檔案信息資源的整合與管理創(chuàng)新分析

文/楊奕，天津創(chuàng)業(yè)環(huán)保集團(tuán)股份有限公司

隨著生產(chǎn)活動(dòng)復(fù)雜程度的不斷提升,企業(yè)運(yùn)營過程中產(chǎn)生的信息總量日益增長,相應(yīng)的檔案管理工作對(duì)象也愈發(fā)多樣。鑒于此，全面探索檔案信息資源的整合方式以及創(chuàng)新策略，有著較高的現(xiàn)實(shí)價(jià)值與實(shí)踐意義。

1 檔案信息資源管理存在的問題

1.1 信息資源利用率較低

當(dāng)前在檔案管理中存在的較為嚴(yán)重的問題，就是對(duì)檔案管理的忽視，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的意義以及檔案的應(yīng)用價(jià)值，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理設(shè)施和管理機(jī)制都不完善，多數(shù)企業(yè)將檔案作為了表面的資料，沒有充分的將檔案的作用發(fā)揮出來。如此一來，檔案收集、整合、分析的價(jià)值根本無從實(shí)現(xiàn)。除此之外，實(shí)體檔案的大量囤積，不僅耗費(fèi)了巨大的人力、物力、財(cái)力，用于對(duì)其的儲(chǔ)存與維護(hù)，同時(shí)也不利于單位內(nèi)部檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，即無法為信息資源的整合提供全面、有力的數(shù)據(jù)支持。如果企業(yè)檔案管理的信息化程度一直提不上去，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在發(fā)展的過程中漸漸的與社會(huì)脫節(jié)，對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展也是很不利的。

1.2 檔案信息化程度低

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸的應(yīng)用到了各行各業(yè)中，其中檔案管理的數(shù)字化和信息化就是很明顯的例子。檔案管理信息化，首先要保證檔案信息的安全，必須有防止網(wǎng)絡(luò)病毒等危害的檔案信息安全的技術(shù)。其次檔案管理信息化不僅僅是擁有幾臺(tái)電腦，把檔案信息錄入電腦，更多的是對(duì)信息化檔案的管理。檔案信息化是一個(gè)漫長的過程，檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合，能夠?qū)⒓堎|(zhì)的檔案整理成電子檔案，這樣不僅方便檢索，查閱，而且在歸檔保存方面也十分的便利，對(duì)提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率具有重要的作用。但是在實(shí)際工作中，由于電子管理設(shè)備的缺失，工作人員意識(shí)的欠缺，導(dǎo)致檔案信息化程度較低，沒有完全的實(shí)現(xiàn)信息化的管理，還有很多的檔案依然采用紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行歸檔和查閱，這種情況的出現(xiàn)是不利于檔案的開發(fā)和管理的。除此之外，在引入信息化的管理模式之后，也普遍存在著電子文件格式不統(tǒng)一、標(biāo)注不詳盡等問題，嚴(yán)重制約了其整合與管理價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

2 檔案管理整合策略探究

2.1 推進(jìn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

針對(duì)普遍存在的檔案應(yīng)用效率不高的問題，相關(guān)主體應(yīng)當(dāng)從實(shí)際應(yīng)用體系入手，著力解決這一制約其管理價(jià)值實(shí)現(xiàn)的問題。應(yīng)當(dāng)加快信息化的建設(shè)腳步，為檔案管理投入更多的建設(shè)資金，引入現(xiàn)代化的元素，引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，建立起覆蓋全單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及資源共享體系?，F(xiàn)階段，許多單位引入了數(shù)據(jù)庫模式，即只需通過聯(lián)網(wǎng)的覆蓋，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)檔案內(nèi)容的實(shí)時(shí)查閱。如果某一人員有檔案取用或者是查閱的需求，只需將檔案的相關(guān)信息輸入在電腦上，就可獲知檔案的具體位置以及其他信息，檔案的輔助性、指導(dǎo)性價(jià)值愈加凸顯出來。檔案網(wǎng)絡(luò)化是一個(gè)復(fù)雜的過程，首先要對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索編輯，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，體現(xiàn)檔案目錄的完整性；其次，還可以發(fā)揮其他各部門的優(yōu)勢(shì)，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫；另外，還需對(duì)檔案進(jìn)行分化和有序化，開展編研工作。在檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)構(gòu)建的過程中,應(yīng)全面做好信息安全工作,在網(wǎng)絡(luò)機(jī)房硬件管理與信息傳輸和使用安全管理方面加大力度,保證檔案管理信息的安全性。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。

2.2 加大收集整合力度

現(xiàn)階段，信息資源的儲(chǔ)存硬件主要借助于 u 盤、硬盤、磁盤、光盤、云端等，軟件主要借助于檔案管理軟件、檔案資料電子化等要素，這不僅為相關(guān)管理人員節(jié)省了大量的儲(chǔ)存空間與管理時(shí)間，同時(shí)還方便他們的查找與取用，大大促進(jìn)了實(shí)際檔案管理效率的提升。特別是涉及到影響人們生活、生產(chǎn)的重要基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的檔案，應(yīng)當(dāng)建立起一套科學(xué)、完善的檔案管理制度，明確其具體的收集、整理、歸檔、儲(chǔ)存以及取用程序，使得各項(xiàng)事務(wù)的推進(jìn)可以做到“有章可循”。文件材料的歸檔必須全面，涵蓋紙質(zhì)資料、電子文件、照片、視頻、音頻等要素，并且在指定期限移交到檔案管理部門。因此，需要輔助先進(jìn)的設(shè)備和手段來盡快完成這一轉(zhuǎn)變過程。通過多功能掃描儀、ORC 智能識(shí)別技術(shù)等設(shè)備和技術(shù)，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，采用B/S 結(jié)構(gòu)模式對(duì)檔案信息進(jìn)行分析處理和管理應(yīng)用。同時(shí)，需要專業(yè)的檔案管理軟件，對(duì)各類數(shù)據(jù)的整理歸類，內(nèi)搜索引擎的利用，專業(yè)網(wǎng)絡(luò)以及服務(wù)器的架設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的對(duì)數(shù)據(jù)的“加工能力”，通過“加工”實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的“增值”。針對(duì)普遍存在的“重保管、輕應(yīng)用”的問題，管理部門及其工作人員應(yīng)當(dāng)科學(xué)核對(duì)檔案費(fèi)用，提升其內(nèi)部人力、物力、財(cái)力以及其他社會(huì)資源的應(yīng)用價(jià)值。

2.3 加大縱向管理力度

企業(yè)只有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，才能提高企業(yè)工作效率。檔案的管理工作需要建立起統(tǒng)一、科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，以具體的管理內(nèi)容為劃分的依據(jù)，從而為檔案的高效化收集、規(guī)范化整合以及科學(xué)化管理提供一定的便利。在此基礎(chǔ)上，要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行全面的理論指導(dǎo)與實(shí)踐培訓(xùn)，使其可以掌握該領(lǐng)域最先進(jìn)的理念與最前沿的方法，實(shí)現(xiàn)自身專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力的有效提升，更好地服務(wù)于實(shí)際工作的開展。同時(shí)，檔案管理人員接觸的信息化管理方法和工具有限，可以通過交流學(xué)習(xí)的方式，吸取檔案管理信息化建設(shè)做的好的單位經(jīng)驗(yàn)，了解更多的檔案管理信息化建設(shè)方法和手段，結(jié)合各自單位實(shí)際情況加以利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的更大價(jià)值。

3 結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案作為知識(shí)的結(jié)晶和信息源，越來越被人們和社會(huì)高度重視和利用，檔案管理信息化建設(shè)能提高檔案管理的工作效率，適應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展，更好的為現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)服務(wù)。