檔案管理中的價(jià)值增值研究

周麗娟

摘 要：檔案是一種能夠真實(shí)反映社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的材料，這一特點(diǎn)決定了其歷史價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值。在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案管理的重要性日益凸顯出來(lái)，越來(lái)越多企業(yè)了解到了檔案這類知識(shí)資源對(duì)于自身發(fā)展所能起到的積極作用。為了能夠充分地發(fā)揮出檔案管理的價(jià)值，本文對(duì)檔案管理工作當(dāng)中的價(jià)值進(jìn)行了深入分析，對(duì)其價(jià)值的增值問(wèn)題進(jìn)行深入研究并結(jié)合實(shí)際提出了幾項(xiàng)策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;價(jià)值增值;研究

檔案管理在企業(yè)和單位當(dāng)中是對(duì)有價(jià)值的圖表、文字和聲像進(jìn)行收納、整理和保存。檔案管理工作與企業(yè)或單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是密切相關(guān)的，在企業(yè)或單位當(dāng)中屬于基礎(chǔ)性工作，也是非常重要的工作環(huán)節(jié)，對(duì)一個(gè)企業(yè)或單位的生存發(fā)展是舉足輕重的[1]。因此，從事檔案管理的工作人員必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，并且充分地發(fā)揮出檔案管理的價(jià)值所在，才能做好檔案管理的價(jià)值增值。

一、檔案管理工作的價(jià)值

將檔案管理運(yùn)用到企業(yè)或單位的運(yùn)營(yíng)當(dāng)中產(chǎn)生的價(jià)值主要是對(duì)企業(yè)或單位產(chǎn)生的實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益，通過(guò)運(yùn)用檔案管理來(lái)實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目的。以下對(duì)檔案管理工作中帶來(lái)的價(jià)值進(jìn)行分析。

1.經(jīng)濟(jì)價(jià)值

人們常見(jiàn)的檔案管理是對(duì)人事檔案和商業(yè)機(jī)密的信息進(jìn)行管理。其中人事檔案是對(duì)職工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷以及職務(wù)職稱等基本信息進(jìn)行收集和記錄存檔，人事檔案的管理能夠幫助企業(yè)了解職工優(yōu)勢(shì)，合理安排員工崗位，幫助管理者做好人員分配工作[2]。其中商業(yè)機(jī)密對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)是非常重要的無(wú)形資產(chǎn)，具有很高的潛在利潤(rùn)和市場(chǎng)價(jià)值。因此，要對(duì)其做好檔案管理，防止出現(xiàn)泄露問(wèn)題給企業(yè)或單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。

2.歷史文化價(jià)值

檔案管理是對(duì)真實(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行保存的方法之一，通過(guò)檔案管理能夠保持?jǐn)?shù)據(jù)的多樣性、原始性和真實(shí)性，不能對(duì)檔案信息進(jìn)行隨意編制。檔案工作的價(jià)值包括對(duì)歷史文化的真實(shí)面貌進(jìn)行維護(hù)。如果沒(méi)有檔案管理工作人員的努力勞作，歷史文化不會(huì)被代代相傳下去，不會(huì)在繼承中得到進(jìn)步和發(fā)展。

3.情報(bào)價(jià)值

檔案信息能夠發(fā)揮出它的憑證價(jià)值和參考價(jià)值?，F(xiàn)如今，有很多管理者越來(lái)越重視檔案材料所帶來(lái)的知識(shí)資源，這種知識(shí)資源便具備了很高的情報(bào)價(jià)值。企業(yè)的檔案信息是一個(gè)企業(yè)知識(shí)文化的組成部分，具有很高的資源優(yōu)勢(shì)。

二、如何做好檔案管理的價(jià)值增值

1.樹(shù)立新的檔案管理理念

隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理理念無(wú)法滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需求，面對(duì)現(xiàn)如今檔案信息的復(fù)雜化和多樣化，傳統(tǒng)的管理理念會(huì)制約檔案管理的發(fā)展，難以充分地發(fā)揮出檔案管理的價(jià)值。對(duì)此，檔案管理人員要樹(shù)立新的管理理念，做到與時(shí)俱進(jìn)，擁有發(fā)展的眼光對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的深層價(jià)值進(jìn)行挖掘，才能發(fā)揮出檔案信息到指導(dǎo)作用。并且，管理者要對(duì)明確檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，由原先粗放型的管理模式轉(zhuǎn)化為精細(xì)型的管理模式，要加強(qiáng)自身的預(yù)測(cè)能力，對(duì)檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的不足和不端正現(xiàn)象進(jìn)行分析，要嚴(yán)格控制檔案管理工作中的開(kāi)發(fā)環(huán)節(jié)和管理環(huán)節(jié)，為構(gòu)建新型的管理模式提供有利條件[3]。

2.要夯實(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值增值，需要依靠檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)作為支持。目前有許多企業(yè)在開(kāi)展檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)時(shí)，會(huì)受到許多不良因素的影響，因此，檔案管理工作者要加強(qiáng)管理措施，完善管理體制，來(lái)避免檔案管理水平出現(xiàn)不均衡的現(xiàn)象。從基礎(chǔ)上來(lái)，提升檔案管理的水平，來(lái)幫助企業(yè)謀得最大的經(jīng)濟(jì)利益。并且，為了充分的發(fā)揮出檔案的價(jià)值，就必須讓工作人員正確的認(rèn)識(shí)檔案管理工作的內(nèi)容和多樣性。企業(yè)或單位要完善檔案管理制度，對(duì)其工作環(huán)節(jié)和內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，才能夯實(shí)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，來(lái)提高檔案管理的規(guī)范化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

3.重視提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作越來(lái)越復(fù)雜，所要管理的信息量也越來(lái)越多，對(duì)此，管理人員要具備專業(yè)的管理技能。不僅如此，檔案管理工作還涉及到企業(yè)或單位的機(jī)密，因此，管理人員要具備管理的綜合素養(yǎng)，堅(jiān)決不能出現(xiàn)泄露檔案信息的行為。為了能夠滿足社會(huì)發(fā)展的需求，適應(yīng)信息化的發(fā)展，這還要求了管理人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)運(yùn)用技術(shù)，要努力提升自身的專業(yè)技能。企業(yè)或單位還要加強(qiáng)對(duì)工作人員進(jìn)行綜合培訓(xùn)，在鞏固專業(yè)技能的同時(shí)，來(lái)培養(yǎng)工作人員的責(zé)任意識(shí)。

4.實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的背景下，為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化，檔案管理者要對(duì)檔案信息化的構(gòu)建給予正確的支持和指導(dǎo)，各個(gè)部門之間要加強(qiáng)交流和合作。企業(yè)和單位要加強(qiáng)軟硬件的投入，來(lái)支持檔案管理的信息化建設(shè)。對(duì)信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，例如：服務(wù)器、操作系統(tǒng)、路由器和交換機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器、安全系統(tǒng)等。為檔案管理工作搭建安全的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化。

綜上所述，隨著科技的快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的全面普及，現(xiàn)如今已經(jīng)是大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作的價(jià)值日益凸顯出來(lái)。為了能夠做好檔案管理的價(jià)值增值，檔案管理者要樹(shù)立新的管理理念、夯實(shí)檔案管理工作當(dāng)中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、要重視提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，從根本上提升檔案管理的效率和質(zhì)量，才能做到與時(shí)俱進(jìn)，滿足社會(huì)和企業(yè)與單位的發(fā)展需求。對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行積極創(chuàng)新，讓檔案事業(yè)與時(shí)俱進(jìn)，充分的發(fā)揮出自身的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、歷史文化價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]霍燕.基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案價(jià)值研究[D].天津師范大學(xué)，2016

[2]徐擁軍、張馨藝.檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用[J].檔案學(xué)研究，2018（4）

[3]李亞.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理提高企業(yè)檔案管理水平[J].低碳世界