淺談我國企業(yè)檔案規(guī)范化管理進(jìn)程特點(diǎn)與規(guī)律

摘 要：在我國政治經(jīng)濟(jì)的大背景下，筆者根據(jù)國家有關(guān)部門發(fā)布的文件，將它分為幾個階段時期，并具體總結(jié)了各時期的特點(diǎn)和規(guī)律。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;規(guī)范化;特點(diǎn);規(guī)律

1 我國各時期企業(yè)檔案規(guī)范化管理的特點(diǎn)

1.1 基礎(chǔ)的構(gòu)建

1）企業(yè)檔案工作的內(nèi)部框架建立。1957年，雖然國家檔案局《關(guān)于改進(jìn)檔案、資料工作的方案》對企業(yè)檔案管理已涉及微觀管理，但是，它僅限于編目和借閱的一般要求。根據(jù)1960年的《提案》，結(jié)合實(shí)踐中總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，制定了一系列系統(tǒng)的檔案管理流程系統(tǒng)：在檔案的收集和整理中，將檔案的收集和整理范圍定義為：本單位的技術(shù)檔案。盡管這一系列標(biāo)準(zhǔn)對于檔案管理的實(shí)際操作仍然有一定的局限性，但涉及的方面更加全面，這表明我國已逐漸認(rèn)識到科學(xué)管理企業(yè)檔案的必要性。

2）企業(yè)檔案規(guī)范化管理外部格局形成。1957年《關(guān)于改進(jìn)檔案、資料工作的方案》只鑒定了專業(yè)和檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)，沒有具體規(guī)定其他部門的職責(zé)。1959年的《關(guān)于技術(shù)檔案工作大連現(xiàn)場會議的報告》（以下簡稱《報告》）進(jìn)一步解釋說明，國家檔案館監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查檔案工作，并各主管機(jī)關(guān)與檔案管理部門合作，并指導(dǎo)系統(tǒng)中的檔案工作。1960年，《技術(shù)檔案工作暫行通則》要求國家檔案局獲得各級技術(shù)檔案專業(yè)指導(dǎo)，首次明確了技術(shù)檔案管理的職能部門：“技術(shù)檔案室應(yīng)該兼管技術(shù)資料工作，并對本單位內(nèi)部各機(jī)構(gòu)或車間的技術(shù)文件材料、技術(shù)資料的管理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)[1]?！边@樣，在我國企業(yè)檔案工作集中統(tǒng)一的原則下，各單位在“條塊結(jié)合”制度下，從國家檔案局到地方檔案管理部門，從各級專門機(jī)構(gòu)到檔案館，都有相應(yīng)的職責(zé)[2]。

3）企業(yè)檔案意識及檔案價值認(rèn)識逐漸增強(qiáng)。1960年的《報告》首先描述了技術(shù)文件的價值，反映了業(yè)務(wù)管理的實(shí)踐，它還促進(jìn)了對檔案價值的新理解。過去，在公司的業(yè)務(wù)活動中，更多地側(cè)重于對公司檔案工作的真實(shí)評估，從而為企業(yè)帶來了實(shí)實(shí)在在的利益?，F(xiàn)在，要確定公司文件的價值，我們不僅必須考慮“參考”信息的價值，還必須考慮“憑證”工具的價值，更難得的是能夠保存歷史并延續(xù)文化觀點(diǎn)來檢驗(yàn)無形利益。

1.2 挫折后的理念轉(zhuǎn)變

十年的浩劫將企業(yè)檔案的規(guī)范化管理扼殺在搖籃中，文革后企業(yè)檔案的恢復(fù)工作尤為重要。下表是恢復(fù)期和初始期規(guī)范化內(nèi)容的簡單比較。

從表1可以知道，雖然在回收期內(nèi)公司文件標(biāo)準(zhǔn)化是在退休期之前的延續(xù)，但也逐漸體現(xiàn)了企業(yè)文件管理理念的思想?？梢钥闯觯髽I(yè)檔案的工作不僅在方法上具有創(chuàng)新性，而且已經(jīng)開始從概念層面進(jìn)行思考。

1.3 與時俱進(jìn)的管理手段

在新時期我國政治經(jīng)濟(jì)體制改革深入發(fā)展的形勢下，企業(yè)檔案的發(fā)展必然會面臨許多新的問題。企業(yè)檔案管理只有突破傳統(tǒng)的管理理念，不斷提高管理水平，才能適應(yīng)社會的發(fā)展。

表2比較了改革、發(fā)展和恢復(fù)期間企業(yè)主要文件的內(nèi)容。由此可以總結(jié)出改革開放時期的一些變化：“集中統(tǒng)一”的管理體制發(fā)生了變化，企業(yè)檔案工作的管理水平被削弱，企業(yè)檔案管理一體化的趨勢有所增強(qiáng)。

1.4 管理日趨完善

在市場經(jīng)濟(jì)時代，我國企業(yè)檔案管理的規(guī)范化日益完善。無論是與改革和發(fā)展時期的縱向比較，還是對這一時期文件內(nèi)容的橫向比較，我們都可以看到，中國企業(yè)檔案的規(guī)范化管理正在逐步成熟。

2 我國企業(yè)檔案規(guī)范化管理的規(guī)律

盡管中國不同時期的企業(yè)檔案規(guī)范化管理有其自身的特點(diǎn)，但總體而言，中國企業(yè)檔案規(guī)范化管理具有以下規(guī)則：

2.1 企業(yè)檔案管理方法：從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代化

科學(xué)技術(shù)的巨大進(jìn)步改變了傳統(tǒng)的公司文件管理模式。在當(dāng)今社會中，由于信息的發(fā)展和迅速變化，計(jì)算機(jī)和電子文件的出現(xiàn)從傳統(tǒng)的手工操作轉(zhuǎn)向了檔案管理的智能化管理，建立了信息化企業(yè)，實(shí)施了企業(yè)檔案信息管理。在標(biāo)準(zhǔn)化初期，不涉及現(xiàn)代化和信息化的內(nèi)容。當(dāng)前《企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)》直接數(shù)字化檔案，是企業(yè)檔案工作的要求。提出了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、企業(yè)電子文件歸檔、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)等信息化建設(shè)的一系列要求。

2.2 企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化從不完善到系統(tǒng)化

中華人民共和國成立初期，隨著檔案意識的提高，對檔案的收集、編目和標(biāo)識提出了某些要求，并制定了一些粗略的規(guī)則。盡管公司記錄管理具有約束力，但其操作強(qiáng)度和強(qiáng)制性有待提高。目前，各企業(yè)針對文件管理的每個鏈接的細(xì)節(jié)形成了操作流程，完善的企業(yè)檔案管理體系更有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的總體目標(biāo)，而可操作性的提高則凸顯了企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的科學(xué)性。

2.3 框架建立，由上至下，再次完善基礎(chǔ)

企業(yè)宏觀管理文件為其開發(fā)提供了自由空間。然而，在當(dāng)前新形勢下，企業(yè)檔案管理出現(xiàn)了許多新的發(fā)展。僅從宏觀實(shí)踐的把握來看，管理層面缺乏一定的參考意義。同時，企業(yè)檔案微觀管理的一系列文件，又回到了實(shí)踐的基礎(chǔ)上，為檔案工作者提供了企業(yè)檔案管理實(shí)際操作的更多便利。

3 結(jié)論

總之，社會正在不斷發(fā)展，由于時間有限，作者的研究和創(chuàng)新能力不足，對企業(yè)檔案規(guī)范化管理發(fā)展的認(rèn)識有待提高，后續(xù)還將做進(jìn)一步的研究。

參考文獻(xiàn)

[1]覃兆判.企業(yè)檔案的價值與管理規(guī)范[M].上海：世界圖書出版公司，2016.

[2]王遁.我國企業(yè)檔案工作的發(fā)展之路[J].檔案學(xué)通訊，2013（4）.

作者簡介

呼艷萍（1982-），女，漢族，陜西省神木市人，本科，中級，研究方向：檔案管理。