建立現(xiàn)代醫(yī)院合同管理模式關(guān)鍵問題與實(shí)施路徑分析

■ 劉 蕊 秦環(huán)龍 包桂麗 張煜婷 殷 鈞 倪文軒 劉文豪 周丹青 于學(xué)靖

1 建立現(xiàn)代醫(yī)院合同管理模式的背景

現(xiàn)代醫(yī)院必須要有現(xiàn)代化的治理體系和管理能力，其中內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制的系統(tǒng)化設(shè)計(jì)和體系建設(shè)是中國特色醫(yī)院現(xiàn)代化制度建設(shè)的重要內(nèi)容[1-2]。上海市某三甲醫(yī)院作為公立醫(yī)院現(xiàn)代醫(yī)院管理制度試點(diǎn)單位之一，積極探索現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的構(gòu)建與落實(shí)工作，將現(xiàn)代醫(yī)院管理理念深入到醫(yī)院各項(xiàng)工作中。其中，合同管理是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)營下現(xiàn)代醫(yī)院管理的核心內(nèi)容之一。合同管理不再是簡單的要約、承諾，而是全過程、全方位、科學(xué)的管理，因此構(gòu)建現(xiàn)代醫(yī)院合同管理模式是落實(shí)現(xiàn)代醫(yī)院管理制度不可或缺的一部分[3]。

2 我國公立醫(yī)院當(dāng)前合同管理存在的關(guān)鍵問題分析

課題組通過文獻(xiàn)研究和關(guān)鍵知情人訪談發(fā)現(xiàn)，公立醫(yī)院合同管理存在諸多問題，可以歸納為以下3個(gè)方面。

2.1 制度方面存在的問題

2.1.1 合同制度不完善不健全。公立醫(yī)院在改革、管理和發(fā)展過程中已逐步建立起一套完善的內(nèi)部制度，從而提升了醫(yī)院的管理效能[4]。但在研究中發(fā)現(xiàn)，國家層面沒有公立醫(yī)院合同管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，公立醫(yī)院內(nèi)部管理制度中也存在著合同管理制度陳舊和缺失現(xiàn)象。這就導(dǎo)致了操作層面“無法可依、無章可循”，也缺少從簽訂到履行再到監(jiān)管全過程監(jiān)控的制度保障[5]。

2.1.2 缺乏統(tǒng)一的合同文本。合同文本既是合同雙方權(quán)利、義務(wù)的載體，又是合同履行及合同糾紛解決的依據(jù)，承載著合同的談判結(jié)果、履行效果和合同的目的。合同文本的不規(guī)范將導(dǎo)致合同存在風(fēng)險(xiǎn)，并給醫(yī)院帶來巨大損失。醫(yī)院合同涉及多個(gè)科室，各科室又涉及不同種類的合同，導(dǎo)致合同文本沒有統(tǒng)一性。如醫(yī)院科研處就涉及實(shí)驗(yàn)動(dòng)物、技術(shù)服務(wù)、設(shè)備、媒體宣傳、會(huì)務(wù)服務(wù)等多種合同[6]，因沒有統(tǒng)一合同格式，而導(dǎo)致合同管理比較混亂。

2.2 人員方面存在的問題

2.2.1 醫(yī)院缺少合同管理的專業(yè)人才。醫(yī)院的合同管理多由其他職能部門兼顧管理。當(dāng)合同管理出現(xiàn)問題或發(fā)生合同糾紛時(shí)，醫(yī)院通過臨時(shí)聘請律師來進(jìn)行處理，而外聘人員對醫(yī)院的情況不熟悉，對醫(yī)院各種涉及經(jīng)濟(jì)的流程運(yùn)行規(guī)律以及流程中的風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)認(rèn)識(shí)不足和把握不夠，勢必存在著風(fēng)險(xiǎn)。這種合同管理模式由于缺乏專業(yè)的部門集中管理，從而導(dǎo)致合同管理缺乏系統(tǒng)化和專業(yè)性，導(dǎo)致合同管理存在較大風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

2.2.2 各科室負(fù)責(zé)合同的人員不是法律專業(yè)。非法律專業(yè)人員對合同管理意識(shí)淡薄，使合同執(zhí)行過程不夠細(xì)致，如訂立合同時(shí)對方資質(zhì)的審核、合同履行的監(jiān)管等不到位，都會(huì)成為隱患。

2.3 操作方面存在的問題

2.3.1 缺乏統(tǒng)一的合同管理部門。醫(yī)院合同管理分散在醫(yī)院的多個(gè)職能部門，沒有統(tǒng)一的歸口部門，所以在執(zhí)行過程中容易產(chǎn)生分歧，也不能系統(tǒng)地管理合同。這些因素導(dǎo)致合同管理雖然保證了形式的專業(yè)性，卻無法從實(shí)質(zhì)上保障合同的簽署效果和對合同進(jìn)行系統(tǒng)化管理。

2.3.2 合同管理操作流程不規(guī)范。合同會(huì)簽進(jìn)程、付款進(jìn)度等難以控制，由于合同會(huì)簽參與的部門及人數(shù)較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長時(shí)間，而且難以追蹤具體已簽至哪個(gè)部門，需要逐個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系，付款簽字流程需要長時(shí)間簽字流轉(zhuǎn)，效率低且流程監(jiān)管困難。

3 公立醫(yī)院建立現(xiàn)代醫(yī)院合同管理模式實(shí)施路徑

3.1 完善合同管理制度，從根本上控制風(fēng)險(xiǎn)

規(guī)范管理，制度先行。通過建立合同管理制度，提高醫(yī)院的合同管理水平、降低醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)，從而實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目的。醫(yī)院合同審批管理涉及多個(gè)部門，在合同審批中合理設(shè)置相應(yīng)的流程能夠保護(hù)醫(yī)院的合法利益，降低醫(yī)院成本，保證醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)高效運(yùn)作[7]。以上海市某三甲醫(yī)院為例，醫(yī)院法務(wù)部門根據(jù)《中華人民共和國合同法》《衛(wèi)生部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理工作的通知》等國家相關(guān)法律法規(guī)以及醫(yī)院的內(nèi)部管理制度，從醫(yī)院實(shí)際出發(fā)，建立了一套適合自身運(yùn)行的《XX醫(yī)院合同管理制度》。該制度規(guī)范了醫(yī)院合同管理中各部門、崗位的職責(zé)，規(guī)范了醫(yī)院合同全生命周期流程。通過完善醫(yī)院合同風(fēng)險(xiǎn)管理體系，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，通過明確信息化審批流程制度，實(shí)現(xiàn)合同的系統(tǒng)化、全過程管理，減少醫(yī)院各管理部門之間工作的相互重疊甚至沖突。

3.2 設(shè)置合同管理部門，保障合同管理的專業(yè)性

合同管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求相關(guān)管理人員具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和解決實(shí)際問題的能力。醫(yī)院通過在醫(yī)院設(shè)置2名專業(yè)法務(wù)人員，并在各相關(guān)職能科室設(shè)置兼職合同管理員的方式實(shí)現(xiàn)合同的系統(tǒng)性管理。醫(yī)院法務(wù)部門定期對科室和醫(yī)院員工進(jìn)行合同方面的專業(yè)培訓(xùn)，鼓勵(lì)各部門合同兼職管理人員踴躍參加不同形式的合同管理學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，從而保證合同管理人員的專業(yè)性，并最終實(shí)現(xiàn)合同管理的專業(yè)性。

3.3 制定合同規(guī)范文本，保障合同簽訂質(zhì)量

總會(huì)計(jì)師牽頭對醫(yī)院現(xiàn)有合同模板進(jìn)行梳理和分類，制定并完成符合醫(yī)院實(shí)情的合同模板，保障醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。通過合同條款的事先約定，可以最大限度地保障醫(yī)院的合法權(quán)益。同時(shí)，推行使用合同規(guī)范文本，還可以避免重復(fù)擬定合同，方便合同各審批部門的審核，縮短合同的流轉(zhuǎn)周期，提升簽訂合同的質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院合同管理的規(guī)范化。

3.4 注重授權(quán)委托和印章管理，保證合同有效安全

為確保醫(yī)院合同合法、有效，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)委托授權(quán)管理。醫(yī)院對外簽訂的各類合同應(yīng)當(dāng)經(jīng)醫(yī)院法定代表人簽字并加蓋醫(yī)院公章。合同由其他人代為簽章的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)法定代表人委托授權(quán)；委托書的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)具體、明確，約定授權(quán)范圍、代理權(quán)限、辦理?xiàng)l件、有效期等。

做好合同印章管理。醫(yī)院合同申請需加蓋公章、法人章和合同專用章，所以合同必須經(jīng)過各審批部門和院領(lǐng)導(dǎo)審批同意方可蓋章。醫(yī)院所有合同均需由歸口部門上傳至OA審批系統(tǒng)，經(jīng)各部門審批完成后，持已經(jīng)審批完畢的合同OA審批單到合同管理部門，由該部門蓋章、留檔并做好登記。

3.5 推進(jìn)合同管理的信息化，實(shí)現(xiàn)合同全程監(jiān)管

合同管理不等同于對合同文本的管理，也不僅限于對合同簽訂的審核，而是對合同全過程、全周期的管理和審核。醫(yī)院通過將制度表單化、表單信息化的手段，設(shè)計(jì)了一套系統(tǒng)、規(guī)范的合同審批信息系統(tǒng)，將合同管理流程固化到信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程的“硬約束”，從而做到對合同全過程、全方位的信息化管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理和實(shí)時(shí)全程監(jiān)控，并最終達(dá)到對合同生命周期中各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)防控的目的。

3.6 加強(qiáng)合同糾紛處理，明確糾紛處理原則

精細(xì)化合同管理可以最大限度地減少和避免合同風(fēng)險(xiǎn)與糾紛，但是合同糾紛并不能通過精細(xì)化管理而徹底免除。因此，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)建立完善的合同糾紛處理機(jī)制，明確合同糾紛的處理原則、負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)和糾紛處理的基本程序等。出現(xiàn)合同糾紛后，首先由合同各方協(xié)商解決，協(xié)商無法達(dá)成統(tǒng)一意見的，醫(yī)院合同經(jīng)辦部門及時(shí)收集整理相關(guān)證據(jù)材料，及時(shí)通過仲裁或訴訟程序進(jìn)行解決。

3.7 留存合同資料，做好合同檔案管理

醫(yī)院合同簽訂并履行后，合同承辦部門應(yīng)將已經(jīng)審批完成的合同報(bào)至合同管理部門或檔案管理部門備案，同時(shí)將已簽字蓋章的合同掃描上傳至合同OA系統(tǒng)存檔。醫(yī)院合同管理部門將書面合同和電子合同同時(shí)留檔，并在年終整理后將合同檔案一并歸入醫(yī)院檔案室按檔案保管期限進(jìn)行統(tǒng)一管理。