試析如何正確進(jìn)行科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用

陳銀娥

[摘 要] 檔案管理是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，能夠?qū)τ趩挝坏倪^(guò)往經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)、運(yùn)營(yíng)等相關(guān)價(jià)值文件及資料進(jìn)行有效保管和利用，對(duì)于單位的未來(lái)發(fā)展具有重要意義。文章針對(duì)現(xiàn)代單位發(fā)展的特點(diǎn)進(jìn)行分析，探索其科技檔案管理工作信息化建設(shè)的優(yōu)化路徑，尋求檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用策略。

[關(guān)鍵詞] 科技；檔案；信息資源；開(kāi)發(fā)利用

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著電子化、信息化產(chǎn)業(yè)的不斷完善與提升，當(dāng)前的科技檔案管理工作有著更加廣泛的管理、利用、保存途徑，同時(shí)也更大程度上發(fā)揮了檔案管理工作的服務(wù)效能。信息化的科技檔案管理改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理形式，使得存儲(chǔ)范圍更加便捷，減少了空間占用對(duì)于保管更加有利，一次性的信息化數(shù)據(jù)錄入就可以一勞永逸，為以后的查詢(xún)、修改、整理、收集、調(diào)取等工作奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，有效地提高了工作效率，避免了傳統(tǒng)檔案管理出錯(cuò)率高的問(wèn)題[1]。現(xiàn)代數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，信息化檔案管理效能相比傳統(tǒng)模式，效能提升至少在50%以上，同時(shí)錯(cuò)誤率也大幅降低，達(dá)到80%以上。

一、現(xiàn)代單位科技檔案管理工作的問(wèn)題分析

（一）信息化建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)

我國(guó)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的發(fā)展非常迅速，自從改革開(kāi)放以來(lái)各大單位在各行各業(yè)中都展現(xiàn)了不同的風(fēng)采，但是現(xiàn)代化單位的發(fā)展速度過(guò)快的弊端是單位發(fā)展環(huán)節(jié)無(wú)法完全照顧到，科技檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)往往不被重視。從單位的高層到具體的管理操作人員，僅僅是將單位信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的電腦輸入，并不具備信息化檔案管理的體系，同時(shí)檔案信息化管理建設(shè)的資金投入量較少，因此其效能應(yīng)用也無(wú)法完全施展，無(wú)法發(fā)揮自身的價(jià)值，直接影響了檔案管理對(duì)單位提供相應(yīng)服務(wù)的功能。很多單位在信息化建設(shè)的投入上不足4成，制約了效能的提升。

（二）缺少完善的管理體系

由于之前的科技檔案管理過(guò)程較為繁瑣，大部分是以紙質(zhì)資料進(jìn)行收納、管理以及編輯，因此其服務(wù)效能較為低下，并在其內(nèi)部形成了一種慣性思維，認(rèn)為檔案管理的用處并不大，但是信息化建設(shè)需要在人力和物力等多個(gè)方面加大力氣投入，所以當(dāng)前信息化建設(shè)的阻力重重。在檔案管理的實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，缺乏較為規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化制度，與目前信息化管理運(yùn)行需求并不匹配，從監(jiān)管制度、資金以及設(shè)計(jì)多個(gè)方面都沒(méi)能全面性的提供保障，所以開(kāi)發(fā)、利用較慢，且目標(biāo)不夠明確[2]。

（三）信息化檔案存儲(chǔ)不利

由于單位對(duì)于科技檔案管理的重視程度不夠，因此相關(guān)的軟硬件設(shè)施也沒(méi)能跟得上。科技檔案管理建設(shè)需要有足夠的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)配置，需要的軟硬件建設(shè)上做到與時(shí)俱進(jìn)，而且隨著時(shí)代的發(fā)展當(dāng)前的檔案管理方式也在日新月異的變化，并需要有專(zhuān)門(mén)的維護(hù)人員和管理人員才能保證檔案存儲(chǔ)的安全性以及平穩(wěn)性，而軟硬件設(shè)施建設(shè)是制約現(xiàn)代單位信息化發(fā)展的重要瓶頸。另外單位管理團(tuán)隊(duì)中缺乏專(zhuān)業(yè)性人才也是制約檔案發(fā)展的主要問(wèn)題，很多檔案管理人員信息化水平不高，對(duì)于檔案軟件及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用不熟練，無(wú)法充分發(fā)揮信息化的關(guān)鍵能效。

二、科技檔案開(kāi)發(fā)與利用應(yīng)當(dāng)遵循的原則

在開(kāi)展科技檔案開(kāi)發(fā)、利用工作中，必須提升檔案工作的高效性，進(jìn)而適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快節(jié)奏發(fā)展趨勢(shì)。在傳統(tǒng)的檔案工作中，由于任務(wù)相對(duì)較為輕松，面對(duì)的工作情況也相對(duì)較為簡(jiǎn)單，所以普遍存在檔案管理與檔案開(kāi)發(fā)利用效率不夠高的情況。探索高效科學(xué)的檔案管理模式，對(duì)于構(gòu)建現(xiàn)代檔案管理體系具有至關(guān)重要的作用。部分工作人員忽視了檔案管理效能的提升，制約了現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展。融入高效性原則，合理、科學(xué)開(kāi)展檔案保護(hù)工作，是現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。在開(kāi)展科技檔案開(kāi)發(fā)、利用工作中，要著力提升信息化管理水平。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案工作也進(jìn)入了新的工作層次，作為相關(guān)管理者和工作人員，要認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代檔案保護(hù)工作的發(fā)展趨勢(shì)，提升檔案開(kāi)發(fā)、利用工作的信息化水平。通過(guò)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)等，能夠有效提升檔案工作的綜合效能。

在開(kāi)展現(xiàn)代科技檔案開(kāi)發(fā)、利用工作中，要著力提升檔案工作的科學(xué)性水平。檔案管理工作作為一項(xiàng)傳統(tǒng)性的工作，很多人認(rèn)為沒(méi)有明顯的提升與創(chuàng)新空間，其實(shí)這是對(duì)科技檔案工作的這一種錯(cuò)誤理解。隨著現(xiàn)代工作的不斷發(fā)展，很多先進(jìn)的工作理念和工作模式，都開(kāi)始與傳統(tǒng)工作相融合，進(jìn)一步提升檔案工作的科學(xué)性，對(duì)于提高檔案管理綜合效能具有重要意義。作為工作者，要認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合工作中暴露出的問(wèn)題，著力尋找新的檔案保護(hù)工作模式，特別是借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提升檔案開(kāi)發(fā)、利用與管理的綜合效能[3]。

三、現(xiàn)代科技檔案管理工作的優(yōu)化路徑探析

（一）樹(shù)立正確的科技檔案管理建設(shè)觀(guān)念

信息化的科技檔案管理建設(shè)對(duì)于單位收集以往的數(shù)據(jù)、制定未來(lái)發(fā)展規(guī)劃、提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力等方面，具有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。同時(shí)也需要單位內(nèi)部樹(shù)立正確的檔案信息化觀(guān)念，建議從單位高層開(kāi)始轉(zhuǎn)變思想，并加強(qiáng)科技檔案管理建設(shè)的重視程度，并以“從上到下”的思想宣傳，對(duì)科技檔案管理以及建設(shè)觀(guān)念，進(jìn)行教育和逐層傳遞，以此營(yíng)造現(xiàn)代化單位信息檔案管理建設(shè)的良好氛圍，為下一步的計(jì)劃建設(shè)奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。現(xiàn)代化科技檔案管理的規(guī)劃設(shè)計(jì)，應(yīng)根據(jù)社會(huì)發(fā)展意識(shí)形態(tài)不斷調(diào)整優(yōu)化，結(jié)合相關(guān)國(guó)家部門(mén)頒布的管理?xiàng)l例作為基礎(chǔ)，同時(shí)注重單位自身的發(fā)展情況及特點(diǎn)，建立相應(yīng)的指導(dǎo)體系，既要充分地發(fā)揮現(xiàn)代科技所帶來(lái)的便捷性和先進(jìn)性，同時(shí)也要結(jié)合單位檔案信息管理的特點(diǎn)制定科學(xué)的規(guī)劃，以更加宏觀(guān)的角度審視檔案所能發(fā)揮的服務(wù)效能，然后從信息化建設(shè)的細(xì)節(jié)入手不斷完善和優(yōu)化。

（二）建立規(guī)范化的科技檔案開(kāi)發(fā)利用體系

科技檔案管理不僅要充分利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，同時(shí)也要建立完善、健全的管理標(biāo)準(zhǔn)，正所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，一個(gè)單位的健康平穩(wěn)發(fā)展，需要利用先進(jìn)的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，同樣檔案管理要注重其安全性、完整性以及服務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)的制定，既要遵循檔案的特點(diǎn)同時(shí)要建立科學(xué)的監(jiān)管制度，對(duì)于檔案管理要有明確的責(zé)任劃分，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可以做到有責(zé)可查、有制可依。在科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)制定中需要針對(duì)檔案保密機(jī)制、檔案輸入輸出規(guī)章、檔案利用標(biāo)準(zhǔn)以及查閱登記等多個(gè)環(huán)節(jié)制定明確的制度，同時(shí)還要對(duì)電子檔案的收集以及拷貝有明確的限制，最大程度上保證信息檔案的安全性，同時(shí)相關(guān)的檔案管理方式也應(yīng)在公司內(nèi)部的其他信息管理模式中進(jìn)行推廣，確保資料的私密性和公務(wù)性[4]。

（三）推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)與科技檔案的整合利用

互聯(lián)網(wǎng)是近些年快速崛起的行業(yè)，正是由于互聯(lián)聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展為大數(shù)據(jù)的崛起提供發(fā)展平臺(tái)，它將各類(lèi)信息數(shù)據(jù)資料進(jìn)行資源整合，形成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)鏈條，可以方便人們進(jìn)行查閱和信息傳遞。大數(shù)據(jù)的迅速普及與其自身的優(yōu)勢(shì)有著很大關(guān)系，從大數(shù)據(jù)的信息庫(kù)中人們可以快速找到自身想要的資料，并且能通過(guò)關(guān)鍵詞語(yǔ)的查找，對(duì)所關(guān)心的問(wèn)題進(jìn)行有效延展。大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅具有海一樣的存儲(chǔ)容量和快速的檢索功能，而且能夠?qū)Υ罅康臄?shù)據(jù)進(jìn)行智能化分析，對(duì)于快速解決問(wèn)題具有重要的作用。大數(shù)據(jù)技術(shù)的最大優(yōu)勢(shì)就是可以對(duì)數(shù)字化資源進(jìn)行深入的挖掘分析，并為單位的各種決策提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持。探索大數(shù)據(jù)與科技檔案的整合利用，有助于提升綜合管理效能。應(yīng)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，可以進(jìn)一步提升檔案管理效能，實(shí)現(xiàn)億萬(wàn)級(jí)的數(shù)據(jù)資源，通過(guò)檔案資源分析與利用，將數(shù)據(jù)分析效能提升至90%以上。

（四）注重專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)與選拔

當(dāng)前我國(guó)大部分單位的科技檔案管理還處于初級(jí)階段，在摸索的過(guò)程中人為因素是運(yùn)行影響最大的環(huán)節(jié)，缺乏人才也是檔案信息化建設(shè)的重要難題。針對(duì)這樣的現(xiàn)象相關(guān)單位應(yīng)該加大專(zhuān)業(yè)化人才的吸引，積極與各大高校的相關(guān)專(zhuān)業(yè)建立人才培養(yǎng)戰(zhàn)略計(jì)劃。結(jié)合單位的實(shí)際情況，在學(xué)生剛?cè)雽W(xué)的階段就開(kāi)始戰(zhàn)略性培養(yǎng)，然后簽訂人才引進(jìn)計(jì)劃，為單位今后的信息化發(fā)展提供必要的人才儲(chǔ)備。另外，現(xiàn)階段的人才需要借助各大招聘平臺(tái)發(fā)布信息，注重人才自身的潛力以及創(chuàng)新能力，也可定期為相關(guān)人員提供必要的知識(shí)培訓(xùn)，發(fā)揮繼續(xù)教育的最大效能，并加大相關(guān)的資金投入，提升單位的軟硬件設(shè)施，以更加先進(jìn)化的設(shè)備提升人員的工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在開(kāi)展科技檔案管理工作中，檔案資源開(kāi)發(fā)、利用工作占據(jù)著重要的地位，探尋科學(xué)的檔案工作模式與優(yōu)化路徑，就要提升對(duì)檔案工作的重視程度，適應(yīng)當(dāng)前檔案管理發(fā)展趨勢(shì)。在檔案保護(hù)工作實(shí)踐中，要遵循一定的工作原則，在正確思想的引領(lǐng)下，不斷提升科技檔案開(kāi)發(fā)、利用工作的綜合效能。

參考文獻(xiàn)：

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