合同全生命周期閉環(huán)管理實(shí)踐的探討

田宇

[摘 要] 本課題研究旨在對(duì)采購(gòu)合同從起草、簽定、履行、履行合約過(guò)程中出現(xiàn)的矛盾及其解決方法、合同的終止等貫穿合同始末的整個(gè)管理過(guò)程，在該過(guò)程當(dāng)中每個(gè)參與者都分工明確、各守其職，是采購(gòu)部門(mén)所采取的一種比較高效、合理的合同管理模式，該模式通常被人們稱(chēng)之為全生命周期管理方法。實(shí)現(xiàn)對(duì)物資采購(gòu)合同的系統(tǒng)管理，規(guī)范合同付款，保障履約質(zhì)量，加強(qiáng)法律和經(jīng)營(yíng)管理，滿足了企業(yè)各個(gè)部門(mén)在合同方面的管理需求，同時(shí)建立了完整的、基于現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和集成技術(shù)的合同共享管理平臺(tái)，這也有效增強(qiáng)了企業(yè)財(cái)務(wù)的集中管理和企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部的有效控制。

[關(guān)鍵詞] 合同管理；采購(gòu)部門(mén)；全生命周期；集成共享；閉環(huán)

中圖分類(lèi)號(hào)：F426.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、研究的目的及意義

企業(yè)從事商務(wù)活動(dòng)，都離不開(kāi)合同。從合同談判、成立、約定的履行和管理，最后到修訂、更新和持續(xù)分析整個(gè)合同管理的過(guò)程，涵蓋了企業(yè)管理的各個(gè)主要部分。如今，是一個(gè)以信息化技術(shù)助力企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)與管理發(fā)展的新時(shí)代?，F(xiàn)代化信息技術(shù)融合先進(jìn)的管理理念可以構(gòu)建一個(gè)高質(zhì)量的、功能全面的合同管理系統(tǒng)，通過(guò)這個(gè)合同管理系統(tǒng)可以為企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)與管理發(fā)展提供科學(xué)的決策、計(jì)劃以及控制等依據(jù)。當(dāng)前，國(guó)際領(lǐng)域的很多企業(yè)都建立了自己的端到端的現(xiàn)代化合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了合同管理的信息化、統(tǒng)一化、高效化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了合同法律法規(guī)、合同數(shù)據(jù)管理、合同資金需求預(yù)測(cè)等的共享和其他信息系統(tǒng)工具的集成與融合。

二、研究與實(shí)踐內(nèi)容

（一）合同全生命周期流程梳理

合同管理的全生命周期流程是是從合同制定的準(zhǔn)備工作、合同內(nèi)容的起草工作、合同擬好后的審批工作、合同定稿后的簽訂工作再到合同履行及其歸檔的一個(gè)全過(guò)程。

1.合同準(zhǔn)備

合同制定之前的準(zhǔn)備階段過(guò)程中的第一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)是針對(duì)所要使用的合同示范文本采取科學(xué)、合理、可行的管理措施。建立合同示范文本制度，每年選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間不定期地針對(duì)合同范本數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的合同范本內(nèi)容信息結(jié)合實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)與完善。對(duì)合同示范文本進(jìn)行審查，合同管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的合同范本內(nèi)容時(shí)刻都能夠符合當(dāng)下企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)與管理發(fā)展的要求[1]。

2.合同起草和審核

合同起草是根據(jù)系統(tǒng)固化的合同示范文本進(jìn)行創(chuàng)建。

合同審核是對(duì)合同前置的審批流程及約定的條款內(nèi)容進(jìn)行全面把關(guān)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。充分利用信息化手段，將各部和各層級(jí)人員的審查職責(zé)固化到系統(tǒng)中，在合同管理系統(tǒng)中設(shè)置審核時(shí)間的提醒功能，以督促審核任務(wù)的及時(shí)完成。

3.合同簽訂與用章

合同的簽訂按照合同金額和業(yè)務(wù)授權(quán)審批層級(jí)，兼顧了普遍性和特殊性。

在合同用章方面，使用物理簽章和電子印章兩種方式。

4.合同履行

按照合同內(nèi)容當(dāng)中的條款和要求履行合同是一個(gè)動(dòng)態(tài)、變化的復(fù)雜過(guò)程，同時(shí)也是一個(gè)非常難以進(jìn)行有效控制的過(guò)程，因?yàn)樵趯?shí)際操作過(guò)程當(dāng)中，很容易由于受到外界各種因素的改變而使得實(shí)際情況發(fā)生改變。但利用信息化手段可實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的履行監(jiān)控，通過(guò)合同管理系統(tǒng)與SRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)間“一點(diǎn)錄入、全程跟蹤”。

（二）合同全生命周期模式構(gòu)建

1.運(yùn)用科學(xué)的管理方法

通過(guò)運(yùn)用“將復(fù)雜的事情變得簡(jiǎn)單化，將簡(jiǎn)單的事情進(jìn)行流程化，將流程化的事情實(shí)現(xiàn)定量化，將定量的事情轉(zhuǎn)化為信息化”的科學(xué)管理方法，構(gòu)建符合企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)和管理發(fā)展要求以及新時(shí)代社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的合同全生命周期管理模式。

2.明確規(guī)范化的合同組織體系

規(guī)范的合同管理體系必須要有一個(gè)統(tǒng)一管理的領(lǐng)導(dǎo)和一個(gè)忠于職守、負(fù)責(zé)、盡職的職工隊(duì)伍，同時(shí)還要有團(tuán)隊(duì)合作和顧全大局的意識(shí)以及能夠切實(shí)有效地做到相互監(jiān)督、共同發(fā)展。

3.完善科學(xué)化的合同管理制度體系

科學(xué)的管理制度是合同能夠順利履行的重要保障。因此，要結(jié)合實(shí)際情況和發(fā)展要求建立一個(gè)科學(xué)的合同全生命周期管理制度，有效確保合同各項(xiàng)條款的有效履行。

4.優(yōu)化合同全生命周期管理流程

合同管理過(guò)程當(dāng)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能夠省略，尤其要特別注重合同細(xì)節(jié)部分的內(nèi)容，要細(xì)化分工、明確職責(zé)，促進(jìn)合同的高效履行。

三、研究方法

（一）合同管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

在2017年之前，神東由于SRM合同管理系統(tǒng)與法務(wù)系統(tǒng)不集成，所有合同在SRM系統(tǒng)審批后進(jìn)行簽訂，不進(jìn)入法務(wù)系統(tǒng)審批，法務(wù)管控不到位；在ERP系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)在發(fā)票核驗(yàn)時(shí)以合同信息為準(zhǔn)，到付款環(huán)節(jié)，以供應(yīng)商為單位進(jìn)行集中付款，造成無(wú)法了解合同付款及質(zhì)保金支付情況；財(cái)務(wù)付款通常根據(jù)當(dāng)月付款計(jì)劃按供應(yīng)商掛賬金額的一定比例進(jìn)行付款，不能完全遵守合同約定的付款比例，存在法律風(fēng)險(xiǎn)[2]。

合同全生命周期管理過(guò)程中，與合同相關(guān)的商務(wù)、財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)上都存在著棘手的問(wèn)題，如合同與付款未形成閉環(huán)、合同管理的規(guī)則和策略未進(jìn)行信息化管理、無(wú)統(tǒng)一的合同管理平臺(tái)不能制定合同信息全流程貫穿的評(píng)價(jià)指標(biāo)等。

（二）形成的調(diào)研結(jié)論

1.SRM中所有合同都需流轉(zhuǎn)到法律系統(tǒng)審批和合同的履行。

2.各類(lèi)合同實(shí)現(xiàn)MDM統(tǒng)一賦碼：所有合同由MDM系統(tǒng)統(tǒng)一賦碼，此編碼作為各個(gè)系統(tǒng)之間流轉(zhuǎn)的唯一標(biāo)識(shí)。

3.審批實(shí)現(xiàn)SRM與法律系統(tǒng)協(xié)同管理：即物資部門(mén)在SRM系統(tǒng)中進(jìn)行審核，完成最后一級(jí)審核后，流轉(zhuǎn)到法律系統(tǒng)進(jìn)行后續(xù)審批。

4.付款的時(shí)候必須發(fā)起付款申請(qǐng)。

5.非集成業(yè)務(wù)（指直接財(cái)務(wù)處理的采購(gòu)業(yè)務(wù)）掛帳時(shí)由業(yè)務(wù)員在法律系統(tǒng)中發(fā)起掛帳申請(qǐng)。

四、研究成果

2017年年初，集團(tuán)的合同全業(yè)務(wù)生命周期閉環(huán)管理正式上線，實(shí)現(xiàn)了法律系統(tǒng)對(duì)全級(jí)次組織、全類(lèi)型合同（勞動(dòng)合同除外）的線上全過(guò)程閉環(huán)管理。