基層單位檔案管理辦法研究

許莉華

摘 要：在時(shí)代快速發(fā)展的環(huán)境下，基層單位檔案管理工作也進(jìn)一步優(yōu)化，這樣對(duì)提升整體工作效率和工作質(zhì)量有極大意義，但對(duì)于一些基層單位的檔案管理工作中，會(huì)存在因制度欠缺完善性、基層單位忽視該工作重要性等因素的影響，使得基層單位檔案管理工作難以得到有效的落實(shí)和開展，這將會(huì)影響到基層單位檔案工作的開展，對(duì)整體發(fā)展也會(huì)帶來不利因素。對(duì)此，基層單位在開展檔案管理工作時(shí)，必須要明確其特點(diǎn)和重要性，并針對(duì)新時(shí)代下的新挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，最后制定完善的應(yīng)對(duì)策略，為提升基層單位檔案管理效果提供堅(jiān)實(shí)保障。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案管理;有效策略

針對(duì)當(dāng)前時(shí)代穩(wěn)定發(fā)展，檔案管理工作也要結(jié)合新時(shí)代、新形勢(shì)以及新任務(wù)等要求，積極的向轉(zhuǎn)型升級(jí)時(shí)代不斷發(fā)展。但在這一過程中，也必須要明確的認(rèn)識(shí)到實(shí)際檔案管理工作中存在的不足與問題，尤其是新形勢(shì)之下，注重基層單位檔案管理辦法的制定，確保各項(xiàng)工作有效開展，真正提升檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量。

1 基層單位檔案管理的主要特點(diǎn)分析

首先，注重規(guī)范性要求。主要就是在事物發(fā)展中，要制定相應(yīng)的規(guī)章制度以及工作流程，并建立穩(wěn)定且統(tǒng)一的管理體系，在進(jìn)一步優(yōu)化和完善該體系，從而滿足高效且協(xié)調(diào)的工作要求。在實(shí)際的檔案管理中，只有確保其規(guī)范性，才能為滿足社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展提供保障，也為基層單位長足發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

其次，重視信息性的要求。其主要就是在現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代下，在不會(huì)轉(zhuǎn)變檔案原始內(nèi)容的情況之下，有效的借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等，對(duì)檔案開展科學(xué)存儲(chǔ)以及表現(xiàn)形式的轉(zhuǎn)化，由此滿足檔案數(shù)據(jù)的電子化以及網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展[1]。實(shí)現(xiàn)檔案信息化堅(jiān)實(shí)，不但可以延長檔案存儲(chǔ)的時(shí)間，也能實(shí)現(xiàn)促進(jìn)檔案存儲(chǔ)空間的提升，真正有效的節(jié)約檔案管理工作的實(shí)際成本，為檔案資源最大限度的利用而提供保障。

最后，重視共享性要求。檔案管理必須要具有規(guī)范性和秩序化，讓檔案管理在業(yè)務(wù)規(guī)范以及技術(shù)指導(dǎo)下有序進(jìn)行，這樣不但能夠杜絕耗時(shí)耗量的問題出現(xiàn)，也能引導(dǎo)單位更加便捷的落實(shí)各項(xiàng)工作，真正滿足檔案信息資源的共享，為滿足互利共贏的要求提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2 基層單位檔案管理工作中應(yīng)重視的問題

2.1 注意檔案資源隱私問題的解決

對(duì)于這一點(diǎn)工作不但涉及檔案管理理念與技術(shù)內(nèi)容，而且也包含法律問題，針對(duì)當(dāng)前一些基層單位，雖然建立了新型檔案管理系統(tǒng)，并運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理過程的優(yōu)化?？墒牵蛐畔⒒瘜儆谝话央p刃劍，會(huì)給檔案管理工作帶來便利的同時(shí)，也相繼會(huì)帶來一些需要重視的問題，如信息泄露問題，如果不能對(duì)此類問題進(jìn)行合理的管控，那么很有可能會(huì)使得基層單位的檔案信息發(fā)生一定的泄露問題，這樣將會(huì)引發(fā)有關(guān)隱私權(quán)的法律問題。

2.2 檔案儲(chǔ)存和管理技術(shù)上的問題有待解決

有效的借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來落實(shí)檔案管理工作的確是很便利的，可是大數(shù)據(jù)技術(shù)是否可以有效的運(yùn)用在基層單位中，卻是一個(gè)較大的挑戰(zhàn)。因大數(shù)據(jù)中包含大量的數(shù)據(jù)信息，也包含很多數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及處理技術(shù)，因此難以確保各基層單位在運(yùn)用檔案管理硬件與軟件時(shí)不會(huì)出現(xiàn)問題。所以在運(yùn)用新技術(shù)的情況下，要重視在運(yùn)用系統(tǒng)是的錯(cuò)誤率情況，通過確保在使用時(shí)所存在的錯(cuò)誤能夠在被接受的范圍內(nèi)，降低存儲(chǔ)和管理技術(shù)上的問題出現(xiàn)。

2.3 檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)有待改善

針對(duì)實(shí)際的檔案關(guān)鍵工作，會(huì)將精細(xì)化管理視為重點(diǎn)，而且基層單位檔案管理工作中會(huì)涉及很多內(nèi)容，其工作人員的數(shù)量也相對(duì)有限，甚至還有些單位會(huì)選擇兼職人員來開展檔案管理工作，其主要就是因基層單位中的人才隊(duì)伍存在著穩(wěn)定性、專業(yè)性有待提升的表現(xiàn)。尤其是在檔案管理新設(shè)備不斷更新的環(huán)境下，給基層單位檔案管理也帶來新的挑戰(zhàn)。

3 基層單位優(yōu)化檔案管理工作的主要對(duì)策

3.1 優(yōu)化傳統(tǒng)思想觀念，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

針對(duì)基層單位的檔案管理工作，必須要加強(qiáng)創(chuàng)新力度，首先，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變以往的工作思想觀念，通過增強(qiáng)檔案意識(shí)來確保該工作的有序落實(shí)。在單位發(fā)展中，只有確保領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，才能為該工作的有序進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。對(duì)此，其基層單位的領(lǐng)導(dǎo)必須要積極的轉(zhuǎn)自身傳統(tǒng)的思想觀念，將檔案管理有效的滲透到實(shí)際工作當(dāng)中，由此建立良好的工作氛圍，為強(qiáng)化檔案管理效果奠定堅(jiān)實(shí)保障。其次，其基層單位向辦理檔案的群眾帶來較為便利的查閱服務(wù)和良好的環(huán)境等，以此提升整體工作效果。而且在基層單位檔案管理中，也要以多種途徑使得檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展的目標(biāo)，使得人民群眾了解檔案和檔案工作，進(jìn)而縮短民眾與基層單位檔案間差距，讓群眾能夠更好的查閱檔案、辦理檔案等，使得更多人可以明確個(gè)人檔案與生活間的關(guān)系，從而增強(qiáng)其檔案意識(shí)。

3.2 注重人才培養(yǎng)，形成積極的工作意識(shí)

檔案管理的整體效果到最終落會(huì)實(shí)到每個(gè)人身上，而針對(duì)現(xiàn)今的基層單位卻呈現(xiàn)出欠缺復(fù)合型人才的現(xiàn)象。對(duì)此就必須要正確改善檔案管理工作，基層單位也要藝術(shù)到檔案管理人才隊(duì)伍培養(yǎng)的重要性，加強(qiáng)復(fù)合型人才的引進(jìn)和教育，由此增強(qiáng)檔案管理的效果以及工作水平。由于檔案工作中具有較強(qiáng)的專業(yè)性，而且需要承擔(dān)一定的檔案管理職責(zé)，也要經(jīng)過系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)才能落實(shí)各項(xiàng)工作。對(duì)此，基層單位內(nèi)部工作者也要具有一定的使命感，確保其能夠在主動(dòng)意識(shí)下去學(xué)習(xí)以及鉆研，由此強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)能力，真正履行好自身的職責(zé)。并且基礎(chǔ)單位也要針對(duì)實(shí)際檔案管理工作的情況，積極引導(dǎo)工作人員參與到培訓(xùn)活動(dòng)中，確保檔案工作者能夠在完善的培訓(xùn)體系下拓展自身視野，吸取更多工作經(jīng)驗(yàn)，并且對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督與管理，從而為基層單位檔案管理水平的提升奠定堅(jiān)實(shí)保障。

3.3 嚴(yán)格管控檔案形成的環(huán)節(jié)，使得檔案管理能夠做細(xì)、做規(guī)范

針對(duì)檔案形成的過程是需要?dú)v經(jīng)多個(gè)環(huán)節(jié)的，其各個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量的高低都會(huì)對(duì)檔案質(zhì)量和價(jià)值帶來影響，因此必須要嚴(yán)格的把控每個(gè)環(huán)節(jié)，保障檔案管理能夠做細(xì)、做規(guī)范[2]。首先，需要對(duì)檔案收集工作進(jìn)行嚴(yán)格把控。主要就是檔案資料的資料環(huán)節(jié)，這是檔案的源頭，如果收集環(huán)節(jié)未能做好，那么將會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)容不夠全面、質(zhì)量也難以提升，更好影響到后續(xù)的管理工作。因此在檔案的收集環(huán)節(jié)中，其基層單位必須要針對(duì)相關(guān)要求，對(duì)收集環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控，而針對(duì)不能滿足收集要求的檔案信息，應(yīng)結(jié)合相關(guān)要求開展處理工作，以此確保檔案內(nèi)容的全面性。其次，要對(duì)檔案整理環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。針對(duì)這一環(huán)節(jié)就是對(duì)零亂的檔案進(jìn)行整理，該環(huán)節(jié)要把所收集的檔案進(jìn)行有效的分類、組合以及排列等，最后在建立卷宗。針對(duì)該環(huán)節(jié)，是形成檔案的核心過程，應(yīng)明確檔案特點(diǎn)和形成規(guī)律，從而保障檔案信息更具價(jià)值和意義，也為后期管理工作的開展提供保障。最后，對(duì)檔案存放關(guān)進(jìn)行嚴(yán)格把控。該環(huán)節(jié)屬于建立完成檔案收集和整理工作后才能進(jìn)行的，在基層單位中的檔案，主要都是存放在檔案室內(nèi)，而在當(dāng)前環(huán)境下，數(shù)字化檔案管理技術(shù)也得到有效落實(shí)，這對(duì)檔案信息的存放提供了一定的保障。在實(shí)際的存放工作中，必須要結(jié)合國家規(guī)定要求，對(duì)檔案進(jìn)行合理的標(biāo)記，建立好目錄，以此為后續(xù)良好管理提供保障。

4 結(jié)束語

針對(duì)當(dāng)前新時(shí)代的快速發(fā)展，在新時(shí)期下的檔案管理也展示出新特點(diǎn)以及新的發(fā)展趨勢(shì)，因此在基層單位檔案管理工作中，要求工作人員應(yīng)正確的認(rèn)識(shí)檔案管理工作的特點(diǎn)，并制定完善的管理對(duì)策，從而確保檔案管理工作有效開展。

參考文獻(xiàn)

[1]韓卓泉.基層單位檔案管理辦法探析[J].檔案管理，2020（03）：74-75.

[2]閆廣軍.淺談基層單位檔案安全管理措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019，16（32）：133-134.