教務(wù)秘書(shū)在高校教學(xué)管理工作中面臨的困境與對(duì)策

張瑞芳

（南京工業(yè)大學(xué),江蘇南京 211816）

教學(xué)管理是控制高校教學(xué)質(zhì)量、規(guī)范高校日常教學(xué)秩序以及實(shí)現(xiàn)高校人才培養(yǎng)目標(biāo)的基礎(chǔ)條件，而要提升高校教學(xué)管理水平，需要依靠教務(wù)秘書(shū)管理的支持，因?yàn)槠湓诟咝＝虒W(xué)管理工作中具有不可忽視的地位和作用，能起到全面組織與協(xié)調(diào)、協(xié)助及參謀、溝通及服務(wù)作用，只有不斷加強(qiáng)教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)和提高教務(wù)秘書(shū)管理水平，才能提升高校教學(xué)管理質(zhì)量和水平，并推動(dòng)高校教育教學(xué)的改革和展。

1 教務(wù)秘書(shū)在高校教學(xué)管理工作中的作用

教務(wù)秘書(shū)指的是協(xié)助高校各院部處理教學(xué)事務(wù)的相關(guān)管理及服務(wù)人員，其既是高校教學(xué)管理工作的參與者，又是高校教學(xué)管理工作的執(zhí)行者，因此，作為連接和貫穿整個(gè)高校教學(xué)管理事務(wù)的橋梁與紐帶，教務(wù)秘書(shū)在高校教學(xué)管理工作中具有不可忽視的作用。

1.1 組織與協(xié)調(diào)作用

在高校教學(xué)管理工作中，是由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)主管教學(xué)管理的全局性工作，但因教學(xué)管理工作涉及范圍、內(nèi)容較為寬泛，且具有較強(qiáng)的統(tǒng)籌性和決策性，其中，涉及具體的教學(xué)管理事物，便需要教務(wù)秘書(shū)進(jìn)行具體的組織和協(xié)調(diào)，如教務(wù)秘書(shū)需組織和協(xié)調(diào)教學(xué)教材的征訂、教學(xué)課程的編排、教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行、核定教師工作量及教學(xué)補(bǔ)助、審查學(xué)生考試及成績(jī)、審核和管理學(xué)生畢業(yè)證及學(xué)位證等，由此可見(jiàn)，教務(wù)秘書(shū)是籌劃教學(xué)管理、傳遞教學(xué)管理信息及落實(shí)教學(xué)管理任務(wù)的橋梁。

1.2 協(xié)助及參謀作用

在高校教學(xué)管理工作中，教務(wù)秘書(shū)能協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)處理各種日常教學(xué)管理工作，如協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處做好教師每學(xué)期的工作量統(tǒng)計(jì)、考核工作；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)對(duì)教學(xué)質(zhì)量的檢查和總結(jié)工作。另外，在高校研究和制訂教學(xué)方案時(shí)，教務(wù)秘書(shū)憑借其參與具體教學(xué)事務(wù)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，還可以發(fā)揮參謀及協(xié)助作用，為教學(xué)方案制定提供有效的信息參考。在對(duì)具體教學(xué)方案進(jìn)行執(zhí)行實(shí)施和評(píng)估的過(guò)程中，其還能全面采集和匯總教學(xué)方案實(shí)施過(guò)程中的教學(xué)信息，再通過(guò)研究教學(xué)信息資料，能夠?qū)?shí)施環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，從而能為修正和改進(jìn)教學(xué)管理方案提供有效的決策支撐。

1.3 溝通及服務(wù)作用

從某種角度上來(lái)說(shuō)，教務(wù)秘書(shū)在高校教學(xué)管理工作中所承擔(dān)的管理職能也是一種服務(wù)行為和服務(wù)職能的體現(xiàn)，其不僅是教學(xué)院長(zhǎng)(系主任)、教務(wù)處、教師、學(xué)生及其他院系同行溝通的橋梁，同時(shí)，其在高校教學(xué)管理工作中還具有重要的服務(wù)作用，教務(wù)秘書(shū)通過(guò)及時(shí)傳達(dá)各方的信息及意見(jiàn)，不僅能促進(jìn)學(xué)校、教師和學(xué)生等各個(gè)人群的及時(shí)交流和溝通，同時(shí)還能促進(jìn)教學(xué)計(jì)劃始終能匹配教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)，維持正常的教學(xué)秩序和按時(shí)完成教學(xué)任務(wù)等，從而保證各項(xiàng)高校教學(xué)管理工作有序進(jìn)行。

2 教務(wù)秘書(shū)在高校教學(xué)管理工作中的發(fā)展困境

2.1 教務(wù)秘書(shū)工作未得到重視

在不少學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的眼中，教務(wù)秘書(shū)相當(dāng)于打雜人員或教學(xué)輔助人員，認(rèn)為其既勝任不了高校教學(xué)工作，也無(wú)法研究出科研成果，在日常的教學(xué)管理工作中只能做一些基本的工作，如安排課表、收發(fā)郵件、發(fā)布教務(wù)通知、接聽(tīng)電話(huà)等，這些簡(jiǎn)單的工作對(duì)專(zhuān)業(yè)技能的要求很低，任何人都能勝任，從而導(dǎo)致教務(wù)秘書(shū)在高校教學(xué)管理工作中地位和待遇最低，進(jìn)而導(dǎo)致教務(wù)秘書(shū)崗位人員大量缺失[1]。

2.2 教務(wù)秘書(shū)長(zhǎng)期超負(fù)荷工作

隨著我國(guó)高校的普遍擴(kuò)招，使得院系的教師和學(xué)生數(shù)量成倍增長(zhǎng)，但其并沒(méi)有相應(yīng)的增加教務(wù)秘書(shū)編制人員數(shù)量，在實(shí)際的教學(xué)管理工作中，每個(gè)院系基本只設(shè)置了一個(gè)教務(wù)秘書(shū)，若院系承擔(dān)校公共課程教學(xué)，才會(huì)補(bǔ)充一個(gè)兼職的教務(wù)秘書(shū)崗位，教務(wù)秘書(shū)人員數(shù)量的不足和高校教學(xué)管理事物的與日俱增，導(dǎo)致教務(wù)秘書(shū)長(zhǎng)期需要超負(fù)荷工作，如新學(xué)期開(kāi)學(xué)，第一個(gè)到崗的往往是教務(wù)秘書(shū)，其需要發(fā)布開(kāi)學(xué)相關(guān)的通知，準(zhǔn)備教師和學(xué)生的課表，每個(gè)學(xué)期結(jié)束后，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生離校后，教務(wù)秘書(shū)還需留下來(lái)對(duì)該學(xué)期的工作量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)各種交上來(lái)的教學(xué)文件、試卷進(jìn)行收集整理，對(duì)上級(jí)抽查的論文、試卷及其他材料進(jìn)行準(zhǔn)備、對(duì)下個(gè)學(xué)期的教材進(jìn)行征訂以及對(duì)下個(gè)學(xué)期的課表進(jìn)行安排等。并且，一旦其未及時(shí)做好相關(guān)材料的準(zhǔn)備和統(tǒng)計(jì)或交付材料的時(shí)間發(fā)生一點(diǎn)拖延，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)便會(huì)認(rèn)為教務(wù)秘書(shū)失職。

2.3 教務(wù)秘書(shū)管理職責(zé)不清

從工作性質(zhì)上來(lái)看，教務(wù)秘書(shū)歸教務(wù)處職能部門(mén)直接管理，在人事關(guān)系上，其屬于二級(jí)教學(xué)主管，不僅要完成高校的各項(xiàng)教學(xué)管理工作，同時(shí)還需完成院系的一般事物。教務(wù)秘書(shū)雖屬于管理崗位，但在實(shí)際管理工作中，其往往只會(huì)被人管而無(wú)法管別人，如在日常工作中，教務(wù)秘書(shū)往往需要幫助領(lǐng)導(dǎo)和教師整理、復(fù)印或打印材料，個(gè)別教師還會(huì)要求教務(wù)秘書(shū)幫助其完成個(gè)人的科研項(xiàng)目，某些教師不按要求行事或未能對(duì)教學(xué)管理工作中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行，做事拖拉，從而導(dǎo)致教學(xué)環(huán)節(jié)發(fā)生問(wèn)題后，常需要教務(wù)秘書(shū)查缺補(bǔ)漏或背鍋。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)往往很少對(duì)相關(guān)教師的責(zé)任進(jìn)行追查，多是責(zé)怪教務(wù)秘書(shū)工作不到位。

2.4 對(duì)教務(wù)秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)力度不足

在高校教學(xué)管理工作中，教務(wù)秘書(shū)需要完成的工作內(nèi)容眾多，如課務(wù)安排、教務(wù)安排、教研任務(wù)、考務(wù)工作等，要完成這些內(nèi)容需要教務(wù)秘書(shū)采用專(zhuān)業(yè)的教務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)工作信息進(jìn)行統(tǒng)籌管理和協(xié)調(diào)，因此，其對(duì)教務(wù)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)技能具有一定的要求，然而，目前，不少高校在招聘教務(wù)秘書(shū)崗位過(guò)程中，多是要求教務(wù)秘書(shū)具備一定的學(xué)歷，對(duì)相關(guān)專(zhuān)業(yè)和經(jīng)驗(yàn)的要求并不高，如江蘇省的各個(gè)高校招聘教務(wù)秘書(shū)崗位時(shí)，僅要求教務(wù)秘書(shū)達(dá)到研究生學(xué)歷，未要求其具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)和經(jīng)驗(yàn)，另外，將教務(wù)秘書(shū)招聘進(jìn)來(lái)便直接上崗，也未對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的崗位培訓(xùn)和建立老帶青的培訓(xùn)機(jī)制，這些便會(huì)導(dǎo)致教務(wù)秘書(shū)對(duì)高校教學(xué)管理工作認(rèn)知具有很大的局限性，從而難以實(shí)現(xiàn)有效的管理。

2.5 缺乏完善的激勵(lì)機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制

缺乏完善的激勵(lì)機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制指的是在實(shí)際管理工作中，教務(wù)秘書(shū)長(zhǎng)期需要超負(fù)荷加班，但沒(méi)有加班費(fèi)，另外，教務(wù)秘書(shū)多是拿統(tǒng)一平均值的績(jī)效、不給予其發(fā)放高校教師資格證書(shū)、不給予評(píng)審或職稱(chēng)評(píng)審處于絕對(duì)劣勢(shì)(目前高校教務(wù)秘書(shū)崗位級(jí)別最高的定為科級(jí)干部，副高級(jí)以上職稱(chēng)的教務(wù)秘書(shū)很少)，這些現(xiàn)象均會(huì)導(dǎo)致教務(wù)秘書(shū)管理工作的積極性逐漸喪失，從而會(huì)給實(shí)際的教學(xué)管理工作帶來(lái)很大的負(fù)面影響[2]。

3 化解教務(wù)秘書(shū)在高校教學(xué)管理工作中發(fā)展困境的對(duì)策

3.1 認(rèn)識(shí)教務(wù)秘書(shū)在高校教學(xué)管理工作中重要作用

高校教學(xué)管理工作涉及內(nèi)容繁多，管理十分復(fù)雜，為促進(jìn)高校教學(xué)管理水平的提高，就需要校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到教務(wù)秘書(shū)在高校教學(xué)管理工作中所起的重要作用，并且，還需在全校樹(shù)立一種重視和尊重教務(wù)秘書(shū)的風(fēng)尚，提高全校師生對(duì)教務(wù)秘書(shū)管理工作的認(rèn)知和認(rèn)可，這樣其才不會(huì)認(rèn)為教務(wù)秘書(shū)崗天生低人一等，相應(yīng)的也能提高教務(wù)秘書(shū)自身的崗位熱情和工作積極性，在日常教學(xué)管理工作中愿意做和主動(dòng)做，這樣才能充分發(fā)揮其在統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)高校教學(xué)管理工作中的重要作用，從而推動(dòng)高校各項(xiàng)教學(xué)管理事物得到穩(wěn)定、快速發(fā)展。

3.2 加大教務(wù)秘書(shū)后備人才儲(chǔ)備和在崗人員培訓(xùn)力度

學(xué)校首先要根據(jù)自身的教學(xué)規(guī)模、教師和學(xué)生數(shù)量，引進(jìn)合適數(shù)量的教務(wù)秘書(shū)開(kāi)展學(xué)校教學(xué)管理工作，避免出現(xiàn)教務(wù)秘書(shū)長(zhǎng)期超負(fù)荷工作現(xiàn)象，使其工作的積極性降低，從而導(dǎo)致崗位人員大量流失。在招聘新進(jìn)教務(wù)秘書(shū)，除了需要求其具備相關(guān)的學(xué)歷，同時(shí)還需對(duì)其相關(guān)專(zhuān)業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行考察，完成新進(jìn)教務(wù)秘書(shū)招聘后，還需先對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的崗前培訓(xùn)，如加強(qiáng)其對(duì)各類(lèi)教務(wù)系統(tǒng)的培訓(xùn)和考核、計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)和操作技能培訓(xùn)等，以促進(jìn)教務(wù)秘書(shū)教學(xué)管理的規(guī)范化不斷提升。另外，各高校還可采用雙崗制進(jìn)行新進(jìn)教務(wù)秘書(shū)培訓(xùn)，也要利用老帶青促進(jìn)新進(jìn)教務(wù)秘書(shū)的管理水平和工作能力顯著提升。

3.3 完善教務(wù)秘書(shū)激勵(lì)機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制

首先，要建立明確的教務(wù)秘書(shū)崗位職責(zé)，避免出現(xiàn)教務(wù)秘書(shū)管理職責(zé)不清現(xiàn)象，其次，還需建立健全的教務(wù)秘書(shū)崗位考核制度和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)考核成績(jī)優(yōu)秀的教務(wù)秘書(shū)給予一定的晉升或物質(zhì)嘉獎(jiǎng)，若考核成績(jī)較差的教務(wù)秘書(shū)也需給予相應(yīng)的懲罰。最后，還需建立教務(wù)秘書(shū)對(duì)相關(guān)部門(mén)的評(píng)級(jí)機(jī)制，促進(jìn)其相互監(jiān)督和促進(jìn)。

4 結(jié)語(yǔ)

在高校教學(xué)管理工作中，教務(wù)秘書(shū)不僅是實(shí)施高校教學(xué)管理工作的核心人員，同時(shí)也是連接和貫穿整個(gè)高校教學(xué)管理事務(wù)的橋梁與紐帶，其發(fā)展質(zhì)量的好壞對(duì)整個(gè)教學(xué)管理工作均有直接的影響，然而，當(dāng)前，我國(guó)不少高校教務(wù)秘書(shū)發(fā)展均存在較多的困境，主要表現(xiàn)為教務(wù)秘書(shū)工作未得到重視、教務(wù)秘書(shū)長(zhǎng)期超負(fù)荷工作、教務(wù)秘書(shū)管理職責(zé)不清、對(duì)教務(wù)秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)力度不足以及缺乏完善的激勵(lì)機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，要改善和解決上述問(wèn)題，就必須探尋相應(yīng)的發(fā)展對(duì)策，如認(rèn)識(shí)教務(wù)秘書(shū)在高校教學(xué)管理工作中重要作用，提高教務(wù)秘書(shū)崗位熱情和工作積極性； 加大教務(wù)秘書(shū)后備人才儲(chǔ)備和在崗人員培訓(xùn)力度，以不斷提升其管理水平和工作能力；完善教務(wù)秘書(shū)激勵(lì)機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，才能全面提升教務(wù)秘書(shū)管理水平和教學(xué)管理質(zhì)量。