PDCA循環(huán)在傳染病重大專項項目管理中的應用與成效

■ 姜曉穎 張 迪 鄭曉靜 李 琦 唐神結 弭鳳玲

近年來，PDCA理論被廣泛用于醫(yī)學課題申報[1-2]、醫(yī)院科研質量管理[3-4]、科研論文管理[5-6]等方面。傳染病防治專項作為民口項目首次被納入國家科技重大專項，研究任務艱巨，涉及范圍廣泛、參與單位眾多，并且資金數(shù)額巨大，因此加強全過程管理十分必要。首都醫(yī)科大學附屬北京胸科醫(yī)院（以下簡稱“我院”）針對近年申報和管理的傳染病重大專項工作中遇到的問題，運用PDCA循環(huán)管理方法，進行分析并提出解決方案，實施后再進行驗證與總結，取得明顯成效。

1 計劃環(huán)節(jié)（P）：分析項目特點，找出影響申報因素，制定針對性解決方案

1.1 分析項目特點，找出重點申報人員

重大專項課題與一般的課題不同，因為涉及國計民生，納入國家規(guī)劃，屬于國家重點關注和發(fā)展的領域，并且資金數(shù)額大，所以要求課題承擔者需要有一定研究基礎和經(jīng)驗，最好在研究領域有一定聲譽和成就。前期，我院依靠部分有經(jīng)驗和能力的專家和科研人員，獲得了重大專項“十一五”“十二五”課題的立項，但其中部分人員項目數(shù)達到飽和，時間和精力方面不允許申報新的項目，如果繼續(xù)申報，會影響課題實施的質量；另一部分人員具有一定的科研實力，并且有“十一五”“十二五”期間積攢的科研經(jīng)驗，是申報“十三五”課題的中堅力量。醫(yī)院視這部分人員為申報各自專業(yè)課題的重點對象，對其進行重點關注和培養(yǎng)。還有一些資質和背景較好的中青年醫(yī)務人員剛取得一些項目經(jīng)驗和成果，存在一定的科研熱情，但他們本身有繁重的臨床任務，而且還需要更多的專業(yè)沉淀，對于這些人員以動員和培訓為主，逐漸積累科研經(jīng)驗和學術成就，使其在以后的項目申報中成為中堅力量。

1.2 引進科研方法學人才，加強培訓，提高方法學思維和水平

科研管理部門在對重大項目申請書進行形式審查過程中發(fā)現(xiàn)申請人標書設計和撰寫水平亟待提高，普遍存在研究目的、研究目標區(qū)分不清，研究內容闡述晦澀，書寫口語化等問題。對于此，醫(yī)院針對性安排專家予以輔導?？蒲泄芾聿块T建立專門的專家?guī)欤I域專家和方法學專家，抽取合適的專家為科研人員提供輔導，必要時進行一對一輔導。

通過近幾年的標書審查，基礎科研人員和臨床工作人員都過分偏重于基礎或臨床研究內容本身，而忽視了方法學。一些科研人員沒有意識到方法學的重要性，還有一部分科研人員根本不懂方法學。針對以上情況，醫(yī)院于2018年和2019年分別引進1位流行病學人才和1位統(tǒng)計學人才，對具有流行病學和統(tǒng)計方法學需求的科研人員進行預約式輔導，采取面對面、一對一的講解方式，直到咨詢人員理解透徹為止。此外，定期舉行方法學培訓和講座，系統(tǒng)培訓和講解流行病學和科研方法學等知識?？蒲腥藛T普遍反映這些輔導和培訓對自己幫助很大，提高了科研意識和方法學認知，不但在項目申報中起到重要作用，在項目實施過程以及數(shù)據(jù)分析中也發(fā)揮了重要作用，對于項目結束后發(fā)表高水平科研論文也大有裨益。

1.3 通過績效考評，建立項目立項者激勵機制，提升項目申報積極性

績效考核涉及醫(yī)院每年排名和獎金分配，因此重要性不言而喻。我院于2014年建立了科研績效評估體系，國家級科研項目的立項和申報都占有一定分值，其中牽頭重大專項課題在立項項目計算方法中賦值25分，占激勵指標的最高分值。是否獲得重大專項項目資助很大程度影響了科研績效考核的成績和排名，意味著會影響科室和個人的獎金，因此也極大促進了重大專項項目申報的積極性。除了工資獎金上有所體現(xiàn)，重大專項課題負責人和成員也將獲得豐厚的獎勵獎金，在每年的醫(yī)院科研總結大會上立項者將得到表彰，也是榮譽的一種體現(xiàn)。同時，重大專項課題立項在全員關心的職稱晉升和崗位晉級打分中也占有重要比重?；谝陨霞畲胧?，足以刺激科研人員申報積極性。

1.4 聯(lián)合財務、審計等部門對科研人員進行經(jīng)費預算編制與執(zhí)行培訓

國家文件與北京市政策都一直提倡解放科研人員，不讓科研人員被過多經(jīng)費的填報、預算與報銷束縛[7]；然而，現(xiàn)實工作中缺乏專職或專業(yè)的財務人員替課題負責人承擔這些任務，直接導致這一要求執(zhí)行困難。這就需要醫(yī)院在科研財務管理過程中給予課題申報人適當?shù)膸椭?。面對?jīng)費預算和管理的疑問，科技處聯(lián)合財務處、審計處、紀檢處對科研人員進行預算編制與經(jīng)費執(zhí)行培訓，內容包括預算編制的意義和內容、應該注意的問題、課題經(jīng)費審計要點、應規(guī)避的問題等。我院根據(jù)國家和北京市相關科研經(jīng)費管理政策，于2017年修訂并出臺了本單位的科研經(jīng)費管理制度。在此過程中與科研人員溝通討論，使制度能夠更及時有效地落實并滿足科研人員的需求，營造合理適度的經(jīng)費管理氛圍，讓科研人員能夠更專心地做好科學研究。

2 執(zhí)行環(huán)節(jié)（D）：成立重大專項管理辦公室，制訂相應規(guī)章制度

2.1 成立重大專項領導小組

成立以院領導為核心的領導小組，院長任領導小組的組長，副組長由醫(yī)院其他領導擔任。領導小組負責全部重大專項課題的領導與指導、監(jiān)管和督促，以及重大事項的審定和決策。

2.2 成立重大專項技術委員會

成立以具有一定聲望的資深專家為組長的技術委員會，專家和課題組核心技術人員為技術委員會成員。技術委員會全面負責項目技術管理和技術協(xié)調工作，為項目工作提供技術指導、支持，解決重大技術難題，并負責對項目技術執(zhí)行情況進行監(jiān)督、審核、論證和評估。

2.3 成立重大專項項目辦公室

重大專項項目辦公室負責項目的日常管理和具體實施。項目辦公室在項目領導小組指導下開展工作，負責制定項目管理規(guī)定和流程，協(xié)助各項目制定項目實施方案和計劃；負責項目實施的協(xié)調、監(jiān)督和評價；負責各項目實施進度報告的收集和整理；負責項目公文的收發(fā)與管理，項目材料的印刷和發(fā)放；負責項目單據(jù)的審核和經(jīng)費的管理；協(xié)助項目會議、培訓的組織和管理，組織項目總結和驗收，定期向領導小組匯報項目進展。

2.4 制定重大專項項目管理工作手冊

為加強重大專項項目管理質量、保證項目有效實施、促進項目管理規(guī)范，制訂重大專項項目管理工作手冊，對項目涉及常用管理規(guī)定、日常會議及其他報銷事項進行詳細說明。項目管理工作手冊內容包括組織框架、項目辦公室職責、課題組職責、出差管理規(guī)定、財務報賬審批規(guī)定、會議（培訓班）管理規(guī)定、公文處理、采購與招標、人員考勤制度、安全規(guī)定等內容；附有項目機構人員名單、人員出差申請表、請示報告、領款明細單、會議紀要格式、發(fā)文及使用公章申請表等常見表格。項目管理工作手冊的制訂和使用有效促進了項目的順利實施。

2.5 成立各課題組

課題組制定總體計劃、年度目標、實施方案計劃細則，并開展具體活動。向項目辦公室提交課題實施方案、合同書及預算書等文件；在課題實施方案基礎上制定項目實施計劃；負責課題的具體實施；負責課題實施進度報告的撰寫；負責課題的質量控制與評價；與項目辦公室共同組織和管理課題會議和培訓；負責課題總結。

課題組定期召開例會匯報課題進展情況，尤其是多中心的含病例納入的課題，每季度或每月召開線上或線下例會，通報病例納入情況，完成進度較好的單位進行經(jīng)驗介紹，同時督促納入進展較慢的單位。定期召開和參加學術會議以完成課題培養(yǎng)人才的目標，形成建設梯度。

3 檢查環(huán)節(jié)（C）：對在研課題開展年度檢查，發(fā)現(xiàn)問題，匯總經(jīng)驗

3.1 年中檢查宣講會

在進行課題實驗記錄檢查以及課題進展現(xiàn)場匯報之前，舉辦年中檢查宣講會。主管科研副院長主持并參加，科技處圍繞科研實驗記錄規(guī)范、研究成果標準、學術道德、年中檢查要求等進行宣講。要求所有承擔重大專項課題的負責人、課題組主要成員和參與課題的研究生到會。

3.2 實驗記錄檢查

成立由主管科研副院長和科技處處長為核心領導的檢查小組，對被檢查項目的實驗記錄進行等級評定?？萍继幦藛T和部分實驗室工作人員進行分組，按檢查細則條目，對全部在研重大專項課題的實驗記錄進行檢查，并由檢查小組出具實驗記錄等級評定結果與意見。這一舉措的目的是讓各課題組參與進來，共同檢查，互相學習。

3.3 課題組自查

在年中檢查之前，要求重大專項各課題負責人先對自己的課題進展和開展情況等進行自查。課題負責人撰寫課題自查報告，包括年度計劃要點和調整情況、研究工作主要進展和階段性成果、存在的問題、下半年工作計劃、課題經(jīng)費使用情況等。所有在研課題負責人向科技處提交自查報告，學術委員會專家進行現(xiàn)場答辯，學術委員會委員根據(jù)自查報告出具評審意見。

3.4 年中檢查現(xiàn)場匯報

以口頭答辯的形式組織課題年中檢查，課題負責人匯報課題簡介、課題主要開展活動、計劃進度和指標完成情況、經(jīng)費使用、課題管理、問題與應對措施、下一步工作重點。學委會和領域專家組成答辯委員會，對答辯課題情況進行打分。對檢查不合格和進展較慢的課題進行督促和幫助。

4 處理環(huán)節(jié)（A）：采取有效措施處理日常檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，加強管理

4.1 針對課題年中檢查發(fā)現(xiàn)的問題進行改善

針對年中檢查發(fā)現(xiàn)的問題，要求每個課題組進行針對性的改進。課題任務實施速度較慢的需加快進度，以保證在課題結題之前完成任務。課題執(zhí)行出現(xiàn)錯誤的需及時糾正錯誤，保證課題順利進行。如果遇到課題組無法及時解決的重大問題，需要醫(yī)院協(xié)調解決的，向重大專項辦公室提出。牽頭重大專項因經(jīng)費預算問題嚴重影響課題進度，經(jīng)課題組確定需要進行經(jīng)費調整的，課題組按國家和醫(yī)院相關規(guī)定進行預算調整申請，向科技處、財務處等部門提交科研經(jīng)費預算調整審批表，進入預算調整程序。子課題或任務需要預算調整的，需向課題牽頭單位提出，獲得批準后視為調整成功，可按調整后的預算執(zhí)行。

4.2 建立網(wǎng)絡預算管理系統(tǒng)，提高課題經(jīng)費使用效率

醫(yī)院設兼職管理重大專項課題經(jīng)費會計1名，每月統(tǒng)計整理課題經(jīng)費使用情況，匯制表格定期發(fā)送課題負責人，并督促課題負責人按時、合理使用經(jīng)費。2019年初，為減輕科研人員經(jīng)費執(zhí)行困難，醫(yī)院建立了網(wǎng)絡預算管理系統(tǒng)，實行網(wǎng)上票據(jù)審核。每個課題負責人都可以通過登陸系統(tǒng)實時查看自己課題的經(jīng)費使用進度和類別，進而合理安排經(jīng)費支出，一定程度上加快了預算執(zhí)行速度和進度。預算管理系統(tǒng)的使用使課題經(jīng)費管理更加科學化，大大減輕了科研人員報銷負擔，極大提高了課題經(jīng)費管理效率。

4.3 整理課題檔案資料

為進一步加強國家科技重大專項檔案管理，2017年科技部修訂了《國家科技重大專項（民口）檔案管理規(guī)定》，并規(guī)定重大專項在任務驗收、財務驗收之前要進行檔案驗收，檔案驗收合格之前不進行任務驗收和財務驗收?？萍继帉⑾嚓P規(guī)定下發(fā)到各課題組，并督促其按照重大專項要求準備檔案資料，并在課題結束前進行一次檢查。檔案的建立和完善不但可以保障課題資料有據(jù)可查，對課題思路的整理和進展情況的梳理也起到積極作用，對課題順利實施具有明顯促進作用。

5 討論

實踐證明，PDCA循環(huán)在重大專項課題的立項和管理中可發(fā)揮重要作用。我院在“十三五”重大專項課題獲得了16項立項，較“十一五”和“十二五”課題立項數(shù)有了顯著提升。在運用PDCA循環(huán)理論管理重大專項課題過程中，不斷發(fā)現(xiàn)問題、分析發(fā)生問題的影響因素，制定相應的措施，提出改進計劃，并進行檢查、總結經(jīng)驗，如此循環(huán)往復，能夠有效保障課題高質量完成。目前，我院所有“十一五”“十二五”課題均順利結題，“十三五”各課題進展順利。

但在實踐中，仍有一些問題PDCA循環(huán)不能完全解決，例如缺少專業(yè)的管理和財務人員等，需要其他行政或管理手段解決。