制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與控制研究

劉守濤

（浙江金乙昌科技股份有限公司，浙江 嘉興 314000）

一、制造企業(yè)采購內(nèi)控流程關(guān)鍵點

（一）采購計劃審批環(huán)節(jié)

采購計劃申請制度要不斷持續(xù)完善，根據(jù)采購內(nèi)容科學(xué)劃分歸口管理部門，明確采購范圍、審批流程，確保相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任落實到位。

（二）采購驗收環(huán)節(jié)

采購驗收環(huán)節(jié)是內(nèi)部控制的關(guān)鍵，要不斷強(qiáng)化管理，明確采購方式、供貨周期、驗收程序以及計量方法等信息，逐步實現(xiàn)采購流程管理信息化、采購監(jiān)督透明化。

（三）供應(yīng)商動態(tài)評價環(huán)節(jié)

建立供應(yīng)商評價體系，科學(xué)確立評價標(biāo)準(zhǔn)，定期對供應(yīng)商采購業(yè)務(wù)進(jìn)行評價分析，形成供應(yīng)商評價分析報告，并根據(jù)階段性動態(tài)評估結(jié)果做出及時調(diào)整。

（四）付款審批環(huán)節(jié)

嚴(yán)格執(zhí)行付款審批流程，明確預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款的授權(quán)審批權(quán)限，對付款條件（如結(jié)算發(fā)票、貨物驗收等）以及付款審批流程等做到制度規(guī)定明確，執(zhí)行到位。

二、制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與控制存在的問題

（一）供應(yīng)商的準(zhǔn)入與評審不規(guī)范

企業(yè)供應(yīng)商準(zhǔn)入制度規(guī)定不明確，存在人為的主觀判斷和舞弊風(fēng)險，對合格供應(yīng)商的評審和測試不符合規(guī)定程序，不能確保產(chǎn)品價格、產(chǎn)品質(zhì)量及供貨及時性等得到有效保證。供應(yīng)商內(nèi)部評審不科學(xué)，定性和定量指標(biāo)未能有效結(jié)合，導(dǎo)致評價效果不佳，給采購人員留有舞弊空間。同時供應(yīng)商評價結(jié)果執(zhí)行不到位，流于形式，供應(yīng)商的評審與執(zhí)行實行兩條線管理，導(dǎo)致供應(yīng)商評價結(jié)果貫徹不到位、不徹底。部分供應(yīng)商長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系不穩(wěn)固，對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展支撐力度不夠，影響企業(yè)正常運營。

（二）采購業(yè)務(wù)的評審與監(jiān)督不完善

采購部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息管理及供貨流程控制。企業(yè)物資采購部門應(yīng)集中統(tǒng)一管理，避免多頭采購或重復(fù)采購，采購部門首先依據(jù)采購計劃甄選2-3家合格供應(yīng)商，確立供應(yīng)商優(yōu)選名單并提交審批，貨物入庫后并開具發(fā)票于系統(tǒng)匹配勾選后信息傳遞財務(wù)部進(jìn)行結(jié)算，按照約定結(jié)算周期申請付款。但上級部門、財務(wù)部門、質(zhì)檢部門只是對已發(fā)生的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格及價格等方面的一致性復(fù)核，而對采購部門前期的市場調(diào)研、供應(yīng)商遴選、供貨談判過程及簽訂正式采購合同等工作程序缺乏有效前置監(jiān)督。

（三）采購計劃編制與成本控制不嚴(yán)格

企業(yè)以銷定產(chǎn)，銷售訂單信息通過ERP系統(tǒng)下推生成生產(chǎn)計劃，生產(chǎn)計劃按照技術(shù)工藝要求生成所需物料BOM清單。計劃部門結(jié)合庫存情況生成采購計劃，從采購計劃形成到采購執(zhí)行需要一定周期，期間市場的變動會影響到采購計劃的變動。采購部門、銷售部門、生產(chǎn)部門及倉儲物流部門信息傳遞存在時間性差異，導(dǎo)致企業(yè)采購計劃與實際需求不相符。同時，市場變化往往會帶來價格的變動，企業(yè)生產(chǎn)計劃按照客戶合同交期排單而無調(diào)整空間，導(dǎo)致企業(yè)高價采購，企業(yè)成本控制措施執(zhí)行效果欠佳。

（四）采購合同評審與簽訂不合規(guī)

采購合同是供需雙方在公開、公平、公正、自愿的基礎(chǔ)上達(dá)成一致的法律約定文書，雙方在采購標(biāo)的、價格確立、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式及付款周期、經(jīng)濟(jì)責(zé)任賠償?shù)确矫婢鶎﹄p方的交易活動產(chǎn)生法律約束和監(jiān)督作用。在合同簽訂前期如果評審環(huán)節(jié)控制不當(dāng)，導(dǎo)致合同的相關(guān)條款內(nèi)容約定不明確或部分內(nèi)容缺失，合同糾紛和法律風(fēng)險產(chǎn)生的概率就會非常高，就有可能給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益的損害。

（五）采購付款審批環(huán)節(jié)控制不到位

企業(yè)沒有按照不相容崗位相互分離的原則，建立采購業(yè)務(wù)與付款審核業(yè)務(wù)崗位責(zé)任制，明確職責(zé)和權(quán)限，采購業(yè)務(wù)得不到有效監(jiān)督。財務(wù)獨立審核權(quán)執(zhí)行不到位，不能確保合同、發(fā)票及入庫單內(nèi)容一致。同時，應(yīng)付賬款余額及發(fā)生額與供應(yīng)商之間沒有進(jìn)行定期的賬目核對，沒有建立對賬機(jī)制，雙方不能做到及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)部門及物資管理部門賬務(wù)處理中的錯誤，錯誤得不到及時糾正，可能會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。

三、制造企業(yè)采購內(nèi)部流程設(shè)計與管控措施的完善

企業(yè)要不斷總結(jié)分析采購業(yè)務(wù)管控體系的運行效果，深度細(xì)化剖析企業(yè)現(xiàn)行采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程設(shè)計的科學(xué)性和運行的有效性，力求采購業(yè)務(wù)內(nèi)控流程不斷得到持續(xù)優(yōu)化，保障企業(yè)的生產(chǎn)和運營體系高效運作。企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制設(shè)計與措施主要通過以下幾個方面：

（一）科學(xué)有效編制采購計劃

1、采購計劃的編制依據(jù)要充分

銷售部門接到客戶正式訂單及時組織相關(guān)部門進(jìn)行評審，確立技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和生產(chǎn)工藝后下推生成生產(chǎn)計劃單，按照客戶產(chǎn)品交期要求。生產(chǎn)部門按照正常生產(chǎn)周期科學(xué)合理的編排產(chǎn)線組織生產(chǎn)，物料的需求計劃信息由ERP傳遞匯總至采購部門。采購部門綜合考慮供貨周期、安全庫存、運輸環(huán)境以及市場價格變化趨勢等因素科學(xué)計算調(diào)整采購計劃，按照采購審批權(quán)限和流程及時提交上級進(jìn)行審批執(zhí)行。

2、采購計劃的監(jiān)督審核要深入

采購業(yè)務(wù)審核部門要建立科學(xué)合理的審核程序和審核標(biāo)準(zhǔn)，重點審核采購計劃的準(zhǔn)確性、合理性、必要性，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)運營特點，逐步完善審核指標(biāo)體系，以提高審核質(zhì)量和效率，必要時組織人員現(xiàn)場跟蹤監(jiān)察，把風(fēng)險防范前置，堵塞各項漏洞。

3、采購預(yù)算的執(zhí)行要嚴(yán)格

采購預(yù)算要剛性執(zhí)行，同時明確預(yù)算調(diào)整的條件和程序，預(yù)算可調(diào)整的范圍和頻率，嚴(yán)格按照預(yù)算調(diào)整權(quán)限逐級上報審批，審批通過后執(zhí)行。

4、請購程序的審批要全面

物資采購業(yè)務(wù)原則上實行審批全覆蓋，采購內(nèi)部控制流程必須對請購計劃審批程序做出明確而清晰的規(guī)范。采購計劃的物資范圍、單批次的采購金額、預(yù)付貨款的限制比例、審批的流程和權(quán)限等做出詳細(xì)的規(guī)定，對特種設(shè)備、專用（材料）工具以及預(yù)付期限較長、金額重大的請購業(yè)務(wù)，應(yīng)由多部門協(xié)助的采購業(yè)務(wù)單獨做出規(guī)定，對于低值易耗品、工程物資等可以采用集中采購方式。

（二）嚴(yán)格控制供應(yīng)商納入標(biāo)準(zhǔn)

1、建立合格供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)

建立全方位的供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)評估體系，結(jié)合企業(yè)實際情況，包括但不限于如供應(yīng)商資質(zhì)條件、產(chǎn)品開發(fā)能力、技術(shù)創(chuàng)新的優(yōu)勢、生產(chǎn)能力、財務(wù)質(zhì)量、質(zhì)量管理體系、物流配送環(huán)境、企業(yè)品牌信譽(yù)等，必要時組織評審團(tuán)隊對供應(yīng)商實施現(xiàn)場評審。為保證供應(yīng)商準(zhǔn)入的高效性和安全性，制定相應(yīng)的供應(yīng)商優(yōu)先準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，如品質(zhì)過硬、品牌影響大、技術(shù)先進(jìn)、供貨有保障、市場地位高的供應(yīng)商可以優(yōu)先考慮。

2、實行供應(yīng)商動態(tài)評價

確立供應(yīng)商動態(tài)評價指標(biāo)體系標(biāo)準(zhǔn)，包括質(zhì)量合格率、供貨及時率、企業(yè)信譽(yù)、企業(yè)財務(wù)狀況等指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計分析。并同步更新供應(yīng)商信息評價系統(tǒng)，實行專人對供應(yīng)商的評價進(jìn)行分析，將分析結(jié)果實現(xiàn)相關(guān)部門共享，以提高供應(yīng)商信息使用效率。根據(jù)供應(yīng)商評價結(jié)果劃分供應(yīng)商等級，作為選擇公司主副供應(yīng)商及供貨標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)。

3、確立供應(yīng)商戰(zhàn)略合作關(guān)系

企業(yè)要不斷優(yōu)化合格供應(yīng)商信息庫，按照定期考核結(jié)果淘汰不合格供應(yīng)商。同時，不斷開發(fā)引入一定比例的新供應(yīng)商，以增強(qiáng)供應(yīng)商間的競爭意識，考核評價結(jié)果為優(yōu)良的合格供應(yīng)商優(yōu)先考慮建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。此外，加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的長期戰(zhàn)略合作的深度，通過緊密合作發(fā)揮彼此之間的專業(yè)優(yōu)勢，實現(xiàn)企業(yè)價值的共建共享，不斷創(chuàng)新研產(chǎn)供銷合作模式，共同研發(fā)引領(lǐng)市場的前端產(chǎn)品，充分挖掘上下游產(chǎn)業(yè)鏈的高效協(xié)作價值。

（三）科學(xué)定價控制成本

1、采購定價科學(xué)分類

企業(yè)采購業(yè)務(wù)根據(jù)需要科學(xué)分類，通過供應(yīng)商等級庫的劃分，建立供應(yīng)商與企業(yè)采購業(yè)務(wù)快速對接機(jī)制。采購部門要通過市場專項深入的市場調(diào)研，找出變動趨勢，提出合理的定價策略，確立不同的定價方法，如新品市場詢價法、招投標(biāo)定價法、商務(wù)談判法等。采購審核小組根據(jù)市場供求狀況，分別制定采購定價控制標(biāo)準(zhǔn)，對市場價格波動較大的材料，實行基礎(chǔ)價加固定浮動比率的定價方法，調(diào)整的依據(jù)和幅度由采購審核小組進(jìn)行審核確定，對市場影響不大的常規(guī)材料，采用采購計劃價加下浮比率法進(jìn)行業(yè)績考核定價。

2、采購定價與采購執(zhí)行相分離

嚴(yán)格執(zhí)行不相容職務(wù)相分離的內(nèi)控原則，供應(yīng)商評價與合同簽訂相分離，定價審批與采購業(yè)務(wù)執(zhí)行相分離，大額采購實行定價小組集體定價。同時對采購業(yè)務(wù)實行績效考核，設(shè)定成本控制目標(biāo)，激勵全員降本增效。

3、完善采購合同簽訂

（1）合同內(nèi)容要完善。采購合同中明確雙方權(quán)利和義務(wù)的主要條款一定要表達(dá)準(zhǔn)確、內(nèi)容全面，確立付款方式與周期、交付方式與接收、質(zhì)量責(zé)任與賠償、知識產(chǎn)權(quán)與保護(hù)等條款為合同必要條款，重大合同應(yīng)經(jīng)專業(yè)部門或律師進(jìn)行審核確認(rèn)。

（2）合同履約要監(jiān)督。首先，確認(rèn)供應(yīng)商信息的合規(guī)性，確保為公司合格供應(yīng)商。其次，審核合同履約內(nèi)容一致性，包括履約標(biāo)的、付款方式等合同關(guān)鍵條款，建立合同管理臺賬，規(guī)避合同履約風(fēng)險。

4、加強(qiáng)采購效率和議價能力的提升

采購員工要充分熟知企業(yè)采購內(nèi)控流程及定價政策，在采購過程中自覺遵守，提高采購效率，采購環(huán)節(jié)的高效運行是提高企業(yè)核心競爭力的重要組成部分，對形成良好的企業(yè)文化有重要作用。同時，采購人員應(yīng)通過加強(qiáng)市場調(diào)研、供應(yīng)商盡職調(diào)查、強(qiáng)化專業(yè)能力、增強(qiáng)談判技藝以提升議價能力，建立長期的供應(yīng)商戰(zhàn)略合作機(jī)制。

（四）加強(qiáng)采購付款流程管理。

1、加強(qiáng)采購信息比對

采購付款審核的環(huán)節(jié)由業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門分別獨立完成，審核內(nèi)容包括但不限于入庫信息、發(fā)票內(nèi)容和合同約定三個方面的信息比對，審核過程中發(fā)現(xiàn)相關(guān)信息異常，反饋業(yè)務(wù)部門進(jìn)行落實整改。

2、完善付款審批流程

合同預(yù)付賬款由采購部門進(jìn)行采購發(fā)票系統(tǒng)比對鉤稽，財務(wù)部門審核后進(jìn)行銷賬處理。信用掛賬付款業(yè)務(wù)，采購部門采購發(fā)票系統(tǒng)比對鉤稽，財務(wù)部門審核后進(jìn)行掛賬處理，付款時由采購部門提交依據(jù)合同約定信用期編制的付款計劃，財務(wù)部門審核確認(rèn)，由采購總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理聯(lián)合簽批后付款。付款方式原則上支付電子銀行承兌匯票，存在紙質(zhì)銀行承兌匯票背書轉(zhuǎn)讓的，由供應(yīng)商提供包括票據(jù)號碼、票據(jù)到期日等要素在內(nèi)的填寫齊全的收款收據(jù)。

3、加強(qiáng)定期對賬制度

由財務(wù)部門編制形成定期對賬清單，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行核對，對賬結(jié)果蓋章回傳。如不相符，財務(wù)部門與供應(yīng)商財務(wù)部門進(jìn)行專業(yè)核對，采購部門配合，及時發(fā)現(xiàn)和糾正雙方賬務(wù)處理的缺失或錯誤。特別是要及時發(fā)現(xiàn)因質(zhì)量問題出現(xiàn)退換貨現(xiàn)象但處理不及時或存在暗箱操作現(xiàn)象，退貨記錄不完整或執(zhí)行不到位，要通過實物盤點核查等措施及時發(fā)現(xiàn)問題。預(yù)付賬款單獨管理，財務(wù)部門對照合同約定，持續(xù)跟蹤項目進(jìn)度，反饋相關(guān)部門，保證項目進(jìn)度，避免違約對企業(yè)產(chǎn)生不良影響。