如何創(chuàng)新衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作

范欽楠

（龍口市衛(wèi)生健康局，山東龍口 265701）

中華人民共和國衛(wèi)生健康委員會(huì)是國家行政機(jī)關(guān)，是國務(wù)院組成部門，貫徹黨中央關(guān)于衛(wèi)生健康工作的方針政策與決策部署，堅(jiān)持加強(qiáng)黨對(duì)衛(wèi)生健康工作的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，人民健康是民族昌盛與國家富強(qiáng)的重要標(biāo)志與基礎(chǔ)保障，為推動(dòng)實(shí)施健康中國戰(zhàn)略，預(yù)防控制重大疾病，加快老齡事業(yè)發(fā)展，將國家衛(wèi)計(jì)委，國家衛(wèi)生體制改革領(lǐng)導(dǎo)小組辦組建為國家衛(wèi)健委。衛(wèi)鍵委肩負(fù)重大的社會(huì)責(zé)任，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作是衛(wèi)鍵委的重要內(nèi)容，是疾病控制工作者防止疾病傳播流行的科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中長期積累的資料，對(duì)保障公共衛(wèi)生安全具有重要意義，是制定將來疾病控制政策的科學(xué)依據(jù)。

近年來，大規(guī)模傳染疾病引起人們對(duì)衛(wèi)生健康安全的高度關(guān)注，非典，甲型H1N1流感等傳染病時(shí)有發(fā)生，國家衛(wèi)鍵委部門檔案管理工作面臨巨大考驗(yàn)，疾病類型的驟增使得疾控系統(tǒng)開展疾病預(yù)防，設(shè)備管理等工作中形成了大量檔案資料，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的重要性，加快信息化建設(shè)步伐，合理開發(fā)利用衛(wèi)生管理檔案，滿足衛(wèi)生管理部門業(yè)務(wù)開展的需求。更好的服務(wù)于人們的身體健康。

1 衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的內(nèi)涵

檔案是國家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的歷史記錄。檔案管理是國家檔案事業(yè)的基本組分。檔案管理是檔案收集，整理，統(tǒng)計(jì)與提供利用的活動(dòng)。

衛(wèi)生系統(tǒng)檔案指疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)改革建設(shè)發(fā)展及衛(wèi)生學(xué)評(píng)價(jià)，衛(wèi)生檢測檢驗(yàn)等活動(dòng)中形成的具體的各種不同形式的歷史記錄載體。是發(fā)展疾病預(yù)防控制事業(yè)的重要信息資源。

衛(wèi)生系統(tǒng)檔案主要形成于日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)本著綜合性，學(xué)術(shù)性的原則對(duì)檔案進(jìn)行劃分。要將反映主要業(yè)務(wù)工作的綜合性，具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值的材料確定為歸檔業(yè)務(wù)檔案。其范圍包括傳染病防治，免疫規(guī)劃，健康教育，實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理，職業(yè)衛(wèi)生，學(xué)校衛(wèi)生等。衛(wèi)生檔案是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中的重要部分，其有別于普通檔案的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)為科研價(jià)值高，形式多樣，具有動(dòng)態(tài)性，內(nèi)容范疇國際性等特點(diǎn)[1]。

檔案信息化是在國家檔案行政管理部門統(tǒng)一規(guī)劃組織下，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置為社會(huì)提供服務(wù)，在檔案管理中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒ㄔO(shè)管理，要不斷采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，檔案信息化建設(shè)是檔案信息資源的建設(shè)，檔案信息不斷資源化是檔案工作的價(jià)值追求目標(biāo)。

檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施健康，應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，檔案信息資源建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的總目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，檔案信息化建設(shè)是投資大，任務(wù)重的浩大工程，在具體實(shí)施中應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，有限目標(biāo)，分步實(shí)施，共享共建的原則。

2 衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理中的問題

我國衛(wèi)鍵委成立以來，一直重視衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作，在檔案管理工作中不斷積極探索新的方法，規(guī)范了檔案管理工作流程，建立健全相關(guān)管理制度，不斷提高檔案管理專業(yè)化水平，加快檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展，取得了系列巨大的成績，為國家衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供了重要的基礎(chǔ)保障。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，衛(wèi)生部門檔案管理工作出現(xiàn)了許多新的問題，主要表現(xiàn)在管理手段落后，信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢等方面，在實(shí)際工作中存在很多的不足有待進(jìn)一步完善，因此，必須加強(qiáng)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新，提升衛(wèi)生檔案管理水平，促進(jìn)衛(wèi)生檔案事業(yè)的深入發(fā)展。

隨著衛(wèi)生事業(yè)的深入發(fā)展，組織活動(dòng)時(shí)錄像任務(wù)量不斷增大，錄像檔案管理不很規(guī)范，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，檔案管理部門制定了專門的檔案歸檔制度，但具體落實(shí)中管理人員不能認(rèn)真履職，不能及時(shí)整理歸檔，造成檔案的流失。

目前檔案資源載體呈現(xiàn)多樣化趨勢，多種檔案載體并存增加了檔案管理的難度，檔案管理設(shè)備必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，將所有的檔案信息被計(jì)算機(jī)接收，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。

檔案管理信息系統(tǒng)軟件使用不熟練，衛(wèi)生檔案管理部門對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行了升級(jí)，但僅限于單位內(nèi)部的局域網(wǎng)，無法最大限度的方便利用者，具有很大的局限性。實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檢索利用檔案是檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的要求，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，是檔案管理發(fā)展的新趨勢。

檔案的收集管理最終目的是使用，如不能發(fā)揮檔案的使用價(jià)值則失去了檔案管理的意義。目前衛(wèi)生部門檔案管理中存在重藏輕用的現(xiàn)象，檔案管理人員觀念為被動(dòng)服務(wù)，服務(wù)對(duì)象僅限于內(nèi)部人員，如何加強(qiáng)檔案在醫(yī)防結(jié)合中的作用，是衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理今后工作應(yīng)重視的問題[2]。

3 衛(wèi)生檔案管理問題分析

目前衛(wèi)生部門在檔案管理工作中檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，尚未成立專門的檔案管理部門，大多數(shù)人對(duì)檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案工作在管理制度，管理手段等方面存在許多問題，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠全面，認(rèn)為檔案管理是收集整理相關(guān)資料，文件檔案管理不能為單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。

衛(wèi)生檔案管理部門設(shè)置了專職檔案員，各科室設(shè)置了兼職人員。綜合檔案室定期對(duì)檔案人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)指導(dǎo)。目前從事檔案管理的人員多為非專業(yè)人員，兼職人員理論水平與專業(yè)素質(zhì)較低，人員不穩(wěn)定，從事檔案管理工作年限短，缺乏相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，大多從事檔案管理工作的人員為非醫(yī)學(xué)專業(yè)及管理專業(yè)的人員，對(duì)檔案管理效果有一定的影響。大部分檔案管理人員未參加過檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性，檔案材料的收集整理等業(yè)務(wù)不熟悉。使得檔案工作管理難度大。

我國衛(wèi)生管理部門是財(cái)政全額撥款的事業(yè)單位，經(jīng)費(fèi)不足是制約檔案事業(yè)發(fā)展的瓶頸，其原因?yàn)闄n案工作效益難以在短時(shí)間內(nèi)得到明確的衡量，檔案工作面臨如何應(yīng)對(duì)急劇增多的檔案及實(shí)現(xiàn)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化，如檔案工作人員不能認(rèn)清新形勢現(xiàn)狀，會(huì)極大的影響衛(wèi)生檔案事業(yè)的建設(shè)發(fā)展。

4 衛(wèi)生檔案管理的完善對(duì)策

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展帶動(dòng)了檔案管理信息化的發(fā)展，不同省市因其地理位置等自身?xiàng)l件限制導(dǎo)致檔案信息化水平不同，大多地區(qū)根據(jù)自身檔案管理情況，積累了很多先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，通過分析考察先進(jìn)的檔案管理方法，可以為衛(wèi)生部門檔案管理提供好的參考借鑒[3]。

要通過宣傳教育等措施，增強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)，加大對(duì)《檔案法》的宣傳力度，提高衛(wèi)生檔案管理人員的檔案法律意識(shí)，組織檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。要多好管理隊(duì)伍建設(shè)必須優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，必須加大投入力度，多途徑的培養(yǎng)創(chuàng)新型，復(fù)合型檔案管理人才。提升檔案管理隊(duì)伍質(zhì)量，突出工作人員與檔案管理部門的雙向選擇。要從工作人員的年齡，文化水平等方面進(jìn)行科學(xué)的隊(duì)伍配置，爭取能夠發(fā)揮每名工作人員的優(yōu)勢。

首先要求工作人員必須掌握必要的檔案管理知識(shí)，制定詳細(xì)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)計(jì)劃，進(jìn)一步了解《檔案管理信息系統(tǒng)》軟件的性能及操作技術(shù)，及時(shí)解決軟件操作中出現(xiàn)的問題。緊跟時(shí)代步伐對(duì)檔案工作提出新的要求，從檔案的收集，分類等能力培養(yǎng)出發(fā)，鼓勵(lì)檔案管理人員不斷了解掌握新方法及其發(fā)展趨勢。通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案工作規(guī)范化高效化。管理部門應(yīng)在制度上，經(jīng)費(fèi)上給予充分保障，采取參加培訓(xùn)班及繼續(xù)教育等方式加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。

新時(shí)期，檔案數(shù)字化已成為檔案管理工作的重心，《全國檔案信息化建設(shè)綱要》提出信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，衛(wèi)生部門檔案管理工作必須以檔案信息化建設(shè)為依托，衛(wèi)生部門檔案管理不同于其他檔案管理工作，是關(guān)乎全國人民健康的重大問題。紙質(zhì)文本檔案存在很多隱患，建立健全疾病檔案管理數(shù)據(jù)庫，將全國各地的疾病資料輸入數(shù)據(jù)庫。利用現(xiàn)代化資源優(yōu)勢，集中多方面力量健全疾病控制數(shù)據(jù)信息，推進(jìn)檔案管理工作信息化進(jìn)程。

加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)研究檔案工作目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，梳理完善基礎(chǔ)性工作，購置快速掃描儀，安裝閱覽桌等，為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。對(duì)室藏永久的檔案進(jìn)行掃描掛架，實(shí)現(xiàn)數(shù)字圖像與相關(guān)目錄數(shù)據(jù)的連接。

加強(qiáng)圖片檔案管理，購買專用的圖片檔案系統(tǒng)，做到圖片，文字自動(dòng)生成，設(shè)計(jì)科學(xué)合理，大大提高圖片檔案的歸檔效率。加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型保護(hù)了紙質(zhì)檔案的載體及信息安全，提高了檔案的利用率。便于異地備份的開展，對(duì)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)是各級(jí)檔案館面臨的共同任務(wù)。

結(jié)語：本文以衛(wèi)生部門檔案管理為研究對(duì)象，結(jié)合檔案管理理論深入剖析衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀，全面了解檔案管理中存在的諸多問題及其形成原因，目前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案工作中，檔案管理人員未充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，很多檔案管理人員沒有學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)的意識(shí)，在工作中無法對(duì)檔案進(jìn)行正確的收集整理，聲像檔案需進(jìn)一步完善整理，電子文件歸檔管理需進(jìn)一步研究提升。要制定完善相關(guān)制度，使電子歸檔管理工作更加規(guī)范化，在軟件開發(fā)中深入研究探討，利用軟件更加科學(xué)的進(jìn)行歸檔管理，購置檔案專用服務(wù)器，達(dá)到在日常工作中完成文件的掃描歸檔等工作。目前檔案管理現(xiàn)狀不夠理想，檔案使用率不高，應(yīng)加快檔案管理的創(chuàng)新，提升檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案的最大利用價(jià)值。