專業(yè)化、信息化助力事業(yè)單位檔案管理

杜皖寧

在如今的信息化社會中，各企業(yè)事業(yè)單位都有著多種多樣的信息接收，在后期的信息處理方面一定要做到嚴格規(guī)范的管理。對于事業(yè)單位的信息管理方面而言，是對檔案的管理工作。檔案的管理工作是復雜繁重的，并且在檔案規(guī)劃方面需要有更多的專業(yè)性和技術性操作，因此本篇文章對事業(yè)單位中的檔案管理工作所存在的問題進行分析，然后提出相應的管理完善對策，希望事業(yè)單位的檔案管理可以更加規(guī)范化、專業(yè)化。

每個人都有相關的檔案信息記錄，關系著后期的工作考核等各種各樣的人生問題。在事業(yè)單位中員工的檔案管理，對于其員工的升職、選拔以及人才的任用等都有著很大的幫助作用。檔案的信息記錄可以為后期的各種工作提供相應的參考數據，為事業(yè)單位的工作處理做出更大的便利貢獻。隨著管理水平的不斷提高，事業(yè)單位的檔案管理工作也有了更加完善的工作處理，但是在檔案管理工作中依舊存在著一些問題。要不斷地對問題進行探討，制定出解決對策，將檔案管理工作做到更加規(guī)范化專業(yè)化處理。對于其管理存在的問題要及時的發(fā)現，如果問題未被解決，就可能給事業(yè)單位產生相關的負面影響，影響其發(fā)展步伐。所以在新時代的發(fā)展下，要不斷去加大檔案管理的技術水平，將檔案管理任務做到更加完善。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.檔案管理人員缺少專業(yè)知識

任何工作的完善執(zhí)行，都需要有其專業(yè)的人員進行工作的處理，在檔案管理工作中最嚴重、最基礎的問題就是其員工的管理專業(yè)水平不足而導致的檔案管理問題不斷發(fā)生。在對檔案管理人員的素質能力調查過程中，甚至會發(fā)現一些非專業(yè)人士的職位擔任，檔案管理中任用非專業(yè)的人員對其工作管理造成了嚴重的阻礙，同時也給事業(yè)單位產生了很大的負面隱患作用。

2.檔案管理人員缺少該有的工作態(tài)度

除了人員素質能力之外，所任用的員工的工作態(tài)度也極大地影響著工作的完成度。在事業(yè)單位的檔案管理工作當中，由于其工作繁重且枯燥，就會使一些員工產生怠慢的心理。在工作時不積極應對抱著應付的工作心理，對于檔案的保存以及衛(wèi)生清理等不能做到及時處理，對于檔案的內容更新也不能做到完善，缺乏工作時的責任意識。同時檔案管理工作，由于其工作的枯燥，要使員工有更大的工作耐心，由于員工工作耐心的缺乏就會對工作時的各種信息處理造成錯誤，極大地阻礙了檔案管理工作的規(guī)范順利進行，對事業(yè)單位的發(fā)展也造成了很大的負面影響作用。

3.檔案管理工作人員離職后檔案的管理問題

由于檔案管理工作的特殊性，其工作內容需要有相應的連貫性處理，在當今的人員工作中，不少員工會出現跳槽出國深造等的狀況，就會造成工作人員缺乏。在新的員工招收方面，如果老新員工沒有做好工作的交接，就會使檔案管理工作出現斷層問題，讓一些檔案變成死檔或者棄檔，對之后的管理工作造成了極大的工作影響。對于事業(yè)單位來說也造成了非常大的損失。一些檔案的丟失或者信息的遺漏會造成非常大的事業(yè)發(fā)展阻礙，因此在目前來說的檔案工作管理任務中人員離職所造成的死檔、棄檔，也是一個較為嚴重的管理問題。

4.事業(yè)單位不能合理有效地利用現有的檔案

檔案的管理工作就是為了使其信息得到充分的利用，在一些事業(yè)單位的檔案管理工作過程中，事業(yè)單位對其檔案的利用度非常的低，使很多檔案都沒有充分地發(fā)揮自身的價值，將檔案管理工作束之高閣。其次，一些事業(yè)單位在檔案的利用方面，也只是用到了一些基礎的層面，沒有將價值發(fā)揮到最大，就使得一些員工認為檔案管理工作是不重要的，從而不重視其工作的規(guī)范性，造成了更多的檔案管理工作失誤，使得事業(yè)單位在后期使用檔案時出現阻礙的問題現狀。

5.事業(yè)單位沒有采用相應的措施保管好檔案

檔案的工作管理需要檔案的保存具有一定的完善性，在事業(yè)單位的檔案工作管理中經常出現檔案的缺失或者損壞的現象，非常不利于對檔案信息內容的采取，盡管現在已經普遍使用的電子檔案的儲存方式，但是一些事業(yè)單位其儲存檔案依舊采用的是紙質保管法，所以在檔案的管理方面，一定要加強其保存工作，保證檔案的內容完整性，保證其內容的及時更新，做好檔案的防護工作，在之后的檔案利用方面提供更加便利的工作條件。

6.事業(yè)單位對檔案的管理不規(guī)則化

任何單位任何職位的工作都需要有一定的規(guī)范性處理，在事業(yè)單位的檔案管理中，也需要有相應的管理規(guī)范，確保工作的完善進行。從目前的事業(yè)單位檔案管理問題中發(fā)現，其工作缺乏一定的規(guī)范性，使得工作過程中對檔案的收集整理出現雜亂無章的問題，導致各種信息的缺漏，在使用到檔案時需要花費大量的時間去尋找相關的信息，所以事業(yè)單位中檔案管理的不規(guī)范話，也嚴重地阻礙了管理工作的順利進行。

二、事業(yè)單位檔案管理的對策分析

1.加強檔案管理人員的培訓

首先對于檔案管理工作的對策是要使相關的工作人員有更加專業(yè)的工作能力，對其進行定期的能力培訓，讓工作人員有相關的專業(yè)知識。同時在工作的過程中，讓其樹立起工作的責任心和良好的工作態(tài)度，確保工作完成過程中的有效性。隨著國家經濟的不斷發(fā)展，各種信息的不斷完善以及增多，在事業(yè)單位的檔案管理中，一定要讓工作人員的技能跟上時代的發(fā)展步伐，確保其專業(yè)能力的不斷提高，從而為檔案的管理工作做出更大的貢獻，一定要任用專業(yè)的管理人員去進行工作的處理，確保工作的完善進行。

2.檔案管理人員的工作交接問題做好相應規(guī)定

針對于人員離職或者跳槽的問題現象，在人員對接方面一定要有相應的規(guī)范，要求確保人員離職前與新人員做好交接工作，保證檔案的后期管理工作的良好進行，避免出現棄檔死檔的問題，可以讓離職人員為新人留下聯系方式，當新員工找不到相關檔案時，可以聯系到老員工咨詢，做好后期的檔案管理工作輔助。

3.做好檔案管理的保護工作

對于所存儲的檔案要做好定期的檢查，對于損失或者模糊的檔案進行及時修復，在事業(yè)單位的檔案管理中，一定要將這種問題及時發(fā)現并做好修補，確保所存儲的檔案內容完整。同時檔案的管理保存工作是一個枯燥的工作，一定要使相關的員工有良好的耐心，對檔案及時檢查和修復，為后期的檔案保存做好工作。

4.完善檔案管理制度

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，要不斷地完善其制度規(guī)范。對其檔案管理人員進行良好的工作培訓，在工作崗位上做到規(guī)范嚴格的工作。其次，要有相應的監(jiān)督部門對其工作完成任務進行監(jiān)督管理，確保工作的認真執(zhí)行。最后檔案管理人員要與企業(yè)單位的各部門人員做好交流，對檔案的信息進行不斷地補充，確保檔案的完善。

5.提升檔案管理中硬件設施的信息化

在信息化檔案管理工作過程中，及時對檔案管理工作的設備進行更新，保證檔案管理工作的順利展開。檔案管理工作可以通過電子信息技術建立檔案數據庫，這樣在檔案歸檔管理時能夠更加便捷，提升工作效率。除此之外，通過大數據時代的信息處理，可以將各個事業(yè)單位的數據庫聯網，方便審核人員對檔案信息的調取。提升檔案管理中的硬件設施，能夠有效促進檔案管理工作的開展，使得人才能夠合理分配。

6.提升管理人員的專業(yè)化素養(yǎng)

檔案管理工作中管理人員的專業(yè)素質決定了檔案管理工作的工作質量。因此，為了提升檔案管理的質量，事業(yè)單位需要定期對管理人員進行培訓。通過培訓，讓管理人員明確檔案管理的意義，增加檔案管理的知識技能，同時讓管理人員能夠與時俱進，通過電子信息技術對檔案進行存儲。這樣的方法能夠有效提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率與質量。

7.加強人才與服務機構之間的聯系

檔案管理工作需要多部門配合完成。在事業(yè)單位中人才流動性非常大，因此，在進行檔案管理工作時，應該加強人才與服務機構之間的聯系。針對流動性人才要認真對其從事工作取得成績進行材料整理歸檔，使流動人才的檔案符合管理要求。

事業(yè)單位的檔案管理工作雖然復雜繁瑣，但是具有極其重要的意義。檔案管理可以影響到事業(yè)單位的整體管理水平，應引起事業(yè)單位的足夠重視。在進行檔案管理過程中，要及時發(fā)現問題，并提出相應的解決措施。除此之外，還應緊跟時代的步伐，從而讓事業(yè)單位檔案管理工作能夠順利地展開。

（本文作者單位：國家廣播電視總局九五三臺）