有關(guān)自然資源檔案歸檔問(wèn)題的提出與建議

王艷濱

摘要：從自然資源的檔案建設(shè)與社會(huì)現(xiàn)象角度探討當(dāng)前數(shù)字檔案和電子文件、在線文件等在歸檔過(guò)程中常出現(xiàn)的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，從利用新技術(shù)、完善與時(shí)俱進(jìn)的管理新理念等方面找尋解決辦法，從根本上提出自然資源該如何建立檔案，重點(diǎn)突出了“云”的概念，通過(guò)利用“云服務(wù)”來(lái)進(jìn)行檔案整理。

關(guān)鍵詞：自然資源檔案 歸檔 建議

中圖分類號(hào)：G270.7? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1009—5349（2019）22—0130—02

隨著當(dāng)前人們對(duì)檔案管理意識(shí)的提高，自然資源部數(shù)字檔案建設(shè)也逐漸得到重視。如何在信息時(shí)代做好檔案歸檔工作，值得檔案管理人員思考。

一、自然資源檔案建設(shè)的現(xiàn)狀

1.建設(shè)范圍

來(lái)自自然資源檔案的數(shù)字文件包括部門、機(jī)構(gòu)、土地管理機(jī)構(gòu)、國(guó)土安全部和國(guó)土資源部。在文件存儲(chǔ)系統(tǒng)中，包括文件存儲(chǔ)、基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)存儲(chǔ)、圖像存儲(chǔ)、音頻存儲(chǔ)、技術(shù)存儲(chǔ)，總共涵蓋了以上六種文件存儲(chǔ)的檔案存儲(chǔ)方式。

2.建設(shè)的功能

“云”的概念有自己的要求。例如，自然資源所有的數(shù)字文件要實(shí)現(xiàn)其統(tǒng)一性，統(tǒng)一性不僅包括了材料的整理，還有管理上的統(tǒng)一，在工作的分配與監(jiān)控上，同樣要保證一定的統(tǒng)一性，并且通過(guò)“云”的體系模式進(jìn)行提供一定的服務(wù)。這個(gè)系統(tǒng)的主要功能涵蓋了自然資源中現(xiàn)有的各類文件的存檔和整理，例如，專業(yè)文件與影像信息等，借助現(xiàn)代科技對(duì)其進(jìn)行檔案的歸類，通過(guò)專業(yè)的數(shù)理統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)自然資源的檔案資料實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化與統(tǒng)一化的整理。這一部分的工作，需要現(xiàn)代科技的支持，尤其是電子文件系統(tǒng)庫(kù)的存檔與整理，包括線上登記的相關(guān)事宜，在技術(shù)上基本上滿足了電子文檔材料的需要，以此實(shí)現(xiàn)了文檔線上與線下的統(tǒng)一化管理。各個(gè)管理部門統(tǒng)一對(duì)文檔庫(kù)進(jìn)行管理和儲(chǔ)存，方便了網(wǎng)絡(luò)傳輸與信息的交流與溝通，以這種方式對(duì)公眾進(jìn)行完善的線上信息服務(wù)。提高用戶的體驗(yàn)性，是現(xiàn)階段人性化、技術(shù)化的體現(xiàn)。

3.資源檔案的應(yīng)用

實(shí)現(xiàn)了自然資源中各類信息資料的極大整合。從前的文件資料及音像材料都是分散式管理，沒(méi)辦法將不同形式的資料整合到一起：實(shí)現(xiàn)了文件格式的統(tǒng)一，就沒(méi)辦法將同類內(nèi)容整合;實(shí)現(xiàn)了同類內(nèi)容的整合，也沒(méi)辦法將同板塊的內(nèi)容進(jìn)行整理和劃分。建立線上統(tǒng)一平臺(tái)，方便全網(wǎng)統(tǒng)一管理與儲(chǔ)存;同時(shí)能夠保證國(guó)家信息的安全。一網(wǎng)安全，全網(wǎng)無(wú)漏洞，這種方式保證了電子檔案的可利用與完整性，不僅調(diào)出方便，而且所搜索的材料也是系統(tǒng)的、有據(jù)可循的?，F(xiàn)如今是信息化、數(shù)據(jù)化的大時(shí)代，在這樣的背景下，有關(guān)部門仍墨守陳規(guī)是行不通的，唯有利用高科技對(duì)各類信息包括各部門所涵蓋的信息進(jìn)行全方位的線上整合，才能夠方便接下來(lái)的工作并且這種技術(shù)的革新要全方位地實(shí)現(xiàn)，而不是局限在某個(gè)部門。

二、存在的問(wèn)題

1.不同工作板塊出現(xiàn)沖突

自然資源檔案整理，是將紙質(zhì)文件版本文獻(xiàn)以“一事一卷”的方式加以編輯撰寫與整理。這種傳統(tǒng)的整理方式完整地保持了文書之間的有機(jī)聯(lián)系，使文件的存儲(chǔ)與整理變得更為方便、實(shí)用。但與此同時(shí)，繁重的工作量也增加了很多不必要的人力財(cái)力資源浪費(fèi)。2015年，國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案館管理?xiàng)l例》明確規(guī)定，“數(shù)字檔案館是由一個(gè)個(gè)相對(duì)獨(dú)立的個(gè)體數(shù)字檔案館所組成”。因此，當(dāng)自然資源部門數(shù)字化檔案系統(tǒng)采用傳統(tǒng)的檔案保存方式時(shí)，就需對(duì)部門的電子政務(wù)系統(tǒng)加以改革，以增加檔案的數(shù)量。如果系統(tǒng)是按照單獨(dú)方式組織起來(lái)的，就不需要太多人力和物力，直接采用新的技術(shù)就可將工作完全自動(dòng)化;如果沒(méi)有采用單獨(dú)方式，就需要對(duì)原系統(tǒng)組織加以整頓。

2.存檔方式存在的問(wèn)題

在線電子文件的保留，在線文檔保存系統(tǒng)的建設(shè)，都需要開(kāi)發(fā)更有活力、更加便捷的資料保留系統(tǒng)，在App中形成保留文件的自動(dòng)存檔，從而方便工作人員的操作應(yīng)用。需要注意的是，因部分機(jī)關(guān)電子系統(tǒng)應(yīng)用不完全，導(dǎo)致大部分存檔工作無(wú)法在本系統(tǒng)中進(jìn)行，這一問(wèn)題在使用司局所編制的操作應(yīng)用中尤為明顯，其結(jié)果是，自動(dòng)文檔存儲(chǔ)不完整，無(wú)法將所有電子檔文件在線存檔。除此之外，部級(jí)行政管理體制沒(méi)有得到電子簽名的驗(yàn)證，網(wǎng)上電子文件的法律效力還沒(méi)有得到有效的解決，存檔方式的推廣有待加強(qiáng)。

3.電子檔案室系統(tǒng)應(yīng)用的使用

我們所熟知的自然資源部電子檔案室采用的系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)體制。該體制在技術(shù)上可以認(rèn)為，使用自然資源部機(jī)關(guān)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)連線的工作人員都可使用此應(yīng)用，以便更好地管理工作單位所有人員的網(wǎng)絡(luò)檔案，并且不需要重復(fù)地建立相同的檔案。這些不僅提高了用戶和工作人員的查詢效率，還可以保證數(shù)據(jù)記憶管理平臺(tái)的安全不會(huì)受到侵害。雖然該應(yīng)用還有諸多功能，但由于技術(shù)原因，無(wú)法保證大批量用戶的使用，也無(wú)法在督察局及部直屬單位增加電子檔案室的應(yīng)用，這就使部分基層單位的電子（下轉(zhuǎn)第129頁(yè)）（上接第130頁(yè)）檔案數(shù)據(jù)與系統(tǒng)檔案室應(yīng)用的數(shù)據(jù)不一致，從而造成許多不必要的麻煩。

三、實(shí)施電子檔案室發(fā)展的幾點(diǎn)想法

1.將文件儲(chǔ)存與編排的方式統(tǒng)一

目前，電子信息行業(yè)已經(jīng)進(jìn)入信息化的時(shí)期，是應(yīng)當(dāng)發(fā)展高效率工作方式的新階段，而紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換成為檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型的有力選擇。伴隨著網(wǎng)絡(luò)、“地球村”、“云”的嶄露頭角，檔案信息電子化已經(jīng)成為現(xiàn)階段檔案發(fā)展不可阻擋的趨勢(shì)，并且由于現(xiàn)代越來(lái)越開(kāi)放，檔案?jìng)€(gè)性化也是信息電子化的新方式。檔案電子化已成必然，紙質(zhì)檔案退出舞臺(tái)已成為提高效率的必然選擇。所以，我們現(xiàn)在所提出的電子型檔案就是順應(yīng)時(shí)代潮流的產(chǎn)物。因此，如今的檔案工作者們應(yīng)該改變?cè)械墓ぷ鞣绞?，從傳統(tǒng)的工作思維轉(zhuǎn)型到對(duì)現(xiàn)在電子數(shù)據(jù)庫(kù)的建造以及運(yùn)用。既然電子數(shù)據(jù)已成必然，那么只有順應(yīng)形勢(shì)發(fā)展。如果只使用以前的低效率的方法，那么有可能會(huì)遭到淘汰?！盁o(wú)紙化”就是對(duì)紙質(zhì)檔案電子化的最好詮釋。并且，我們可以根據(jù)各司的部署以及各司所擁有的條件，更加迅速地推廣文檔電子化的應(yīng)用方式，將紙質(zhì)檔與電子檔聯(lián)結(jié)，使紙質(zhì)檔成功轉(zhuǎn)化為電子檔，并且使電子檔文件符合各方的需求與要求。提高工作人員的工作效率，并且電子檔材料調(diào)用簡(jiǎn)單，實(shí)用符合心意、符合“美”的定義，即界面美、操作美、實(shí)用美。

2.改變投入方式，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件在線歸檔

結(jié)合實(shí)際，傾力研究與討論，提出切合實(shí)際的解決方案，并應(yīng)用到工作中。以下是一些解決方案：提高資金的支持是解決辦法的重要辦法。我們可以給工作人員提供良好的培訓(xùn)，以加快轉(zhuǎn)化思維的步伐;我們可以監(jiān)督相關(guān)部門加快文檔的轉(zhuǎn)化，并給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)提高他們的積極性，以盡快建立檔案系統(tǒng);同時(shí)，使用適當(dāng)?shù)姆椒?，保證在實(shí)際中能得到很好運(yùn)用，以增強(qiáng)方法的適用性。實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)！

3.積極運(yùn)用新技術(shù)，重點(diǎn)打造“檔案云”

建立自然資源部的電子檔案室的初衷是形成以云服務(wù)為基礎(chǔ)的“檔案云”，電子檔案室給予“檔案云”這個(gè)設(shè)計(jì)思想以基礎(chǔ)性的地位。在許多地方擁有成功的案例，將電子檔案與云檔案統(tǒng)一。實(shí)際上，“云服務(wù)”確實(shí)是可以增加電子檔案管理規(guī)范的新方式，并且也可以很好地提高工作效率。所以，電子檔案室的運(yùn)用可以更加廣泛，而不是只局限于一些領(lǐng)域。使用終端數(shù)量也需要增加，要提高使用率和普及率。

參考文獻(xiàn)：

[1]李小艷.當(dāng)前自然資源檔案管理面臨的難點(diǎn)及對(duì)策[J].中國(guó)房地產(chǎn)，2019（25）.

責(zé)任編輯：孫瑤