關(guān)于物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制有效實施的探析

張海東

（北京金隅大成物業(yè)管理有限公司，北京 100075）

房地產(chǎn)行業(yè)經(jīng)歷了萌芽、發(fā)展、壯大的規(guī)模階段，企業(yè)逐漸從最初的混亂向平穩(wěn)和有序邁進。房地產(chǎn)公司為開拓完善市場、滿足適應用戶需求，考慮業(yè)主長期居住感受的需求，將物業(yè)服務(wù)作為銷售亮點，物業(yè)公司前期大多介入，將開發(fā)項目規(guī)劃、提出物業(yè)定制方案一并考慮。隨著經(jīng)濟和社會不斷發(fā)展進步，政府轉(zhuǎn)變職能，為不斷提升人們的幸福感、獲得感，各級政府出臺多項宏觀政策開展創(chuàng)建文明、宜居、和諧城市和社區(qū)，物業(yè)企業(yè)作為城市社區(qū)主要管理服務(wù)者，其作用不可或缺，在現(xiàn)實經(jīng)營中也需要社會各界提供有力支持。除此之外，業(yè)主生活水平和經(jīng)濟實力的提高，使其購房置業(yè)更趨理性，對居住園區(qū)的物業(yè)管理越來越關(guān)注和重視，以上都給物業(yè)企業(yè)提出了更高要求和更新的目標。加強內(nèi)部控制體系建設(shè)，主動適應新常態(tài)、新環(huán)境，增強核心競爭力，是物業(yè)管理者需要認真思考的首要問題。

一、企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)涵及重要意義

內(nèi)部控制由董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和所有員工一起開展，為合理保證企業(yè)資源的安全完整和財務(wù)信息的準確可靠，有效協(xié)調(diào)控制經(jīng)濟活動，合理分工并互相制約，以制定、實施和執(zhí)行內(nèi)部規(guī)章制度、措施程序，而形成較為完整的防范管控經(jīng)濟活動風險的體系，最終實現(xiàn)提高企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的目的。內(nèi)部控制的重要意義主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）是依法合規(guī)開展經(jīng)濟業(yè)務(wù)的保證

依法規(guī)范的企業(yè)經(jīng)營管理，是其長遠發(fā)展和維護自身權(quán)益的基礎(chǔ)。規(guī)范的內(nèi)部工作流程有利于問題得到有效地監(jiān)督和控制，管理行為更加科學規(guī)范，各種問題和錯漏得到及時發(fā)現(xiàn)和糾正，這是健全的企業(yè)內(nèi)部控制所具有的“自我免疫功能”，保證了企業(yè)各類業(yè)務(wù)不偏離合法合規(guī)的軌跡。

（二）是資產(chǎn)安全及有效使用的保障

如對資產(chǎn)采購、驗收、使用、盤點及處置環(huán)節(jié)的有效監(jiān)管，可以防止或減少貪污、欺詐、侵占、挪用行為的發(fā)生。內(nèi)部控制的健全完善，可以維護企業(yè)財產(chǎn)和資源的安全完整。

（三）是財務(wù)信息真實、完整、準確的保證

投資者和債權(quán)人的監(jiān)管需求、企業(yè)內(nèi)部管理決策都有賴于企業(yè)完整、準確的會計信息，將不相容崗位分離，通過內(nèi)部審核、稽核、內(nèi)部審計和決策審議等控制措施，及時發(fā)現(xiàn)和糾正各種錯誤，減少差錯的發(fā)生，做到會計信息收集、整理、記錄匯總和分析中無差錯或差錯最小化，有利于反映經(jīng)營服務(wù)的客觀情況。

（四）能有效提升經(jīng)營管理水平

科學、精簡、高效、制衡是現(xiàn)代企業(yè)管理應遵循的原則，適應企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和企業(yè)文化的要求，科學合理設(shè)置內(nèi)部職能部門，職責權(quán)限明確、協(xié)調(diào)合作，避免職能交叉不清、缺失或過度集中，形成權(quán)力和責任得到有效履行、制衡又有協(xié)調(diào)合作的工作機制。通過健全有效的企業(yè)內(nèi)部控制來實現(xiàn)經(jīng)營目標。

（五）有效防范業(yè)務(wù)風險

內(nèi)部控制是經(jīng)營管理的核心內(nèi)容，是防范經(jīng)營風險的有效手段。在管理過程中，要實現(xiàn)生存和發(fā)展的目標，必須加強對各類風險的有效識別、評估，對業(yè)務(wù)風險薄弱環(huán)節(jié)加強控制，及時采取規(guī)避和轉(zhuǎn)移等防控措施，把各種風險消滅在萌芽狀態(tài)，促進企業(yè)健康發(fā)展。

二、物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及問題

由于業(yè)主群體構(gòu)成復雜，因而物業(yè)企業(yè)普遍存在收費難、收費率較低的問題，特別是普通商品房及老舊小區(qū)。造成這種情況的原因有很多，主要是開發(fā)商遺留的問題，業(yè)主與物業(yè)管理企業(yè)之間的溝通理解、物業(yè)服務(wù)水平等問題。收費低、資金不足這給企業(yè)的運行和品質(zhì)提升管理造成了很大的困難。物業(yè)企業(yè)在完全競爭的市場環(huán)境下同樣面臨著諸多風險，隨著物業(yè)行業(yè)政策不斷完善和物業(yè)企業(yè)持續(xù)發(fā)展壯大，物業(yè)企業(yè)規(guī)模大了、質(zhì)量提高了，但是還普遍存在缺乏識別防范風險意識、管理水平低和管理機制不到位、企業(yè)內(nèi)部控制體系不健全不落實等弊端，致使生存和發(fā)展上的諸多難題難以解決，內(nèi)部控制存在缺陷，造成抵御風險能力弱，嚴重制約了企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。當前存在的問題主要表現(xiàn)在以下方面。

（一）內(nèi)部控制意識不足

管理者注重短期利益，忽視長遠發(fā)展，認為內(nèi)部控制的制衡降低了企業(yè)經(jīng)營管理效率、也無法提高企業(yè)的利益。還有的管理者認為，其現(xiàn)實的經(jīng)營管理可以滿足保證物業(yè)財產(chǎn)安全的需要，存在著家長式治理、習慣個人說了算，人治理念大于集體決策。此外，高層管理人員排斥搭建和實施制約其權(quán)利的內(nèi)部控制體系，關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺少制衡，風險防范意識淡薄，粗放式?jīng)Q策管理，甚至任人唯親、濫用職權(quán)，導致內(nèi)部控制體系的虛擬建立，內(nèi)部控制不完善、企業(yè)管理效率低下，影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（二）內(nèi)部控制體系建設(shè)不健全

由于缺乏現(xiàn)代資本運作觀念，管理者不能樹立久久為功的內(nèi)部控制長治理念，不能將不相容的崗位相互分離，授權(quán)審批效率低下，難以將人力資源、企業(yè)文化、招標采購、財務(wù)、資產(chǎn)保全等控制過程深入可行的納入系統(tǒng)性設(shè)計，沒有按照決策、執(zhí)行、監(jiān)督分離制衡的要求，合理優(yōu)化管理層次、責權(quán)利相協(xié)調(diào)的運行規(guī)則。

（三）企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督不到位

許多管理者經(jīng)營責任意識不強，企業(yè)內(nèi)部審計職能不落實而缺乏監(jiān)督；有的企業(yè)實施內(nèi)部控制只注重建章建制，很少建立并有效實施內(nèi)部監(jiān)督評價機制；有的企業(yè)內(nèi)部控制制度缺乏科學有效性，物資采購、招標、人力資源、資金預算等流程風險不能得到有效識別監(jiān)控；有些內(nèi)部控制監(jiān)督人員一人多職、不能獨立開展工作，甚至自己監(jiān)督評價自己部門的工作；有的內(nèi)控管理部門不被重視，責任、待遇不落實，不敢監(jiān)督或者選擇性地監(jiān)督。

（四）缺乏專業(yè)化人才

一是薪酬福利不足以留住優(yōu)秀人才。由于物業(yè)管理屬于微利行業(yè)，經(jīng)營積累減少，人工費、外包費、設(shè)施維護、能源費成本高居不下，甚至隨著社會平均水平不斷上漲，而小區(qū)入住時的物業(yè)費收費標準已被固化，征得業(yè)主同意提高標準難上加難。二是物業(yè)公司工作強度大，安全環(huán)保和社會維穩(wěn)壓力大。三是優(yōu)秀的物業(yè)員工多為復合實踐型人才，專業(yè)學府的畢業(yè)生需要承受業(yè)主和工作的幾重壓力，才得以歷練成才。多方因素共同造成了人才的稀缺。四是有的內(nèi)部控制人員素質(zhì)不高，沒有接受專業(yè)培訓、欠缺科學的工作方法和認真負責的嚴謹作風。

三、物業(yè)企業(yè)提高內(nèi)部控制有效性的對策與建議

（一）結(jié)合內(nèi)部環(huán)境，完善公司治理結(jié)構(gòu)

遵循不相容崗位分離的原則，建立科學的人力資源體系和積極向上的企業(yè)文化氛圍。建立公司層面的科學治理結(jié)構(gòu)、內(nèi)部職能部門，明確決策、執(zhí)行、監(jiān)督的權(quán)責分配，識別不相容，必須考慮在各級、部門和崗位建立分離和遏制機制。由于人員少或業(yè)務(wù)簡單等條件限制，也應將某些不兼容的功能分開，采取可行的替代措施盡可能避免內(nèi)部職能重疊或缺失的現(xiàn)象。包括但不限于內(nèi)部控制是否受到充分重視、治理結(jié)構(gòu)是否得到落實、人員、崗位設(shè)置是否合理有效，企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)是否合理有效，企業(yè)會計信息是否能滿足真實性、及時性要求，規(guī)章制度是否健全、合規(guī)，高風險業(yè)務(wù)有無舞弊、疏漏等重大缺陷等。

（二）深入開展風險識別及評估，找出物業(yè)企業(yè)的風險點

在重視重大或高風險業(yè)務(wù)程序的背景下，要全面梳理企業(yè)業(yè)務(wù)活動的全部制度流程和適用法律法規(guī)，采取穿行測試等方法找出缺陷和風險點。在識別企業(yè)內(nèi)外部風險因素中，內(nèi)部風險是來源于人力資源、組織機制、經(jīng)營方式、資產(chǎn)管理、業(yè)務(wù)流程等企業(yè)層面和業(yè)務(wù)層面的控制因素；外部風險基于競爭環(huán)境、經(jīng)濟法律等因素。采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行有效評估分析，確定重大、重要和一般性缺陷風險，擬定關(guān)注重點和優(yōu)先控制的風險。如銷售業(yè)務(wù)崗的設(shè)置不合理，不相容崗位沒有分離，有產(chǎn)生舞弊、截留或挪用資金的風險；票據(jù)印章管理不規(guī)范，有收入資金流失風險；采購業(yè)務(wù)中采購需求審核不嚴、驗收不嚴、招標過程不合規(guī)會產(chǎn)生資產(chǎn)損失風險；合同管理中，未經(jīng)規(guī)范的商討及審批、該訂立合同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)未訂立或隨意變更修改，缺少有效的履行跟蹤管理等，會造成企業(yè)利益受損的風險。

（三）完善內(nèi)控制度流程

根據(jù)風險識別分析結(jié)果，結(jié)合現(xiàn)行法律法規(guī)和公司實際情況，發(fā)動全員參與，在不同范圍反復征詢意見，制定可行的具體措施和程序，建立健全內(nèi)部管理制度；加強培訓宣貫，形成責權(quán)利意識和分工負責的風險防范意識。內(nèi)部控制的環(huán)境得到改善后，管理者才能真正理解內(nèi)部控制對企業(yè)的重要作用，有利于中低層管理者履職盡職，確保內(nèi)部控制的有效實施。企業(yè)應重視文化氛圍的營造和人才素質(zhì)的提升，以人為本，對職工進行有針對性的崗位培訓，增強誠信意識、責任意識、廉潔敬業(yè)意識，形成上下同欲、凝心聚力、團結(jié)一致的文化氛圍，為共同目標而努力工作。此外，要建設(shè)好內(nèi)部信息系統(tǒng)，處理好企業(yè)內(nèi)部信息的及時傳遞、處理利用和共享。

（四）組織落實、充分重視，加強內(nèi)部控制的執(zhí)行

為確保各項制度的有效實施及合理性，內(nèi)部控制制度應根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境變化定期得到修訂。內(nèi)部控制作為一個體系建設(shè)，不能依靠管理者的任意性，而要靠全員共同參與，依靠內(nèi)部信息系統(tǒng)各層級快速溝通，劃分員工的職責、權(quán)利，既做到分工、責任明確，又兼顧整體工作的協(xié)調(diào)配合。首先，加強內(nèi)控制度流程培訓，讓員工熟悉并學以致用，將制度養(yǎng)成一種工作習慣，形成一種良好的企業(yè)文化，使人人都成為防范風險、控制風險、管理風險的能手。其次，領(lǐng)導帶頭履職盡責，主要領(lǐng)導是關(guān)鍵，要率先垂范,按制度決策辦事，尤其重大問題決策、重要干部任免、重大項目投資決策、大額資金使用決策，并組織內(nèi)控評價檢查和考核；最后，要定期組織關(guān)鍵崗位和風控點員工座談，聽取意見建議。加強檢查，利用常規(guī)檢查、專項檢查和突擊檢查方式，查閱調(diào)取執(zhí)行文件、穿行測試，檢查要有報告，對存在的缺陷制定改進措施，并與考核相結(jié)合。

（五）加強內(nèi)部審計監(jiān)督和內(nèi)部控制評價工作

定期開展內(nèi)控體系的檢查評價，每年至少應進行一次全面的內(nèi)部控制建設(shè)、有效性的檢查評價，全面覆蓋各個控制層面的業(yè)務(wù)，收集執(zhí)行結(jié)果及各種佐證資料，進行分析測試核評價。不斷地修復和完善，做好日常監(jiān)督和定期評價，動態(tài)地進行自我完善，有利于促進企業(yè)的健康發(fā)展。各個職能部門應服從公司高層及內(nèi)部控制職能部門管理和業(yè)務(wù)指導，貫徹落實分管內(nèi)控方面的責權(quán)利，內(nèi)部審計也不應該只限于對財務(wù)數(shù)據(jù)的審計，應擴展到整個企業(yè)內(nèi)部控制制度、涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營各個方面中，發(fā)現(xiàn)問題，幫助解決問題，及時將內(nèi)部控制的有效性和缺陷反饋給管理層，改進內(nèi)部控制。

（六）提升內(nèi)部控制專業(yè)人才招募與培養(yǎng)

人才是企業(yè)發(fā)展的根本，物業(yè)公司應未雨綢繆、長遠規(guī)劃，培養(yǎng)一支復合型、年輕化的專業(yè)管理團隊。尤其是公司內(nèi)部控制管理人才：一是提高福利薪酬待遇，綜合評估分析崗位職責，有側(cè)重地對重點崗位加以傾斜；二是給予管理人才人文關(guān)心，開展心理輔導和多樣性的企業(yè)文化建設(shè)活動；三是建立容錯機制，大膽啟用德才兼?zhèn)涞哪贻p后備力量，對標先進物業(yè)企業(yè)交流學習，簽訂一定期限的用工合同，敢用、會用、會留。制定切實可行員工晉升辦法，破格使用優(yōu)秀員工，總之，內(nèi)部控制是物業(yè)企業(yè)實施現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要前提，是實現(xiàn)企業(yè)良性發(fā)展的內(nèi)在原因之一，是確保規(guī)避和化解經(jīng)營風險、實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標、促進企業(yè)做優(yōu)做強的重要保障。目前，物業(yè)企業(yè)迫切需要建立和完善內(nèi)部控制體系，以解決和改進發(fā)展中存在的各類問題，協(xié)調(diào)推進實際經(jīng)營服務(wù)和內(nèi)部控制管理的有效統(tǒng)一，不斷完善業(yè)務(wù)流程和風險防范方案，在競爭激烈的市場環(huán)境下提升核心競爭力，促進企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。