信息化時(shí)代職業(yè)院校檔案管理創(chuàng)新研究

卜凡剛

(聊城高級財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)校，山東 聊城 252000)

在信息化時(shí)代，職業(yè)院校管理工作水平得到了大幅度提升，而檔案管理工作作為職業(yè)院校管理工作的重要組成部分，在具體開展過程中還存在諸多問題，如檔案管理工作信息化水平不高，檔案管理理念和方法落后，等等。在創(chuàng)新信息化時(shí)代，只有采取有效方法和舉措才能擺脫當(dāng)前職業(yè)院校檔案管理工作所面臨的困境，以促進(jìn)職業(yè)院校檔案管理工作水平的穩(wěn)固提高。同時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化職業(yè)院校人才隊(duì)伍建設(shè)工作，使其能夠更好地服務(wù)于職業(yè)院校在信息化時(shí)代的可持續(xù)發(fā)展。還應(yīng)積極借助信息化時(shí)代的信息技術(shù)來強(qiáng)化檔案管理工作的質(zhì)量和效率，不斷更新工作理念，使職業(yè)院校的檔案管理工作邁上一個(gè)新臺階。

1 職業(yè)院校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 對智能軟件技術(shù)的應(yīng)用不夠重視

信息化時(shí)代最明顯的特征就是信息技術(shù)高速發(fā)展，各行各業(yè)通過信息技術(shù)有效提高了信息傳輸?shù)乃俣取５ㄟ^實(shí)際調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，一些職業(yè)院校在檔案管理工作中嚴(yán)重缺乏對信息化技術(shù)的應(yīng)用，即使能夠采用信息化技術(shù)，但在功能領(lǐng)域還需要進(jìn)一步完善。

1.2 檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平不高

據(jù)調(diào)查研究顯示，當(dāng)前很多職業(yè)院校的檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平不高，很多從業(yè)人員認(rèn)為沒有必要開展檔案管理信息化建設(shè)，工作中積極性、主動性不高，不能借助先進(jìn)的信息技術(shù)對原有資源進(jìn)行有效整合，致使目前職業(yè)院校的檔案管理工作水平停滯不前，這些落后的工作理念已經(jīng)成為了阻礙檔案管理信息化發(fā)展的主要因素。此外，很多檔案管理人員不能應(yīng)用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)熟練開展檔案管理工作，必須更新他們的檔案管理工作理念和方法，有效推動職業(yè)院校檔案管理的信息化建設(shè)。

1.3 檔案管理工作方法有待創(chuàng)新

很多職業(yè)院校在開展檔案管理工作時(shí)不能與自身實(shí)際相結(jié)合，在工作方法上還有待進(jìn)一步創(chuàng)新。很多職業(yè)院校在開展檔案管理工作中仍在沿用傳統(tǒng)的工作理念和單一的工作模式，這無法滿足信息化時(shí)代下檔案管理工作的要求，單一的工作模式已經(jīng)成為制約職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)的主要因素之一。

1.4 檔案管理工作制度有待進(jìn)一步規(guī)范和完善

很多職業(yè)院?，F(xiàn)行的檔案管理工作制度存在不科學(xué)、不規(guī)范之處，導(dǎo)致很難對工作人員和設(shè)備進(jìn)行有效管理，難以發(fā)揮應(yīng)有的工作效率。同時(shí)，檔案管理工作制度不夠細(xì)化，存在缺陷，檔案管理工作難以有序開展。另外，不能對學(xué)生的檔案信息進(jìn)行及時(shí)有效地整合和管理，動態(tài)管理信息更新速度慢，不能滿足職業(yè)院?？焖侔l(fā)展的要求。

2 信息化時(shí)代職業(yè)院校檔案管理創(chuàng)新途徑

2.1 積極引用智能軟件技術(shù)提高管理效率

積極引用智能軟件技術(shù)不僅可以有效提高檔案收集、錄入、檢索、存檔的效率，還便于師生查詢相關(guān)的檔案信息。積極掌握信息智能軟件和具體軟件技術(shù)的應(yīng)用，有利于實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校檔案信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，不僅降低了檔案管理人員的工作壓力，還有效提高了檔案信息資源的檢索率、運(yùn)用率。隨著智能軟件技術(shù)的廣泛應(yīng)用，勢必會改變和創(chuàng)新職業(yè)院校的檔案管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息資源的有效整合，以滿足當(dāng)前職業(yè)院?？焖侔l(fā)展的需求。職業(yè)院校以及檔案管理人員要將信息化、智能化建設(shè)工作重視起來，積極主動地去學(xué)習(xí)和掌握智能軟件的應(yīng)用技巧，要能夠熟練操作不同的技術(shù)軟件，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)錄入、精準(zhǔn)查詢、精準(zhǔn)存檔，全面提高職業(yè)院校的檔案管理工作水平。

2.2 優(yōu)化檔案內(nèi)容

職業(yè)院校檔案的內(nèi)容直接關(guān)系到檔案的利用效率以及檔案信息核心價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。在錄入學(xué)生檔案信息時(shí)，應(yīng)多增加一些有關(guān)學(xué)生的個(gè)人經(jīng)歷信息、獲獎信息、師生評價(jià)信息、性格信息、工作態(tài)度信息，等等，從這些核心點(diǎn)出發(fā)來完善學(xué)生的檔案信息內(nèi)容。同時(shí)，強(qiáng)化檔案信息的審核標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，要秉著誠信、真實(shí)的工作態(tài)度開展信息錄入工作，充實(shí)檔案信息內(nèi)容，提高檔案管理工作效率，為職業(yè)院校的發(fā)展、為學(xué)生的發(fā)展、為檔案信息的應(yīng)用提供更加優(yōu)質(zhì)全面的檔案信息資料，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校檔案管理工作質(zhì)的飛躍。

2.3 健全檔案管理工作制度

要想有效提高職業(yè)院校的檔案管理工作水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就必須健全職業(yè)院校的檔案管理工作制度。職業(yè)院校應(yīng)成立檔案管理中心，并在此基礎(chǔ)上完善檔案管理機(jī)制，明確檔案信息的收集、錄入和查詢標(biāo)準(zhǔn)。在完善基礎(chǔ)設(shè)施和工作制度的同時(shí)，還應(yīng)建立一套科學(xué)的獎罰制度，強(qiáng)化檔案管理的檢查工作，及時(shí)對檔案信息進(jìn)行匯總、歸檔、分類，建立檔案管理工作的長效機(jī)制，保證檔案管理工作能夠朝著專業(yè)化、信息化、制度化的方向轉(zhuǎn)變。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

職業(yè)院校檔案管理工作水平與從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)、專業(yè)技能有著密切的關(guān)系。職業(yè)院校應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高他們的專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)，可以通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的方式開展工作。在培訓(xùn)和學(xué)習(xí)過程中，要堅(jiān)持理論知識與實(shí)踐操作并重的原則，讓管理人員能夠認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，強(qiáng)化信息化技術(shù)課程的學(xué)習(xí)，提高管理人員的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)對能力以及信息化技術(shù)操作能力，有效推動職業(yè)院校檔案管理工作的信息化進(jìn)程，促進(jìn)管理人員綜合素質(zhì)的全面提升。