大數(shù)據(jù)時(shí)代高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)探析

邱 筠

(上海理工大學(xué) 資產(chǎn)設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處，上海 200093)

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，資產(chǎn)的規(guī)模也不斷增長(zhǎng)。高校國(guó)有資產(chǎn)逐漸呈現(xiàn)出數(shù)量大、價(jià)值高、種類多、使用人數(shù)多、分布校區(qū)多的特點(diǎn)[1]。傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理模式已經(jīng)無法滿足新形勢(shì)下資產(chǎn)管理的需要。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的情況下，如何利用大數(shù)據(jù)推動(dòng)高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高資產(chǎn)管理水平，是現(xiàn)階段高校資產(chǎn)管理人員應(yīng)該認(rèn)真思索的問題。

一、大數(shù)據(jù)概述

“大數(shù)據(jù)”指的是數(shù)據(jù)規(guī)模龐大、種類繁多、處理速度快、價(jià)值密度低的數(shù)據(jù)庫[2]。在大數(shù)據(jù)背景下，可以借助數(shù)據(jù)捕捉技術(shù)對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行捕捉，并利用分析軟件對(duì)捕捉到的信息進(jìn)行有效分析，得出其發(fā)展趨勢(shì)，從而為管理者提供科學(xué)的決策依據(jù)。因此，許多信息專家也提出，只要掌握了某個(gè)領(lǐng)域的大數(shù)據(jù)，就能夠真正掌握該領(lǐng)域的有效價(jià)值信息，從而制定出針對(duì)性的政策，提高相應(yīng)的管理水平[3]。

二、大數(shù)據(jù)對(duì)高校資產(chǎn)管理的意義

(一)有利于加強(qiáng)資產(chǎn)管理規(guī)范性

高校資產(chǎn)管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要各個(gè)部門的協(xié)同工作。從資產(chǎn)申請(qǐng)購(gòu)置到報(bào)廢處置的整個(gè)過程中，涉及多個(gè)環(huán)節(jié)的審批。不同的審批環(huán)節(jié)上，二級(jí)管理部門和學(xué)校資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)管理部門的不同管理人員，對(duì)于資產(chǎn)管理的認(rèn)識(shí)不盡相同，不按流程辦事或者操作不規(guī)范的情況時(shí)有發(fā)生。在大數(shù)據(jù)背景下，依托資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，各部門的職權(quán)劃分明晰，管理層級(jí)設(shè)置合理，管理范圍有效界定，減少了資產(chǎn)管理過程中理解與操作的偏差，提高了資產(chǎn)管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性[4]。

(二)有利于提升資產(chǎn)管理精確度

傳統(tǒng)高校資產(chǎn)管理模式無法對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管[5]，資產(chǎn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)也缺乏精準(zhǔn)度和高效性。在大數(shù)據(jù)背景下，資產(chǎn)管理部門不但可以全面地收集、記錄高?，F(xiàn)存資產(chǎn)的相關(guān)信息，實(shí)時(shí)掌握資產(chǎn)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)變化情況，而且能夠基于數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，并以此為依據(jù)，對(duì)其未來可能的發(fā)展趨勢(shì)做出科學(xué)判斷，為校級(jí)決策提供依據(jù)。此外，依托大數(shù)據(jù)建立起統(tǒng)一的資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫，有助于主管機(jī)關(guān)充分了解高校的資產(chǎn)配置和使用情況，從而對(duì)高校的資產(chǎn)管理績(jī)效進(jìn)行有效的評(píng)價(jià)[6]。

(三)有利于提高高校資產(chǎn)利用率

在大數(shù)據(jù)背景下，將高校內(nèi)部資產(chǎn)信息進(jìn)行整合，形成大數(shù)據(jù)平臺(tái)后，可以清晰地反映學(xué)?，F(xiàn)存的資產(chǎn)有哪些，資產(chǎn)的新舊程度、使用頻率等信息。通過對(duì)以上數(shù)據(jù)的對(duì)比分析，資產(chǎn)管理部門能夠及時(shí)了解校內(nèi)哪些資產(chǎn)是緊缺的，需要及時(shí)采購(gòu)進(jìn)行補(bǔ)充；哪些資產(chǎn)已經(jīng)閑置了，需要避免重復(fù)購(gòu)置；哪些資產(chǎn)已經(jīng)被淘汰了，需要進(jìn)行更新或處置。這樣一來，高校能夠根據(jù)自身的實(shí)際情況，對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行合理配置，進(jìn)一步提高了資產(chǎn)的利用率。

(四)有利于適應(yīng)高校信息化建設(shè)需求

隨著高校的不斷發(fā)展壯大，學(xué)校資產(chǎn)總量不斷增加，高校自身對(duì)于資產(chǎn)管理的要求也在不斷提高。以上海理工大學(xué)為例，截至2018年底，學(xué)校在賬固定資產(chǎn)十萬余件，合計(jì)金額二十余億元。顯然，傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理模式已經(jīng)無法滿足新形勢(shì)下高校資產(chǎn)管理的需要，必須借助更先進(jìn)的信息化手段進(jìn)行資產(chǎn)日常管理。另一方面，財(cái)政部、教育部都已經(jīng)建立了各自的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)的匯總上報(bào)方面，也對(duì)高校的資產(chǎn)管理信息化程度提出了更高、更細(xì)致的要求，使得高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的優(yōu)化建設(shè)迫在眉睫。

三、 高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)存在的問題

(一)信息化管理意識(shí)淡薄

從高校管理者的角度來說，受到傳統(tǒng)管理思維模式的影響，許多高校的管理者對(duì)于收集、利用資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)的意識(shí)比較缺乏。即便學(xué)校建立了資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，也只是用于日常的資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)，沒有認(rèn)識(shí)到資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫對(duì)高校建設(shè)和發(fā)展的深遠(yuǎn)影響，未能建立起有效的數(shù)據(jù)庫資源。導(dǎo)致各高校盡管現(xiàn)有資產(chǎn)數(shù)據(jù)存量大、種類多，但在處理和利用方面卻處于落后水平，無法為管理者提供相應(yīng)的決策依據(jù)。

從資產(chǎn)部門管理人員的角度來說，由于信息化管理意識(shí)淡薄，往往只注重資產(chǎn)數(shù)據(jù)的錄入和儲(chǔ)存，而忽視了其動(dòng)態(tài)管理的功能。各類單據(jù)的審核、打印及蓋章等工作，往往耗費(fèi)了基層資產(chǎn)管理人員大量的時(shí)間和精力。他們沒有思考如何利用信息化來優(yōu)化資產(chǎn)管理流程，提高管理的精準(zhǔn)度和效率。在已經(jīng)建立起資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的情況下，高校資產(chǎn)賬賬不符、賬實(shí)不符的情況仍然時(shí)有發(fā)生，重復(fù)購(gòu)置、長(zhǎng)期閑置的現(xiàn)象仍然較為普遍。

(二)信息系統(tǒng)一體化程度低

高校的各部門都在加強(qiáng)信息化建設(shè)，但由于缺乏事先的統(tǒng)一規(guī)劃，各部門各自為政，建立起了相互獨(dú)立的信息系統(tǒng)。由于開發(fā)公司、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和接入端口的不同，各部門的信息系統(tǒng)之間不能完全對(duì)接，造成了“信息孤島”的存在。高校無法利用各部門信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行交叉分析和智能管理[7]，極大地制約了校內(nèi)資源的有效配置。舉例來說，資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)不能互聯(lián)互通，就導(dǎo)致資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理缺乏有效的聯(lián)動(dòng)機(jī)制[8]。在采購(gòu)過程中，由于資產(chǎn)預(yù)算與財(cái)務(wù)預(yù)算不互通，導(dǎo)致設(shè)備購(gòu)置的預(yù)算管理存在漏洞[9]；在記賬過程中，由于數(shù)據(jù)都是通過人工在資產(chǎn)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間導(dǎo)出和導(dǎo)入，難免會(huì)發(fā)生錯(cuò)記漏記的情況，導(dǎo)致賬賬不符；資產(chǎn)管理處與財(cái)務(wù)處之間依然采取人工對(duì)賬的方式，導(dǎo)致工作效率低下；資產(chǎn)辦理入賬后，財(cái)務(wù)處無法獲取資產(chǎn)的后續(xù)使用情況，導(dǎo)致資產(chǎn)的效益分析無法進(jìn)行。

(三)信息化管理水平有待提高

在技術(shù)方面，由于高校對(duì)資產(chǎn)管理信息化的重視程度不夠，導(dǎo)致學(xué)校信息化建設(shè)投入不足，相應(yīng)的軟硬件設(shè)施未能及時(shí)購(gòu)置[1]，信息化水平不高。例如在管理過程中，由于缺乏信息共享平臺(tái)，各二級(jí)管理部門只知道本部門的資產(chǎn)情況，而對(duì)學(xué)校整體資產(chǎn)情況無法了解，導(dǎo)致資產(chǎn)重復(fù)購(gòu)置或長(zhǎng)期閑置，使用效率低下。

在人員方面，專業(yè)人員配備不足，影響了資產(chǎn)信息化管理水平的提高。目前，我國(guó)高校資產(chǎn)管理大多實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理”的方式。在大數(shù)據(jù)背景下，作為校級(jí)資產(chǎn)管理人員，需要同時(shí)具備資產(chǎn)管理專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才[10]。高校對(duì)于資產(chǎn)管理人員培養(yǎng)的忽視，導(dǎo)致了專業(yè)人才的匱乏。而作為歸口管理部門的資產(chǎn)管理員，很多都是由兼職人員擔(dān)任。由于管理人員缺乏必備的責(zé)任心和專業(yè)性，使得資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

四、大數(shù)據(jù)背景下高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的對(duì)策

(一)加強(qiáng)信息化管理意識(shí)

高校管理者應(yīng)樹立資產(chǎn)管理的大數(shù)據(jù)思維和意識(shí)[11]，充分認(rèn)識(shí)到資產(chǎn)管理信息化建設(shè)對(duì)于學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的重要性，在人力、物力和財(cái)力方面加大投入，在校內(nèi)政策上給予一定的傾斜，為資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，引領(lǐng)學(xué)校的教職工做好資產(chǎn)管理信息化工作。同時(shí)，要用發(fā)展的眼光看待信息化建設(shè)，在購(gòu)買專業(yè)設(shè)備如服務(wù)器時(shí)，不能僅僅滿足眼前的需求，也要考慮到未來的系統(tǒng)擴(kuò)展、性能穩(wěn)定等因素，保障信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展[12]。

高校資產(chǎn)管理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，所謂資產(chǎn)管理信息化建設(shè)，并不僅僅是把現(xiàn)有的管理模式和操作流程直接照搬到網(wǎng)絡(luò)上來，而是要利用信息化手段，優(yōu)化管理流程，提高管理效率，形成大數(shù)據(jù)背景下全新的資產(chǎn)信息化管理模式[13]。具體包括利用信息化優(yōu)化資產(chǎn)管理流程，提高資產(chǎn)管理的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性；利用信息化實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理，提高資產(chǎn)管理的精準(zhǔn)度；利用信息化優(yōu)化資源配置，提高資產(chǎn)的利用率；利用信息化對(duì)資產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，為高校未來的發(fā)展規(guī)劃提供決策依據(jù)。

(二)建立資產(chǎn)管理信息集成系統(tǒng)

一方面，充分利用大數(shù)據(jù)，進(jìn)一步完善高校現(xiàn)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)，形成對(duì)資產(chǎn)采購(gòu)階段、使用階段和處置階段的全生命周期信息化管理，完成對(duì)資產(chǎn)從靜態(tài)局部管理向動(dòng)態(tài)全面管理的轉(zhuǎn)化[14]。此外，為了進(jìn)一步盤活閑置資產(chǎn)，提高儀器設(shè)備的使用率，建立基于大數(shù)據(jù)的大型儀器設(shè)備共享管理平臺(tái)。此平臺(tái)包含了高校所有大型儀器設(shè)備的基礎(chǔ)信息查詢、存放位置監(jiān)管、網(wǎng)上預(yù)約使用、使用效益統(tǒng)計(jì)等功能。大型儀器設(shè)備的使用效益數(shù)據(jù)將通過共享平臺(tái)統(tǒng)計(jì)匯總后反饋給校級(jí)管理者，為高校之后的建設(shè)和發(fā)展提供決策依據(jù)。

另一方面，高校內(nèi)部各信息系統(tǒng)之間要做好對(duì)接工作。目前，許多高校已經(jīng)建立了資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。但由于資產(chǎn)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)不能對(duì)接，導(dǎo)致系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)無法互聯(lián)互通，有效利用。在大數(shù)據(jù)背景下，打通資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等系統(tǒng)之間的壁壘，就能夠提取到財(cái)務(wù)處、科技處、教務(wù)處等部門的相關(guān)數(shù)據(jù)，了解資產(chǎn)在教學(xué)、科研、行政管理、后勤保障等活動(dòng)中的使用情況，從而為高校資產(chǎn)管理與決策提供前期預(yù)測(cè)、數(shù)據(jù)支撐和效果反饋[11]。

(三)構(gòu)建大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)

通過上述資產(chǎn)管理信息集成系統(tǒng)的建立，高?？梢詮V泛的收集到資產(chǎn)管理的各類數(shù)據(jù)，包括資產(chǎn)的基本數(shù)據(jù)，如資產(chǎn)臺(tái)件數(shù)、資產(chǎn)總金額等；資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，如資產(chǎn)的安置地點(diǎn)及保管人、大型儀器設(shè)備的使用率等。借助這些數(shù)據(jù)構(gòu)建起大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，可以為高校的資產(chǎn)管理提供強(qiáng)有力的大數(shù)據(jù)支持，主要體現(xiàn)在：第一，通過大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，資產(chǎn)管理部門可以較為準(zhǔn)確地掌握各學(xué)院及部門各類資產(chǎn)的使用率，通過資產(chǎn)的合理配置，避免資產(chǎn)長(zhǎng)期閑置，提高資產(chǎn)的利用效率；第二，通過大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，資產(chǎn)管理部門可以較為清晰地了解各學(xué)院及部門在資產(chǎn)采購(gòu)、使用到處置的整個(gè)生命周期流程中，有哪些在操作過程中費(fèi)時(shí)又費(fèi)力的地方，以便進(jìn)一步優(yōu)化管理流程，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率；第三，通過大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，資產(chǎn)管理部門可以及時(shí)掌握資產(chǎn)情況和實(shí)時(shí)變化信息，并分析其變化的趨勢(shì)，以便更好地采取應(yīng)對(duì)措施，提高管理的精準(zhǔn)性；第四，通過大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，可以結(jié)合學(xué)校資產(chǎn)管理的相關(guān)因素，根據(jù)學(xué)校資產(chǎn)的供求關(guān)系和運(yùn)作模式，通過一系列模型搭建，構(gòu)建出一個(gè)簡(jiǎn)潔而有效的決策系統(tǒng)，為決策層提供決策優(yōu)化策略。

(四)重視人才隊(duì)伍建設(shè)

高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)對(duì)高校資產(chǎn)管理人員提出了更高的要求。在大數(shù)據(jù)背景下，亟須培養(yǎng)一批能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校資產(chǎn)管理發(fā)展要求的人才隊(duì)伍[11]。新時(shí)期的高校資產(chǎn)管理人員，不但需要具備專業(yè)的財(cái)會(huì)知識(shí)、豐富的資產(chǎn)管理經(jīng)驗(yàn)，還需要有較高的信息化技術(shù)水平，才能夠達(dá)到利用資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析的目的[15]。在人才隊(duì)伍建設(shè)方面，首先要選拔責(zé)任心強(qiáng)，能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)與資產(chǎn)管理相結(jié)合的復(fù)合型人才。其次，要加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)管理人員的培訓(xùn)。不但要學(xué)習(xí)國(guó)家和高校關(guān)于資產(chǎn)管理的各項(xiàng)法律法規(guī)和規(guī)章制度，還要進(jìn)行資產(chǎn)系統(tǒng)操作培訓(xùn)，使他們能夠熟練地運(yùn)用信息系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)管理工作。在培訓(xùn)方式上，可以采取“請(qǐng)進(jìn)來”和“走出去”相結(jié)合的辦法。一方面，可以邀請(qǐng)專業(yè)知識(shí)強(qiáng)、管理經(jīng)驗(yàn)豐富的專家來學(xué)校傳經(jīng)送寶；另一方面，也要積極到其他院校進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，吸取經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)不足[7]。第三，要建立資產(chǎn)管理績(jī)效考評(píng)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)各級(jí)資產(chǎn)管理人員工作的積極性、主動(dòng)性，提高工作效率。

五、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)是轉(zhuǎn)變現(xiàn)有資產(chǎn)管理模式的方向和趨勢(shì)[16]。隨著高校的不斷發(fā)展壯大，對(duì)于資產(chǎn)管理的要求也越來越高。各高校都應(yīng)積極探索大數(shù)據(jù)時(shí)代利用信息化手段提高資產(chǎn)管理水平的新思路，促進(jìn)高校的建設(shè)與發(fā)展。