國際化背景下國企外事管理的實踐與思考

文/王姣 李陽，華能瀾滄江水電股份有限公司

1 國企外事管理工作當(dāng)前存在的問題

1.1 法規(guī)建設(shè)不夠完善

目前，我國國有企業(yè)外事管理工作的適用法規(guī)還不夠健全，既有法規(guī)的可參考性不強(qiáng)，主要表現(xiàn)在兩個方面。一是不健全的法律文書。對于外事管理的工作所要依據(jù)的法律文書幾乎沒有，只得根據(jù)內(nèi)部的幾條規(guī)章制度來辦理事務(wù)，而且在實際運行中，一些相關(guān)的制度和文件過多的涉及到了國家的機(jī)密，缺乏公開和透明性，很難在社會的層面上廣泛執(zhí)行以及推廣。二是，現(xiàn)有法律文件相對陳舊。即使有一些相關(guān)的法律文件，也是很多年以前的，已不再適合當(dāng)前新形勢下外事管理工作。

1.2 統(tǒng)籌規(guī)劃難度較大

隨著全球經(jīng)濟(jì)化進(jìn)程的逐步加深，外事工作已不再是傳統(tǒng)意義上的迎來送往，也不僅是外事部門一方之責(zé)，它涵蓋的內(nèi)容更豐富化，知識更全面化。很多大公司、企業(yè)，通過自己的渠道開展了對外交流合作，但沒有配套設(shè)立專門的外事部門和人員，導(dǎo)致外事隊伍素質(zhì)不夠，管理體系不成熟，無法形成合力，給外事主管部門實現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃管理增加了難度。

1.3 外事管理工作缺乏廣泛認(rèn)知性

隨著國際化發(fā)展速度的增快，外事管理工作職責(zé)和內(nèi)容發(fā)生巨大的變化，涉及到辦理護(hù)照和簽證的繁瑣手續(xù)和復(fù)雜資料、單位內(nèi)外部的協(xié)調(diào)以及其他外事管理工作，但其他部門人員認(rèn)為外事管理工作就是“走走流程”、“簽簽字”的簡單程序性工作，嚴(yán)重缺乏對外事管理工作的了解，甚至提出出訪就要求立馬或短期內(nèi)拿到護(hù)照和簽證，完全忽略團(tuán)組審批、準(zhǔn)備的復(fù)雜材料、辦理護(hù)照和簽證等所需要的周期，給外事管理工作人員施加極大的壓力，加深了外事管理工作的難度。

2 外事管理的有效措施

2.1 在外事工作管理上增強(qiáng)規(guī)劃性

外事部門應(yīng)結(jié)合企業(yè)中長期發(fā)展愿景，重點規(guī)劃管理方案，明確每一個階段對外工作的主要方向、重點目標(biāo)；同時，根據(jù)人員出訪動態(tài)，分析出訪規(guī)律，制訂關(guān)鍵崗位出國（境）計劃，提前做好出行預(yù)案。這樣不僅能有效提高項目運作的時效性，還能提升外事管理水平。

2.2 建立外事管理信息系統(tǒng)

新形勢下,為滿足國企國際化迅速發(fā)展和大批量外事工作的需求,國企要充分借助信息化技術(shù)手段建立外事管理信息系統(tǒng)。外事信息系統(tǒng)中包括出訪計劃和任務(wù)團(tuán)組及接待外團(tuán)的審批、護(hù)照信息及電子照片的采集、國際信息、數(shù)據(jù)分析等模塊，讓“數(shù)據(jù)多跑路，人員少跑腿”、“讓信息化代替手工”，以最簡便的方式、最快的速度獲得資源、辦理業(yè)務(wù)、準(zhǔn)備資料，提高外事管理工作效率，應(yīng)付外事急件，讓國企以最快的速度響應(yīng)國際市場，增強(qiáng)國企在國際市場競爭中的競爭力，促進(jìn)國企國際化發(fā)展。

2.3 成立工作平臺

一方面，彰顯外事管理工作平臺（特指地方政府）的作用，作用具體表現(xiàn)在空間供應(yīng)、溝通及時、服務(wù)優(yōu)化、合作機(jī)會增加、合作范圍拓展等方面，彰顯這一平臺的優(yōu)勢，不僅能夠增進(jìn)合作交流，而且還能在項目討論的基礎(chǔ)上，加快項目落實速度，全面降低項目證件辦理難度。另一方面，成立外事信息服務(wù)平臺，這一平臺能夠匯集大量信息，并負(fù)責(zé)信息獲取、整理，以便為外事管理工作開展提供信息支持，有利于增強(qiáng)國企領(lǐng)導(dǎo)者的全局意識，加快資源整合速度，這對國際經(jīng)濟(jì)效益增加有促進(jìn)作用。此外，成立文化傳播平臺，通過文化有效管理為外事管理提供思路，這不僅能夠統(tǒng)一員工價值觀念，而且還能提高員工認(rèn)同感，這對文化傳播、員工民族感增強(qiáng)有促進(jìn)作用。

2.4 規(guī)范國際差旅報銷，加大督查力度

外事管理工作中，營造一種務(wù)實、質(zhì)樸的工作作風(fēng)也是一項重點內(nèi)容。企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)完善的國際差旅費用報銷制度，制定適合自身特色的國際差旅報銷準(zhǔn)則，嚴(yán)格執(zhí)行涉外財務(wù)結(jié)算規(guī)則，憑出國(境)申請批件統(tǒng)一結(jié)算國際差旅費用、境外保險費用等，做到涉外結(jié)算有據(jù)可依、有證可查。外事管理人員必須具備正直高尚的道德品質(zhì)，積極配合企業(yè)紀(jì)檢部門按照國家政策和上級單位的要求，對涉外財務(wù)結(jié)算進(jìn)行核查，杜絕公費旅游、外派人員滯留不回等情況，樹立嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、公平公正的外事管理風(fēng)貌。

2.5 注重日常工作中全程信息管理歸檔工作

外事檔案是企業(yè)重要的信息資產(chǎn)，包含了外事工作中形成的多語言不同形式的原始記錄及涉外信息，是企業(yè)陸續(xù)開展國際交流的重要借鑒。外事管理部門應(yīng)在日常工作中，建立健全企業(yè)外事制度、出國（境）管理工作、外事活動、資料翻譯、邀請外國人來華等各業(yè)務(wù)模塊的基礎(chǔ)檔案，力求做到“件件有記錄、項項可追溯、事事合規(guī)范”，通過不斷完善、規(guī)范信息庫的建立，積累寶貴的經(jīng)驗、減少重復(fù)性工作、減少差錯率，做到專業(yè)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、權(quán)威。

2.6 建立外事管理全程信息集中管控機(jī)制

作為企業(yè)重要的信息類資產(chǎn)的外事檔案，不但記錄了企業(yè)在外事的工作，分為不同類型的語言，記載了各種外部的信息，因此必須整理和保存好，它可以作為借鑒內(nèi)容為以后的對外交流提供寶貴的經(jīng)驗。外事管理部門可以建設(shè)一套更加統(tǒng)一、更加規(guī)范的數(shù)據(jù)庫以及信息化的交流平臺，增加其的儲存功能以及分類利用的功能，這樣以來既可以有效的減少外事工作重復(fù)的可能性，還在無形當(dāng)中節(jié)約了人力資源。

3 結(jié)束語

綜上所述，國有企業(yè)外事管理工作在新常態(tài)背景下要想取得良好的效果，應(yīng)在掌握基本內(nèi)容以及外事管理意義的基礎(chǔ)上，樹立外事管理的正確思路，提供外事管理的有效決策，這不僅符合現(xiàn)階段國際市場穩(wěn)定發(fā)展的需要，而且還能為外事管理工作提供發(fā)展機(jī)遇，有利于降低外事管理工作失誤率。此外，有利于國企培養(yǎng)大量外事管理人才，確保外事管理工作能夠為國企帶來經(jīng)濟(jì)效益。這對我國綜合國力增強(qiáng)、國家良好形象樹立有重要意義，并且我國國企外事管理工作能夠穩(wěn)步推進(jìn)，這對海外市場拓展具有促進(jìn)作用。