高等醫(yī)學(xué)院校二級學(xué)院(系)檔案管理模式探究

顏 萌

(濟寧醫(yī)學(xué)院，山東 濟寧272067)

0 引言

“檔案”一詞最早記載于清代順治朝府檔案中[1]，是國家機構(gòu)、社會組織及個人從事不同活動而直接形成的對國家和社會最真實、最原始的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高等醫(yī)學(xué)院校二級學(xué)院(系)的檔案資料對于學(xué)校自身來說，它記錄著一所醫(yī)學(xué)院校從建校到發(fā)展的歷史進程。隨著高等醫(yī)學(xué)教育事業(yè)的發(fā)展，高等醫(yī)學(xué)院校教育體制改革的不斷深化，辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大以及新形勢下高等醫(yī)學(xué)院校人才培養(yǎng)目標(biāo)模式的改變，二級學(xué)院(系)在教學(xué)的內(nèi)涵和外延上都有了很大的改變[2]。

1 高等醫(yī)學(xué)院校二級學(xué)院(系)檔案管理瓶頸

1.1 檔案管理意識淡薄

有的二級學(xué)院(系)把檔案隨意堆放在辦公室，有的交由教學(xué)秘書保管，有的散落在院系不同部門。新形勢下，醫(yī)學(xué)人才培養(yǎng)模式正不斷變化，高等醫(yī)學(xué)院校二級學(xué)院(系)的檔案種類繁多，沒有制定相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，沒有建立專門的檔案管理系統(tǒng)。二級學(xué)院(系)的檔案管理人員工作瑣碎，大都是由二級學(xué)院(系)的教學(xué)秘書、綜合辦公人員和教師兼任，他們對于二級學(xué)院(系)收集整理的各類檔案材料心有余而力不足，沒有形成“身處故紙堆，心中有宗旨”的管理意識。

1.2 檔案管理制度難以落實

高等醫(yī)學(xué)院校二級學(xué)院(系)的檔案“歸檔制度”、“集中統(tǒng)一管理制度”、“兼職檔案員的責(zé)任制度”等制定的少之又少，學(xué)校的檔案管理規(guī)章制度中也沒有明確二級學(xué)院(系)院長、兼職檔案員的檔案管理職責(zé)，更沒有相應(yīng)的獎勵、懲罰等制度。有些雖然制定了相關(guān)的檔案管理制度，但在檔案管理工作中沒有做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化。

1.3 檔案管理沒有固定場所

高等醫(yī)學(xué)院校二級學(xué)院(系)在資料收集和整理方面顯得雜亂無章，沒有固定的綜合檔案室。高等醫(yī)學(xué)院校的檔案管理人員在檔案管理工作中時常遇到教師在科研、教學(xué)等重大問題上找不到歷史資料的情況，教師多會輾轉(zhuǎn)到學(xué)院檔案館進行查閱。

2 高等醫(yī)學(xué)院校二級學(xué)院(系)的檔案管理原則

2.1 實事求是原則

高等醫(yī)學(xué)院校二級學(xué)院(系)檔案管理是學(xué)校檔案管理的重要組成部分，也應(yīng)該遵循《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，合理、合法地進行檔案管理工作。在檔案管理過程中，高等醫(yī)學(xué)院校二級學(xué)院(系)應(yīng)認(rèn)識到學(xué)院自身的發(fā)展現(xiàn)狀，并結(jié)合學(xué)校發(fā)展實際制定出符合學(xué)校檔案管理發(fā)展的制度體系。

2.2 權(quán)利與義務(wù)并重原則

在檔案工作中，應(yīng)調(diào)動相關(guān)部門及檔案管理人員的積極性。檔案管理人員在作出貢獻的同時，希望自己的工作能夠被肯定，也希望自己的權(quán)益能夠得到尊重和保護。因此，高等醫(yī)學(xué)院校二級學(xué)院(系)應(yīng)與學(xué)校檔案館共同構(gòu)建一個檔案管理網(wǎng)，并制定出相關(guān)規(guī)范，切實保障相關(guān)部門及檔案管理人員的合法權(quán)益。

2.3 知行統(tǒng)一原則

知行統(tǒng)一原則是在檔案管理過程中對檔案管理人員進行培訓(xùn)教育，應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會檔案管理的規(guī)章制度、法律法規(guī)等，既要重視檔案系統(tǒng)的理論知識，又要重視檔案管理人員的實際操作。

3 創(chuàng)新型檔案管理模式探究

3.1 職能轉(zhuǎn)換的管理模式

高等醫(yī)學(xué)院校二級學(xué)院(系)的綜合檔案館大部分掛靠在學(xué)校黨辦、校辦之下，對自身職能的劃分模糊不清，學(xué)校的綜合檔案館和二級學(xué)院(系)的檔案部門都不能行使決策權(quán)。學(xué)校的檔案改革和創(chuàng)新主要在于檔案管理體制，對于檔案管理部門來說，要實現(xiàn)機構(gòu)之間的分離，應(yīng)建立獨立的檔案館。二級學(xué)院(系)應(yīng)成立綜合檔案資料室，讓檔案管理部門在日常工作中掌握更多的獨立自主權(quán)。二級學(xué)院(系)的綜合檔案資料室可集中用來存放本學(xué)院(系)的檔案資料，既方便了本學(xué)院(系)師生的就近利用，也方便了日常工作的查考利用，達(dá)到了節(jié)約成本、提高效率的目的。另外，“權(quán)責(zé)下放”原則下的二級學(xué)院(系)綜合檔案資料室要和學(xué)校檔案館共同建立一個良好的工作網(wǎng)。同時，在日常檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)中，學(xué)校檔案館也要不斷對二級學(xué)院(系)的檔案內(nèi)容加強指導(dǎo)。

3.2 專門檔案的管理模式

可對各二級學(xué)院(系)的檔案資料進行專門檔案分類，可按照類目進行劃分：①綜合類(類目代碼ZH)：在教育教學(xué)過程中和教學(xué)管理過程中形成的行政文件材料。②教師業(yè)務(wù)檔案(類目代碼JY)：教師在教學(xué)過程中形成的文獻資料。③課程檔案(類目代碼KC)：包括課程簡介、大綱、考試資料、試題庫、學(xué)生畢業(yè)論文等。④學(xué)生實踐報告(類目代碼SX)。⑤學(xué)生考試試卷檔案(類目代碼SJ)。⑥學(xué)生畢業(yè)論文檔案(類目代碼LW)。⑦聲像檔案(類目代碼SX)：包括照片、多媒體聲像、視頻檔案等。檔案實體分類方面采用漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號碼[3]。高等醫(yī)學(xué)院校二級學(xué)院(系)的檔案資料可根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容性質(zhì)設(shè)置二級類目。在整理和管理檔案的過程中，要為檔案編好有字符形式的檔號，方便二級學(xué)院(系)對檔案進行統(tǒng)計、編研。檔案管理人員需根據(jù)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定，并結(jié)合二級學(xué)院(系)檔案的管理情況將歸檔保管期限暫定為永久、長期、短期。檔案資料應(yīng)實體排架，并按照“類別—年度”縱向排列。

3.3 數(shù)字化管理模式

基于Web 2.0及檔案管理數(shù)字化模式，高等醫(yī)學(xué)院校二級學(xué)院(系)的檔案管理人員應(yīng)具備的信息化能力主要包括獲得檔案信息化管理所必備的基本技能，培植思維習(xí)慣，融入到檔案信息化管理的實踐活動中來。在高校信息化建設(shè)的大環(huán)境下，要深化學(xué)校OA管理系統(tǒng)的建設(shè)與開發(fā)，實現(xiàn)與二級學(xué)院(系)檔案文件的一體化管理。檔案管理者可利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對二級學(xué)院(系)的檔案進行集中管理，也可將二級學(xué)院(系)的檔案信息貯存、檢索及傳遞搭建到網(wǎng)絡(luò)平臺上，并針對不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限(保密性文件禁止查閱，一般保密性資料可以在驗證信息后進行查閱，公開的檔案信息不設(shè)置查閱權(quán)限，可以公開查閱)，以方便院系師生及部門人員查閱相關(guān)檔案資料信息。

3.4 科學(xué)化管理模式

第一，擴展培訓(xùn)對象，提高管理意識，二級學(xué)院(系)的每個檔案管理人員都要參加檔案管理培訓(xùn)。第二，培訓(xùn)不僅是為了掌握一般的檔案管理知識，更重要的是提高自身對院系檔案價值的認(rèn)識，并提升自身的檔案信息素養(yǎng)。第三，學(xué)校檔案管理部門可組織二級學(xué)院(系)的檔案管理者定期到省市檔案館參觀學(xué)習(xí)，更新、補充、擴展自身的業(yè)務(wù)知識。第四，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)起到承上啟下的作用，應(yīng)探索制定創(chuàng)新型檔案培訓(xùn)模式和培訓(xùn)內(nèi)容，激勵二級學(xué)院(系)檔案管理者積極開展檔案管理工作。