RPA數(shù)字員工在財務共享中心的應用探討

信息化浪潮為企業(yè)財務管理的革新開啟了新的發(fā)展之門，同時也對企業(yè)提出了更為嚴峻的挑戰(zhàn)。在這種形勢下，眾多企業(yè)紛紛致力于財務信息化建設，取得了明顯的成果，這為財務管理的數(shù)字化變革打下了牢固的基石。財務共享服務中心得以廣泛推廣，大數(shù)據(jù)、云技術、智能機器人等前沿科技為財務管理的改革注入了新的動力，RPA數(shù)字員工的應用在財務共享服務中心中初露鋒芒，大幅提高了財務工作的效率，進一步促進了財務管理自動化和智能化的進程。

RPA數(shù)字員工在財務共享中心應用的必要性

企業(yè)構建財務共享服務中心，整合了財務管控、賬務處理以及稅務報送的眾多基本職能，這些職能通常展現(xiàn)出高頻次、業(yè)務量龐大、規(guī)范明確、手工操作頻繁以及處理周期長的特征。若仍舊采用傳統(tǒng)的財務操作方式，不僅會消耗巨大的精力和時間成本，而且容易發(fā)生差錯和遺漏，進而影響工作效率，這種情況對一線財務人員而言，易使他們失去工作的熱情和創(chuàng)新能力，既影響了工作效率，又未能充分利用人力資源創(chuàng)造價值。相對而言，RPA數(shù)字員工恰好與財務共享中心的需求相匹配，通過軟件編程和流程配置，RPA數(shù)字員工能夠?qū)崿F(xiàn)全天候不間斷工作，顯著減少人力成本，在提升工作效率的同時，確保及時響應，實現(xiàn)對人工操作的優(yōu)化替代。

RPA技術的應用不僅極大提升了工作效率，同時也為財務共享服務中心節(jié)約了大量的運營開支。通過接管部分勞動密集型任務，企業(yè)能夠削減與人力資源相關的費用，包括但不限于工資支出、培訓投入以及員工福利。RPA自動化機器人遵循既定程序，全年不間斷地執(zhí)行任務，不會出現(xiàn)疲勞或注意力不集中的問題，從而減少了錯誤發(fā)生率和返工的費用。此外，RPA技術的運用還大幅降低了由人為錯誤導致的潛在風險，保證了財務數(shù)據(jù)的精確度和合規(guī)性，防止了因違規(guī)而產(chǎn)生的罰金和法律糾紛。總體而言，RPA的高性價比使得財務共享中心能夠更加高效地進行預算管理，并將資金用于更有價值的業(yè)務活動中。

RPA數(shù)字員工在財務共享中心的應用流程

財務共享中心的核心日常工作之一便是資金的管理，這通常包含資金的收支處理、資金流轉(zhuǎn)的核實、資金賬戶的余額審查以及銀行與企業(yè)之間的賬務核對等環(huán)節(jié)。伴隨著財務信息化進程的加快和普及，眾多銀行開始提供直接的企業(yè)銀行連接服務，即通過互聯(lián)網(wǎng)或者專用線路將公司的信息系統(tǒng)（例如財務軟件、資金管理平臺、ERP系統(tǒng)）與銀行系統(tǒng)無縫對接，幫助企業(yè)實現(xiàn)賬戶集中管控、資金統(tǒng)一調(diào)配以及賬務信息的實時更新。然而，系統(tǒng)升級改造往往需要較多的時間和較高的成本投入。對于那些尚未接入直接銀行連接服務的公司賬戶來說，運用RPA技術進行自動化處理，可以作為一種低成本、高效率的替代方案。與資金相關的業(yè)務往往涉及跨系統(tǒng)操作的數(shù)據(jù)錄入和核對，這類業(yè)務數(shù)據(jù)量龐大、流程固定，且容易發(fā)生人為錯誤，因此非常適合應用RPA技術來實現(xiàn)流程自動化。

依托企業(yè)財務共享服務中心的信息化ERP平臺，企業(yè)員工報銷流程得以全面實現(xiàn)網(wǎng)絡化審批。RPA數(shù)字員工能夠接手傳統(tǒng)費用會計師的審核工作，自動完成審批流程中的各個環(huán)節(jié)。該財務助手借助OCR技術，對報銷憑證進行快速掃描與內(nèi)容識別，從電子影像中提取出關鍵的憑證信息，并與公司設定的報銷規(guī)范進行核對，以確定報銷申請是否符合規(guī)定。

通常，企業(yè)內(nèi)的采購部門依據(jù)訂單的具體需求擬制付款申請單，隨后，財務管理部門對申請單進行細致審查，確保無誤。在此過程中，RPA數(shù)字員工按照既定的程序邏輯對相關數(shù)據(jù)進行自動篩選和匹配，同時，對發(fā)票和合同等文檔執(zhí)行自動審核驗證。確認無誤后，RPA數(shù)字員工會自動將請款信息錄入財務管理系統(tǒng)。接著，審核流程結(jié)束后，相關信息被推送至支付系統(tǒng)，進行款項支付。然后，在向供應商支付款項之后，系統(tǒng)自動完成其他財務賬目的處理，并根據(jù)供應商的回執(zhí)對賬目進行比對核實，同時，對訂單狀態(tài)進行實時跟蹤與查詢。

在財務共享服務中心的架構中，RPA數(shù)字員工通過與合同管理系統(tǒng)高效對接，自動將合同數(shù)據(jù)與報銷信息進行匹配，這意味著，在報銷單據(jù)生成的初始階段，系統(tǒng)便通過預設的交互界面，如彈出窗口、交互對話框或選項列表，將供應商資料和合同內(nèi)容綁定，從而實現(xiàn)自動化的合同信息填寫。該流程覆蓋了合同執(zhí)行狀態(tài)跟蹤、供應商資質(zhì)更新、支付進度監(jiān)控等關鍵環(huán)節(jié)，以保障合同的順利執(zhí)行。若在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)錯誤或偏差，系統(tǒng)會立即將修正的信息反饋至合同管理系統(tǒng)，并啟動審核流程，要求相關審核人員對合同內(nèi)容進行修改。

RPA數(shù)字員工在財務共享中心的應用優(yōu)化措施

在企業(yè)運營實踐中，RPA數(shù)字員工展現(xiàn)出對常規(guī)業(yè)務的穩(wěn)定性。然而，隨著企業(yè)的持續(xù)成長，不可避免地會遇到各類新型業(yè)務和具備獨特性的操作場景，這些多樣化的業(yè)務場景要求RPA數(shù)字員工在配置應用場景、整合流程以及執(zhí)行邏輯上展現(xiàn)出相應的差異性。

針對新增業(yè)務和特殊業(yè)務的出現(xiàn)，企業(yè)必須構建一套完備的RPA運行管理體系。在推動業(yè)務流程時，應對現(xiàn)有業(yè)務與新增或特殊業(yè)務實施區(qū)分化的邏輯判斷，確保常規(guī)業(yè)務可由RPA數(shù)字員工高效審核，而將新業(yè)務及特殊業(yè)務轉(zhuǎn)交至人工審核節(jié)點。隨著企業(yè)對業(yè)務的深入了解，可對RPA數(shù)字員工程序進行升級更新，以實現(xiàn)自動化流程的持續(xù)拓展和業(yè)務場景的逐步增加，確保RPA數(shù)字員工在企業(yè)成長道路上能夠緊跟步伐，推動企業(yè)業(yè)務與財務的深度整合。

目前，眾多企業(yè)正積極推動RPA技術的前進，而我國在此領域的發(fā)展歷程相對較短，積累的經(jīng)驗尚顯不足，因而我國在自動化與智能技術方面的法規(guī)體系尚未健全。

智能技術為人們帶來便捷的同時，也使得數(shù)據(jù)安全的保障顯得尤為關鍵。對企業(yè)而言，數(shù)據(jù)安全的重要性不言而喻，雖然RPA技術在某種程度上提高了數(shù)據(jù)安全水平，但相較于人工操作，這并不意味著數(shù)據(jù)就絕對安全。

綜上所述，財務共享中心引入RPA數(shù)字員工后，能夠促進企業(yè)作業(yè)效率的增長和運營成本的減少。借助流程的優(yōu)化、人力資源的合理調(diào)配以及數(shù)據(jù)準確性的提升，RPA數(shù)字員工為財務共享中心的業(yè)務發(fā)展提供了堅實的基礎。隨著技術進步和應用范圍的拓展，RPA數(shù)字員工在企業(yè)運作中的角色將日益凸顯，企業(yè)需主動接受這些前沿技術，有效運用RPA數(shù)字員工以實現(xiàn)價值的最大化。

〔作者單位：中鋁共享服務（天津）有限公司〕