臨床科室辦公用品量化管理實踐要點(diǎn)探討

王思才 易 露 王 嬌

（西南醫(yī)科大學(xué)附屬中醫(yī)醫(yī)院 四川瀘州 646000）

對于臨床科室辦公用品而言，自身具有價值高、數(shù)量大的特點(diǎn)，在使用過程中很容易浪費(fèi)，而且無法有效的控制其成本。那么針對這種情況，就應(yīng)該積極開展臨床科室辦公用品量化管理，采取合理的方法，來為其建立量化管理體系，這樣能夠很好的提升這些辦公用具的使用效率。

一、臨床科室辦公用品管理所存在的問題

（一）交叉管理

在醫(yī)院中各個科室的辦公用品，在管理上也是由各個科室來進(jìn)行管理，比如信息科負(fù)責(zé)計算機(jī)這類辦公用品，一般情況下這種辦公用品具有很高的價值，其管理也較為嚴(yán)格，所以在研究過程中并不考慮這一內(nèi)容[1]。而是從一些并不注意的辦公用具上進(jìn)行分析，比如，醫(yī)院采購中心主要是購買相應(yīng)用戶，是管理單位，而病案室則是對醫(yī)療表格的發(fā)放進(jìn)行管理，財務(wù)科則是對辦公用戶，比如信紙、信封等等進(jìn)行管理，每一個管理部門的具體管理范圍和責(zé)任并沒有有效區(qū)分，存在著交叉管理的情況。

（二）庫存成本高

通過對醫(yī)院庫存分析能夠了解到，不同的倉庫中存在著相同的物品，這樣就導(dǎo)致所需要投入的成本增多[2]。此外，倉庫中的物品種類也非常多，遠(yuǎn)遠(yuǎn)的超出科室辦公的實際需求，比如手電筒、各型號電池等等，類型較多，很多臨床科室在這其中都有領(lǐng)取記錄，這些本屬于生活用品，卻是作為辦公用品存在于科室中。

（三）管理不嚴(yán)謹(jǐn)

在需要使用辦公用品過程中，需要由科室自己填寫申請表，然后由管理人員審核簽字后，在到倉庫中領(lǐng)取相應(yīng)辦公用品。每一個倉庫會在月初將自己上個月的庫存流動情況上繳，然后由相關(guān)部門來分析成本，對于沒有納入到常規(guī)倉庫中的特殊辦公用品，會有科室提交申請表，然后審核通過后進(jìn)行購買[3]。在這其中，不僅存在著常規(guī)和特殊用品所耗費(fèi)的成本，對于其數(shù)量、使用詳情都沒有嚴(yán)格的管理方案，也沒有規(guī)定是由哪一個部門來進(jìn)行管理，使得無法獲取理想的管理效果。

二、臨床科室辦公用品量化管理實踐要點(diǎn)

（一）明確辦公用品品種

為了能夠更好的提升臨床科室辦公用品的管理水平，減少成本支出，那么就應(yīng)該明確辦公用品的具體數(shù)量和種類，以此來由物資供應(yīng)中心進(jìn)行管理。與此同時，還應(yīng)該明確辦公用品的具體情況，對于一些并不需要的生活用品應(yīng)該取消供應(yīng)和使用。對于一些特殊的辦公用品，要在需要的時候，由物資供應(yīng)中心來進(jìn)行購買。此外，還應(yīng)該在這其中取消審批，由科室的主任親自負(fù)責(zé)，對于不在常規(guī)目錄內(nèi)的辦公用品，應(yīng)該有物資供應(yīng)中心的管理人員負(fù)責(zé)[4]。醫(yī)務(wù)部也應(yīng)該定期對辦公用品的具體使用情況來進(jìn)行核查，對于其中使用較多的辦公用品進(jìn)行記錄，對于存在違規(guī)使用的要及時的進(jìn)行處罰，以此來約束辦公用品的使用。

（二）了解具體影響因素

因為臨床科室辦公用品，主要是為患者所服務(wù)，那么具體使用情況應(yīng)該有所規(guī)律。比如，會受到門診量、住院費(fèi)用等等因素所影響[5]。因此，在管理過程中，就應(yīng)該根據(jù)這些因素來對辦公用品使用情況進(jìn)行分析，通過對其分析來更好的進(jìn)行管理，有效的提升臨床科室辦公用品量化管理水平，減少醫(yī)院的成本投入。

（三）制定量化標(biāo)準(zhǔn)

為了能夠更好的明確臨床科室辦公用品管理的具體內(nèi)容，那么就應(yīng)該對各科室上一年度的辦公用品消耗情況進(jìn)行分析，對比今年的辦公用品消耗情況?？梢栽谶@其中分為兩類，第一就是實際超出預(yù)期用量的科室，要計算出后續(xù)使用的情況，然后以此為標(biāo)準(zhǔn)來制定量化管理方案[6]。第二，就是實際消耗小于預(yù)期用量的科室，就直接以消耗程度來作為量化管理標(biāo)準(zhǔn)，并且每一年都是采取這種方法，這樣能夠為臨床科室辦公用具使用提供一個預(yù)期量，這樣在管理時也能夠有具體的標(biāo)準(zhǔn)來積極落實。

（四）加強(qiáng)科室監(jiān)督管理

根據(jù)每一年科室的辦公用品消耗量，來明確需要進(jìn)行監(jiān)管的重點(diǎn)科室。比如，如果醫(yī)院在今年有15個科室其實際辦公用品消耗量超出預(yù)期，那么就應(yīng)該將這15個科室納入到重點(diǎn)監(jiān)管中，并且分析這15個科室辦公用量的使用記錄，明確一些價格較高、貴重的辦公用品去除。職能部門和科室應(yīng)該共同了解在使用辦公用品中所存在的問題，積極的提出相應(yīng)整改建議[7]。與此同時，還應(yīng)該根據(jù)具體的量化標(biāo)準(zhǔn)，來讓物資供應(yīng)中心能夠明確每一個科室在一個季度中能夠領(lǐng)取辦公用品的具體數(shù)量，一旦在這其中超出規(guī)定數(shù)量，就應(yīng)該及時通知，讓科室能夠積極的控制其成本，在日常工作中合理使用辦公用品，發(fā)揮辦公用品的作用。醫(yī)院在這其中還可以建立獎懲制度，對于一些隨意浪費(fèi)、挪用的科室要給予懲罰。

三、臨床科室辦公用品量化管理效果

（一）采購更加合理

在以往采購辦公用品時，都是由采購中心根據(jù)自身的經(jīng)驗來決定數(shù)量，這樣就容易增加庫存，或者是不滿足實際需求。那么在量化管理后，醫(yī)院對其倉庫的責(zé)任落實到實處，就能夠很好的避免倉庫辦公用品的堆積。采購中心在這其中會根據(jù)辦公用品需求和使用標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行具體采購，減少盲目性，更好的提升采購的針對性，有效的控制其成本。

（二）使用更加合理

通過量化管理，臨床科室能夠很好的了解自身是否存在浪費(fèi)行為，以此來讓科室能夠更更加科學(xué)合理的使用辦公用品，形成節(jié)約的工作環(huán)境，辦公用品浪費(fèi)問題在這種情況下有明顯的減少。這樣不僅能夠很好的滿足臨床科室對辦公用品的實際使用需求，而且辦公用品的消耗量還能夠有所減少，科室會很好的控制辦公用品的消耗速度，減少成本支出，更好的發(fā)揮臨床科室辦公用品的作用。各科室在這其中的節(jié)約效果較好，為醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展提供幫助。

（三）管理更加規(guī)范

醫(yī)院通過量化管理的方法，能夠更好的提升臨床科室對辦公用品使用的科學(xué)合理性。在采購上能夠更加認(rèn)真，采購人員能夠明確自身的責(zé)任，而且因為醫(yī)院在采取量化管理后取消交叉管理的部門，優(yōu)化供應(yīng)采購工作，這樣就能夠更好的提升辦公用品管理水平。醫(yī)院還會定期對辦公用品的數(shù)量、庫存等等進(jìn)行了解，一旦在這其中發(fā)現(xiàn)問題，就會及時的找到相應(yīng)負(fù)責(zé)人，這樣就能夠避免出現(xiàn)代領(lǐng)、冒領(lǐng)等問題的發(fā)生。在使用上，因為科室的數(shù)量多，如果只依靠管理部門來對其進(jìn)行管理，不能夠取得理想的管理效果。因此，醫(yī)院在這種情況下，就根據(jù)臨床科室辦公用品的具體使用情況，來采取量化管理的方法，橫向?qū)Ρ瓤剖?，提高科室對成本的控制能力，也能夠充分的體現(xiàn)出人性化管理的理念。

四、結(jié)束語

總而言之，隨著當(dāng)前醫(yī)院規(guī)模的不斷增大，對其成本控制也就成為當(dāng)前的重點(diǎn)。從醫(yī)院目前的管理工作上來看，對于耗材的使用更加重視，并且其管理工作方法已經(jīng)逐漸成熟。但是，對于辦公用品的管理依然還沒有形成完整的管理體系，因此就應(yīng)該積極開展量化管理，建立科學(xué)合理的管理體系，有效的實現(xiàn)辦公用品的科學(xué)化管理，減少成本投入的同時，又能夠有效的提升其工作效率。