高校會計檔案規(guī)范管理研究

(四川衛(wèi)生康復(fù)職業(yè)學(xué)院 四川 自貢 643000)

高校會計檔案是高校各項經(jīng)濟活動產(chǎn)生的會計資料，是會計進行核算、分析、統(tǒng)計的對象，是接受檢查和審計的重要依據(jù)。高校財務(wù)檔案是進行科學(xué)財務(wù)管理過程中，最令人信服的證據(jù)材料，它們也是重要的財務(wù)會計工作基礎(chǔ)和信息資源。伴隨著高校生源的迅速增加，高校大幅擴招，高校經(jīng)費來源增加，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的大幅增加，相關(guān)原始憑證和會計憑證數(shù)量也有所增加。這一現(xiàn)狀為高校有效進行財務(wù)會計檔案管理帶來了大量問題。因此，如何合理、規(guī)范、高效地整理高校財務(wù)會計檔案是高校財務(wù)會計檔案管理工作中必然要面對的眾多基本問題之一。因此，有必要對會計檔案工作給予更多的關(guān)注和研究。

一、高校會計檔案的內(nèi)容

在新的《會計檔案管理辦法》中，對會計檔案的定義是：會計檔案是指單位在會計核算過程中接受或者形成的包括電子會計文件在內(nèi)的具有保存價值的文字、圖表和其他形式的具有保存價值的會計資料。

根據(jù)不同的載體形式，會計檔案在大類別上分為紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案兩大類。紙質(zhì)會計檔案又可細分為：手工填寫的會計文件和通過會計軟件系統(tǒng)生成并打印得到的會計文件兩類。電子會計檔案也可被細分為可存儲進電子檔案管理系統(tǒng)中的兩個子類：系統(tǒng)自動生成的電子會計文件和從紙質(zhì)會計材料電子化得來的電子文件。

根據(jù)會計數(shù)據(jù)來源的不同，會計檔案又可分為兩大類：單位內(nèi)部形成的會計檔案，例如，會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、會計檔案存放清單、會計檔案移交清冊等；從單位外部收進來的會計資料形成的會計檔案，例如，原始憑證(如，發(fā)票、銀行回執(zhí))、銀行對賬單、購銷合同等。

新的《會計檔案管理辦法》調(diào)整了會計檔案保存期限，將會計檔案的保管期限修訂為10年、30年和永久。因此，根據(jù)會計檔案的不同保管期限，還可將會計檔案分為：定期會計檔案和永久會計檔案兩類。

二、高校會計檔案管理的現(xiàn)狀和問題

(一)會計檔案管理制度不完善

通過對8所高校進行的會計檔案管理工作調(diào)查，其結(jié)果顯示5所高校還未出臺相應(yīng)的會計檔案管理文件，占調(diào)查的62.5%。這表明當(dāng)前高校會計檔案管理制度非常不健全也不完善，無法實現(xiàn)在會計檔案工作中有法可依和有章可循。并且，隨著會計信息化的不斷加強，電子化的會計檔案的數(shù)量不斷增多，電子會計檔案變得與紙質(zhì)會計檔案同樣重要。因此，高校會計檔案管理必須從制度上加強。在健全管理制度的同時，還需要不斷向信息化邁進。

(二)會計檔案歸檔移交工作存在漏洞

1.在歸檔方面，大多數(shù)高校都很重視書面形式的紙質(zhì)會計文件。例如，計算機打印的會計報表，會計帳簿和會計憑證。但是，尚未充分注意電子會計憑證的歸檔，并且尚未完全備份和歸檔存儲在計算機中的會計信息。一些應(yīng)當(dāng)進入長期保存的數(shù)據(jù)文件經(jīng)過了多人轉(zhuǎn)手經(jīng)辦，人員調(diào)換以及硬件設(shè)施的更換造成了丟失的問題，從而影響會計檔案的完整性。

2.在移交方面，會計檔案的移交工作普遍存在滯后性。在高校中，傳統(tǒng)的會計檔案移交工作主要是由財務(wù)處存放地點移至檔案庫房；按照會計檔案管理規(guī)定，高校會計檔案應(yīng)當(dāng)由財務(wù)處整理好裝訂成冊以后移交給檔案庫房進行統(tǒng)一管理。確實因財務(wù)工作需要的，可以延期兩年后再進行檔案的移交。但目前部分高校會計檔案移交工作存在嚴(yán)重滯后，并未嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定進行檔案移交。

(三)會計檔案管理信息化建設(shè)落后

隨著高校財務(wù)系統(tǒng)的升級，傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘯嫎I(yè)務(wù)。但是，會計檔案管理并沒有跟上信息時代的步伐，仍然停留在紙質(zhì)檔案管理水平上，部分高校仍然僅僅運用紙質(zhì)檔案管理，并未進行電子會計檔案管理。因而存在會計檔案管理信息化建設(shè)較落后、會計檔案信息化程度不夠等問題。

三、關(guān)于高校會計檔案規(guī)范化管理的建議

(一)完善會計檔案管理制度

新《會計檔案管理辦法》出臺后，仍然有許多高校沒有出臺對應(yīng)的會計檔案管理文件。為了確保高校會計檔案工作順利開展，完善高校會計檔案管理制度十分必要。在建立相關(guān)的會計檔案管理制度后，相關(guān)各部門的工作管理人員則應(yīng)按照會計檔案管理中的收集、整理、歸檔、鑒定和銷毀等工作嚴(yán)格執(zhí)行。新制度要充分領(lǐng)會新《會計檔案管理辦法》的精神，并且要兼顧到電子會計檔案管理。在新制度的指導(dǎo)下，形成一整套完整的工作流程，力求簡化程序、提高效率。

(二)優(yōu)化會計檔案歸檔管理

應(yīng)當(dāng)明確相關(guān)部門的職責(zé)，完善財務(wù)會計檔案的分類，修改會計檔案管理制度，完善會計檔案歸檔業(yè)務(wù)流程，提高會計檔案的備案和分類要求，從而使新《會計檔案管理辦法》的精神貫穿到收集、整理、歸檔、保管財會文件資料的各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中。

首先，財務(wù)人員在收集整理紙質(zhì)會計資料和電子會計資料時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格核實其完整性、有序性、規(guī)范性等，對于紙質(zhì)會計資料和電子會計資料應(yīng)同等重視，確保文件資料的齊全、完整、信息準(zhǔn)確，手續(xù)完備。其次，在整理會計資料時，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案管理辦法》合理分類歸檔，及時規(guī)范整理，確保裝訂立卷合規(guī)。再次，在會計檔案移交的過程中，應(yīng)改變以前直接歸檔的方式。應(yīng)先由審計處審計合格后，再由財務(wù)處編制移交清冊，然后再移交檔案館統(tǒng)一保管。最后，在紙質(zhì)會計檔案資料保管具體工作方面，應(yīng)加強會計檔案庫房建設(shè)，增設(shè)規(guī)模適當(dāng)?shù)呢攧?wù)會計檔案倉庫，配備密集的貨架和相關(guān)設(shè)備，應(yīng)當(dāng)及時接收，有序存儲，定期檢查并妥善保管會計檔案；在電子會計檔案資料保管具體工作方面，應(yīng)加強電子會計檔案數(shù)據(jù)的建設(shè)，做到及時更新財務(wù)系統(tǒng)，運用計算機、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、財務(wù)管理軟件等系統(tǒng)及時進行會計核算、分析，輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表。此外，財務(wù)處也應(yīng)積極與信息處、檔案館等部門合作，不斷完善電子檔案信息，并將電子會計檔案及時歸檔。

(三)加強電子會計檔案信息化建設(shè)

依據(jù)新《會計檔案管理辦法》的精神，由計算機等電子設(shè)備生成、傳輸和保存的電子會計文件資料，也在會計檔案管理范圍。這有力地促進了會計電子檔案的發(fā)展。高校目前應(yīng)以信息化建設(shè)為動力，繼續(xù)推進信息化財務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)，完善檔案管理系統(tǒng)，運用計算機、財務(wù)管理軟件、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行會計核算，做好會計電算化檔案管理工作。伴隨著會計準(zhǔn)則及會計制度的修訂，高校管理部門應(yīng)以此為契機，打通會計財務(wù)部門與檔案管理部門及信息技術(shù)部門的溝通渠道，提升電子檔案歸檔功能、管理功能、查找功能；統(tǒng)一原始數(shù)據(jù)，建立共享數(shù)據(jù)庫，開放專用接口，建立保障機制，實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時交換，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)的融合，使會計信息實現(xiàn)完整性、永久性、即時性、可查找等特性的升級。

另外，新的《會計檔案管理辦法》調(diào)整了會計檔案保存期限，將會計檔案的保管期限修訂為10年、30年和永久。因此，有必要加強紙質(zhì)會計檔案的信息化建設(shè)。對于需要保存30年的和需要永久保存的紙質(zhì)財會檔案，我們應(yīng)該對其進行集中的數(shù)字化處理，從而節(jié)省物理空間，同時便于復(fù)制檔案資料以確保財會檔案資料的安全，最終保證電子會計檔案的完整性和準(zhǔn)確性。