探討機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題和解決措施

摘 要：檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位工作中的一項重要組成部分，通過科學(xué)的方法將檔案從分散轉(zhuǎn)為集中統(tǒng)一利用，為黨和國家各項事業(yè)服務(wù)。隨著我國信息化技術(shù)不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”是未來檔案管理的發(fā)展趨勢和方向，本文首先分析了新時代環(huán)境下加強檔案管理建設(shè)的新要求，指出當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化工作存在的問題，并提出合理化的解決措施，希望能給檔案管理相關(guān)人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;信息化;存在問題;解決措施

以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)的發(fā)展給當(dāng)今很多事物帶來了深遠的影響。對于檔案工作而言，傳統(tǒng)的檔案管理全部依靠人工操作實施，效率低下且耗時費力，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作必須與時俱進。從機關(guān)事業(yè)單位的檔案性質(zhì)來看，其肩負著記錄政府/公共事業(yè)信息，維護黨和國家真實的歷史面貌的使命，屬于公共管理范疇，在新的歷史環(huán)境下，研究機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化工作，對于其他行業(yè)檔案管理和檔案管理制度的改革創(chuàng)新均具有一定借鑒意義。

1 新時代加強檔案管理信息化建設(shè)的新要求

我國檔案最早可追溯到夏商時期，經(jīng)過多年研究探索，管理經(jīng)驗日益豐富，建設(shè)成效逐漸顯現(xiàn)。然而，隨著人們對公共服務(wù)的要求越來越高，對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作在完整性和時效性上提出了越來越高的要求，主要表現(xiàn)在以下三個方面：

一是要求檔案管理進一步標準化。檔案管理主要包括檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索和提供利用等環(huán)節(jié)，機關(guān)事業(yè)單位檔案更多的是記錄公共服務(wù)信息的載體，需要在管理的各個環(huán)節(jié)加強標準化建設(shè)，如管理模式標準化、整理流程標準化等等，這是提升機關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的重要方面，也是提升服務(wù)質(zhì)量的重要抓手。檔案管理標準化建設(shè)要求機關(guān)事業(yè)單位檔案管理者必須加強新技術(shù)新手段的運用，不斷優(yōu)化檔案管理方法，確保檔案管理適應(yīng)時代發(fā)展的客觀需要。

二是要求檔案管理必須具備前瞻性。隨著社會的不斷發(fā)展，當(dāng)前經(jīng)濟、政治、文化管理都對檔案工作提出了新的需要，只有檔案才是一個單位、一個城市、一個國家建設(shè)的“活字典”，檔案管理的前瞻性要求檔案管理者必須不斷適應(yīng)當(dāng)前和未來社會發(fā)展的新要求，不斷加強檔案工作的與時俱進，尤其是嘗試運用信息化前沿管理手段，來加強檔案的錄入、數(shù)字化存儲、閱覽和異地傳輸使用。

三是要求檔案管理的效率性。機關(guān)事業(yè)單位檔案的信息錄入和數(shù)字化存儲是為了更好的實現(xiàn)傳輸和使用，如何便捷、高效地在眾多檔案數(shù)據(jù)庫中找到個人所需的檔案信息內(nèi)容，是提升檔案服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵所在，也是檔案管理的“生命力”所在，更是新時代檔案管理服務(wù)改革創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。

2 當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

一是檔案管理信息化人才缺乏。從傳統(tǒng)手工檔案管理跨越至檔案信息化管理，首當(dāng)其沖是需要信息化人才，但機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員信息化素質(zhì)不高的情形依然存在，一些單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息化建設(shè)的重要性認識不足，在崗位設(shè)置時沒有設(shè)好專業(yè)門檻，人員選拔標準比較隨意，片面認為檔案管理崗位是人人均能干的崗位，將一些非專業(yè)人員甚至是兼職人員選派到檔案管理崗位，嚴重影響了檔案管理以及檔案信息化建設(shè)的步伐。一些單位檔案管理人員年齡偏大，學(xué)習(xí)和接受互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)等新事物、新知識的能力不足。還有一些檔案管理人員工作積極性不高，檔案工作使命感和責(zé)任感不足，不能對檔案信息化數(shù)據(jù)進行有效的整理和深度挖掘，導(dǎo)致檢索過程中使一些信息數(shù)據(jù)不能及時有效提供。

二是檔案管理信息化建設(shè)滯后。一些單位在檔案信息化建設(shè)上不舍得投入，導(dǎo)致硬件和軟件建設(shè)滯后。管理模式和方式陳舊，即使有好的想法但受限于硬件軟件設(shè)施制肘，也難以開展工作。一些單位雖然構(gòu)建了檔案信息管理系統(tǒng)，但僅限于條目錄入，未進行頁面掃描，檔案仍以紙質(zhì)載體為主，信息化查閱也就無從談起。

三是缺乏相應(yīng)的檔案信息化管理制度?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的理念提出后，有的單位率先進行了有益探索，但在信息化管理的配套制度建立上，還存在滯后的情形，導(dǎo)致一些單位用“舊瓶裝新酒”，沒有真正指引檔案工作順利開展。制度滯后還導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)過程中人員崗位權(quán)責(zé)劃分不清晰，造成工作中出現(xiàn)相互推諉現(xiàn)象，這些情形在不同程度上均降低了檔案信息化建設(shè)的效果。

3 加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

一是提升檔案管理信息化人才技能?，F(xiàn)代檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。信息化建設(shè)需要信息化人才，在具體實踐中，提升檔案信息化人才技能要做好以下幾點：首先，要提升人員選拔配備的門檻。要優(yōu)先選拔專業(yè)人員到檔案管理崗位工作，破除檔案管理崗位要求不高的誤區(qū)。其次，要組織參與檔案信息化培訓(xùn)。積極與相關(guān)院校、檔案行政管理部門聯(lián)系，學(xué)習(xí)檔案信息化培訓(xùn)課程。對于一些年齡偏大、學(xué)習(xí)能力較弱的人員，要采取增設(shè)人數(shù)或崗位調(diào)動等方式解決實際工作需要，要認真學(xué)習(xí)一些先進示范單位的有益經(jīng)驗和做法。再次，要建立一定的崗位激勵機制?？茖W(xué)設(shè)置階段績效和目標激勵，對檔案數(shù)據(jù)錄入和整理實施過程審查，需要收集檔案信息要提前開展指導(dǎo)提醒。要加強與一線整理或各科室兼職檔案人員的交流溝通，及時發(fā)現(xiàn)工作中的難點，為其排憂解難，充分調(diào)動一線整理或各科室兼職檔案人員的積極性和主動性。

二是多措并舉促進檔案信息化發(fā)展。一方面，隨著我國信息化技術(shù)的不斷成熟，檔案管理信息化已經(jīng)具備技術(shù)條件，將為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理帶來革命性的變化。各單位首先要從思想上提高認識，把握這一歷史發(fā)展趨勢和機遇。另一方面，機關(guān)事業(yè)單位要進一步加大檔案信息化建設(shè)投入，加快檔案信息化建設(shè)步伐，以便更好地為民眾提供公共服務(wù)。采購先進的信息化設(shè)備，如計算機、掃描儀等，完成計算機輔助檔案管理，滿足信息化基本需求。在實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，可以采購檔案數(shù)字化外包服務(wù)，提升人力資源使用效率。要構(gòu)建起完整的檔案數(shù)據(jù)線上管理系統(tǒng)，明確個體權(quán)限，確保使用個體能方便快捷地獲取所需的檔案材料。

三是建立配套的檔案信息化管理制度。制度機制是規(guī)范檔案管理行為的依據(jù)，要敢于打破傳統(tǒng)手工檔案管理過程中的一些落后機制，進一步精簡信息化管理的程序和步驟，提升服務(wù)的質(zhì)量和效率。依靠制度機制進一步理清劃分崗位職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范崗位責(zé)任。要結(jié)合當(dāng)前全國正在進行黨政機構(gòu)改革和事業(yè)單位改革的浪潮，加強與其他單位制度機制的銜接和對接，以制度的形式規(guī)范信息化條件下的檔案管理程序，促進新時代檔案管理的科學(xué)性、標準性和規(guī)范性。

4 結(jié)語

經(jīng)濟發(fā)展和社會變革給機關(guān)事業(yè)單位檔案管理帶來了發(fā)展契機，各單位要想加快現(xiàn)代化進程，必須從思想認識、人員素質(zhì)、資金投入等方面綜合施策加快檔案信息化建設(shè)的步伐。除此之外，還需注意信息化視角下的檔案管理，高度重視信息安全問題，科學(xué)設(shè)置訪問權(quán)限，定期實施病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)信息安全可靠，為大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

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作者簡介

趙秋霞（1988-），女，本科，館員，主要從事檔案管理方面的工作和研究。