工作流技術(shù)在美術(shù)出版社編務(wù)工作中的應(yīng)用

【摘要】工作流技術(shù)是一種利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行管理的技術(shù)形式，是并行工程的重要組成部分。美術(shù)出版社為了提升編務(wù)工作效率、保證業(yè)務(wù)流程管理的標(biāo)準(zhǔn)化，將工作流技術(shù)應(yīng)用到工作中，以保證編輯部管理的協(xié)調(diào)性與有序性。文章具體分析了當(dāng)前美術(shù)出版社的出版現(xiàn)狀、工作流技術(shù)的具體應(yīng)用情況以及工作技術(shù)流的信息化發(fā)展趨勢。

【關(guān)? 鍵? 詞】工作流技術(shù);美術(shù)出版社;編務(wù)出版;信息化

【作者單位】吳素茜，廣西美術(shù)出版社有限公司。

【中圖分類號】G632.0 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【DOI】10.16491/j.cnki.cn45-1216/g2.2020.22.011

隨著科技的發(fā)展，工作流技術(shù)開始被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)中。工作流技術(shù)具有創(chuàng)新、高效、便捷等優(yōu)勢，能夠針對業(yè)務(wù)情況進(jìn)行全部或者局部運行，包括對文件、信息、任務(wù)等方面的流程處理和執(zhí)行，實現(xiàn)工作流程中各項任務(wù)的傳遞，因此，工作流技術(shù)是一種自動的、能夠互相銜接的業(yè)務(wù)活動。工作流技術(shù)的應(yīng)用可將生產(chǎn)中的各項事務(wù)根據(jù)相應(yīng)模塊進(jìn)行抽象化，并應(yīng)用到信息處理工作中，有利于生產(chǎn)單位充分利用好現(xiàn)有資源，協(xié)調(diào)好各部門工作。將工作流技術(shù)應(yīng)用于美術(shù)出版社編務(wù)出版信息化建設(shè)中，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化，還能降低出版社的成本，提升編務(wù)工作的效率，做好部門間的信息傳遞。

一、工作技術(shù)流的內(nèi)涵

一項工作任務(wù)的完成需要多名員工合作，工作內(nèi)容往往包括生產(chǎn)、業(yè)務(wù)、行政申請、人事、客戶服務(wù)等流程，在一項任務(wù)完成后進(jìn)入下一個步驟的過程被稱為工作流，工作流管理系統(tǒng)指的是項目業(yè)務(wù)流程的信息化。

美術(shù)出版社的編務(wù)流程較為煩瑣，利用現(xiàn)代化、信息化技術(shù)手段能夠使編務(wù)流程順利進(jìn)行，提升出版效率，降低出版成本，保證出版管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化[1]。

結(jié)合工作流管理聯(lián)盟給出的工作流定義，可以將其理解為企業(yè)整體或者部分業(yè)務(wù)自動運行的模式，即流程管理人員參與信息、文件以及任務(wù)的管理規(guī)程中并做好信息傳遞工作。一個工作流中往往包含一組任務(wù)內(nèi)容，這些任務(wù)間具有一定的順序關(guān)系，各項任務(wù)存在相應(yīng)的任務(wù)啟動和終止條件。

工作流在大部分的業(yè)務(wù)應(yīng)用中可以簡單地描述為利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)以及客戶端等信息系統(tǒng)，根據(jù)預(yù)先設(shè)計的規(guī)則以及應(yīng)用程序等處理好數(shù)據(jù)關(guān)系。如在一項工作的開展中，員工按照領(lǐng)導(dǎo)的要求完成一份報告后，需將報告交由下一位員工進(jìn)行匯總和修改，最終再將報告交由領(lǐng)導(dǎo)審批，按照順序進(jìn)行工作傳遞，該流程就可以通過工作流技術(shù)進(jìn)行自動控制和管理，利用計算機取代人工的傳遞被稱為技術(shù)流。

出版社工作流程的運行須按照規(guī)律進(jìn)行，在運行的過程中也會受到外部市場環(huán)境的影響和內(nèi)部制度的約束。在業(yè)務(wù)制定規(guī)則層面上，外部對出版社的影響是無法改變的，但內(nèi)部的業(yè)務(wù)規(guī)則可根據(jù)出版社自身的經(jīng)營和發(fā)展情況而制定。業(yè)務(wù)實際開展過程中，不同的出版社制定不同的規(guī)則，而出版社也會由于其發(fā)展的現(xiàn)狀及需要等改變原有的業(yè)務(wù)規(guī)則，同時，業(yè)務(wù)規(guī)則的多樣性也有利于促進(jìn)工作流的多元化發(fā)展。傳統(tǒng)人工業(yè)務(wù)處理過程中，業(yè)務(wù)的開展需要基于人工的自覺以及規(guī)則的制定，但人工作為一種不確定因素，可能會導(dǎo)致人員在完成某個業(yè)務(wù)流程時難以與預(yù)期效果相符[2]。此外，業(yè)務(wù)流程設(shè)置中還可能會由于人的客觀因素，比如請假、外出流程審批不及時等，導(dǎo)致業(yè)務(wù)工作開展受到影響。工作流技術(shù)的應(yīng)用有利于改善傳統(tǒng)人工業(yè)務(wù)管理弊端，提升企業(yè)經(jīng)營管理流程效率，促進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)手段的完善。

二、美術(shù)出版社編務(wù)工作現(xiàn)狀分析

信息技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的完善促進(jìn)了新媒體技術(shù)的發(fā)展，而新媒體也對傳統(tǒng)印刷出版造成了巨大的沖擊。傳統(tǒng)媒體編務(wù)出版的投入成本高、出版效率低，且由于組織機構(gòu)龐大，導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理效率往往不高。傳統(tǒng)印刷出版則具有一定的優(yōu)勢，如出版內(nèi)容的權(quán)威性和嚴(yán)謹(jǐn)性較高，這是新媒體難以做到的，因此，傳統(tǒng)媒體要充分利用自身優(yōu)勢，獲得長足發(fā)展[3]。

工作流技術(shù)在傳統(tǒng)出版社中的應(yīng)用可有效解決傳統(tǒng)媒體出版的問題，通過先進(jìn)的理念和技術(shù)，提升出版社的組織管理能力和出版效率，降低傳統(tǒng)出版的運行成本，以促進(jìn)印刷出版業(yè)的良好發(fā)展。

三、工作流技術(shù)在美術(shù)出版社編務(wù)工作中的必要性

美術(shù)出版社在出版圖書的過程中，從選題策劃到圖書成品需要經(jīng)過一系列的環(huán)節(jié)與流程，在此過程中，各環(huán)節(jié)聯(lián)系緊密，如發(fā)稿、排版、校對等環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，且所有流程須符合出版順序和出版規(guī)則，可見，出版業(yè)務(wù)流程適合采用工作流技術(shù)。

我國傳統(tǒng)美術(shù)出版社編務(wù)工作主要采用手動或半自動的工作流程模式。為保證業(yè)務(wù)流程的規(guī)律及規(guī)范化開展，工作人員須接受崗前培訓(xùn)。此外，為保證業(yè)務(wù)流程的順利開展，各崗位工作人員應(yīng)緊密聯(lián)系，避免造成資料丟失和業(yè)務(wù)開展延誤的后果，影響處理效率，無法評估價值鏈[4]。

工作流技術(shù)的引入能夠大大提升出版效率，對工作流管理具有重要作用，有利于合理利用資源、保證工作流運作的靈活性、提升工作流技術(shù)的應(yīng)用效率，同時，工作人員也可以有更多的時間與精力處理核心業(yè)務(wù)。此外，工作流技術(shù)的應(yīng)用還有利于縮短圖書出版周期，完善出版社工作流程，促進(jìn)資源優(yōu)化，減少人為失誤。

當(dāng)前，我國出版社在新媒體的影響下正處于關(guān)鍵的改革時期，競爭和改革壓力較大，為提升市場核心競爭力，出版機構(gòu)須加強運作流程方面的學(xué)習(xí)，強化員工編務(wù)、發(fā)行等業(yè)務(wù)能力。市場機制的開放式發(fā)展使得出版社內(nèi)部結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，企業(yè)必須要處理好員工和團隊之間的關(guān)系，構(gòu)建完善的運營機制[5]。在出版社的改革過程中，人、物、生產(chǎn)、開發(fā)以及銷售等面臨著巨大的變革，因此，采用信息化建設(shè)管理模式逐漸成為出版社發(fā)展的關(guān)鍵性措施，從信息化社會的發(fā)展背景來看，出版社實現(xiàn)信息化發(fā)展是其改革和發(fā)展的關(guān)鍵。

當(dāng)前，出版社信息化建設(shè)的進(jìn)度不斷加快，多數(shù)出版社開始構(gòu)建內(nèi)部信息運行系統(tǒng)，但這些信息化建設(shè)項目的開展多集中在信息化的基礎(chǔ)建設(shè)、數(shù)據(jù)管理以及網(wǎng)站建設(shè)等方面。部分出版社逐漸意識到信息化建設(shè)的作用，在流程管理中應(yīng)用信息化手段，但實質(zhì)上仍沿用陳舊的管理技術(shù)和觀念，因此，工作流技術(shù)將成為出版社編務(wù)工作信息化的發(fā)展趨勢。

四、工作流技術(shù)在美術(shù)出版社編務(wù)工作中的應(yīng)用

1.編務(wù)工作流技術(shù)的實施

在編務(wù)信息管理工作中，工作流主要采用面向任務(wù)的方式對編務(wù)工作進(jìn)行設(shè)計。系統(tǒng)結(jié)合編務(wù)流程的特點設(shè)置兩條工作流技術(shù)主線，即稿件流程與期刊流程，其中，稿件流程的起點為來稿預(yù)處理，系統(tǒng)自動對來稿進(jìn)行編號，結(jié)合主編預(yù)先設(shè)計好的流程和簽發(fā)意向，向下一個環(huán)節(jié)流動至指定用戶對應(yīng)的任務(wù)界面。無論哪種流程方式，在完成同一種角色的任務(wù)后，工作任務(wù)欄的界面都是相同的，但數(shù)據(jù)列表內(nèi)容會存在差異，這也是工作流技術(shù)的主要特點。系統(tǒng)可以根據(jù)工作流變動的需要將編輯部的業(yè)務(wù)進(jìn)行分解，相關(guān)工作人員可以通過后臺結(jié)合角色設(shè)計要求和用戶需求設(shè)置個性化任務(wù)欄。在進(jìn)入任務(wù)欄后，系統(tǒng)可以直接顯示上一個流程與下一個節(jié)點銜接的任務(wù)表。工作人員無需切換頁面就可以在當(dāng)頁開展業(yè)務(wù)查詢工作和相應(yīng)操作。同時，系統(tǒng)還可以通過輔助功能的設(shè)置完成相應(yīng)的工作任務(wù)，根據(jù)業(yè)務(wù)流向操作按鈕，完成業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)移。在業(yè)務(wù)處理工作中，工作流技術(shù)還有利于記錄系統(tǒng)中各項標(biāo)識的自動生成和流動痕跡。而數(shù)據(jù)處理結(jié)果能夠自動進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，并完整保存在數(shù)據(jù)庫中。在編輯部，各項任務(wù)自動傳遞至對應(yīng)崗位上，工作人員在完成任務(wù)后原任務(wù)即被刪除，然后繼續(xù)向下一個工作流程流轉(zhuǎn)。系統(tǒng)流程的設(shè)計靈活，為防止流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)反復(fù)的情況，設(shè)計者可在重要的流程中設(shè)置退回或改遞的功能按鈕，工作人員可以根據(jù)主編的要求在任務(wù)流程中進(jìn)行流轉(zhuǎn)。將任務(wù)傳遞作為流程設(shè)計要求，有利于編輯部做好信息、文檔以及任務(wù)等各方面的銜接工作，促進(jìn)業(yè)務(wù)效率的提升。

2.數(shù)據(jù)可跨流程的應(yīng)用

在數(shù)據(jù)流技術(shù)信息化系統(tǒng)的構(gòu)建中，可以利用數(shù)據(jù)自動生成、跨流程數(shù)據(jù)的方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和流動。主編可通過流程頒布指令，使稿件在不同的環(huán)節(jié)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，或在相關(guān)業(yè)務(wù)中定向或?qū)崟r流動，同時，自動生成相應(yīng)的關(guān)聯(lián)性數(shù)據(jù)。這種設(shè)計模式有利于主編對編輯出版計劃進(jìn)行實施和控制。稿件簽發(fā)可以根據(jù)指示要求進(jìn)入期刊的流程中，簽發(fā)稿件后主編可根據(jù)要求對流程進(jìn)行指定，保證稿件可以及時進(jìn)入編輯環(huán)節(jié)，完成加工后再自動進(jìn)入下一個流程，有利于責(zé)任編輯工作的開展。

期刊稿進(jìn)入組約稿計劃流程后，系統(tǒng)的策劃功能會先在管理模塊中進(jìn)行初期擬提名，稿件便自動按提名進(jìn)入對應(yīng)期刊的欄目中，同時完成提名更改、作者標(biāo)記等流程。為防止數(shù)據(jù)混亂，組約稿管理以及編排都需要設(shè)計單向關(guān)聯(lián)模式，也就是組約稿逐步向期刊編排方向流動。而刪除組約稿必須在管理模塊中操作，如果組約稿被限定到相應(yīng)的欄目下，則不能再向其他欄目轉(zhuǎn)移。通過以上分析可知，對于重要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以在組約稿、稿件以及期刊三種管理模塊中進(jìn)行轉(zhuǎn)移，有利于提升編輯部門的策劃效率和執(zhí)行能力。

3.合理設(shè)置角色權(quán)限

在工作流技術(shù)的應(yīng)用中，角色訪問控制制度是一種重要的控制方式，通過角色權(quán)限設(shè)置能夠保證數(shù)據(jù)的安全性。出版社編務(wù)工作管理與企業(yè)管理存在一定的差別，編務(wù)管理工作必須保證協(xié)同性，對于出版工作中產(chǎn)生的大量信息和數(shù)據(jù)，系統(tǒng)須做好修改記錄。這種操作形式打破了傳統(tǒng)的固定模式，促進(jìn)了內(nèi)部數(shù)據(jù)及時、有效更新。不同的崗位角色可以根據(jù)職責(zé)的不同采用不同的操作模式。此外，流程中的角色可以互相取代，權(quán)限可以轉(zhuǎn)變，如后一個流程人員可以通過權(quán)限的轉(zhuǎn)變完成前一個流程人員的工作。

4.自動查重中的應(yīng)用

在與形式匹配的查重系統(tǒng)中，具有輸入稿件名稱后顯示所有相同題目的文章的功能有利于為輸入者提供參考，防止同一篇稿件被重復(fù)編號和發(fā)表。還可以通過檢索詞進(jìn)行查重，針對題目名稱以及作者不同但內(nèi)容幾乎相同的文章進(jìn)行查重，所有與檢索詞相關(guān)的文章都會顯示在頁面上，有利于查重工作的開展。

工作流技術(shù)在出版社編務(wù)信息化中的應(yīng)用，有利于改善傳統(tǒng)手工編務(wù)工作的弊端，促進(jìn)出版現(xiàn)代化和數(shù)字化的發(fā)展，提升編務(wù)工作效率，降低出版成本，使工作人員有更多的時間投入核心業(yè)務(wù)，從而提升出版社的核心競爭力。

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