中小企業(yè)應(yīng)收賬款管理問題分析
——以Y煤田地質(zhì)局第一勘探隊為例

(沈陽化工大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院 遼寧 沈陽 110142)

應(yīng)付賬款屬于商業(yè)信用的一種。買方把這種商業(yè)信用稱之為應(yīng)付賬款，屬于資產(chǎn)科目。賣方將之記作應(yīng)收賬款，屬負(fù)債科目。在經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行時，因自發(fā)原因或是營銷原因?qū)е轮Ц缎袨榕c貨物買賣或接受有償勞務(wù)的時間不同步，在賣方處就會產(chǎn)生應(yīng)收賬款。在某種程度上，支付的延期對于買方是一種優(yōu)惠。它降低了買方的自身購買條件，延期的時間買方可以籌集資金購買，或是利用這部分資金繼續(xù)創(chuàng)造價值。對于賣方來說，舍去一部分既得利益來刺激買方消費(fèi)，理論上來講，這樣的優(yōu)惠對于買賣雙方互惠互利。但在實(shí)際經(jīng)濟(jì)活動中，經(jīng)常出現(xiàn)應(yīng)收賬款由于管理不當(dāng)產(chǎn)生債務(wù)風(fēng)險的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響企業(yè)自身發(fā)展。

一、應(yīng)收賬款管理上存在的問題

(一)應(yīng)收賬款數(shù)額大，賬齡長

Y煤田地質(zhì)局第一勘探隊在應(yīng)收賬款的管理上曾出現(xiàn)過非常嚴(yán)重的問題。20世紀(jì)90年代，因?yàn)槠髽I(yè)應(yīng)收賬款數(shù)額巨大無法收回，導(dǎo)致企業(yè)資金鏈斷裂，被迫縮小規(guī)模，停工停產(chǎn)。由于企業(yè)在20世紀(jì)實(shí)行計劃經(jīng)濟(jì)體制，在該階段留有相當(dāng)大數(shù)額的應(yīng)收賬款，這些應(yīng)收賬款逐年積累，嚴(yán)重影響了企業(yè)的發(fā)展。應(yīng)收賬款數(shù)額過大，賬齡過長，會給企業(yè)造成較高的財務(wù)風(fēng)險。正常情況下，第一勘探隊一個工程的成本平均在500萬元左右。但此時大量應(yīng)收賬款未能收回，企業(yè)缺少貨幣資金，被迫不能按照自身技術(shù)和設(shè)備的實(shí)際生產(chǎn)能力同時進(jìn)行兩種或兩種以上項目的工程作業(yè)，阻礙了企業(yè)的發(fā)展。同時，進(jìn)行中的單個項目如果出現(xiàn)較大的失誤，例如工程時間過長、地層分析有誤，其項目成本就會超過項目應(yīng)收款，輕則給企業(yè)未來發(fā)展帶來壓力，重則造成企業(yè)資金鏈斷裂。

(二)應(yīng)收賬款壞賬率較高

Y煤田地質(zhì)局第一勘探隊壞賬來源主要有兩個時期。一是計劃經(jīng)濟(jì)體制時期，即1990年到2000年前后。二是在第一勘探隊改組后近十年間形成的。由于歷史遺留問題屬計劃經(jīng)濟(jì)體制討論范疇，本段內(nèi)容只對近十年的應(yīng)收賬款進(jìn)行討論。本文取2018年第一勘探隊三個項目的應(yīng)收賬款作為樣本來進(jìn)行分析。第一勘探隊2018年在國內(nèi)共有三個工程，簡稱項目A、項目B、項目C。其中，項目A、項目B、項目C兩年內(nèi)壞賬率分別為47.5%、26.9%、43.2%，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出2018年地質(zhì)工程行業(yè)平均壞賬率。企業(yè)在2018年尚有財力同時進(jìn)行三個項目的開發(fā)，但是由于三個項目壞賬率過大，均高出地質(zhì)工程行業(yè)平均壞賬率，其中項目A的壞賬率甚至接近50%，雖然項目A承諾以續(xù)簽合同的方式作為補(bǔ)償，但在這一項目中，企業(yè)在財務(wù)方面受到重大損失，直接影響企業(yè)2019年的招標(biāo)和工程數(shù)量。

(三)應(yīng)收賬款管理水平不高

由于第一勘探隊屬于中小企業(yè)，平時的業(yè)務(wù)基本隨著項目工程的進(jìn)行而發(fā)生，數(shù)量較少，故此應(yīng)收賬款記錄在企業(yè)紙質(zhì)賬冊上，而與應(yīng)收賬款相關(guān)的票據(jù)在工程結(jié)束后可能長時間都在工程項目部而沒有落實(shí)到企業(yè)財務(wù)部由專人保管。因此在進(jìn)行應(yīng)收賬款賬齡分析、招投標(biāo)企業(yè)信譽(yù)分析時，財務(wù)部門按照手工的方式進(jìn)行記錄和分析，由于有些應(yīng)收賬款的時間間隔過長，部分細(xì)節(jié)模糊不清，對應(yīng)收賬款的追蹤分析經(jīng)常出現(xiàn)遺漏、錯誤，管理水平不高。

二、應(yīng)收賬款問題的原因及分析

(一)應(yīng)收賬款的收回存在責(zé)任盲區(qū)

目前，第一勘探隊?wèi)?yīng)收賬款的收回大多依靠對應(yīng)的應(yīng)收賬款企業(yè)主動打款，對于現(xiàn)階段應(yīng)收賬款收回問題，企業(yè)沒有確立相關(guān)的負(fù)責(zé)部門或者責(zé)任人。單位工程部門主要負(fù)責(zé)工程準(zhǔn)備、施工、完工后出現(xiàn)的問題；而財務(wù)部門對于應(yīng)收賬款的管理僅在應(yīng)收賬款發(fā)生前，針對招標(biāo)企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果進(jìn)行分析，并在應(yīng)收賬款形成后定期管理，提取壞賬準(zhǔn)備或是進(jìn)行賬面調(diào)整。在這之中，第一勘探隊主動與應(yīng)收賬款企業(yè)聯(lián)系并要回賬款的過程無人負(fù)責(zé)，企業(yè)的相關(guān)制度也未能明確這一責(zé)任歸屬。應(yīng)收賬款在收回制度上的不合理直接造成應(yīng)收賬款逐年堆積，賬齡過長，影響企業(yè)的發(fā)展。

(二)財務(wù)部未能有效進(jìn)行事前分析

第一勘探隊采用招投標(biāo)的形式與同行業(yè)競爭，企業(yè)往往采取先收取部分預(yù)付款，待工程進(jìn)行到某程度再依據(jù)工程質(zhì)量支付剩余款項的做法來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金收入，這樣的時間差導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)生應(yīng)收賬款。受國家政策和大環(huán)境的影響，國內(nèi)地質(zhì)勘探業(yè)的投標(biāo)活動有所縮減，買方減少，第一勘探隊的主營業(yè)務(wù)也隨之減少。在這種情況下，財務(wù)部門往往會受企業(yè)管理層的壓力，把買方財務(wù)狀況的要求降低，對買方在財務(wù)方面招標(biāo)資格的部分審查只走形式，特別是與兄弟單位業(yè)務(wù)往來時，往往把其財務(wù)狀況對工程款的影響因素放在較低的位置上。對往來企業(yè)沒有制定信譽(yù)記錄，整個應(yīng)收賬款管理制度也沒有進(jìn)行任何的審核和效果評價，在事前沒有進(jìn)行認(rèn)真的風(fēng)險識別和風(fēng)險分析。

(三)應(yīng)收賬款信息化管理手段落后

第一勘探隊是中小企業(yè)，雖然經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較大公司來說較少，但鑒于企業(yè)應(yīng)收賬款數(shù)額巨大，應(yīng)收賬款賬齡時間長，運(yùn)用手工方式對應(yīng)收賬款進(jìn)行分析顯然不能滿足企業(yè)的要求。通過手工方式分析和管理應(yīng)收賬款，所需時間長，工作量大，這就造成企業(yè)財務(wù)部門不得不降低對應(yīng)收賬款定期管理的頻率，因此也不能作進(jìn)一步的細(xì)化分析工作。手工分析使得財務(wù)部門沒有能力及時準(zhǔn)確地判斷投標(biāo)單位的工程款是否已超信用期或信用額度，不能對每個客戶的付款行為進(jìn)行統(tǒng)計分析，財務(wù)部、工程部、經(jīng)營指導(dǎo)部等與應(yīng)收賬款有直接接觸的部門之間信息傳遞不及時。這些都迫切需要一種更科學(xué)的方法來及時、準(zhǔn)確、有效地完成企業(yè)的應(yīng)收賬款管理工作。

三、解決應(yīng)收賬款管理的對策

(一)建立應(yīng)收賬款收回責(zé)任制度

財務(wù)部門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的事前控制，對于招標(biāo)單位的財務(wù)狀況有大體了解，企業(yè)項目部門管理人員在項目的前期準(zhǔn)備、施工、與工程項目交付過程中頻繁接觸招標(biāo)企業(yè)的相關(guān)負(fù)責(zé)人，所以對于新增應(yīng)收賬款的收回問題應(yīng)由單位財務(wù)部門和項目管理人員共同負(fù)責(zé)。財務(wù)部門應(yīng)積極了解對方的財務(wù)狀況，判斷其短期償債能力，并作出詳細(xì)的書面報告交給項目負(fù)責(zé)團(tuán)隊。項目部門管理人員確認(rèn)接收財務(wù)部門的報告后，應(yīng)及時與對方企業(yè)的主要負(fù)責(zé)人聯(lián)系，采用面談，電話咨詢等方式積極協(xié)商，盡早收回企業(yè)應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款的回收情況要計入項目負(fù)責(zé)人的績效考核當(dāng)中，設(shè)定獎懲機(jī)制。對于賬齡達(dá)到三年以上的應(yīng)收賬款，因其情況復(fù)雜，收回難度較大，企業(yè)管理人員應(yīng)成立專門的應(yīng)收賬款回收小組對應(yīng)收賬款進(jìn)行收回。

(二)財務(wù)部門加強(qiáng)事前分析

第一勘探隊對于招標(biāo)單位的財務(wù)狀況和經(jīng)營狀況的調(diào)查比較欠缺，而招標(biāo)單位的財務(wù)狀況直接關(guān)系到企業(yè)將來能否有現(xiàn)金流的流入。企業(yè)財務(wù)部門應(yīng)制定對投標(biāo)單位的財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，分析本企業(yè)能承擔(dān)的財務(wù)風(fēng)險水平，以此來制定最大應(yīng)收賬款數(shù)額和對應(yīng)的還款期限，并根據(jù)市場和實(shí)際情況進(jìn)行微調(diào)。其次，對企業(yè)應(yīng)收賬款還款單位的信用進(jìn)行定期的整理和調(diào)查，持續(xù)更新。把對應(yīng)企業(yè)的實(shí)際還款期限、還款數(shù)額、應(yīng)收賬款結(jié)存等作為指標(biāo)，制定出對應(yīng)企業(yè)的信用指標(biāo)，在有相同招標(biāo)工程的情況下，先進(jìn)行項目工程技術(shù)分析，再把企業(yè)信用程度作為第二大考慮因素。最后，企業(yè)可借鑒商業(yè)信用，采用一定的“營銷手段”，根據(jù)應(yīng)收賬款的還款時間，制定相應(yīng)的優(yōu)惠政策。

(三)建立應(yīng)收賬款信息化管理系統(tǒng)

企業(yè)財務(wù)部可購買一套較好的與公司業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系的信息化管理軟件來幫助公司進(jìn)行應(yīng)收賬款的管理，利用計算機(jī)的特點(diǎn)，結(jié)合該公司的實(shí)際業(yè)務(wù)流程編制系統(tǒng)，可以有效的避免手工操作的諸多問題，及時對應(yīng)收賬款的賬齡、投標(biāo)公司的信譽(yù)等進(jìn)行分析，快速有效，且不容易出錯。在建立系統(tǒng)時，應(yīng)將應(yīng)收賬款的監(jiān)控權(quán)、考核權(quán)、核銷權(quán)在軟件中設(shè)置分離，防止一個人接觸應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)處理的全部流程，做到內(nèi)部相互約束、相互制衡，有利于企業(yè)對應(yīng)收賬款及時健康的管理。