《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章? 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

七、企業(yè)檔案鑒定工作要求

7.7.5? 定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)同對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價(jià)值分為30年和10年。

定期保管的檔案是指檔案保管年限是有限的，一般可以分為30年和10年兩檔。凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一段時(shí)期內(nèi)對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有查考利用價(jià)值的檔案，可以定為定期保管。根據(jù)檔案的利用價(jià)值，如果是本企業(yè)在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)需要查考的檔案，可定為30年的保管期限;如果是在較短時(shí)期內(nèi)需要查考的檔案，可定為10年的保管期限。

7.7.6? 企業(yè)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會(huì)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫(xiě)銷毀清冊(cè)，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊(cè)永久保存。

按照國(guó)家規(guī)定和企業(yè)檔案工作制度要求，企業(yè)應(yīng)定期組織鑒定工作委員會(huì)（或領(lǐng)導(dǎo)小組）對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定銷毀。檔案鑒定委員會(huì)（或領(lǐng)導(dǎo)小組）對(duì)保管期已滿的檔案重新鑒別審查，根據(jù)企業(yè)的具體情況，對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案重新劃定保管期限;經(jīng)過(guò)鑒定、審核，確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)銷毀清冊(cè)，編制檔案鑒定報(bào)告和銷毀清冊(cè)。檔案鑒定報(bào)告內(nèi)容一般包括：鑒定工作的目的和要求;被鑒定檔案的范圍和內(nèi)容（包括種類、項(xiàng)目和數(shù)量等）;鑒定委員會(huì)（或領(lǐng)導(dǎo)小組）情況;鑒定工作過(guò)程安排;銷毀、調(diào)整保管期限的檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)情況;鑒定工作的評(píng)估;其他相關(guān)的情況，檔案鑒定報(bào)告連同銷毀清冊(cè)送企業(yè)法定代表人審批后，在相關(guān)部門的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。國(guó)有企業(yè)銷毀檔案應(yīng)由同級(jí)或所在地檔案行政管理部門進(jìn)行審批。檔案銷段清冊(cè)應(yīng)永久保存。

八、企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作要求

檔案的科學(xué)管理是建立在對(duì)各種檔案工作情況進(jìn)行基本統(tǒng)計(jì)和定量分析的基礎(chǔ)之上的。因此，檔案統(tǒng)計(jì)是檔案部門掌握庫(kù)藏、對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理的重要手段，企業(yè)檔案部門應(yīng)定期做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。

7.8.1? 檔案部門應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

本企業(yè)檔案工作年報(bào)是指企業(yè)檔案部門按照《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》的規(guī)定，每年應(yīng)填報(bào)的基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

填報(bào)主體：企業(yè)集團(tuán)和大型企業(yè);

填報(bào)內(nèi)容：《檔案館基本情況年報(bào)》（檔基2表）或《檔案室基本情況年報(bào)）（檔基3表）;

填報(bào)要求：企業(yè)檔案館和檔案室合一的，應(yīng)同時(shí)填報(bào)檔基2表、檔基3表，人員按編制分別填入檔基2表、檔基3表，如果沒(méi)有明確編制，人員按實(shí)際分工填入檔基2表、檔基3表;各企業(yè)集團(tuán)、大型企業(yè)均作為一個(gè)填報(bào)單位，其本級(jí)及所屬單位檔案室情況匯總后填報(bào)一份檔基3表。具體要求按照《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》的規(guī)定執(zhí)行。

除填報(bào)企業(yè)檔案工作年報(bào)外，上級(jí)檔案部門根據(jù)工作需要還制定下發(fā)一些行業(yè)、地域或者專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。比如：地方檔案行政管理部門組織實(shí)施的地方檔案工作統(tǒng)計(jì);行業(yè)主管部門組織實(shí)施的專業(yè)系統(tǒng)檔案工作統(tǒng)計(jì);集團(tuán)公司組織實(shí)施的集團(tuán)內(nèi)部檔案工作統(tǒng)計(jì);其他專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)等，各企業(yè)應(yīng)按照填報(bào)要求和說(shuō)明準(zhǔn)確填寫(xiě)，按時(shí)報(bào)送。

（此部分未完待續(xù)）