基層檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)研究

張博

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，當(dāng)前我國檔案資料數(shù)量巨大，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)前的檔案管理工作。于是數(shù)字化檔案管理理念被提出，且受到多方認(rèn)可，受到計算機技術(shù)的加持，當(dāng)前我國檔案管理工作得到了更好的發(fā)展。本文主要就基層檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)研究進行探討。

關(guān)鍵詞：基層;檔案室;檔案;數(shù)字化建設(shè)

隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前我國信息技術(shù)發(fā)展極快，且已經(jīng)與多種行業(yè)進行了融合發(fā)展，且極大地促進了我國多種行業(yè)的發(fā)展，帶動了我國社會經(jīng)濟的總體發(fā)展。在我國各行各業(yè)的發(fā)展過程中，檔案資料都是極為重要的數(shù)據(jù)資源，在傳統(tǒng)檔案資料管理模式中，往往需要消耗大量的人力、物力資源，且管理難度極大，甚至在一部分大企業(yè)或需要分析大量資料的政府部門中，檔案資料管理成了大部分工作的重點。這是因為傳統(tǒng)檔案資料管理需要通過人工對檔案資料進行收集、整理，在需要的時候通過人工查找、借閱，耗時極長，且存在資料流失的風(fēng)險，使大量的相關(guān)工作進展緩慢。當(dāng)前社會經(jīng)濟快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案資料管理模式的速度已經(jīng)無法滿足各企業(yè)及政府部門的工作需求，只有創(chuàng)新發(fā)展才能獲得新的機會?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)給予了檔案資料管理新的機遇，也擁有了更好的發(fā)展前景，對促進各企業(yè)發(fā)展有重要意義，同時能夠大幅提升我國社會經(jīng)濟的發(fā)展。

一、信息技術(shù)融合發(fā)展下的檔案資料管理優(yōu)點

（一）減少資源使用

傳統(tǒng)的檔案資料管理部門中，檔案資料管理往往需要較多的人員，對檔案資料進行收集及整理，對后續(xù)的借閱及相關(guān)歸還整理工作也需要額外的人力。且傳統(tǒng)檔案資料需要大量的紙張進行記載，一個企業(yè)的檔案資料往往需要一個足夠大的空間進行存放，而這一個空間內(nèi)的紙張消耗就是一個驚人的數(shù)字，且隨著企業(yè)或相關(guān)政府部門的不斷發(fā)展，還會不斷有新的檔案資料需要收集整理，紙張的使用也是持續(xù)不斷的，對無用檔案資料的清理也會存在資源浪費及環(huán)境污染問題。但依托于信息技術(shù)的檔案資料管理能夠很好地解決這個問題，由于信息技術(shù)下的檔案資料管理通常是數(shù)字化的檔案資料，不論是在人力還是物力資源的消耗上都要遠遠小于傳統(tǒng)檔案資料管理，符合當(dāng)前我國社會持續(xù)發(fā)展的理論。

（二）加快檔案使用效率

傳統(tǒng)檔案資料的查閱過程是極長的，往往需要提前預(yù)約，并在預(yù)約時間內(nèi)到達檔案室準(zhǔn)備領(lǐng)取檔案，而檔案資料管理部門工作人員則需要在街道預(yù)約后，在大量的檔案資料中查找相關(guān)內(nèi)容，并進行收集整理，整理完成后等待預(yù)約者領(lǐng)取，而當(dāng)資料歸還后，還需要重新整理檔案資料，并進行歸位，方便下次使用，若出現(xiàn)逾期未還的情況，還需要與借閱者聯(lián)系，總之過程煩瑣，不利于檔案的使用。而數(shù)字化檔案資料管理則只需要一臺計算機，借閱者只需要輸入工號等個人資料確認(rèn)身份后，就能過在線上查找自己所需的資料，在完成查閱后只需點擊退出便能完成查閱的整個過程，大大減少了查閱資料的時間，能夠進一步促進企業(yè)或相關(guān)政府部門的發(fā)展。

二、檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用策略

（一）加強檔案室管理人員的計算機技能培訓(xùn)

數(shù)字化檔案的主要操作地點就是互聯(lián)網(wǎng)，所以在建設(shè)數(shù)字化檔案資料管理模式時，對相關(guān)管理人員的培訓(xùn)也不能放松的，首先需要對檔案部門管理人員的計算機基本操作能力進行完善教學(xué)，隨后針對檔案資料數(shù)據(jù)庫的升級、維護等操作進行教學(xué)培訓(xùn)，幫助促進其后期的持續(xù)發(fā)展能力，同時，對于檔案資料的數(shù)字化上傳操作教學(xué)也需要進一步完善。

（二）完善數(shù)字化資料庫系統(tǒng)

在數(shù)字化檔案資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)完成后，企業(yè)及相關(guān)政府部門應(yīng)定時對數(shù)字資料庫進行檢查，在完善檔案資料數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的同時，能夠降低由于檔案資料管理不完善造成的檔案資料流失情況。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，相關(guān)企業(yè)可以與互聯(lián)網(wǎng)公司合作，建立專屬數(shù)據(jù)資料庫網(wǎng)站，通過網(wǎng)站對資料數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的管理及運用，同時，建立專屬數(shù)據(jù)資料庫網(wǎng)站能夠加強數(shù)據(jù)庫的安全，在發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)病毒后能夠聯(lián)系互聯(lián)網(wǎng)公司修補漏洞，并進一步完善，簡單來講，與互聯(lián)網(wǎng)公司的合作是為數(shù)字化檔案資料庫的后續(xù)使用提供長久有力的保障，對相關(guān)企業(yè)的進一步發(fā)展有重要意義，同時能夠大力推動我國社會經(jīng)濟的進一步發(fā)展。

三、結(jié)語

結(jié)合全文可知，當(dāng)前我國檔案管理工作存在一系列問題，導(dǎo)致在需要檔案資料的工作中效率下降，這阻礙了各企業(yè)及相關(guān)政府部門的進一步發(fā)展，然而信息技術(shù)的快速發(fā)展幫助檔案資料管理獲得了新的機遇及發(fā)展方向。當(dāng)前我國已經(jīng)進一步加強了信息技術(shù)與檔案資料管理的結(jié)合，并就與信息技術(shù)結(jié)合的檔案管理工作進行了進一步的完善，對于當(dāng)前我國社會經(jīng)濟的進一步發(fā)展有重要意義，同時大幅減少了由于資料的查閱可能導(dǎo)致的遺失情況，更大限度地保護了檔案信息安全。

參考文獻

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