淺談新時期如何做好公安檔案管理工作

文/曹銳 李丹丹，濮陽市公安局昆吾分局

1 公安檔案管理概述

公安檔案是公安各個部門民警在日常警務工作中產(chǎn)生的文字、圖像、聲像、實物等形態(tài)的歷史記錄，并由各部門從事檔案工作的人員進行初期整理，再經(jīng)過規(guī)范化、專業(yè)化的加工，最終形成檔案并保存入庫。公安檔案包括文書檔案、業(yè)務檔案、聲像檔案、戶籍檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案等。公安檔案管理的目標是要把“規(guī)范治檔”貫穿于檔案管理工作的始終，使檔案管理更加規(guī)范化，從而更好地服務于公安工作。

2 當前公安檔案工作存在的問題

2.1 思想認識不到位

相比較于打擊犯罪、維護治安等傳統(tǒng)意義上的公安主業(yè)工作，相當一部分民警沒有認識到檔案工作的重要性，甚至認為檔案就是“一堆紙”，檔案管理員就是“倉庫保管員”，只要將相關(guān)材料裝訂好、存放到位就可以了。這種思想作用在領(lǐng)導身上，就導致公安機關(guān)內(nèi)部在檔案工作人、財、物資源上的投入不足，個別部門對于檔案工作采取臨時“突擊”模式，檢查人員一走就只管“主業(yè)”，長此以往使得檔案工作與公安工作脫節(jié)；作用在檔案工作人員身上，則導致個體工作責任心不強，積極性受打擊，影響公安檔案工作的質(zhì)效；作用在其他民警身上，則導致對檔案工作的排斥、不配合，公安檔案指導實戰(zhàn)、服務工作的作用難以發(fā)揮。

2.2 檔案管理制度建立不完善

公安檔案的形成、歸檔、保護、利用本身有一套嚴格的規(guī)范管理制度。但部分檔案人員未能嚴格按照制度，加之缺乏嚴格監(jiān)督，使得在整理歸檔中不依據(jù)標準，不規(guī)范整理，存在歸檔工作隨意性較大的現(xiàn)象，容易造成檔案資料缺失，影響檔案的系統(tǒng)性和完整性。

2.3 公安檔案管理中信息化管理程度偏低

在信息化時代的基礎(chǔ)上，公安檔案信息化系統(tǒng)的建設，重點在于強調(diào)信息的飛速傳輸，而忽略了對公安檔案信息內(nèi)容的綜合利用以及全面管理，網(wǎng)絡還只是檔案管理工作中一種輔助性工具，管理方式并未發(fā)生根本上的變化。此外，受老舊管理觀念的影響，公安檔案管理工作還一直處在提供利用、接發(fā)信息的被動工作模式，信息化的作用并未充分發(fā)揮。此外，在檔案管理工作中，雖然治安、消防、刑偵、戶政等各個公安機構(gòu)都已經(jīng)建立了信息化系統(tǒng)，但個個都是互相獨立的，并未實現(xiàn)各公安機構(gòu)系統(tǒng)的互相連接，檔案材料信息無法實現(xiàn)共享，致使各個公安機構(gòu)建立的檔案信息化系統(tǒng)很難發(fā)揮出最優(yōu)的效果。

3 有效提升公安檔案管理工作的措施

3.1 提高對公安檔案工作的重視程度

3.1.1 爭取領(lǐng)導干部的重視

這也是最關(guān)鍵的一點。實踐中，應從內(nèi)外兩個方面入手。首先領(lǐng)導干部要加強檔案管理理論學習，自覺認識到公安檔案工作在服務全局、強化公安建設等方面的重要性。這是內(nèi)因激勵。其次，應將檔案工作納入公安大績效考核中去。讓考核的“指揮棒”督促領(lǐng)導重視檔案工作質(zhì)效，細化分工，優(yōu)化人財物資源配置，并開展經(jīng)常性的檔案檢查。這是外因刺激。

3.1.2 檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想

檔案工作者常年與檔案“打交道”，是檔案管理工作的第一責任人，務必消除對檔案工作的偏見，以服務大局的觀念，不斷提高自身對于檔案工作重要性的認識。

3.1.3 廣大公安民警要打破固有觀念

民警是檔案的創(chuàng)造者，也是檔案的使用者。公安機關(guān)應當積極組織系列活動對檔案工作進行宣揚，讓更多的民警認識到檔案工作的重要意義，參與到檔案工作中去。

3.2 加強公安檔案隊伍建設，提高人員素質(zhì)

要整合公安人力資源，形成固定的公安檔案隊伍，減少因為人員流動造成的工作效率降低的問題。要對檔案管理人員進行定期的培訓，提高檔案管理人員的素質(zhì)。對公安檔案工作的發(fā)展起骨干作用的人才，要從職級待遇上適當放寬條件，予以傾斜，用好的制度留住人才。同時，可引進檔案領(lǐng)域的高級人才，促進檔案工作管理水平的提升。

3.3 完善公安檔案制度建設，提高規(guī)范要求

依據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)及上級關(guān)于檔案工作的規(guī)定要求，進一步強化制度建設。在現(xiàn)階段公安檔案管理產(chǎn)生的問題可以看出公安部門的權(quán)責分工不明確，要借著提高公安檔案管理水平的契機，完善公安檔案制度，對于不同階段的工作提出明確的要求，并且安排監(jiān)督和考核。

3.4 加大公安檔案設備投入，提高硬件水平

要改變檔案裝備落后的狀況，就必須在硬件上加大投入，讓檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，提高檔案管理的效率。同時，緊跟時代潮流，大力推進檔案信息化管理，切實抓好檔案信息化建設，不斷創(chuàng)新，不斷完善，使檔案管理工作適應時代的發(fā)展需要。

3.5 提升公安檔案管理工作中的信息化程度

要想創(chuàng)建滿足公安機關(guān)需求的檔案管理信息體系，需要先做好以下兩個方面：第一，選擇高水平、專業(yè)的公安檔案管理人員，改變傳統(tǒng)的管理模式，在高效、規(guī)范地完成基礎(chǔ)的檔案管理工作之外，還要不斷創(chuàng)新、開拓新的管理模式，學習新型的網(wǎng)絡管理知識、軟件使用技術(shù)，以更好地提高自身的業(yè)務水平。第二，要優(yōu)選平臺，實現(xiàn)各個部門檔案庫的高效連接。在選擇開發(fā)平臺過程中，要優(yōu)選分布式的管理系統(tǒng)，在各個公安部門內(nèi)建立對應的檔案庫，并互相連通，利用信息化系統(tǒng)來直接實現(xiàn)信息材料資源的存取，用較少的財力、物力、人力投入，完成檔案信息文件利用的最大化，同時在此過程中，還需要結(jié)合檔案管理的具體要求進行系統(tǒng)設計，改變之前的分段式管理模式，保證對公安電子檔案文件的利用、存取、更新的全方位管理。

4 結(jié)束語

總而言之，規(guī)范科學的公安檔案管理工作才能不斷提升公安部門的工作效率和管理水平，做好檔案管理的利用開發(fā)，不僅能夠有助于公安檔案管理工作人員實現(xiàn)自身的價值，還能夠為民生建設、社會進步、經(jīng)濟發(fā)展作出巨大的貢獻。