對(duì)新形勢(shì)下中國(guó)航空工業(yè)檔案管理的思考

◎周金花

（中國(guó)航空發(fā)動(dòng)機(jī)研究院 北京 101304）

時(shí)代的快速發(fā)展，使我們的生活工作發(fā)生了巨大的變遷，新形勢(shì)下檔案工作如何開展，怎樣適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)非常重要，航空工業(yè)的檔案工作亦面臨同樣的難題。

一、總體概況

“十二五”期間，航空工業(yè)檔案館在業(yè)務(wù)上負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督行業(yè)成員單位檔案工作，管理行業(yè)重要檔案、中航工業(yè)集團(tuán)總部及中航工業(yè)各板塊檔案。行業(yè)內(nèi)各成員單位具體負(fù)責(zé)本單位形成文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用，定期向航空工業(yè)檔案館移交文書檔案，在航空產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)定型后向航空工業(yè)檔案館移交相應(yīng)檔案資源。

在“十三五”開局之年——2016年，中國(guó)航空發(fā)動(dòng)機(jī)集團(tuán)有限公司成立，發(fā)展成為十大軍工集團(tuán)之一。航空發(fā)動(dòng)機(jī)及燃?xì)廨啓C(jī)“兩機(jī)”專項(xiàng)也應(yīng)聲落地中國(guó)航發(fā)，“兩機(jī)”專項(xiàng)實(shí)施過程中產(chǎn)生的各類文件資料、數(shù)據(jù)、信息等將成為中國(guó)航發(fā)的寶貴財(cái)富，也是行業(yè)能力儲(chǔ)存、型號(hào)研制能力復(fù)原的珍貴歷史資料，更是國(guó)家戰(zhàn)略資源儲(chǔ)備的重要檔案數(shù)據(jù)來(lái)源。如何管理和利用好這些寶貴知識(shí)財(cái)富，如何從頂層統(tǒng)籌和規(guī)劃新形勢(shì)、新要求下的檔案工作，如何讓檔案資源為“兩機(jī)”專項(xiàng)更好的服務(wù)，如何確?！皟蓹C(jī)”專項(xiàng)檔案的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和成套性，成為檔案工作的重點(diǎn)。

二、行業(yè)檔案工作現(xiàn)狀分析

（一）行業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

行業(yè)檔案管理體系的搭建和建設(shè)一直由航空工業(yè)檔案館組織實(shí)施。航空工業(yè)檔案館建館歷史較長(zhǎng)，通過長(zhǎng)期在檔案工作方面的實(shí)踐和摸索，在中航工業(yè)系統(tǒng)內(nèi)建立了較為完善的檔案管理體系，編制了較全面、系統(tǒng)的檔案管理制度，對(duì)行業(yè)檔案工作具有較強(qiáng)的指導(dǎo)和監(jiān)督作用。但是隨著信息化進(jìn)程不斷加快，很多制度已不能完全符合當(dāng)今社會(huì)發(fā)展，需要進(jìn)一步完善，以切合技術(shù)發(fā)展的需要，使檔案工作始終保持與時(shí)俱進(jìn)。

（二）檔案信息化現(xiàn)狀及存在的問題

航空工業(yè)檔案館于2007年在中航工業(yè)系統(tǒng)內(nèi)開展航空工業(yè)企事業(yè)單位“數(shù)字檔案館”建設(shè)實(shí)踐，各單位基本建立了檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理水平上提升了一個(gè)臺(tái)階。但各成員單位間的信息化程度參差不齊，各單位在檔案管理系統(tǒng)上的經(jīng)費(fèi)投入力度差異較大，同時(shí)各單位相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件的信息化程度也不盡相同，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的后續(xù)開發(fā)程度差距很大[1]。同時(shí)，各單位的檔案管理系統(tǒng)相互獨(dú)立，沒有實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，不利于檔案資源共享和開發(fā)利用，不能充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，沒有達(dá)到信息化建設(shè)杜絕信息孤島的最終目的。

因中航工業(yè)時(shí)期IT架構(gòu)中未將檔案工作考慮在內(nèi)，使各單位采購(gòu)的PDM等數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)不統(tǒng)一，航空工業(yè)檔案館無(wú)法配備眾多系統(tǒng)平臺(tái)，以致歸檔進(jìn)館的檔案數(shù)據(jù)難以驗(yàn)證和讀取利用。同時(shí)，許多單位內(nèi)部PDM等數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)未覆蓋檔案部門，檔案數(shù)據(jù)未實(shí)行歸檔管理，處于管理失控狀態(tài)。

（三）檔案館藏資源現(xiàn)狀及存在的問題

航空工業(yè)檔案館保管中航集團(tuán)總部及行業(yè)重要檔案，館藏接近40萬(wàn)卷，聲像、底圖近2萬(wàn)卷，其中包括機(jī)關(guān)文書檔案以及飛機(jī)、發(fā)動(dòng)機(jī)、導(dǎo)彈和機(jī)載設(shè)備等重點(diǎn)產(chǎn)品檔案，科研檔案、航空引進(jìn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案、音像檔案等。但科技檔案的成套性有所欠缺，特別是航空發(fā)動(dòng)機(jī)的全套資料欠缺。目前僅某型機(jī)具備從原始資料、翻譯資料、設(shè)計(jì)定型到生產(chǎn)定型的成套資料。但全套資料也僅局限于主機(jī)，其配套的發(fā)動(dòng)機(jī)、機(jī)載系統(tǒng)、航電系統(tǒng)等的相關(guān)技術(shù)資料并沒有進(jìn)館，作為戰(zhàn)略性資料儲(chǔ)備的作用有限。

（四）檔案專業(yè)技術(shù)人才現(xiàn)狀及存在的問題

檔案管理工作一直被外界誤以為只是保管文件資料而已，是一項(xiàng)簡(jiǎn)單、沒有技術(shù)含量的工種。事實(shí)上，外界一直有這樣的誤解也是因在實(shí)際的檔案工作中，我們的關(guān)注點(diǎn)主要還是在檔案的接收、整理和保管上，檔案資源的開發(fā)還停留在資料匯編層面，沒有把如何收集齊全檔案、如何科學(xué)管理檔案、如何基于信息化環(huán)境充分共享及利用檔案資源等作為檔案工作的價(jià)值體現(xiàn)。缺乏對(duì)檔案工作專業(yè)性的認(rèn)識(shí)，更缺乏對(duì)檔案專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)。

三、對(duì)航空工業(yè)檔案管理的思考與建議

（一）立足現(xiàn)實(shí)，分析不足，推進(jìn)管理

集團(tuán)公司各下屬單位檔案管理工作根據(jù)各自實(shí)際情況各有不同，可分別選擇2-3家具有代表性的研究所開展深入調(diào)研，全面了解單位在檔案管理中存在的問題，主要從組織體系建設(shè)、資源體系建設(shè)（檔案門類、檔案完整性、檔案正確性等）、利用體系建設(shè)（檔案利用率、檔案服務(wù)科研生產(chǎn)力度、檔案編研產(chǎn)品利用率等）、安全體系建設(shè)四個(gè)方面開展系統(tǒng)的調(diào)研和分析。通過深入剖析，研究如何在新的檔案管理體系中避免類似的問題，為建設(shè)行業(yè)檔案管理體系奠定堅(jiān)實(shí)的理論和現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)[2]。

（二）創(chuàng)新管理體制，建設(shè)特色管理體系

1.整體規(guī)劃，構(gòu)建行業(yè)檔案管理體系

因中國(guó)航發(fā)的建立，航發(fā)集團(tuán)及其下屬單位作為獨(dú)立行業(yè)，檔案工作的整體規(guī)劃、建設(shè)尚為空白。因此，應(yīng)針對(duì)中國(guó)航發(fā)行業(yè)特點(diǎn)，明確檔案工作戰(zhàn)略目標(biāo)，建立、健全航發(fā)檔案工作組織體系、制度體系，組織和帶領(lǐng)航發(fā)行業(yè)下屬企事業(yè)單位規(guī)范開展檔案工作、不斷提升檔案工作管理水平。

應(yīng)通過對(duì)行業(yè)現(xiàn)行檔案管理體系的認(rèn)真研究和分析，科學(xué)規(guī)劃和推進(jìn)行業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展，結(jié)合航發(fā)實(shí)際，研究制定一套行之有效的檔案系列制度，注重重點(diǎn)型號(hào)、科研檔案的成套性管理和檔案專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)，制定相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，從源頭做到有法可依，切實(shí)指導(dǎo)和監(jiān)督行業(yè)檔案工作。

2.創(chuàng)新管理機(jī)制建設(shè)

以科技檔案的成套性管理為原則，加強(qiáng)產(chǎn)品檔案，特別是航空發(fā)動(dòng)機(jī)二級(jí)及以上配套附件產(chǎn)品檔案的管理。前期主要對(duì)航空發(fā)動(dòng)機(jī)主機(jī)的產(chǎn)品檔案在設(shè)計(jì)、生產(chǎn)定型前組織檔案驗(yàn)收，但其配套的二級(jí)及以上成附件產(chǎn)品相關(guān)檔案并沒有引起足夠的重視。將產(chǎn)品檔案工作納入項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，與項(xiàng)目實(shí)施同步管理，同時(shí)應(yīng)有行業(yè)檔案主管單位的監(jiān)督。如加強(qiáng)檔案驗(yàn)收的計(jì)劃管理，各下屬單位于每年年初上報(bào)檔案驗(yàn)收計(jì)劃，由行業(yè)檔案主管單位組織實(shí)施重點(diǎn)型號(hào)及其配套產(chǎn)品的檔案驗(yàn)收工作，監(jiān)督非重點(diǎn)型號(hào)的檔案驗(yàn)收。

3.創(chuàng)新激勵(lì)評(píng)價(jià)體系建設(shè)

建立健全檔案工作評(píng)價(jià)體系，多方位開展檔案工作考評(píng)，將評(píng)價(jià)結(jié)果納入單位負(fù)責(zé)人業(yè)績(jī)考核。“十三五”期間將分階段、分重點(diǎn)對(duì)檔案科學(xué)研究、檔案信息化建設(shè)、檔案驗(yàn)收工作、檔案管理水平提升、檔案人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案工作經(jīng)費(fèi)及條件保障、合理化建議等方面進(jìn)行全方位評(píng)價(jià)。根據(jù)不同時(shí)期的行業(yè)檔案工作重點(diǎn)，對(duì)不同工作內(nèi)容開展考評(píng)工作。

（三）開展重要檔案資源整合

近年來(lái)，集團(tuán)重要檔案資源沒有開展進(jìn)館工作，仍然在各單位保管留存。而一型航空發(fā)動(dòng)機(jī)的研制成功，需要研究所與研究所之間、研究所與工廠之間、工廠與工廠間的齊心協(xié)力、共同配合才能最終完成。從檔案資源的角度來(lái)看，一型航空發(fā)動(dòng)機(jī)主機(jī)及其成附件的檔案資料會(huì)有很多不同的形成單位，而各單位獨(dú)立保存各自所形成的檔案資料，并沒有形成完整的、系統(tǒng)的、成套的一型航空發(fā)動(dòng)機(jī)檔案資源，檔案資源分散嚴(yán)重。

因此，需要從集團(tuán)層面，從戰(zhàn)略角度出發(fā)，將集團(tuán)檔案信息資源進(jìn)行有效整合，使檔案資源為科研和生產(chǎn)提供有效服務(wù)和保障。而從當(dāng)前來(lái)看，在實(shí)現(xiàn)資源整合前必須規(guī)劃型號(hào)檔案成套保存，從源頭杜絕各單位各自為政。作為行業(yè)檔案的管理，應(yīng)該從行業(yè)能力儲(chǔ)存、型號(hào)研制能力復(fù)原的高度，從保護(hù)國(guó)有資產(chǎn)的角度，自上而下研究發(fā)動(dòng)機(jī)全套資料長(zhǎng)久保存規(guī)則，認(rèn)識(shí)到檔案成套保存的必要性和緊迫性，從根本上解決檔案資料的分散狀態(tài)，從而實(shí)現(xiàn)重要檔案資源的整合，全面建立自己的檔案資源體系，更好地為集團(tuán)科研、生產(chǎn)服務(wù)。

（四）深化檔案利用體系建設(shè)

1.開展檔案科學(xué)技術(shù)研究

統(tǒng)計(jì)、分析各下屬單位檔案工作、檔案信息化建設(shè)中的實(shí)際問題，引導(dǎo)各單位有針對(duì)性地開展檔案科學(xué)技術(shù)研究，以切實(shí)解決檔案工作中的實(shí)際困惑。

2.試點(diǎn)檔案數(shù)據(jù)挖掘

以科技成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，研究研發(fā)過程的通用化數(shù)據(jù)管理模式、歸集方式、分析處理方法，基于航空發(fā)動(dòng)機(jī)和燃?xì)廨啓C(jī)的產(chǎn)業(yè)特點(diǎn)，提出研發(fā)項(xiàng)目數(shù)據(jù)共享模式，搭建面向全產(chǎn)業(yè)鏈的知識(shí)管理系統(tǒng)，使得研發(fā)方案、成果、經(jīng)驗(yàn)、數(shù)據(jù)等知識(shí)實(shí)現(xiàn)分類存儲(chǔ)和管理，提升航空發(fā)動(dòng)機(jī)和燃?xì)廨啓C(jī)的研發(fā)效率與質(zhì)量，從而充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

（五）頂層規(guī)劃，提升檔案信息化建設(shè)水平

1.制定檔案信息化業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

規(guī)范文件格式，統(tǒng)一著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化處理標(biāo)準(zhǔn)等，由下所屬單位貫徹執(zhí)行，為實(shí)現(xiàn)各單位檔案系統(tǒng)互連互通、行業(yè)檔案資源共享奠定技術(shù)基礎(chǔ)。

2.推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)頂層規(guī)劃

統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)，系統(tǒng)規(guī)劃?rùn)n案管理主要功能模塊，解決現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)存在的重大問題。各所屬單位可根據(jù)自身業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行系統(tǒng)改造。檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)范，將為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的在線歸檔、廠所間檔案數(shù)據(jù)交互奠定基礎(chǔ)。

3.開展UG三維模型歸檔技術(shù)研究

目前各單位三維數(shù)模歸檔存在諸多問題，例如各單位基本通過PDM系統(tǒng)，利用UG軟件進(jìn)行三維建模，各單位間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換時(shí)會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞等情況；現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)無(wú)法讀取三維數(shù)模；零組件間裝配關(guān)系不能歸檔；大部分單位還是采取將三維模型存儲(chǔ)在PDM系統(tǒng)中。一旦PDM系統(tǒng)升級(jí)或出現(xiàn)崩潰，可能會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)缺失或丟失?，F(xiàn)階段，為保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性，開展三維模型歸檔技術(shù)研究是當(dāng)務(wù)之急。

（六）分門別類，創(chuàng)新檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

1.重視產(chǎn)品和科研檔案專家人才隊(duì)伍建設(shè)

將檔案工作專家人才隊(duì)伍建設(shè)納入集團(tuán)公司人才管理體系。在對(duì)當(dāng)前行業(yè)檔案管理和研究現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研分析的基礎(chǔ)上，針對(duì)目前檔案工作中存在的問題，分檔案門類、分領(lǐng)域進(jìn)行專項(xiàng)研究，專門制定檔案工作人才隊(duì)伍發(fā)展戰(zhàn)略。例如，近年來(lái)，軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目較多，檔案作為項(xiàng)目驗(yàn)收之前的專項(xiàng)驗(yàn)收，在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案方面的行業(yè)專家較多，水平較高。但在我們的主業(yè)——航空產(chǎn)品檔案、科研檔案方面的經(jīng)驗(yàn)相對(duì)欠缺，這將是今后一段時(shí)間我們重點(diǎn)發(fā)展的方向之一。

2.加強(qiáng)產(chǎn)品培訓(xùn)，促進(jìn)檔案工作水平提升

一支高素質(zhì)、高水平的檔案工作隊(duì)伍，不僅僅需要精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，更需要對(duì)行業(yè)重要型號(hào)產(chǎn)品、本單位主營(yíng)業(yè)務(wù)工作內(nèi)容和流程有相當(dāng)程度的了解。今后的檔案科學(xué)研究方向應(yīng)該是讓沉睡的檔案資料活起來(lái)，讓科技人員的勞動(dòng)成果得到更普遍的應(yīng)用，以更好地為行業(yè)科學(xué)技術(shù)研究提供支撐，引領(lǐng)行業(yè)科學(xué)技術(shù)研究，這樣才能真正充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。