企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及解決對(duì)策

張鳳麗

(黑龍江省航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院,黑龍江 哈爾濱 150001)

1 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 企業(yè)檔案管理工作的不規(guī)范

檔案管理工作在企業(yè)當(dāng)中普遍存在，然而很多企業(yè)的檔案管理工作并不十分規(guī)范，比如：檔案編號(hào)編排不合理，檔案標(biāo)題書寫不規(guī)范，檔案分類不明確等等。造成這些問(wèn)題的原因主要是部分檔案管理人員沒(méi)有按照企業(yè)的內(nèi)部要求和規(guī)定進(jìn)行管理，在整理檔案資料時(shí)也沒(méi)有對(duì)資料進(jìn)行明確的分類，導(dǎo)致檔案管理的水平和效率都相對(duì)較低，這無(wú)疑會(huì)導(dǎo)致在日后審查相關(guān)檔案資料時(shí)，造成一定的困難，并損失過(guò)多的人力、物力、財(cái)力，因此，企業(yè)應(yīng)重視檔案管理工作在企業(yè)運(yùn)營(yíng)當(dāng)中的作用，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性。

1.2 企業(yè)檔案管理工作重視程度不足

很多企業(yè)只對(duì)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、銷售、設(shè)計(jì)等能直接關(guān)聯(lián)到經(jīng)濟(jì)效益的環(huán)節(jié)做到足夠重視，而忽略了檔案管理工作，殊不知檔案管理也對(duì)一個(gè)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r起著舉足輕重的作用。有些企業(yè)沒(méi)有形成對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，不清楚檔案管理其實(shí)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、規(guī)范的、綜合性的工作，所以在人員配備以及重視程度上都明顯不足，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理部門的監(jiān)督力度不夠，檔案管理工作人員處于松懈狀態(tài)，認(rèn)為自己可有可無(wú)，對(duì)檔案整理工作并不十分在意，導(dǎo)致檔案內(nèi)容出現(xiàn)紕漏，甚至檔案丟失，而這些并沒(méi)有得到足夠的重視，以至于對(duì)企業(yè)后續(xù)工作產(chǎn)生不可估量的影響。

1.3 企業(yè)檔案管理工作缺乏綜合性

目前，部分檔案管理工作較為混亂，認(rèn)為搞經(jīng)濟(jì)建設(shè)是硬任務(wù)、硬指標(biāo)，而檔案工作可有可無(wú)，部分分管領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有落實(shí)，是檔案管理工作處于松弛狀態(tài)，甚至一些企業(yè)的檔案管理根本沒(méi)有主管部門和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)督，只是由某個(gè)人進(jìn)行管理存檔，這就導(dǎo)致檔案管理工作并不能與其他部門工作保持一致，并得到充分利用，檔案管理缺乏綜合性，不能很好的協(xié)調(diào)各個(gè)部門，當(dāng)出現(xiàn)一些問(wèn)題的時(shí)候也不能及時(shí)得到有效的解決，甚至拖延整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)行。

1.4 企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

我國(guó)要求檔案管理工作人員必須具備相應(yīng)的檔案管理學(xué)歷及綜合素質(zhì)，需要掌握基礎(chǔ)的理論知識(shí)并且有責(zé)任心，這樣管理人員才能做好檔案管理工作，但是在實(shí)際操作當(dāng)中，一些企業(yè)并沒(méi)有足夠重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，導(dǎo)致檔案管理人員無(wú)論是專業(yè)水平還是責(zé)任心普遍達(dá)不到檔案管理工作的要求，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作沒(méi)有形成一套完善的規(guī)則，影響檔案管理工作在企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理當(dāng)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策

2.1 建立健全完善的檔案管理工作制度

建立一套完善的檔案管理工作制度，并嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，嚴(yán)格按國(guó)家對(duì)檔案管理規(guī)范當(dāng)中的要求做好檔案的建立工作，對(duì)已經(jīng)產(chǎn)生的檔案資料要從收集、移交到存檔統(tǒng)一管理，嚴(yán)格做好檔案的日常保管、借閱和利用，建立健全完善的目標(biāo)管理考核制度、責(zé)任追究制度，對(duì)檔案移交借閱過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的，要嚴(yán)究到底，保證檔案管理工作嚴(yán)格有序。

2.2 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

加強(qiáng)檔案管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，明確檔案工作是各單位義不容辭的責(zé)任和義務(wù)，定期通過(guò)各種形式開(kāi)展檔案法律法規(guī)宣傳教育活動(dòng)，讓企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性及檔案利用的價(jià)值，提高員工的檔案法律意識(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的關(guān)系程度，對(duì)檔案工作中發(fā)生的問(wèn)題要足夠重視，關(guān)心并支持檔案工作者，為檔案管理提供良好的環(huán)境。

2.3 整合檔案資源，做好綜合管理

企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理的綜合性，對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行綜合管理。分門別類的收集和整理各部門的檔案資料，檔案管理部門要與其他部門保持聯(lián)系、協(xié)調(diào)發(fā)展，各部門要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在企業(yè)當(dāng)中的重要的角色。在檔案的整理和收集過(guò)程中，檔案管理部門要及時(shí)催收重要檔案，并對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的歸檔。為了提高企業(yè)的檔案管理水平，要結(jié)合建立的獎(jiǎng)懲制度對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的予以懲罰，對(duì)表現(xiàn)好的予以表?yè)P(yáng)，提高檔案管理工作者的工作積極性。

2.4 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理是一項(xiàng)集專業(yè)性、長(zhǎng)期性、歷史性、綜合性等于一體的工作，需要檔案管理工作者具備專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的同時(shí)，兼?zhèn)涓叨鹊呢?zé)任心，良好的職業(yè)道德，細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神。對(duì)于專業(yè)的理論知識(shí)，需要系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，考核合格方可擔(dān)任相關(guān)職務(wù)，對(duì)于檔案工作人員的責(zé)任感，企業(yè)要通過(guò)一定的考核對(duì)其進(jìn)行基本判定，并在以后的工作中時(shí)刻督促檔案工作者保持這種責(zé)任感，創(chuàng)造一支具備專業(yè)技能和高度責(zé)任感的檔案管理隊(duì)伍。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，檔案管理工作在企業(yè)當(dāng)中發(fā)揮的作用也越來(lái)越突出，檔案管理也已成為企業(yè)發(fā)展過(guò)程中不能缺少的重要資源。雖然當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案管理當(dāng)中還存在一些問(wèn)題，但相信只要我們能采取有效措施，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，就能使檔案管理工作提升一個(gè)水平，從而提升整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)水平，加速企業(yè)發(fā)展。