內(nèi)部控制的有效性分析

文/盧紫微 王欣，三峽大學(xué)

1 新華制藥內(nèi)部控制失效成因的案例分析

新華制藥被信永中和出具否定意見(jiàn)內(nèi)部控制審計(jì)報(bào)告的原因是其內(nèi)控制度存在重大缺陷。信永中和認(rèn)為，新華制藥內(nèi)控存在兩個(gè)重大缺陷。

一是，新華制藥子公司——山東新華醫(yī)藥貿(mào)易有限公司內(nèi)部控制制度對(duì)多頭授信無(wú)明確規(guī)定，在實(shí)際執(zhí)行中，醫(yī)貿(mào)公司的魯中分公司、工業(yè)銷(xiāo)售部門(mén)、商業(yè)銷(xiāo)售部門(mén)等三個(gè)部門(mén)分別向同一客戶授信，使得授信額度過(guò)大。

二是，醫(yī)貿(mào)公司內(nèi)部控制制度規(guī)定對(duì)客戶授信額度不大于客戶注冊(cè)資本，但醫(yī)貿(mào)公司在實(shí)際執(zhí)行中，對(duì)部分客戶超出客戶注冊(cè)資本授信，使得授信額度過(guò)大，同時(shí)醫(yī)貿(mào)公司也存在未授信的發(fā)貨情況。

上述重大缺陷使得新華制藥對(duì)山東欣康祺醫(yī)藥有限公司及與其存在擔(dān)保關(guān)系方形成大額應(yīng)收款項(xiàng)6073萬(wàn)元，同時(shí)因欣康祺醫(yī)藥經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)異常，資金鏈斷裂，可能使新華制藥遭受較大經(jīng)濟(jì)損失。

欣康祺醫(yī)藥因涉嫌卷入非法吸收公眾存款案已于2011年12月3 0日被濟(jì)南市公安局立案?jìng)刹椤Ｐ揽奠麽t(yī)藥等五家公司欠新華制藥子公司的貨款6073.1萬(wàn)元也很有可能就此打了水漂。公司對(duì)此已進(jìn)行壞賬計(jì)提準(zhǔn)備。按80%比例計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，計(jì)提壞賬準(zhǔn)備金額合計(jì)4858.5萬(wàn)元，占該公司全年利潤(rùn)總額的52.12%，導(dǎo)致公司2011年度增收不增利。

2 基于 COSO 五要素分析新華制藥的內(nèi)控缺陷

2.1 內(nèi)部環(huán)境

根據(jù)新華制藥發(fā)布的內(nèi)部控制鑒定報(bào)告，新華制藥的內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)合理，是符合企業(yè)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)規(guī)范的要求的，但顯然，各部門(mén)在實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程中卻出現(xiàn)了很多問(wèn)題，如幾個(gè)部門(mén)對(duì)同一客戶授信等。新華制藥的內(nèi)部控制制度的執(zhí)行效率不高，企業(yè)的內(nèi)部控制的執(zhí)行有待加強(qiáng)。且在新華制藥前十控股股東中，很可能存在著“一股獨(dú)大，國(guó)有控股”的現(xiàn)象。股權(quán)的過(guò)度集中可能導(dǎo)致大股東凌駕于內(nèi)部控制之上，從而導(dǎo)致內(nèi)部控制失效。

2.2 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

通過(guò)案例介紹可知由新華制藥的大客戶欣康祺醫(yī)藥資金鏈斷裂而導(dǎo)致的大額壞賬是新華制藥內(nèi)部控制失效的最直接后果，欣康祺醫(yī)藥是新華制藥的主要客戶，關(guān)系著整個(gè)企業(yè)的銷(xiāo)售和應(yīng)收賬款回收，新華制藥應(yīng)該在與欣康祺保持業(yè)務(wù)往來(lái)關(guān)系的時(shí)候就建立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，時(shí)刻關(guān)注欣康祺企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況和資金情況，對(duì)欣康祺企業(yè)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)級(jí)，而不是在事發(fā)后才對(duì)壞賬進(jìn)行大額補(bǔ)提。種種跡象表明新華制藥風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)非常薄弱。

2.3 控制活動(dòng)

新華制藥公司對(duì)多頭授信的不明確規(guī)定和實(shí)際執(zhí)行中的不合規(guī)操作都導(dǎo)致了新華制藥對(duì)客戶授信額度過(guò)大，最終造成重大損失。造成這個(gè)后果的原因主要有兩個(gè)：一是沒(méi)有建立完善的信用管理委員會(huì)，出現(xiàn)多部門(mén)對(duì)同一企業(yè)授信的情況，同時(shí)未能對(duì)欣康祺醫(yī)藥的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的評(píng)估，在欣康祺醫(yī)藥出現(xiàn)經(jīng)營(yíng)問(wèn)題的時(shí)候還未對(duì)其進(jìn)行授信控制；二是企業(yè)的應(yīng)收轉(zhuǎn)款的管理不合理，未對(duì)其進(jìn)行實(shí)質(zhì)性管理程序，在應(yīng)收賬款的管理上沒(méi)有超前的意識(shí)，往往是在事后計(jì)提壞賬準(zhǔn)備從而導(dǎo)致壞賬比率年年上升。

2.4 信息和溝通

相關(guān)的信息必須以一種能使人們行使各自職能的形式和時(shí)限被識(shí)別、掌握和溝通。在上述案例中，醫(yī)貿(mào)公司的魯中分公司、工業(yè)銷(xiāo)售部門(mén)、商業(yè)銷(xiāo)售部門(mén)等三個(gè)部門(mén)分別向同一客戶授信，使得授信額度過(guò)大，充分體現(xiàn)出了在新華制藥企業(yè)中部門(mén)之間未能有效溝通，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)過(guò)大。同時(shí)也沒(méi)有建立一個(gè)有效的信息收集體系和信息傳遞體系，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部和銷(xiāo)售部信息溝通上存在問(wèn)題而使大量應(yīng)收賬款不能有效收回。

2.5 監(jiān)督

COSO報(bào)告認(rèn)為，監(jiān)督是指評(píng)價(jià)內(nèi)部控制質(zhì)量的過(guò)程，即對(duì)內(nèi)部控制改革、運(yùn)行及改進(jìn)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括內(nèi)部審計(jì)和與單位外部人員，團(tuán)體進(jìn)行交流。新華制藥公司的內(nèi)部監(jiān)督大多集中在公司違規(guī)事件查處和財(cái)務(wù)審計(jì)上，而缺乏在整個(gè)內(nèi)部控制系統(tǒng)層面的監(jiān)督，監(jiān)事會(huì)、董事會(huì)不能發(fā)揮監(jiān)督作用，獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)人員工作能力不足，監(jiān)督機(jī)制流于形式，內(nèi)部審計(jì)不能做出合理有效的判斷。導(dǎo)致公司出現(xiàn)多部門(mén)對(duì)同一企業(yè)授信、授信額度過(guò)大、未授信發(fā)貨、應(yīng)收賬款無(wú)法收回等情況，致使公司內(nèi)部控制失效，出現(xiàn)財(cái)務(wù)危機(jī)。

3 對(duì)新華制藥內(nèi)部控制的建議

3.1 健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是對(duì)影響企業(yè)目前的潛在風(fēng)險(xiǎn)的分析和辨認(rèn)，是內(nèi)部控制的前提。新華制藥內(nèi)部控制失效的最主要原因就是風(fēng)險(xiǎn)管理的失敗，因此企業(yè)必須加強(qiáng)高層管理人員的風(fēng)險(xiǎn)防范能力及素質(zhì)。企業(yè)應(yīng)該盡可能規(guī)避因?yàn)榉婪兑庾R(shí)薄弱和對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的疏忽而造成的損失，成立專門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估部門(mén)或是雇用專業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理獨(dú)立董事，避免再次發(fā)生此類(lèi)事件來(lái)降低企業(yè)的或有損失。

3.2 加強(qiáng)企業(yè)控制活動(dòng)

控制活動(dòng)是確保管理層的指令得以執(zhí)行的政策和程序，既是內(nèi)部控制的重要手段，又是內(nèi)部控制的核心。新華制藥應(yīng)該設(shè)立交易對(duì)象信用評(píng)價(jià)機(jī)制。公司的高層管理者和應(yīng)收賬款的管理部門(mén)應(yīng)該主動(dòng)了解交易對(duì)象的經(jīng)營(yíng)成果和財(cái)務(wù)狀況，對(duì)應(yīng)收賬款企業(yè)特別是有大額應(yīng)收賬款的公司保持持續(xù)的關(guān)注，及時(shí)更新對(duì)客戶的信用評(píng)價(jià)，調(diào)整應(yīng)收賬款政策。企業(yè)應(yīng)根據(jù)不同交易對(duì)象的不同信用等級(jí)來(lái)調(diào)整與其往來(lái)交易的方式和規(guī)模。

3.3 構(gòu)建及時(shí)有效的信息與溝通機(jī)制

企業(yè)需要及時(shí)感受內(nèi)外部環(huán)境變化、了解財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系執(zhí)行狀況。因此，信息傳遞的暢通性對(duì)于保障內(nèi)部控制實(shí)施極其重要。內(nèi)部控制系統(tǒng)猶如人類(lèi)的神經(jīng)系統(tǒng)，如果神經(jīng)系統(tǒng)一旦發(fā)生問(wèn)題，導(dǎo)致信號(hào)中斷，整個(gè)機(jī)體都會(huì)紊亂。新華制藥應(yīng)該在整個(gè)公司的E RP系統(tǒng)中形成公司內(nèi)部信息可以相互流通，以至于財(cái)務(wù)部可以和銷(xiāo)售部進(jìn)行有效的溝通，不會(huì)造成銷(xiāo)售部賒銷(xiāo)商品而財(cái)務(wù)部不能有效控制應(yīng)收賬款壞賬的情況。也不會(huì)造成多個(gè)部門(mén)為統(tǒng)一企業(yè)授信的問(wèn)題。