公立醫(yī)院信息化采購(gòu)項(xiàng)目參數(shù)論證的內(nèi)控流程

謝君 李俊忠 王麗

摘 要：為了探討公立醫(yī)院信息化采購(gòu)項(xiàng)目參數(shù)論證的科學(xué)流程，應(yīng)在采購(gòu)前合理規(guī)劃、充分論證;注重外出調(diào)研，充分調(diào)動(dòng)臨床、組織實(shí)施部門的主動(dòng)性、積極性;調(diào)研時(shí)充分了解臨床需求，把握市場(chǎng)行情;確定參數(shù)時(shí)，充分溝通，反復(fù)推敲;出具制定必要的調(diào)研報(bào)告、參數(shù)論證會(huì)議記錄等，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制管理，從而使得參數(shù)論證可追溯。實(shí)踐證明，在信息化項(xiàng)目采購(gòu)前期加強(qiáng)調(diào)研、充分論證，可以有效把握臨床信息化需求，控制信息系統(tǒng)建設(shè)成本，減少建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)。最終可以得出如下結(jié)論：信息化項(xiàng)目以軟件類居多，單純靠物資采購(gòu)的方式無(wú)法滿足自身需要;在采購(gòu)環(huán)節(jié)加強(qiáng)參數(shù)論證管理可以有效保障信息系統(tǒng)建設(shè)的準(zhǔn)確性，提高信息系統(tǒng)的投入效用比。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;信息化項(xiàng)目;流程;采購(gòu);參數(shù)論證

中圖分類號(hào)：R197.3 ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? ?文章編號(hào)：1673-291X（2019）33-0158-02

引言

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)的發(fā)展，以及醫(yī)院業(yè)務(wù)的發(fā)展，信息系統(tǒng)逐步呈現(xiàn)出種類多、分類細(xì)的特點(diǎn)。相比醫(yī)療設(shè)備，信息系統(tǒng)的種類更加多樣化，業(yè)務(wù)復(fù)雜度越來(lái)越高。為實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的全生命周期管理，作為信息系統(tǒng)采購(gòu)起始階段的參數(shù)論證工作至關(guān)重要。

近年來(lái)，筆者所在醫(yī)院堅(jiān)持職業(yè)化管理方向，力抓內(nèi)控建設(shè)，在信息化建設(shè)與管理工作中，將每項(xiàng)工作、各項(xiàng)流程清單化，注重信息發(fā)布的公平、公正、公開，注重外出調(diào)研及民主決策，將參數(shù)論證全面納入內(nèi)控管理，起到了良好效果。

一、信息系統(tǒng)參數(shù)論證流程現(xiàn)狀

1.公告發(fā)布時(shí)信息披露缺失。由于信息系統(tǒng)的需求是一個(gè)從模糊到具體的過(guò)程，在臨床提出需求時(shí)，很可能最初無(wú)法完整地描述所需系統(tǒng)名稱，信息部門通過(guò)多渠道打聽該系統(tǒng)時(shí)，往往停留在較為原始的打電話、上網(wǎng)查詢等手段，對(duì)該需求在官方渠道（如官網(wǎng)）上的發(fā)布往往不夠及時(shí)，甚至遺漏。此現(xiàn)象可能造成參與的潛在供應(yīng)商數(shù)量偏少，從而影響院方的決策，無(wú)法從眾多方案中找到優(yōu)質(zhì)解決方案，進(jìn)而影響項(xiàng)目質(zhì)量。

2.需求調(diào)研時(shí)人員間溝通不夠。做好市場(chǎng)調(diào)研對(duì)系統(tǒng)采購(gòu)的資金預(yù)算有著重要作用。關(guān)注重點(diǎn)包括：市場(chǎng)上同類功能或同品牌型號(hào)市場(chǎng)報(bào)價(jià);當(dāng)?shù)仄渌t(yī)療機(jī)構(gòu)同類功能設(shè)備品牌、型號(hào)、實(shí)際政府采購(gòu)價(jià);列入調(diào)研及采購(gòu)意向范圍的設(shè)備功能、優(yōu)缺點(diǎn)、售后服務(wù)等特點(diǎn);網(wǎng)絡(luò)報(bào)價(jià)參考等[1]。而信息系統(tǒng)購(gòu)置時(shí)，參數(shù)評(píng)審員往往只關(guān)注投標(biāo)系統(tǒng)參數(shù)與科室提出的系統(tǒng)參數(shù)功能上是否符合。然而，科室申報(bào)人員大多為醫(yī)務(wù)工作者，對(duì)信息系統(tǒng)相關(guān)的知識(shí)了解不多，甚至片面，并不能準(zhǔn)確、全面地對(duì)參數(shù)進(jìn)行描述，甚至?xí)z漏一些關(guān)鍵性參數(shù)。在評(píng)審前，使用科室和信息技術(shù)人員并沒(méi)有針對(duì)所提交參數(shù)進(jìn)行過(guò)深入討論，采購(gòu)失敗風(fēng)險(xiǎn)因此增大。

3.參數(shù)論證時(shí)對(duì)系統(tǒng)理解不夠。信息系統(tǒng)涉及面可分為業(yè)務(wù)面和技術(shù)面。業(yè)務(wù)面涉及臨床、行政、后勤等類型部門，其中臨床又分為門診、住院、醫(yī)技（檢驗(yàn)、超聲、放射等）、手術(shù)麻醉等諸多大業(yè)務(wù)領(lǐng)域，其內(nèi)容非常廣泛。

技術(shù)面則包括操作系統(tǒng)、軟件開發(fā)框架、開發(fā)模式、架構(gòu)等諸多層面。目前醫(yī)院信息系統(tǒng)由眾多廠商開發(fā)，各廠商所使用技術(shù)路線、技術(shù)平臺(tái)、編程技術(shù)均不盡相同。當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅速，技術(shù)平臺(tái)更新?lián)Q代快。這對(duì)從事信息系統(tǒng)調(diào)研工作的技術(shù)人員提出了較高的要求，不僅要對(duì)各領(lǐng)域的知識(shí)有所涉獵，還需了解當(dāng)前先進(jìn)的技術(shù)。

信息技術(shù)人員在大多數(shù)醫(yī)院中配置不足，往往疲于應(yīng)付具體日常維護(hù)事務(wù)，很難有足夠時(shí)間去了解、學(xué)習(xí)各臨床科室的具體業(yè)務(wù)，聽取其訴求，并根據(jù)當(dāng)前信息系統(tǒng)現(xiàn)狀，分析系統(tǒng)購(gòu)置原因、措施。精力投入不夠、水平參差不齊，導(dǎo)致技術(shù)人員對(duì)業(yè)務(wù)痛點(diǎn)了解梳理不夠深入。

由于理解不足，使用科室在編制參數(shù)時(shí)，經(jīng)常照抄某品牌某型號(hào)的產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)，編制出的醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)技術(shù)參數(shù)不但不全面，而且容易造成傾向性[2]。

二、某三甲中醫(yī)醫(yī)院在信息化采購(gòu)項(xiàng)目中的參數(shù)論證流程

1.官網(wǎng)發(fā)布需求信息進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研。責(zé)任部門為信息管理部、醫(yī)療裝備部，責(zé)任崗位為部門負(fù)責(zé)人。是否關(guān)鍵控制點(diǎn)：否。流程步驟描述為：在官網(wǎng)發(fā)布信息建設(shè)需求，誠(chéng)邀商家提供建設(shè)方案（方案提交信息管理部）、成本報(bào)價(jià)（報(bào)價(jià)提交采購(gòu)辦）?？刂埔貫椋杭皶r(shí)發(fā)布信息，全面描述采購(gòu)項(xiàng)目需求，信息接受渠道保持暢通。

2.組織相關(guān)部門到使用單位考察調(diào)研。責(zé)任部門為信息管理部、醫(yī)療裝備部，責(zé)任崗位為部門負(fù)責(zé)人。是否關(guān)鍵控制點(diǎn)：否。流程步驟描述為：組織使用科室、審計(jì)部、醫(yī)療裝備部等相關(guān)科室組成考察組，向紀(jì)檢報(bào)備后，到外院?jiǎn)挝贿M(jìn)行考察調(diào)研。控制要素為：了解信息系統(tǒng)項(xiàng)目的使用情況、優(yōu)缺點(diǎn)，及建設(shè)該項(xiàng)目需要具備的基本技術(shù)參數(shù)和要求等。

3.組織調(diào)研部門完成考察調(diào)研報(bào)告。責(zé)任部門為信息管理部、醫(yī)療裝備部，責(zé)任崗位為部門負(fù)責(zé)人。是否關(guān)鍵控制點(diǎn)：否。流程步驟描述為：考察組在外出調(diào)研后，組織參加調(diào)研的部門進(jìn)行充分討論、總結(jié)，形成調(diào)研報(bào)告?？刂埔貫椋河懻摮浞郑{(diào)研報(bào)告體現(xiàn)出科室意愿與管理要求。本流程的輸出文檔為調(diào)研報(bào)告。

4.組織報(bào)名商家召開需求調(diào)研會(huì)。責(zé)任部門為信息管理部、醫(yī)療裝備部，責(zé)任崗位為部門負(fù)責(zé)人。是否關(guān)鍵控制點(diǎn)：是。流程步驟描述為：結(jié)合外出考察情況，組織在市場(chǎng)調(diào)研中報(bào)名的商家召開需求調(diào)研會(huì)?？刂埔貫椋盒鑵?huì)人員：信息管理部、醫(yī)療裝備部、采購(gòu)辦、審計(jì)部、紀(jì)檢監(jiān)察辦、需求部門及其職能管理部門，議定優(yōu)選建議。本流程的輸出文檔為：擬定優(yōu)選建設(shè)方案、參數(shù)、確定采購(gòu)預(yù)算成本。

5.成立參數(shù)論證專家組。責(zé)任部門為信息管理部，責(zé)任崗位為部門負(fù)責(zé)人。是否關(guān)鍵控制點(diǎn)：否。流程步驟描述為：由信息管理部在院內(nèi)專家?guī)祀S機(jī)抽取3名專家組成，必要時(shí)在院外專家?guī)祀S機(jī)抽取院外專家參與?？刂埔貫椋弘S機(jī)抽取的專家必須具有一定的資歷資質(zhì)。

6.進(jìn)行參數(shù)論證并確定招標(biāo)參數(shù)。責(zé)任部門為專家組，責(zé)任崗位為專家組成員。是否關(guān)鍵控制點(diǎn)：否。流程步驟描述為：專家組根據(jù)第三、四項(xiàng)輸出結(jié)果進(jìn)行論證并確定招標(biāo)參數(shù)?？刂埔貫椋焊鶕?jù)醫(yī)院相關(guān)規(guī)定和采購(gòu)項(xiàng)目需求確定招標(biāo)參數(shù)。本流程的輸出文檔為：專家論證后的招標(biāo)參數(shù)文件。

7.審批。責(zé)任部門為信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組、院長(zhǎng)辦公會(huì)。是否關(guān)鍵控制點(diǎn)：是。流程步驟描述為：信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)參數(shù)等進(jìn)行再次論證、院長(zhǎng)辦公會(huì)對(duì)論證后的信息系統(tǒng)采購(gòu)參數(shù)進(jìn)行審批?？刂埔貫椋簠?shù)論證情況報(bào)告科學(xué)、合理、能滿足科室需求。需求調(diào)研會(huì)公正公開，商家報(bào)名資料齊全，專家組的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)合理，評(píng)分排序結(jié)果公正。本流程的輸出文檔為：論證后的招標(biāo)參數(shù)文件。

結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院信息系統(tǒng)的全生命周期管理，包括需求論證、外出調(diào)研、參數(shù)論證、招標(biāo)采購(gòu)、安裝調(diào)試、上線驗(yàn)收、檔案管理、二次開發(fā)及運(yùn)行維護(hù)等環(huán)節(jié)，其貫穿信息系統(tǒng)使用壽命的全過(guò)程。

參數(shù)論證階段包括需求發(fā)布、考察調(diào)研、參數(shù)確立、專家論證、審議審批等環(huán)節(jié)。其中，參數(shù)確立是指信息系統(tǒng)調(diào)研人員、科室使用人員、紀(jì)檢審計(jì)三方，針對(duì)考察調(diào)研的報(bào)告內(nèi)容，初步確定所需系統(tǒng)的功能特征描述。專家論證，是由信息系統(tǒng)調(diào)研人員、科室使用人員、紀(jì)檢審計(jì)及臨床專家四方，針對(duì)參數(shù)確立環(huán)節(jié)中初始提交的設(shè)備參數(shù)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，對(duì)參數(shù)的準(zhǔn)確性、實(shí)用性等方面進(jìn)行論證、修正。參數(shù)論證包括基本參數(shù)提出、前期市場(chǎng)調(diào)研、重點(diǎn)參數(shù)確認(rèn)、多方溝通確認(rèn)參數(shù)等環(huán)節(jié)。

信息系統(tǒng)參數(shù)論證工作是信息系統(tǒng)全生命周期管理至關(guān)重要的工作。參數(shù)論證工作的好壞，將極大影響購(gòu)置計(jì)劃的成功實(shí)施。成功的參數(shù)論證結(jié)果，將提高臨床對(duì)信息系統(tǒng)需求意愿的符合度，實(shí)現(xiàn)服務(wù)臨床，以臨床為中心的目的。認(rèn)真細(xì)致的信息系統(tǒng)參數(shù)論證不僅有助于找到最滿足臨床要求的系統(tǒng)，更有助于以最小的投入實(shí)現(xiàn)最大的效益，而且對(duì)保證購(gòu)置信息系統(tǒng)的質(zhì)量、減少維護(hù)費(fèi)用、提高系統(tǒng)的社會(huì)和使用效益有重要意義。同時(shí)，通過(guò)在信息系統(tǒng)采購(gòu)的參數(shù)論證流程上的改革，使得臨床、信息部門及采購(gòu)部門之間形成相互制約、相互監(jiān)督的關(guān)系，有效地規(guī)范了采購(gòu)行為，促進(jìn)了廉政建設(shè)[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1] ?師炎，付朝霞.應(yīng)用PDCA開展醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)與管理效能監(jiān)察[J].管理觀察，2016，（21）：125-127.

[2] ?陳延德.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)技術(shù)參數(shù)的編制和論證[J].醫(yī)療裝備，2018，（13）：58-60.

[3] ?姜瑋.規(guī)范采購(gòu)流程促進(jìn)醫(yī)院廉政建設(shè)[J].管理觀察，2014，（16）：44-45.