學(xué)校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題的分析

連益靖

摘 要：隨著信息數(shù)字化技術(shù)的日趨成熟，學(xué)校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，也在不斷的運(yùn)用新技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新管理。檔案的管理和創(chuàng)新是學(xué)校教育的重要組成部分，所以應(yīng)該重視該項(xiàng)工作，充分的運(yùn)用創(chuàng)新意識(shí)以及數(shù)字化的管理方式進(jìn)行管理?；诖?，文章也對(duì)于學(xué)校檔案管理創(chuàng)新還有數(shù)字化的問(wèn)題進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理創(chuàng)新;檔案管理數(shù)字化;問(wèn)題;分析

任何國(guó)家、任何領(lǐng)域的發(fā)展都離不開(kāi)創(chuàng)新，學(xué)校在進(jìn)行管理的過(guò)程中也應(yīng)該跟緊時(shí)代的步伐，運(yùn)用現(xiàn)代化的手段不斷的去完善校園內(nèi)部的各項(xiàng)管理工作，檔案的管理也不例外，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中要重視創(chuàng)新意識(shí)的應(yīng)用，更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。

一、學(xué)校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化的重要性

數(shù)字化的檔案管理就是將傳統(tǒng)的以紙張、錄音錄像為介質(zhì)原始檔案材料，經(jīng)過(guò)電子掃描、文字壓縮、數(shù)字轉(zhuǎn)化等方式轉(zhuǎn)變成圖片、聲像等文件，然后通過(guò)文字識(shí)別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，然后通過(guò)存儲(chǔ)管理技術(shù)將信息保存到一些大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)中。通過(guò)數(shù)字化的管理方式的應(yīng)用，賦予了檔案管理更多新型的管理方法。在進(jìn)行管理的過(guò)程中，若是想要正確的理解學(xué)校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化的重要性，應(yīng)該明確的是檔案對(duì)于學(xué)校管理的重要性，然后再來(lái)進(jìn)行數(shù)字化的管理。

學(xué)校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化對(duì)于學(xué)校信息檔案管理工作來(lái)說(shuō)，是時(shí)代發(fā)展的一個(gè)必然的結(jié)果。由于數(shù)字化的檔案信息管理能夠使得管理者和運(yùn)用著不受時(shí)間還有空間的限制，運(yùn)用一臺(tái)電腦，就能夠進(jìn)行檔案的信息查閱還有管理，使得檔案的管理變得更加的便捷。運(yùn)用信息化的管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校檔案管理效率的提升，數(shù)字化的管理方式，能夠?qū)n案管理工作帶入到一個(gè)新的工作環(huán)境中。在以往的檔案管理人員進(jìn)行檔案資源的開(kāi)發(fā)還有利用的時(shí)候，為剩余更多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的整理，對(duì)于一些數(shù)字和文獻(xiàn)以及專(zhuān)題的匯編工作都會(huì)減少一些，這樣非常不利于檔案的規(guī)范化整理，但是運(yùn)用數(shù)字化的管理方式就能夠使得更多的檔案信息及時(shí)的歸檔，并且盡快的投入到檔案信息的運(yùn)用中去。

其次，學(xué)校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校管理的一個(gè)必然的結(jié)果，很多學(xué)校的檔案管理部門(mén)自身在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，都需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案的整理，于是也就形成了大量的數(shù)字化檔案信息，很多的學(xué)校在發(fā)展的過(guò)程中，也是運(yùn)用數(shù)字化的管理手段，將很多的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變成為信息載體，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字格式的轉(zhuǎn)變。另外，很多的學(xué)校也都利用校園網(wǎng)，并且同教育科研網(wǎng)還有國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連接。校園網(wǎng)的運(yùn)用為學(xué)校的教學(xué)還有科研以及管理等各項(xiàng)活動(dòng)提供了更多的技術(shù)手段支持，使得眾多的教師和學(xué)生能夠在校園里就能夠和更多的專(zhuān)家和學(xué)者進(jìn)行科研項(xiàng)目的合作或是進(jìn)行資料的查詢(xún)、學(xué)術(shù)的交流等等。這種管理方式逐漸的也使得計(jì)算機(jī)變成一種更好的輔助工具，并且使其變成一種常見(jiàn)的工具，充斥于檔案管理工作環(huán)境中。

二、學(xué)校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化存在的問(wèn)題

學(xué)校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜且細(xì)致的工作，并不是一蹴而就的，是一件需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的事情。目前，我們很多的學(xué)校的數(shù)字化檔案管理還存在一些問(wèn)題。具體的問(wèn)題如下。

（一）檔案標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性

學(xué)校的發(fā)展不同，檔案的管理內(nèi)容也存在一定的差別，由于學(xué)校時(shí)間和技術(shù)階段的不同，所以檔案也沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的遵從標(biāo)準(zhǔn)，這就使得學(xué)校檔案管理的硬件設(shè)備、及其型號(hào)還有教職工的個(gè)人素質(zhì)都沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)的各所學(xué)校創(chuàng)設(shè)的時(shí)間以及發(fā)展的過(guò)程都是存在一定的差異的，管理基礎(chǔ)也就不同。

（二）管理方式缺乏創(chuàng)新性

由于學(xué)校檔案的管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，其連貫性是比較的強(qiáng)的，在信息化的管理方式發(fā)展的過(guò)程中，國(guó)家也應(yīng)該重視檔案管理的信息化發(fā)展，但是在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，很多的學(xué)校在進(jìn)行檔案的管理的時(shí)候，并沒(méi)有跟上時(shí)代的步伐，管理的方式方法也缺乏創(chuàng)新性。由于科技是在不斷的進(jìn)步的，發(fā)展是十分的迅速的，U所以檔案管理也應(yīng)該時(shí)刻保持一個(gè)創(chuàng)新的發(fā)展意識(shí)，運(yùn)用科技來(lái)進(jìn)行數(shù)字化的管理工作的引領(lǐng)。

（三）數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)缺乏實(shí)用性

當(dāng)前，我國(guó)在學(xué)校的管理方面的投入也在不斷的增加，但是多是在教育教學(xué)還有一些基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的投入比較多，在檔案管理方面的投入?yún)s比較少，出于經(jīng)費(fèi)的問(wèn)題，一些學(xué)校在進(jìn)行管理和發(fā)展的時(shí)候，也是有心無(wú)力。一些比較先進(jìn)的軟件硬件設(shè)備也無(wú)法進(jìn)行及時(shí)的更換，當(dāng)前所建成的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模也比較小，所以在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，也缺乏實(shí)用性，標(biāo)準(zhǔn)化的程度也不高，類(lèi)型也比較單一，缺乏規(guī)范化的控制，就使得很多用戶(hù)的需求得不到滿足，使得學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率一直得不到提升。

三、做好學(xué)校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化的具體措施

（一）積極引進(jìn)新型的數(shù)字化檔案管理技術(shù)

在很多的學(xué)校里進(jìn)行檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的事情，尤其是一些高校中。當(dāng)前的教育環(huán)境下，很多的學(xué)校還是一直采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種方式不僅浪費(fèi)人力物力，還浪費(fèi)時(shí)間和財(cái)力，使得檔案管理的效率變得非常低，因此，迫切需要作出改變。所以，一些學(xué)校也積極的應(yīng)對(duì)這一現(xiàn)狀，形成了初步的檔案管理數(shù)字化，但是其管理技術(shù)還有管理設(shè)備還具有非常大的發(fā)展空間。所以，需要各個(gè)學(xué)校積極的引進(jìn)新型的數(shù)字化檔案管理技術(shù)，從而使得檔案管理工作能夠更加迅速和高效率的完成，使得各項(xiàng)記錄工作、存儲(chǔ)工作、檢索工作等，更快更好的完成。由于數(shù)字化的管理發(fā)展方向是一個(gè)整體且必然的發(fā)展趨勢(shì)和方向，新型的發(fā)展技術(shù)也是保證數(shù)字化管理進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，所以能夠在很大程度上提高檔案管理的工作質(zhì)量。

例如很多規(guī)模較大的學(xué)校其對(duì)于學(xué)生檔案信息的管理工作其工作量是非常的大的，但是運(yùn)用數(shù)字化的管理方式之后，檔案的存放還有提取還是比較的復(fù)雜，所以，還需要進(jìn)一步的依靠更加先進(jìn)的技術(shù)，例如二維碼信息等。當(dāng)一些畢業(yè)生在進(jìn)行檔案的提取的時(shí)候，就可以運(yùn)用手機(jī)來(lái)掃描相關(guān)的證件上的二維碼，若是出現(xiàn)一些錯(cuò)誤的信息也可以及時(shí)進(jìn)行修改，還可以設(shè)置驗(yàn)證的環(huán)節(jié)，依靠密碼的設(shè)置來(lái)進(jìn)行檔案信息的提取等，能夠有效的提升檔案信息管理的工作效率和精準(zhǔn)性，還能夠使得其保密性變得更強(qiáng)。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式

學(xué)校還應(yīng)該不斷的創(chuàng)新檔案管理模式，借助信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行校園電子檔案的建立。對(duì)于不同的人群，設(shè)置不同的檔案查閱內(nèi)容。在進(jìn)行個(gè)人檔案的完善的時(shí)候，學(xué)生可以自行登錄去進(jìn)行檔案的編輯和修改，將一些空缺的內(nèi)容補(bǔ)充完整，錯(cuò)誤的內(nèi)容進(jìn)行改正，然后再進(jìn)行保存和提交，由工作人員進(jìn)行審核，審核完畢之后然后生效，繼而進(jìn)行保存和管理。由檔案所屬人員自行填寫(xiě)的檔案內(nèi)容肯定是準(zhǔn)確率更高的，同時(shí)，也減輕了錄入人員的工作量，一舉兩得。這樣，也能夠提升檔案管理的工作效率。

另外，還應(yīng)該提升實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化程度，依靠更加現(xiàn)代的技術(shù)為依托，來(lái)進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新。在具體的學(xué)校檔案管理的過(guò)程中，信息工作有時(shí)也會(huì)呈現(xiàn)出一種分離的狀態(tài)，例如檔案和信息部門(mén)之間的分離還有部門(mén)內(nèi)部之間的分離等，這些現(xiàn)狀將會(huì)對(duì)于現(xiàn)代化的管理造成一定的阻礙，無(wú)法真正的實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，所以，在進(jìn)行管理的過(guò)程中，一定要制定嚴(yán)格的管理流程，還應(yīng)該加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。另外，還應(yīng)該不斷的完善管理制度，確保管理工作正常有序的開(kāi)展，設(shè)立相對(duì)嚴(yán)格的檔案管理制度和條理，對(duì)于檔案的一些細(xì)致的工作都要有所側(cè)重。

（三）重視人才的培養(yǎng)

最后是重視管理人才的培養(yǎng)。高素質(zhì)的人才是學(xué)校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化工作進(jìn)行的有力保障，當(dāng)前的發(fā)展背景下，對(duì)于相關(guān)的工作人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求，所以，需要工作人員不斷的提升自身的知識(shí)和技能，應(yīng)對(duì)自身工作的轉(zhuǎn)變。除了自身要具有一定的上進(jìn)心、好學(xué)樂(lè)學(xué)之外，學(xué)校也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于管理人員的培養(yǎng)力度，幫助他們提升基本的知識(shí)和技能，更好的來(lái)完成自己的工作。還要增強(qiáng)他們對(duì)于檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新意識(shí)，若是缺乏創(chuàng)新意識(shí)，其發(fā)展的腳步也會(huì)受到限制。另外，還應(yīng)該設(shè)立相對(duì)嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，規(guī)范工作人員的工作和行為，提高他們工作的積極性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期，學(xué)校應(yīng)該明確數(shù)字化的檔案管理技術(shù)對(duì)于學(xué)校檔案管理工作的重要作用，這是一個(gè)發(fā)展的趨勢(shì)。發(fā)展的過(guò)程中，要明確目前所存在的一些問(wèn)題，然后采取積極有效的措施進(jìn)行改善，并且積極的創(chuàng)新檔案管理的新模式，促進(jìn)檔案管理工作是的順利進(jìn)行。

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