國(guó)企檔案管理的重要性及工作措施探討

文/耿爽，東營(yíng)園林投資發(fā)展有限公司

1 國(guó)企檔案管理的重要性

檔案管理是一門專門的學(xué)科，人們?cè)谏a(chǎn)中所進(jìn)行的經(jīng)營(yíng)管理和各方面的經(jīng)驗(yàn)積累都需要通過檔案進(jìn)行價(jià)值信息的儲(chǔ)存。因此對(duì)于國(guó)企而言，檔案管理工作是十分具有價(jià)值意義的。其重要性主要表現(xiàn)在：

其一，提高工作效率。首先，科學(xué)的檔案管理能夠使檔案管理人員在工作中極為容易地搜索檔案和使用檔案，大大降低了他們的工作量，提高了他們的工作效率；另外，不斷發(fā)展的檔案管理的信息化不僅為檔案管理人員提供了有效的檔案信息，同時(shí)其使檔案部門與其他部門的關(guān)聯(lián)更加地密切，部門間交流互通更加有效，提高了國(guó)有企業(yè)整體工作效率。

其二，為經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)。目前檔案管理的內(nèi)容是多元化的，包括紙質(zhì)文檔、電子文檔、圖片、錄音、錄像等多種形式，而這些檔案材料的科學(xué)使用就將對(duì)于國(guó)有企業(yè)未來行政策劃、管理決策提供充分地依據(jù)，這使得企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的科學(xué)性和可操作性不斷地增強(qiáng)。

其三，提升企業(yè)凝聚力。檔案資料的總結(jié)工作其實(shí)也是企業(yè)對(duì)自身發(fā)展過程的總結(jié)，這種總結(jié)就包括精神層面的總結(jié)，那么將這種總結(jié)放在企業(yè)文化建設(shè)中就會(huì)促進(jìn)企業(yè)文化的提煉、促進(jìn)企業(yè)精神思想的凝聚。

其四，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在企業(yè)檔案管理中，會(huì)計(jì)檔案管理是十分重要的一部分工作內(nèi)容，這份管理工作對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中制定經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理方案起到了基礎(chǔ)性的作用，它是保證企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)降至最低的重要依據(jù)。

2 有效的國(guó)企檔案管理工作的措施

2.1 做好國(guó)企檔案信息化管理的完善工作

信息化管理是各領(lǐng)域企業(yè)管理未來發(fā)展的大趨勢(shì)，而針對(duì)國(guó)企檔案管理也是如此，檔案信息化管理已經(jīng)成為目前國(guó)企提高檔案管理能力的重要途徑。目前，在國(guó)企針對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，其還屬于信息化發(fā)展的基礎(chǔ)階段，這是由于國(guó)企很大一部分的檔案信息資料還僅是存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，沒有使信息化發(fā)揮其更大的效用。因而做好國(guó)企檔案信息化管理的完善工作是十分必要的。在這項(xiàng)完善工作中，國(guó)企也要進(jìn)行一些必要的措施：

2.1.1 對(duì)于檔案共享空間的構(gòu)建能夠使各部門的檔案管理更加地具有融合性和交互性，同時(shí)共享空間能夠幫助部門間實(shí)現(xiàn)有效的有關(guān)檔案信息的及時(shí)溝通。

2.1.2 對(duì)于云計(jì)算、大數(shù)據(jù)的深度挖掘，構(gòu)建硬件和軟件平臺(tái)，這樣不但可以進(jìn)行檔案資料收集范圍的擴(kuò)大以及檔案資料類目明細(xì)的高效分級(jí)，還可以方便企業(yè)職工對(duì)檔案資料信息進(jìn)行檢索，另外，檔案管理信息化能夠有效的結(jié)合OA無紙化辦公形成字?jǐn)?shù)化歸檔，上述這些應(yīng)用對(duì)于提高檔案管理人員的工作效率具有很大的幫助性。

2.2 做好國(guó)企文書檔案管理的規(guī)范工作

在國(guó)企，其各部門各崗位日常運(yùn)營(yíng)的規(guī)模較大，因而對(duì)于文書檔案管理而言就存在一個(gè)難題，那就是文書檔案量十分地龐大。因此如何將數(shù)量龐大的文書檔案進(jìn)行規(guī)范、高效的管理則是一項(xiàng)重要工作。首先，在公文制作方面形成規(guī)范性，例如對(duì)于公文用紙?zhí)岢龀叽纭⑴虐?、裝訂的相關(guān)要求，同時(shí)對(duì)于文種選擇和具體行文等進(jìn)行規(guī)范；其次，在文書檔案管理方面形成規(guī)范性，例如制定規(guī)范的檔案管理制度和辦法，使檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工序具有規(guī)范性，例如科學(xué)地進(jìn)行檔案編號(hào)管理，或是完善檔案調(diào)查流程等日常檔案管理工作。

2.3 做好國(guó)企重大項(xiàng)目建設(shè)工程檔案的管理工作

一般而言，在各個(gè)國(guó)企中，各個(gè)重大項(xiàng)目建設(shè)工程都是它們十分重視的運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目，也因而這類工程項(xiàng)目的檔案管理工業(yè)也就更加地被重視。國(guó)有企業(yè)對(duì)于重大項(xiàng)目建設(shè)工程檔案管理的目的在于為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和各方面的經(jīng)驗(yàn)做價(jià)值積累，同時(shí)給國(guó)家和社會(huì)提供證明材料，因而國(guó)企必須做好重大項(xiàng)目建設(shè)工程的檔案管理工作。在具體的措施應(yīng)用上，國(guó)企首先應(yīng)該基于與工程建設(shè)流程同步的檔案材料的收集工作進(jìn)行完善，這部分工作的完善有利于國(guó)企保證項(xiàng)目全程檔案材料信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、客觀性和完整性，這種工作方法一是避免了一次性收集大量檔案材料必將加大檔案管理人員的工作量、降低工作質(zhì)量，二是避免產(chǎn)生間歇性的材料遺漏事件。國(guó)企其次應(yīng)該規(guī)范這部分項(xiàng)目檔案資料的業(yè)務(wù)流程和管理制度，這樣一來使檔案管理能夠在內(nèi)容上、進(jìn)度上、形式上具有與項(xiàng)目建設(shè)的一致性和統(tǒng)一性，這對(duì)于還原工程實(shí)際情況起到一個(gè)重要的保障的作用。

2.4 做好國(guó)企檔案管理人員的培訓(xùn)提升工作

要做好國(guó)企檔案管理工作，那就必須保證檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，因此開展人員培訓(xùn)工作是一個(gè)良好的使職工獲得工作水平提升的措施。國(guó)企應(yīng)該完善檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，保證培訓(xùn)機(jī)制的專業(yè)性，保證培訓(xùn)是合理的面向職工的實(shí)際工作的需求的。在培訓(xùn)形式上，可以選擇網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)和現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)相結(jié)合的形式，在培訓(xùn)內(nèi)容上需要更加注重實(shí)踐知識(shí)的培訓(xùn)內(nèi)容，最后在培訓(xùn)成果的評(píng)價(jià)上也應(yīng)該做出相應(yīng)的與激勵(lì)機(jī)制掛鉤的培訓(xùn)評(píng)價(jià)和相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。只有促進(jìn)職工的技能的提升，最終國(guó)企的檔案管理才能更加面向?qū)I(yè)化、完善化。

3 結(jié)論

在目前這個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)，尤其是國(guó)有現(xiàn)代企業(yè)這種大企業(yè)而言，檔案資料是其一筆重要的無形資產(chǎn)，因此國(guó)企在經(jīng)營(yíng)中，對(duì)于有效的檔案管理工作的落實(shí)是十分重要的。在信息化極速發(fā)展的當(dāng)下，在進(jìn)行檔案管理的工作中，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該著重在優(yōu)化管理信息化、文書規(guī)范、重大項(xiàng)目建設(shè)工程檔案管理、人員素質(zhì)提升等四方面做好有效的完善的管理工作，從而使國(guó)企運(yùn)行更加高效，增加國(guó)企的核心競(jìng)爭(zhēng)力。