事業(yè)單位檔案管理信息化建設的問題與優(yōu)化措施

王麗霞 蔣冰琦

（宜陽縣人力資源和社會保障局，河南 洛陽 471600）

前言

事業(yè)單位開展檔案信息化的建設，是對原本的檔案保存方式，借助先進的科技以及信息手段，將紙質(zhì)檔案資源實現(xiàn)信息化，然后借助保存工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，從而為事業(yè)單位中的各崗位人員服務。此外是檔案信息化要結合以往檔案工作一些方法，讓二者可以實現(xiàn)相互補充，檔案信息化才能實現(xiàn)更加有效建設，檔案工作才會找到更加符合客觀需求的方式。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）沒有合理開發(fā)檔案信息資源

現(xiàn)階段國內(nèi)諸多的事業(yè)單位，并未對檔案信息資源展開合理開發(fā)，這樣采集到的檔案信息是比較少的，同時對這些檔案信息存在著普遍的重復加工問題。因此檔案信息化整體質(zhì)量，還是不夠理想，難以對檔案工作真正起到提升的作用。當下國內(nèi)檔案信息的開放比例開始比較低的[1]。國內(nèi)諸多的檔案數(shù)據(jù)庫開始建設起來，但是這些檔案信息中，多數(shù)數(shù)據(jù)并未得到合理應用，所以檔案信息化的實際價值并未被充分挖掘。

（二）缺少檔案信息安全保障措施

事業(yè)單位中一些檔案信息與普通檔案還是不同的，其中很多的內(nèi)容關系到國家機密，因此在檔案信息化中，要注重對信息安全的保護，尤其是機密文件一定要給予最嚴格的保護。諸多單位在開展檔案信息化的時候，容易忽視這些問題，這樣就會給信息安全造成諸多隱患，很多的涉密信息有泄露的風險。緣由是一些事業(yè)單位在信息公開方面審查不夠嚴格，在涉密計算機上運用外網(wǎng)上網(wǎng)等。這些都是給黑客盜取信息提供了諸多的渠道[2]。事業(yè)單位還是要在檔案信息化的實際開展中，更加注重對涉及信息的保護，讓信息安全有基本的保障。

（三）檔案工作人員的素質(zhì)有待提升

市場經(jīng)濟迅速提升，人們可以進行職業(yè)的自由選擇，很多的求職者向往的是更加有活力的企業(yè)，對于一些平淡的工作，其實難以招到大學畢業(yè)生，而檔案管理就屬于這一類，對諸多的畢業(yè)生這份工作其實是沒有吸引力的。這樣就導致諸多的單位在檔案管理方面，總是難以招收適合的人才，特別是有著豐富經(jīng)驗以及能夠長期工作在檔案管理崗位的人員。因為很多剛剛進入到檔案工作崗位上的人員總是在更換，直接影響到檔案整理以及記錄的質(zhì)量，導致檔案管理變得更加混亂，甚至有很多重要的文件丟失，這種情況下單位需要對檔案工作更加重視。為檔案管理崗位配備更多高素質(zhì)人才，從而讓檔案信息化可以更好地開展[3]。

（四）檔案檢索的效率比較低

在檔案信息化的實際建設中，檔案檢索可以依據(jù)檢索的方式，分成是計算機檢索和手工檢索，在效率以及硬件方面，有著諸多的聯(lián)系，檢索的效率很大程度上是依靠檢索工具的。科技不斷進步，計算機是當下信息檢索最便捷的工具，諸多基層單位還是運用手工檢索的方式。為了讓檢索效率得到提升，部分單位開始對各類的檢索工具投入人力以及物力進行建設，認為檢索工具多，那么檢索的效率就高。但其實并不是如此，檢索的效率關鍵在于設備是否足夠符合要求，并不是數(shù)量的問題。檢索工具若是過于煩瑣及細密，就不會對檢索效率有提升的作用，反而會導致檔案重疊。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策

（一）制定規(guī)范的檔案管理工作制度

在國內(nèi)，事業(yè)單位是一種十分特殊的組織，事業(yè)單位開展檔案管理，也是邊緣化的工作。法律對事業(yè)單位開展檔案管理有清晰的規(guī)定，檔案信息化的實際建設也是要在法律的約束下開展，也就是說檔案信息化需要建立在合法合規(guī)的基礎上。這樣事業(yè)單位就要做到有法可依，開展檔案信息化的實際建設，就要結合自身的需求，制定出適合自己的檔案信息化制度，對檔案管理人員展開不斷培訓。

（二）合理規(guī)劃檔案信息化

單位要結合自身的發(fā)展目標，制定出合理的檔案信息化進程。在新時期，檔案信息化是一種趨勢，但是也不要過于盲目，各個單位開展檔案信息化建設，要做到有規(guī)劃和有條理。此外是檔案信息化的規(guī)劃需要符合客觀需求，制定出檔案信息化的近期以及遠期目標，這樣檔案信息化才會更加順利。

（三）完善對事業(yè)單位檔案信息化的監(jiān)督制度

建立監(jiān)督制度，可以讓事業(yè)單位開展檔案信息化更加規(guī)范。監(jiān)督制度可以讓檔案人員更加積極主動投入到工作中，保證信息資料的安全，事業(yè)單位也要針對檔案信息化，建立內(nèi)部監(jiān)督的機制，與外部監(jiān)督進行結合，從而發(fā)現(xiàn)檔案信息化中諸多的問題以及隱患，對一些錯誤進行糾正。

（四）提升檔案管理人員的素質(zhì)

信息化時代下，單位開展檔案信息化，要注重對檔案人員素質(zhì)的提升，檔案人員的能力以及素質(zhì)，關系到檔案信息化的成效，以及檔案信息化是否可以發(fā)揮出價值。事業(yè)單位需要注重對檔案人員的有效培訓，將檔案工作的方式以及知識結構進行改善，提升檔案信息化的整體水平。不斷吸收專業(yè)化人才，加強內(nèi)部的培訓，提升檔案人員的整體素質(zhì)。

三、結論

總之，檔案信息化成為事業(yè)單位開展檔案工作的重要趨勢，新形勢下事業(yè)單位要積極加強對檔案信息化的關注以及投入，注重對工作制度、工作流程以及人員隊伍的科學改善，迎合時代的趨勢從而將檔案信息化價值發(fā)揮出來。