“數(shù)字中國”視野下檔案工作研究策略

邢小美

一 、引言

2015年12月，習(xí)近平總書記在出席第二屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會時(shí)強(qiáng)調(diào)“中國正在實(shí)施‘互聯(lián)網(wǎng)+行動計(jì)劃，推進(jìn)‘?dāng)?shù)字中國建設(shè)”，標(biāo)志著“數(shù)字中國”成為未來數(shù)十年中國信息化發(fā)展的目標(biāo)。2017年12月，在中共中央政治局就實(shí)施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略進(jìn)行第二次集體學(xué)習(xí)時(shí)，習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，大數(shù)據(jù)是信息化發(fā)展的新階段，海量數(shù)據(jù)對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會治理、國家管理與人民生活都產(chǎn)生了重大影響。為了適應(yīng)推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的背景以及順應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)進(jìn)入高質(zhì)量發(fā)展時(shí)代，我們要增強(qiáng)利用數(shù)據(jù)為生產(chǎn)生活服務(wù)的能力，把握大數(shù)據(jù)發(fā)展規(guī)律。

“數(shù)字中國”覆蓋經(jīng)濟(jì)、社會、文化、生活等方方面面，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變、產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級、創(chuàng)新社會管理、保障和改善民生、提升國家競爭力發(fā)揮至關(guān)重要的作用，其作用得以發(fā)揮，離不開背后海量數(shù)據(jù)的支撐。政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會、生態(tài)等各個方面管理活動的開展，一方面涉及人財(cái)物的管理，另一方面還涉及對數(shù)據(jù)的管理。數(shù)字化條件下，我國管理工作，正實(shí)現(xiàn)著從事后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，演變?yōu)橐晕募n案信息為依據(jù)的精細(xì)化的事前與事中控制，實(shí)現(xiàn)以客觀實(shí)際為基礎(chǔ)，不斷進(jìn)行科學(xué)決策，而且這一發(fā)展趨勢正逐漸取代傳統(tǒng)的粗放式的“一拍腦袋做決策”。檔案的本質(zhì)屬性就是原始記錄性，我們檔案工作追求的目標(biāo)就是確保與業(yè)務(wù)活動相伴而生的記錄的真實(shí)、完整、安全，以此為基礎(chǔ)促進(jìn)其利用，輔助科學(xué)決策。

檔案工作者具有長于管理與業(yè)務(wù)活動相伴而生的記錄的職業(yè)優(yōu)勢，因此在建設(shè)“數(shù)字中國”的時(shí)代背景下，檔案工作者的職業(yè)定位應(yīng)為管理各行各業(yè)業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量、維護(hù)數(shù)據(jù)安全、加強(qiáng)數(shù)據(jù)開放，為依托于數(shù)據(jù)開展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動提供基礎(chǔ)性支撐。

二、“數(shù)字中國”視野下檔案工作面臨的變化

（一）檔案數(shù)據(jù)大量產(chǎn)生

2018年12月15-16日在北京召開了第九屆電子文件管理論壇，從其中的主題發(fā)言可以看出檔案界對單軌制的歡迎和目前單軌制已經(jīng)在一些地區(qū)、機(jī)構(gòu)有所應(yīng)用，并取得較好成效。直接以電子方式運(yùn)行和保存電子文件逐漸成為業(yè)內(nèi)共識。推行單軌制的一個結(jié)果是在業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的文件全部都是數(shù)字信息，大大助力了檔案的“增量電子化”。

除了各類組織機(jī)構(gòu)正在建立與自身業(yè)務(wù)活動相適應(yīng)的信息系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。隨著智能技術(shù)的廣泛應(yīng)用，利用各種傳感器、微處理器等感知技術(shù)也在產(chǎn)生大量客觀數(shù)據(jù)，這一發(fā)展趨勢意味著人類社會活動將實(shí)現(xiàn)“全數(shù)據(jù)”的覆蓋。我國是世界第一人口大國，并已成為世界第二大經(jīng)濟(jì)體，人口13億多，法人單位1100萬，人口和經(jīng)濟(jì)規(guī)模決定了我國是世界數(shù)據(jù)資源大國。因而伴隨業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的具有原始記錄性的檔案數(shù)據(jù)也會大量產(chǎn)生。

（二）檔案數(shù)據(jù)的安全面臨挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)管理主要基于非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，保存的主要是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。因?yàn)閿?shù)據(jù)無時(shí)無刻不在產(chǎn)生，產(chǎn)生的領(lǐng)域也極其廣泛，面對體量如此巨大的數(shù)據(jù)，再追求檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化實(shí)屬不易。在當(dāng)下的環(huán)境中，檔案數(shù)據(jù)來源眾多、類型豐富，因?yàn)楫a(chǎn)生于分散的各個角落，數(shù)據(jù)質(zhì)量不易控制，容易因?yàn)榧夹g(shù)或人為原因?qū)е庐a(chǎn)生虛假數(shù)據(jù)而難以發(fā)現(xiàn)，而且數(shù)據(jù)大多是產(chǎn)生于電子設(shè)備，若設(shè)備故障、外部突發(fā)狀況（如斷電）或人為操作失誤而造成數(shù)據(jù)缺失，難以補(bǔ)救;數(shù)據(jù)在收集、管理、利用的過程中，會存在不法收集數(shù)據(jù)、用戶隱私泄露、數(shù)據(jù)被非法竊取等安全問題。

（三）檔案數(shù)據(jù)的利用方式發(fā)生變革

以數(shù)據(jù)化形式產(chǎn)生、傳輸、存儲、利用檔案，極大地拓展了檔案利用的邊界。云計(jì)算在促進(jìn)跨時(shí)空、跨地域數(shù)據(jù)資源共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)流通、消除數(shù)據(jù)孤島方面有獨(dú)特優(yōu)勢。技術(shù)的發(fā)展不僅使得檔案數(shù)據(jù)能在更大范圍內(nèi)發(fā)揮價(jià)值，而且促使多領(lǐng)域、多層面的數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)連通，創(chuàng)造新價(jià)值。當(dāng)下環(huán)境的檔案數(shù)據(jù)的開放與提供利用，較之?dāng)?shù)字檔案館的檔案提供利用，具有檔案資源來源更廣泛、利用主體和需求更多元、利用方式更便捷深化、可形成可視化成果和可對利用行為進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄、分析、預(yù)測等優(yōu)勢。

（四）檔案工作者的角色、思維、意識都要有所改變

檔案工作者所追求的不再是類似“倉庫保管員”的角色，而應(yīng)積極有為，對與業(yè)務(wù)活動相伴而生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、管理，規(guī)范數(shù)據(jù)格式、保障數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全;認(rèn)識數(shù)據(jù)的價(jià)值，更加關(guān)注對數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘分析，提高利用效率，滿足用戶需求，同時(shí)也要平衡好數(shù)據(jù)利用與隱私保護(hù)，尊重?cái)?shù)據(jù)來源方的數(shù)據(jù)權(quán)益，在法律規(guī)定范圍內(nèi)盡量擴(kuò)大開放范圍，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值;改變狹隘的數(shù)據(jù)觀念，倡導(dǎo)數(shù)據(jù)開放共享，推進(jìn)跨區(qū)域數(shù)據(jù)共享平臺的建設(shè)，尋求與各方面、各領(lǐng)域的合作。

（五）檔案人知識結(jié)構(gòu)需要更新

檔案數(shù)據(jù)大量產(chǎn)生、檔案數(shù)據(jù)安全面臨威脅、檔案數(shù)據(jù)利用方式發(fā)生變革以及檔案工作者自身角色、思維、意識面臨發(fā)生轉(zhuǎn)換的需求都推動著我們改善檔案人的知識結(jié)構(gòu)、提升工作技能、培養(yǎng)創(chuàng)新型檔案專業(yè)人才，以適應(yīng)時(shí)代的呼喚。

三、“數(shù)字中國”視野下檔案數(shù)據(jù)管理目標(biāo)

（一）保障數(shù)據(jù)質(zhì)量

檔案管理工作在享受著數(shù)字化、信息化、智能化帶來便捷的同時(shí)，也面臨著數(shù)字文件易改、易丟、難以長久保存的危機(jī)。如作為國內(nèi)人工智能行業(yè)領(lǐng)軍企業(yè)的科大訊飛研制出的檔案機(jī)，就將人工智能技術(shù)與檔案工作實(shí)踐相結(jié)合，助力了檔案現(xiàn)代化，一方面創(chuàng)新了檔案的記錄方式，另一方面激活了檔案利用方式。這是人工智能技術(shù)與檔案深度融合給我們檔案工作帶來便利的生動體現(xiàn)。但不容忽略的是，我們在享受數(shù)字化、智能化帶來便利的同時(shí)，也面臨著數(shù)據(jù)質(zhì)量更加難以保障的危機(jī)。

檔案數(shù)據(jù)要發(fā)揮其作用，首先必須保證其質(zhì)量，唯有其是真實(shí)、完整的，檔案數(shù)據(jù)的證據(jù)價(jià)值、決策價(jià)值才有可能得以實(shí)現(xiàn)，即我們才有利用檔案數(shù)據(jù)的必要性;而只有其是可讀、可用的，檔案數(shù)據(jù)才有發(fā)揮其價(jià)值可能性。目前諸如存證云、百度取證等電子存證平臺大量涌現(xiàn)，正在取代檔案部門進(jìn)行數(shù)據(jù)的取證工作，如果檔案部門缺乏合法、合規(guī)的措施和技術(shù)手段來保障歸檔過程和歸檔后檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可用，那么即使隨著單軌制實(shí)施以及各級各類組織機(jī)構(gòu)建立的信息系統(tǒng)中伴隨業(yè)務(wù)活動而產(chǎn)生大量檔案數(shù)據(jù)，其也不具備利用價(jià)值，檔案工作便會被邊緣化。

（二）維護(hù)數(shù)據(jù)安全

“數(shù)字中國”的建設(shè)首先要求切實(shí)保障國家數(shù)據(jù)安全，加強(qiáng)政策、監(jiān)管、法律對于國家關(guān)鍵數(shù)據(jù)資源的保護(hù)能力，增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全預(yù)警和溯源能力。2019年數(shù)據(jù)安全管理辦法（征求意見稿）出臺，其中第十七條規(guī)定：“網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營者以經(jīng)營為目的收集重要數(shù)據(jù)或個人敏感信息的，應(yīng)當(dāng)明確數(shù)據(jù)安全責(zé)任人。數(shù)據(jù)安全責(zé)任人由具有相關(guān)管理工作經(jīng)歷和數(shù)據(jù)安全專業(yè)知識的人員擔(dān)任，參與有關(guān)數(shù)據(jù)活動的重要決策，直接向網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營者的主要負(fù)責(zé)人報(bào)告工作?！睆闹锌梢姅?shù)據(jù)安全的重要性。而檔案數(shù)據(jù)作為決策活動的依據(jù)其內(nèi)容的真實(shí)、安全需要給予更強(qiáng)的保障，而要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要技術(shù)的支撐。

檔案工作雖然涉及的是數(shù)據(jù)內(nèi)容的管理，但需要與技術(shù)部門密切合作以確保數(shù)據(jù)內(nèi)容的真實(shí)有效、完整可靠、可用安全，檔案數(shù)據(jù)的安全保障貫穿檔案管理全過程，因此我們需要了解系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)的一些理念和方法，與檔案學(xué)專業(yè)知識結(jié)合，判斷業(yè)務(wù)流程的各個節(jié)點(diǎn)是否會存在安全風(fēng)險(xiǎn)，并提出預(yù)防的對策。管理和技術(shù)是一體的，將我們擅長的檔案管理與技術(shù)知識加以結(jié)合，更能保障檔案數(shù)據(jù)的安全。此外還必須注意對記錄了方方面面社會活動過程及結(jié)果的數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性進(jìn)行鑒別，要確保數(shù)據(jù)的安全、真實(shí)、完整，在當(dāng)下的環(huán)境下，具體了解數(shù)據(jù)安全、軟件安全、組件安全、系統(tǒng)安全等知識對檔案工作者來說是必要的。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)開放利用

檔案管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案利用，公共檔案數(shù)據(jù)的開放以及同類檔案數(shù)據(jù)的聚合利用都更利于發(fā)揮數(shù)據(jù)的價(jià)值，此舉不僅利于提高政府透明度和公信力，改進(jìn)政府服務(wù)水平，便利人民生活，也能促進(jìn)企業(yè)利用數(shù)據(jù)提質(zhì)增效，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展，提供高質(zhì)量的服務(wù)。政府在數(shù)據(jù)開放中扮演重要角色，對數(shù)據(jù)賦能起到關(guān)鍵作用：一方面，通過網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，幫助家庭、企業(yè)、政府部門等各個社會主體更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，進(jìn)一步擴(kuò)大數(shù)據(jù)來源;另一方面，不斷破除體制機(jī)制障礙，支持市場主體創(chuàng)新，打破數(shù)據(jù)壁壘，最大程度實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的開發(fā)利用，推動數(shù)字經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。

在數(shù)據(jù)共享和整合中，需注意一些問題，如不同平臺產(chǎn)生數(shù)據(jù)的格式統(tǒng)一、交換標(biāo)準(zhǔn)、所有權(quán)歸屬問題等;進(jìn)行數(shù)據(jù)開放共享，必須在法律法規(guī)的框架下進(jìn)行、需要獲取用戶授權(quán)、確保數(shù)據(jù)安全、加強(qiáng)監(jiān)管，明確數(shù)據(jù)產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、利用等各環(huán)節(jié)的責(zé)任者、明確數(shù)據(jù)衍生產(chǎn)品的權(quán)利歸屬等問題以及當(dāng)下比較突出的數(shù)據(jù)開放與用戶隱私保護(hù)的問題，以上問題的解決都需要檔案工作者具備法律意識和法律知識，著力解決好檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用與尊重用戶的數(shù)據(jù)權(quán)益之間的矛盾，能提醒自己時(shí)刻注意避免法律糾紛和適時(shí)尋求專家的協(xié)助。

同時(shí)，為了發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值、更好地實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)，需要我們關(guān)注用戶，不管最終服務(wù)對象是誰，都需要我們具有一定的信息（數(shù)據(jù)）服務(wù)能力，這要求檔案工作者掌握數(shù)據(jù)的分析、挖掘技術(shù)和統(tǒng)計(jì)學(xué)知識，類似現(xiàn)在已經(jīng)在互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)應(yīng)用的比較成熟的需求預(yù)測、精準(zhǔn)營銷的數(shù)據(jù)分析技術(shù)，能幫助我們從海量數(shù)據(jù)中精確定位到能滿足用戶需求的信息，助力用戶實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策、自主創(chuàng)新，贏得競爭優(yōu)勢。

四、“數(shù)字中國”視野下改善檔案工作者知識結(jié)構(gòu)的策略

（一） 明確檔案學(xué)自身定位

明確檔案學(xué)自身定位是指我們要抓住時(shí)代發(fā)展的大勢，在高質(zhì)量發(fā)展時(shí)代發(fā)揮檔案學(xué)人的光和熱。首先需要我們對新時(shí)代檔案和檔案工作有一個清晰的認(rèn)知，即檔案數(shù)據(jù)在各行各業(yè)、方方面面源源不斷地產(chǎn)生，我們作為伴隨業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的、記錄活動過程和結(jié)果的、規(guī)范化管理的檔案數(shù)據(jù)的管理者，必須為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)驅(qū)動決策、更好實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值做出努力，不僅要確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量、還要從供給端出發(fā)提供真正能滿足需求的數(shù)據(jù)。

其次，在新的時(shí)代，要認(rèn)識到技術(shù)和革新給我們檔案工作帶來的變化，需要重新梳理檔案、檔案工作、檔案學(xué)的內(nèi)在邏輯;發(fā)揮自身長于管理的職業(yè)優(yōu)勢，強(qiáng)化溝通合作意識，以人之長補(bǔ)己之短，通力合作，為大數(shù)據(jù)驅(qū)動科學(xué)決策奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

檔案學(xué)是一個應(yīng)用學(xué)科，檔案學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)動力就是解決實(shí)踐中提出的問題，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。我們的檔案學(xué)理論也是從具體的檔案工作實(shí)踐中萌發(fā)并成長起來的，先進(jìn)的檔案學(xué)理論因要解決實(shí)踐提出的問題應(yīng)運(yùn)而生，并在指導(dǎo)實(shí)踐活動的過程中不斷修正、補(bǔ)充、完善，趨向合理。因此倡導(dǎo)檔案人才選擇一個感興趣的行業(yè)長期追蹤，對行業(yè)的發(fā)展歷程進(jìn)行梳理，探究隨實(shí)踐活動發(fā)展而不斷提出的新的需求，有利于深入地理解目前該行業(yè)給我們檔案工作提出的挑戰(zhàn)。

（二）優(yōu)化檔案學(xué)課程設(shè)置

檔案學(xué)的課程設(shè)置是以檔案學(xué)人才培養(yǎng)目標(biāo)為指導(dǎo)的，開設(shè)檔案學(xué)專業(yè)的高校設(shè)置什么類型的課程，取決于想要培養(yǎng)什么類型的人才。從上述分析可以看出，在追求高質(zhì)量發(fā)展的時(shí)代，要求檔案人具備檔案學(xué)專業(yè)知識、技術(shù)知識、行業(yè)（實(shí)踐）知識、法律知識，因此需要學(xué)校設(shè)置相應(yīng)的課程來提升學(xué)生這方面的能力，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的呼喚。

在原來開設(shè)的檔案學(xué)專業(yè)核心課程的基礎(chǔ)上，應(yīng)在本科生和研究生的課程設(shè)置中加入計(jì)算機(jī)專業(yè)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、軟件設(shè)計(jì)、涉及網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)安全，數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)學(xué)等專業(yè)必修或選修課程，為熟悉數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、安全保障、利用等打下基礎(chǔ);配之以講座、實(shí)踐活動等非課程形式，結(jié)合案例講授實(shí)踐中的數(shù)據(jù)利用、開放等涉及的問題和糾紛，了解取得的成就、借鑒經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，確保數(shù)據(jù)的利用、開放合法合規(guī)進(jìn)行。提升檔案學(xué)學(xué)生關(guān)注實(shí)踐，獲取行業(yè)知識的本領(lǐng)，可以通過借鑒推廣“遞進(jìn)式”實(shí)踐教學(xué)模式，即在檔案學(xué)專業(yè)本科教育中，理論教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)應(yīng)注重融會貫通、相互促進(jìn)。倡導(dǎo)學(xué)生關(guān)注某一行業(yè)的發(fā)展歷程，關(guān)注該行業(yè)領(lǐng)域的運(yùn)作流程及產(chǎn)生的數(shù)據(jù)類型、保證數(shù)據(jù)安全、提升數(shù)據(jù)服務(wù)能力。

需要注意的是，我們要追求不是檔案學(xué)專業(yè)學(xué)生在上面所提的課程知識做到與該專業(yè)學(xué)生一樣，透徹掌握計(jì)算機(jī)知識、統(tǒng)計(jì)學(xué)知識、法律知識，這不可能也不現(xiàn)實(shí)，將來的時(shí)代必定是一個尋求分工和協(xié)作的時(shí)代，檔案人要找準(zhǔn)自己固守的職業(yè)陣地即確保數(shù)據(jù)質(zhì)量、服務(wù)用戶、輔助決策，而這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要我們與相關(guān)的人員進(jìn)行合作，這需要我們了解相關(guān)的知識，而不是盲目下功夫，如此才能事半功倍。

（作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院）