論信息化時(shí)代的公安檔案管理

文/王麗慧 王靈娜 ，.濮陽(yáng)市公安局大慶分局；.濮陽(yáng)市公安局建設(shè)分局

1 公安檔案信息化的現(xiàn)狀

目前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，高新技術(shù)的發(fā)展，改變了人們的生活以及工作方式，給人們帶來(lái)了許多的便捷條件。在公安檔案管理過(guò)程中，以往的公安檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，近年來(lái)，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在公安檔案管理過(guò)程中，運(yùn)用了許多的高新技術(shù)，包括電子計(jì)算機(jī)、縮微復(fù)制存儲(chǔ)技術(shù)等，并且各地區(qū)公安機(jī)關(guān)均建設(shè)了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將有關(guān)檔案資料全部?jī)?chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，只要登錄數(shù)據(jù)庫(kù)，即可儲(chǔ)存信息以及下載信息，大大減少了檔案管理人員工作量，提高了檔案管理的效率以及水平。

在信息化環(huán)境下，公安機(jī)關(guān)為了實(shí)現(xiàn)“科技強(qiáng)警”，建設(shè)實(shí)施了金盾工程，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運(yùn)用，建立全國(guó)違反犯罪信息中心、全國(guó)公安綜合業(yè)務(wù)通信網(wǎng)、全國(guó)公共網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控中心以及全國(guó)公安指揮調(diào)度系統(tǒng)，并形成公安科技檔案，采用現(xiàn)代管管理手段，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享以及快速調(diào)取，為公安機(jī)關(guān)辦案爭(zhēng)取更多的時(shí)間，提高公安機(jī)關(guān)指揮、快速反應(yīng)以及打擊犯罪的能力，真正做到“科技強(qiáng)警”。

2 公安檔案管理信息化建設(shè)的出路

2.1 創(chuàng)新公安檔案信息化管理理念

理念的創(chuàng)新是實(shí)施公安檔案管理信息化的先導(dǎo)。一方面，公安檔案管理部門要強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，充分地認(rèn)識(shí)到檔案的潛在價(jià)值與重要作用，在思想上對(duì)此重視起來(lái)，加強(qiáng)工作人員檔案信息化管理的理念；另一方面，公安檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的宣傳，讓相關(guān)人員意識(shí)到在信息時(shí)代，檔案管理要跟上時(shí)代的步伐，樹(shù)立開(kāi)發(fā)與挖掘檔案價(jià)值的意識(shí)，使其服務(wù)于公安工作。

2.2 合理選擇檔案管理開(kāi)發(fā)平臺(tái)，科學(xué)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)模式

針對(duì)目前公安機(jī)關(guān)內(nèi)部出現(xiàn)的“信息孤島”問(wèn)題，公安機(jī)關(guān)還應(yīng)選擇合適的開(kāi)發(fā)平臺(tái)，并建設(shè)科學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)模式，使得公安機(jī)關(guān)各部門數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)能夠有效連接，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，解決“信息孤島”的問(wèn)題。所以選擇開(kāi)發(fā)平臺(tái)，通常選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，在儲(chǔ)存本地?cái)?shù)據(jù)時(shí)，管理人員直接上機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)存，其他部門在訪問(wèn)數(shù)據(jù)時(shí)，只需要登錄，通過(guò)權(quán)限訪問(wèn)即可查詢數(shù)據(jù)。在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，需要設(shè)計(jì)人員充分考慮警務(wù)需求，由于公安檔案數(shù)量較大，所以數(shù)據(jù)的建立還應(yīng)滿足擴(kuò)充需求，便于管理人員進(jìn)行修改。

2.3 注意公安檔案的保密工作

在檔案的信息化管理過(guò)程中，做好信息保密工作十分重要。因此，在利用網(wǎng)絡(luò)為各地警務(wù)部門提供檔案信息的時(shí)候，一定要保證機(jī)密信息的安全性，防止被不法黑客竊取。負(fù)責(zé)公安檔案的管理人員，一定要注意區(qū)分可開(kāi)放與不可開(kāi)放檔案的區(qū)別，并且對(duì)非開(kāi)放檔案的保密程度以及訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限定。在檔案的共享工作中，檔案權(quán)限的總負(fù)責(zé)人要將自己的計(jì)算機(jī)與公安檔案科或者檔案處的計(jì)算機(jī)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，那么就實(shí)現(xiàn)了檔案?jìng)鬏數(shù)淖詣?dòng)化，方便信息之間的交流共享。在檔案管理部門與需要利用檔案的警務(wù)部門之間用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案?jìng)鬏敼ぷ鲿r(shí)，一定要運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)加密處理，并且使用用戶識(shí)別以及終端識(shí)別等技術(shù)，防止信息在傳輸過(guò)程中被竊取。

2.4 整合檔案信息資源，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，首要一點(diǎn)是完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，打造一支數(shù)字化檔案館。檔案館建設(shè)中，應(yīng)該配備專門的檔案干部隊(duì)伍，豐富檔案館館藏，借助檢索工具來(lái)提升檔案資源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同時(shí)，檔案管理部門需要結(jié)合實(shí)際情況選擇合理的方法管理電子檔案，加大資金投入力度，不斷完善硬件和軟件設(shè)施，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)不斷更新和完善，建立操作性較強(qiáng)的實(shí)施平臺(tái)。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，可以逐步電子化錄入到系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料并存，整合檔案信息資源，推動(dòng)公安機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

2.5 建立完善的網(wǎng)絡(luò)化管理制度，加強(qiáng)公安檔案保密和防偽

公安檔案的保密和防偽是公安檔案管理的重要工作之一，為了保證公安檔案保密和防偽工作，還應(yīng)建立完善的網(wǎng)絡(luò)化管理制度，保證公安檔案管理工作更加的科學(xué)以及合理。公安機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立完善的網(wǎng)絡(luò)官化管理制度，包括軟件管理、機(jī)房管理以及操作管理等方面，并對(duì)相關(guān)工作者人員的操作行為進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于違反相關(guān)制度的人員給予警告，及時(shí)的進(jìn)行糾正，同時(shí)還應(yīng)將公安檔案中的數(shù)據(jù)信息分為兩類，一類為開(kāi)放檔案信息，另一類的非開(kāi)放檔案信息，并對(duì)不同訪問(wèn)者設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，以此保證公安檔案的保密性。另外由于電子檔案很難從文字中分辨真假，所以還應(yīng)在檔案中設(shè)置防偽標(biāo)志，避免不法分子篡改檔案。

2.6 建立健全公安機(jī)關(guān)的現(xiàn)代化檔案管理體系

在信息環(huán)境下，公安檔案管理部門在檔案信息化管理過(guò)程中，可進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新，在實(shí)體管理的基礎(chǔ)上，實(shí)施“后保管模式”，即將對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案信息的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的宏觀管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，公安檔案文件越來(lái)越偏向于采用電子文件形式，單一的實(shí)體管理難以有效滿足當(dāng)前檔案管理工作的要求。因此，檔案管理^員必須轉(zhuǎn)變管理模式，由對(duì)檔案實(shí)體的管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案文件形成過(guò)程的管理，以此為途徑，有效提高檔案信息管理的效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

公安機(jī)關(guān)作為我們國(guó)家重要的執(zhí)勤執(zhí)法部門，其檔案具有涉及內(nèi)容廣、涉及人數(shù)多等特點(diǎn)，是我國(guó)檔案的重要組成內(nèi)容。目前公安檔案管理信息化存在觀念滯后、技術(shù)缺乏、人才不足等困境，我們必須不斷加強(qiáng)管理理念的創(chuàng)新，增強(qiáng)技術(shù)水平，打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍才能促進(jìn)我國(guó)公安檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)我國(guó)公安檔案工作的有序進(jìn)步與發(fā)展。