題的產(chǎn)生，導致影響檔案管理工作的有序性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；積壓；對策

檔案是企業(yè)寶貴的歷史記錄，能夠為企業(yè)的追根溯源提供有力支撐，是真實、詳細、可靠的資料。隨著時間的變化，檔案記錄變得越來越多，面對大量的檔案文件，想要迅速準確地找到所需的檔案，就需要對檔案進行管理工作，檔案的管理工作要求將檔案資料按一定的順序進行整理，以便于檔案的查找與使用。但在檔案的管理工作中，積壓問題的出現(xiàn)會對管理工作造成混亂，增加了檔案的查找與使用難度，甚至會使檔案丟失。因此，為了使檔案充分發(fā)揮其效用，保證檔案管理工作的水平，提升管理服務(wù)質(zhì)量，需要積極尋找問題的產(chǎn)生原因并提出有效的預(yù)防措施與解決辦法。

1 積壓問題產(chǎn)生原因

管理工作中積壓問題的產(chǎn)生原因各種各樣，可以依據(jù)環(huán)境條件將其分為主觀因素和客觀因素兩種類型進行分析。

1.1 主觀因素

1.1.1 領(lǐng)導不重視檔案的管理工作。許多領(lǐng)導認為檔案管理不重要，檔案工作就是簡單的抄寫以及保管保存，因此不將檔案部門的工作成績納入單位考核，不注重檔案管理的經(jīng)費、場地、人員的落實。甚至將檔案部門與其他綜合性工作部門合并，工作人員由其他部門人員兼職工作，缺少專門經(jīng)費，檔案管理設(shè)施、場地得不到改進升級。

1.1.2 檔案管理人員不重視工作。由于領(lǐng)導對檔案的管理工作不重視，對管理工作人員要求較低或者讓有其他工作的員工兼職，造成檔案管理人員專業(yè)水準不足，且管理人員自身也忽視檔案的管理，員工無心管理工作，使需要整理、歸檔的檔案長期得不到管理，堆放混亂。

1.1.3 缺乏完善的管理制度。管理制度是保障檔案管理有序進行的重要因素，但由于對檔案管理工作的不重視，對檔案的管理制度也缺乏需要完善的思想，沒有詳細制定對工作人員有約束力的制度，或者雖然建立了制度，但沒有落實，使規(guī)章制度成為擺設(shè)。

1.2 客觀因素

1.2.1 在短時間內(nèi)進行大量的檔案資料移交工作或接受大量未經(jīng)過整理的文件時，就會造成積壓問題。

1.2.2 檔案存放空間不足。由于社會的飛速發(fā)展，檔案資料的數(shù)量相較以前有著明顯的增加，而檔案文件的增加并沒有帶來相應(yīng)設(shè)施的升級，庫房面積較小，檔案管理存放面積不足以完全放下越來越多的檔案。

1.2.3 管理崗位人員調(diào)動頻繁。由于檔案管理人員多數(shù)為兼職工作者，會因某些工作要求，頻繁進行調(diào)動或離職，對檔案工作的認識不夠，工作交接不清，給檔案的管理工作造成混亂，也會產(chǎn)生積壓問題。

2 積壓問題的預(yù)防措施

2.1 提高重視程度，完善管理制度

面對檔案的管理工作，領(lǐng)導與工作人員都應(yīng)提高對其重視程度。做到經(jīng)費專撥專用，提高任職要求，使用專業(yè)的管理人員；檔案管理人員要通過不斷學習，提升自身專業(yè)水平，認真對待檔案管理工作。建立完善的檔案管理制度，明確管理人員職責，落實規(guī)章制度?？偟脕碚f，各單位檔案管理方面的制度一定是要建立的，要通過一整套的規(guī)章制度來確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。同時制定的制度要有實際操作性。例如檔案管理制度中要明確歸檔的時間節(jié)點與應(yīng)歸檔期限，以及逾期歸檔應(yīng)采取的措施。這樣檔案工作就有章可循、有據(jù)可依，嚴格控制歸檔時間能有效地防范積壓等現(xiàn)象。

2.2 增加存放空間，做好交接工作

應(yīng)該正確認識和妥善做好交接工作，首先，交接雙方要對交接工作有一個充分、全面、正確的認識。做到“知無不言，言無不盡”“有疑必問，有漏必查，有缺必補”“不接糊涂賬，不接爛攤子”。其次，離任者要做好交接的準備工作，辦好交接手續(xù)。對工作中未盡事項、在辦事項、待辦事項等有關(guān)重要事項應(yīng)加以文字說明，列出交接清冊。最后，各級檔案行政管理部門應(yīng)加強對檔案交接工作的指導和監(jiān)督。要做到及時知曉，依法監(jiān)督、指導，對交接失誤者應(yīng)按《檔案法》和有關(guān)條例之規(guī)定追究責任，給予相應(yīng)處罰。使因交接工作而發(fā)生的積壓從根本上解決。另外，可以考慮分散或放寬征集、接收期限，避免短時間內(nèi)接收量猛增。其次，增派人手集中整理，爭取在短時間內(nèi)將接收檔案整理完畢。最后，短期的移交量驟增有其規(guī)律性，在管理上要有預(yù)見和總結(jié)，使檔案管理工作能夠順利開展。

3 檔案積壓的解決措施

當檔案積壓已產(chǎn)生時，可尋求內(nèi)部集中整理和業(yè)務(wù)外包方式解決。

3.1 內(nèi)部整理

首先建立專項整理小組，任命組長，確定直接負責領(lǐng)導。而在選擇整理小組成員時，必須有中、高級職稱專業(yè)人員參與其中。他們的工作重點在組織協(xié)調(diào)、制定標準、監(jiān)督檢查。針對所要整理的檔案，結(jié)合實際研究制定出切實可行的整理方案，使整理工作有據(jù)可依，有章可循。其次，集中整理能在短時間內(nèi)將檔案整理完畢，人力與財力的投入必不可少。檔案部門的人員必須參與其中，其次是相關(guān)的部門人員充分參與，共同組織進行。依據(jù)整理工作的時間要求、整理規(guī)模，核算相應(yīng)的人力、財力支出，合理制定整理工作計劃。第三，由多部門、多崗位人員組成的整理小組，難免專業(yè)能力參差不齊。當專項整理工作計劃與方案制定后，應(yīng)對整體參與人員進行崗前培訓。旨在通過授課或?qū)嶋H操作演示等方式，向組員闡明將要整理的檔案來源、存在問題、整理方案、操作要求，統(tǒng)一整理標準與手法。第四，全局統(tǒng)籌，合理分配。專項整理積壓檔案工作量極大，所以在組織工作之初就應(yīng)全局統(tǒng)籌，而后又要合理分配。選定合適人員安排在合適崗位，申請充沛的預(yù)算應(yīng)對必要的支出。

3.2 業(yè)務(wù)外包

業(yè)務(wù)外包是指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)勢的專業(yè)化資源，從而達到降低成本，提高效率，充分發(fā)揮自身核心競爭力和增強對環(huán)境的迅速應(yīng)變能力的一種管理模式。但由于檔案工作的機密性、安全性特點，檔案業(yè)務(wù)外包的提法還非常謹慎。雖然說目前一些政府機關(guān)為了把主要精力集中于核心工作上，將非核心的、次要的、技術(shù)含量低的輔助性業(yè)務(wù)以合約的方式委托給人力資源派遣的業(yè)務(wù)人員或外部專業(yè)中介服務(wù)機構(gòu)辦理。

結(jié)束語

隨著社會的不斷進步，需要管理的檔案資料逐漸增加，檔案的管理工作極為重要，面對其積壓問題，需要提高工作人員重視程度，完善管理制度，制定合理有效的解決方案，減少因積壓問題給檔案管理工作帶來的不利影響，不斷促進檔案管理工作進步，充分發(fā)揮檔案的利用價值。

參考文獻

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