高校辦公室文秘與檔案管理的緊密聯(lián)系淺析

趙丹

摘 ? 要：辦公室文秘工作主要負(fù)責(zé)辦公室的日常行政事務(wù)以及起草各種文件、傳達(dá)上級(jí)的命令、做會(huì)議記錄等，而檔案管理工作則是負(fù)責(zé)各類檔案信息的管理，二者雖然工作名稱不同，但是工作內(nèi)容卻是密不可分的，如果把二者有機(jī)的結(jié)合在一起，不管是文秘工作還是檔案管理工作都會(huì)取得更好的工作效率。本文就高校辦公室文秘工作和檔案管理工作的緊密聯(lián)系做了深入的研究和分析，為提高二者的工作效率提供了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高校辦公室文秘 ?檔案管理 ?緊密聯(lián)系

中圖分類號(hào)：G250 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2019）08（a）-0155-02

在高校，檔案管理工作和文秘工作是一個(gè)有機(jī)的整體，檔案管理工作不僅是文秘工作的根基，還是文秘工作內(nèi)容的延續(xù)，通過檔案管理工作可以看到文秘工作的成效，通過文秘工作的結(jié)果可以完成對(duì)檔案信息的搜集，檔案管理工作可以保證文秘工作的順利進(jìn)行，所以，把檔案管理工作和文秘工作有機(jī)的結(jié)合在一起，不但提高了文秘工作的效率，還確保了檔案管理內(nèi)容的質(zhì)量。

1 ?高校辦公室文秘和檔案管理的關(guān)系

1.1 檔案管理工作是文秘工作的延續(xù)

高校辦公室是高校中非常重要的一個(gè)部門，它不僅負(fù)責(zé)收集各類信息和文檔，還負(fù)責(zé)傳達(dá)學(xué)校的各項(xiàng)安排和工作，關(guān)于學(xué)校的各類信息都會(huì)匯聚在學(xué)校辦公室，然后再通過檔案管理工作對(duì)這些信息和檔案進(jìn)行整理、分類和管理，方便信息的查找工作。所以說，檔案管理工作也是辦公室文秘工作的一個(gè)延續(xù)。不管是高校的教學(xué)，還是高校的研究和決策，都需要用文檔的方式記錄下來并保存到學(xué)校的歷史檔案中，這也是檔案管理工作的內(nèi)容之一。而辦公室文秘工作中的檔案管理還需要負(fù)責(zé)文件真?zhèn)蔚蔫b定和歸檔工作。

1.2 文秘工作可以確保檔案管理的質(zhì)量

高校中，高校辦公室不僅僅負(fù)責(zé)管理學(xué)校相關(guān)的信息、資料、研究以及決策等內(nèi)容，它還負(fù)責(zé)起草、審核和印發(fā)一些公文，審核各部門擬定的以學(xué)?；蚴菍W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)名義發(fā)布的各類文稿，以及組織起草學(xué)校全局性的重要材料。除此之外，上級(jí)部門給下級(jí)部門下發(fā)的文書或指令也是通過辦公室傳達(dá)和管理的，而且重要活動(dòng)中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的演講資料和記錄也是保存在高校辦公室的。由此可看出，高校辦公室在高校中充當(dāng)著非常重要的角色。高校檔案管理工作的主要內(nèi)容就是高校辦公室里的這些文件、資料和記錄，文秘工作人員把這些文件、資料和記錄進(jìn)行歸納、分類和管理，最終建立成檔案，而檔案文書的質(zhì)量是由文秘工作的質(zhì)量決定的。

1.3 文秘工作為檔案管理提供高質(zhì)量文書檔案

高質(zhì)量的辦公室文秘工作可以為高質(zhì)量的檔案文書管理工作提供可靠的保障。因?yàn)楦咝＾k公室也負(fù)責(zé)高校重要文件、公文、決策的起草、審核和印發(fā)，所以高校辦公室的文秘工作人員也需要去查看相應(yīng)的檔案文書。故而檔案管理人員應(yīng)該吸取辦公室文秘工作人員的建議這樣不僅滿足了辦公室文秘工作人員的工作需求，還可以提高檔案管理工作的工作效率，提高檔案文書的使用率，發(fā)揮出檔案管理的真正意義。

2 ?對(duì)接檔案工作和文書工作出現(xiàn)的問題

2.1 文書人員缺乏歸檔意識(shí)

高校辦公室是高校中非常重要的一個(gè)部門，所以高校辦公室的工作人員不但工作內(nèi)容多、繁雜，而且他們受到的壓力也非常大。高校辦公室的文書不僅需要一定的時(shí)效性，還必須具有一定的靈活性，由于高校辦公室工作內(nèi)容的繁重，很多辦公室的文書工作人員都兼職著檔案管理的工作，因?yàn)檗k公室文書人員的精力有限，再加上文書工作人員沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)于檔案的性質(zhì)、種類分辨不清，不能正確的分類、辨別檔案，缺乏檔案管理意識(shí)，所以就造成了檔案的疏漏、錯(cuò)誤、雜亂等情況。

2.2 辦公自動(dòng)化的應(yīng)用不熟練

因?yàn)閭鹘y(tǒng)的辦公模式已經(jīng)深入每一位文秘工作人員的內(nèi)心，所以自動(dòng)化辦公模式的引用和發(fā)展勢(shì)必會(huì)受到一些阻礙，這主要是因?yàn)橐环矫嫒藗儗?duì)于傳統(tǒng)的辦公模式很難轉(zhuǎn)變，另一方面對(duì)于自動(dòng)化辦公模式的技術(shù)還不是很熟悉。處于新舊辦公模式交替的檔案管理工作勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問題，比如：一些檔案是紙質(zhì)版的，一些檔案是紙質(zhì)版與電子版都存在的，對(duì)于兩種形式都存在的檔案管理起來具有一定的難度，它們?cè)趯徟w類、管理過程中會(huì)出現(xiàn)新舊辦公模式交替的形式，致使每一種辦公方式下的檔案都是殘缺的，所以檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤、疏漏的情況也會(huì)增加。

2.3 對(duì)材料的歸檔缺少完整性

造成歸檔材料殘缺的主要原因有兩點(diǎn)，分別是：（1）處于新舊辦公模式交替過程中，一些檔案只存在紙質(zhì)的簽發(fā)稿，一些檔案則是只有定稿，卻沒有原稿或是修改稿，而依照檔案文書的存檔要求，檔案文書的原始稿和修改稿都必須進(jìn)行存檔處理，原始稿上一般都會(huì)存在領(lǐng)導(dǎo)修改過的記錄，這也是定稿的根據(jù)，也是最具保存意義的，所以缺少了原始稿和修改稿就會(huì)造成歸檔材料的缺失;（2）文書印發(fā)以后沒有及時(shí)地進(jìn)行登記處理，所以文書的編號(hào)就會(huì)出現(xiàn)重號(hào)、漏號(hào)的現(xiàn)象，這樣一來，不僅給檔案的歸檔工作帶來了難度，還降低了檔案文書的質(zhì)量。

3 ?完善對(duì)接檔案工作和文書工作出現(xiàn)問題的對(duì)策

3.1 強(qiáng)化工作人員的思想意識(shí)

要想把辦公室文書工作和檔案管理工作有機(jī)的結(jié)合在一起，第一應(yīng)該先增強(qiáng)辦公室文書工作人員和檔案管理工作人員的檔案管理意識(shí)以及自身的責(zé)任感和使命感。辦公室的文件和資料是檔案管理的主體，辦公室的文書工作人員是檔案管理的主要工作者。檔案是歷史的一種再現(xiàn)，它不但把歷史完美記錄下來了，人們還可以通過檔案了解歷史，所以辦公室的文書工作者必須明白檔案的重要性和真正意義。

3.2 強(qiáng)化文檔一體化管理

文檔一體化管理是從文件生成、辦理到檔案管理的全過程管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，高校辦公也朝著自動(dòng)化處理模式發(fā)展，學(xué)校的各個(gè)部門會(huì)形成一個(gè)完整的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把學(xué)校的所有檔案、資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理。文檔一體化管理保證了文件內(nèi)容的完整性和一致性。文檔一體化的順利實(shí)施和辦公室文秘工作人員、檔案管理工作人員的努力是分不開的。目前，在高校中，他們會(huì)通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)建立一個(gè)數(shù)據(jù)檔案庫(kù)和局域網(wǎng)，學(xué)校各部門可以通過局域網(wǎng)查看學(xué)校的數(shù)據(jù)檔案庫(kù)，也可以在學(xué)校的網(wǎng)站上發(fā)布一些信息、公文等，方便檔案利用者使用。而在學(xué)校網(wǎng)站上發(fā)布的信息、公文都是經(jīng)過學(xué)校辦公室審核、確認(rèn)以后才發(fā)布的，然后再把相應(yīng)的信息整理、歸類，形成檔案，所以必須增強(qiáng)辦公室文秘工作人員和檔案管理工作人員的文檔一體化管理意識(shí)。

3.3 強(qiáng)化對(duì)融通工作制度的管理

辦公室文秘工作和檔案管理工作是緊密相關(guān)的，所以它們的工作制度也應(yīng)該有機(jī)的結(jié)合起來，這樣也能有效的提高檔案管理的效率。目前，在許多高校中秘書部門和檔案管理部門雖然都隸屬于同一個(gè)部門，但是它們是兩個(gè)獨(dú)立的個(gè)體，所以在實(shí)際的工作中難免會(huì)出現(xiàn)理解錯(cuò)誤、沒及時(shí)溝通的情況，所以檔案管理的質(zhì)量普遍都不是很高，而且檔案也保存的不完整，故而文秘使用起來也困難重重，查閱非常不方便。所以應(yīng)該把文秘工作和檔案管理工作有機(jī)的結(jié)合在一起，共同創(chuàng)建一個(gè)管理工作制度，以此來確保檔案的完整性和有效性。

總而言之，檔案管理工作不但是辦公室文秘工作的基礎(chǔ)，還是辦公室文秘工作的延續(xù)，同時(shí)，檔案管理工作還是文秘工作成效的表現(xiàn)。辦公室文秘工作和檔案管理工作雖然二者名稱不同，但是它們的工作內(nèi)容卻是息息相關(guān)的，不管是哪一方出現(xiàn)誤差都會(huì)影響另一方的工作效率，所以必須同時(shí)提高它們的管理意識(shí)和管理歸類技術(shù)，才能有效的提升二者的工作效率，把二者有機(jī)的結(jié)合在一起，才能更好地為高校辦公室工作服務(wù)。

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