大數據時代高校檔案安全管理機制的建設*

謝 暉

(菏澤醫(yī)學?？茖W校，山東 菏澤 274015)

一、大數據時代和高校檔案安全管理

隨著大數據時代的發(fā)展，信息數據化已成為各領域現代化改革的主要目標，所有的文字、符號、信息都可以用原始的數據表示，信息數據化既改變了人們生產、生活方式，也成為推動科技發(fā)展的重要力量。高校檔案的數據管理手段和檔案信息的安全性需要適應社會發(fā)展環(huán)境，能夠跟上時代的發(fā)展趨勢，滿足高校對檔案管理的需要，發(fā)揮檔案的社會價值。

(一)大數據時代高校檔案的特征

1.高校檔案信息量增多。近年來由于高校的擴招，高校檔案信息數量增長迅速:學生招生信息、學籍信息、畢業(yè)生信息、就業(yè)信息等，內容繁多，項目冗雜。此外，高校檔案不但包括了高校的學生檔案，還包括教學管理、科研活動、校園文化、高校歷史檔案等，記載了整個高校歷史的發(fā)展。目前各高校都建立了自己的檔案數據業(yè)務系統，如教務處的學籍管理系統，學生處的學生管理系統，另外還有招生、就業(yè)、畢業(yè)生管理等系統，每天都會有數不清的數據信息產生。

大數據時代檔案由原始的紙質檔案發(fā)展到在云端存儲，所有的信息資料保存完好，最大程度地保留了各種數據，但檔案數據的信息量也大大增加[2]。高校檔案信息之多，使高校檔案管理任務加大，而目前很多高校專職檔案管理人員少，大部分是兼職檔案員，這勢必導致檔案管理受到不安全因素的影響。

2.高校檔案形式多樣化。大數據時代高校檔案不僅有原始的紙質檔案，還有電子檔案。其中電子檔案形式多樣:文字形式、圖片形式、數據庫形式等。不同形式檔案以數據儲存，簡化了儲存途徑，但突顯了檔案管理風險。

3.高校檔案工作對技術要求更高。大數據時代高校檔案的工作由傳統手工錄入方式轉化為通過計算機技術、大數據、物聯網等現代技術，將傳統的紙質檔案轉化為數字信息貯存并開發(fā)利用，進一步加深高校檔案信息化、自動化、網絡化進程。大數據時代高校檔案呈現的新特征對高校檔案管理工作提出了新的要求。要求學校增強高校檔案的數據庫建設和信息化建設，加強高校檔案管理系統的升級、開發(fā)和利用，加強數字資源升級整合，實現資源共享。

(二)大數據時代高校檔案安全管理機制的建設的必要性

傳統的紙質檔案儲存在檔案室，由專門的檔案管理人員負責看管，其安全依賴于檔案管理人員的專業(yè)性，而現今檔案安全更依賴網絡安全維護，維護了網絡安全即維護了高校檔案安全[2]。大數據時代，電子檔案逐漸成為檔案的主流形式，而伴隨著全部數據的自動保存和記錄，檔案信息處于全方位暴露和被監(jiān)控的環(huán)境中，這對高校檔案安全問題造成極大的挑戰(zhàn)。高校檔案面臨海量數據的電子化，檔案載體的變化使得檔案信息面臨的風險增大。

黑客充分利用網絡爬蟲爬取信息、利用網絡安全漏洞，肆意竊取、復制、破壞高校檔案數據;高校檔案由客戶端上傳入學校檔案數據庫的過程中會被不法分子竊取，造成不可計量的損失;一些網絡病毒的存在也會對高校檔案安全造成威脅，造成學生信息數據的泄露，影響高校檔案數據的機密性。

大數據時代高校檔案出現的新特征給高校檔案安全帶來了新的挑戰(zhàn)，因此建設可靠的高校檔案安全管理機制迫在眉睫。

(三)高校檔案安全管理的現狀

1.高校檔案管理人員管理技術落后。高校正在逐步實行信息化管理，由于大量高校工作人員對信息辦公流程的認識不深，特別是老教師和老員工一直都是以書面形式收集數據的，如一些老教師和老員工不能熟練操作電腦，不能熟練應用辦公軟件，對于新知識的接受能力差，這也是高效的信息辦公建設開展的重要的障礙。大數據時代的高校檔案管理工作對檔案管理人員的要求較高。一方面要求檔案管理人員須要具備必要的檔案管理素養(yǎng)[3]，另一方面要求檔案管理人員必須熟練的操作電腦和相關的辦公軟件。在操作電腦時一定要小心謹慎，以防萬一操作不慎造成信息數據的丟失，如數據輸入后忘了點擊“保存”按鈕，不小心點擊了“刪除鍵”，或者是輸入方式錯誤導致信息格式不統一等，這些人為因素也會產生安全隱患，需要加以防備。

2.高校檔案信息管理系統比較落后。大數據時代數據存儲和傳遞形式的改變會增加數據泄露的可能性，造成檔案安全隱患。因此大數據時代高校必須要具備完善可靠的檔案管理系統，避免出現數據被篡改、泄露的可能。現階段高校檔案信息管理系統落后[2]，一些高校自主研發(fā)、創(chuàng)建了以計算機科學為核心的學生校園網平臺，或者采用學生獨立開發(fā)的校園網平臺系統，但由于系統開發(fā)者知識有限，缺乏專業(yè)經驗，不能充分考慮校園網平臺系統的缺陷，導致高校檔案外泄、檔案安全事故頻發(fā);一些高校購買了第三方開發(fā)的檔案管理系統，但由于資金不到位等原因導致系統更新不及時，進一步造成高校檔案信息上傳不及時或信息上傳錯誤，造成安全隱患。

3.檔案安全維護手段欠缺。大數據時代對高校檔案的安全管理提出了新的要求，一些高校被要求建立公開的檔案資源平臺，這一舉動雖然利于高校資源整合、促進高校檔案資源共享，但卻對目前檔案信息資源的安全性提出了重大挑戰(zhàn)。在目前檔案資料安全措施的基礎上難以有效地確保檔案資料的信息安全。

目前，我國部分高校檔案管理技術落后，且無法更新高校學生檔案信息平臺系統，這將導致檔案信息平臺在未來的發(fā)展中出現越來越多的系統漏洞，而且隨著漏洞的不斷增加，檔案信息管理方面的漏洞維護資金成本也大大增加。目前一些高校早已開展了檔案信息化建設，但由于其建構標準不統一、缺乏宏觀設計、信息技術落后等原因導致大數據時代高校檔案的安全建設明顯滯后。

二、大數據時代高校檔案安全管理機制建設的措施

(一)檔案管理人員要適應時代發(fā)展，努力向復合型人才邁進

調查研究表明，在科技迅猛發(fā)展的當今社會，只是掌握單一專業(yè)技能的人才已不適應時代的發(fā)展，復合型人才才能為社會作出更大的貢獻。復合型人才指不僅在專業(yè)方面有突出的專業(yè)素養(yǎng)，在其他相關方面也具備一定能力，可以形成復合能力與復合思維的人才。大數據時代高校檔案的數字化要求檔案管理人員不僅具有過硬的檔案管理水平，還要有運用大數據分析與應用開發(fā)檔案信息的能力。檔案管理人員要與時俱進，要有危機意識和競爭意識，通過自主學習、現場培訓、專家講座、勇于走出去與外界交流等多種方式提升自己的業(yè)務能力，使自己向復合型人才邁進。

(二)要建立安全可靠的檔案數據管理系統

一方面，高校檔案管理人員要進一步完善數字化檔案管理評價體系。按照不同的安全等級將高校檔案分類，比如學籍信息、活動信息、就業(yè)信息等，對安全級別不同的檔案執(zhí)行不同級別的安全防護措施。

另一方面，檔案管理人員要嚴格執(zhí)行數據安全保密管理制度。嚴格防止涉密信息和檔案向外部網絡傳輸，加強涉密信息系統的安全保密管理，保證保密計算機和保密中間載體的安全運行。同時也要加強網絡技術升級，引進先進技術對電子檔案進行加密處理，確保計算機檔案系統軟硬件更新和數據的安全遷移，有效識別檢測病毒和黑客攻擊并迅速進行及時處理[3]。

最后，高校必須有專業(yè)的網絡安全管理員來維護高校網絡平臺的安全。網絡安全管理人員要實現對網絡平臺的動態(tài)監(jiān)測，減少安全漏洞，并設置一定的訪問權限，提升高校檔案數據資料安全系數。

(三)加強高校檔案安全管理工作的體系化、系統化

高校檔案安全管理工作要向體系化、系統化方面發(fā)展。一方面，高校檔案管理人員要提高對檔案安全的重視。高校必須將高校檔案管理辦公室納入重點保護范圍，把維護高校檔案的安全性看作檔案工作的重心。

另一方面，高校要優(yōu)化檔案安全管理組織機制。構建檔案和資料安全管理規(guī)范，由總責人、部門負責人與全體工作人員參與建設，形成人人關注檔案安全、事事注意檔案安全、始終確保檔案安全的良好氛圍。做好責任分配，一旦發(fā)生安全事故，高校要及時依法追究檔案管理員的責任，處理檔案安全漏洞，嚴防檔案損壞和泄露。高校檔案安全管理工作涉及很多影響因素，一定要切實做好各方面的基礎工作，在各級管理者的支持下，盡可能確保檔案信息安全，確保檔案和數據的長期可讀、可用。高校檔案管理人員要明晰該校檔案管理的有關條例，嚴格按照有關規(guī)范和標準處理問題，加快檔案高校管理辦公室硬件、軟件設施的更新換代，提高檔案的安全和防護標準。

高校檔案安全建設要向系統化、體系化方向發(fā)展，最重要的是要建立完備、零死角的檔案系統安全管理體系。如安全科學培訓體系、電子文檔存儲體系、咨詢體系、數據遠程備份體系、檔案系統網絡管理體系等。如數據遠程備份體系是可以對重要文件進行備份，或通過不同路徑存儲，確保原檔案丟失或發(fā)生損壞時，能夠通過備份文件避免損失，通過文件備份對高校檔案的安全管理提供進一步保障。

大數據時代已來臨，各高校要切實提高自身的檔案現代化管理水平[4]，才能適應新時代的需要。目前高校檔案安全管理方面仍存在很多漏洞，全面建設高校檔案安全管理機制已刻不容緩。為了滿足大數據時代檔案數據信息化的要求，高校領導要提高檔案安全意識，加大對檔案安全管理的資金支持，同時我們檔案人要進一步加強檔案安全建設，建立安全可靠的檔案數字化信息平臺。