現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)合同內(nèi)控管理的思考與探析

謝婷

國網(wǎng)湖南省電力有限公司輸電檢修分公司 湖南衡陽 421000

1 企業(yè)合同管理存在的問題

1.1 合同授權(quán)審批管理制度不健全

許多企業(yè)的合同管理機(jī)制建設(shè)滯后。對外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)僅由企業(yè)法定代表人簽訂合同，沒有健全的升級和審批制度。在實際工作中，由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，許多簡單的企業(yè)往往只需要由負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的二級單位來完成。但是，由于企業(yè)沒有建立有效的逐步授權(quán)和審批系統(tǒng)，簡單的業(yè)務(wù)也很麻煩。過程中，許多企業(yè)錯過了機(jī)會，因為他們沒有及時簽到；有些企業(yè)沒有有效的審批管理，金額由某人決定，無論規(guī)模大小。合同的建立，談判，制定，審查和簽署沒有全面的合同。部署，缺乏工作遏制，不能形成相互監(jiān)督的機(jī)制。

1.2 信息化、保密性管理落后

近年來，許多公司都提倡無紙化辦公，但對于合同管理的范圍，大多數(shù)公司仍然花費大量的人力和資源來實施人工管理或簡單的電子表格訪問，管理方法背后，信息，無紙化管理這只是一個口號并沒有真正落實。正在執(zhí)行的合同文本主要由辦公人員或業(yè)務(wù)部門內(nèi)部人員管理，缺乏系統(tǒng)的管理流程；合同履行也是部門的個人事務(wù)，特別是因為經(jīng)理的工作變更，或者單位轉(zhuǎn)讓后合同信息無處可查，合同損失往往造成，甚至泄漏導(dǎo)致企業(yè)的重要信息。即使少數(shù)公司引入相關(guān)的合同管理系統(tǒng)，他們也常常忽視與金融系統(tǒng)的接口，因此他們無法在金融系統(tǒng)中提取相關(guān)信息。財務(wù)人員無法跟蹤和監(jiān)控合同的動態(tài)，并增加合同執(zhí)行。監(jiān)管過程中潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險[1]。

1.3 合同履行缺乏相應(yīng)的評審環(huán)節(jié)

合同審計評估是合同管理的總結(jié)階段。有些企業(yè)往往關(guān)注合同的調(diào)查，決策，簽訂和履行，但忽略了合同執(zhí)行的審計評估。因此，合同執(zhí)行后，合同的好壞，管理的得失，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的成敗無法評估，即使存在投資錯誤，問責(zé)制也不能實現(xiàn)。事實上，合同后審計評估工作非常重要，它可以為下一個項目或下一個經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)提供參考。通過對合同的審計評估，總結(jié)合同的利弊，總結(jié)和提升合同履行和管理經(jīng)驗，調(diào)整和完善不嚴(yán)格，不合規(guī)或不合適的條款，可以有效防范合同風(fēng)險在后期。避免合同陷阱，加強(qiáng)預(yù)防措施。

2 加強(qiáng)合同管理的措施與對策

2.1 強(qiáng)化法律意識，提升合同管理能力

加強(qiáng)全體員工經(jīng)濟(jì)合同的法律意識，加強(qiáng)風(fēng)險教育，定期舉辦各種講座和培訓(xùn)，將合同法律意識納入各級人員的心中；此外，加強(qiáng)清潔政府教育，加強(qiáng)對職業(yè)道德的遵守，消除違法和紀(jì)律問題。加強(qiáng)企業(yè)高級管理人員的管理能力，重點關(guān)注部門和崗位人員，具有不同職能和部門，具有合同審查和簽約職責(zé)，提高合同審查，執(zhí)行和管理能力，并融入知識和能力。經(jīng)濟(jì)合同法律法規(guī)納入部門負(fù)責(zé)人。在選擇和使用的必要條件中，我們將繼續(xù)總結(jié)和改進(jìn)實際合同實踐的實踐。

2.2 強(qiáng)化合同的事前論證審核

建立合同論證和審計制度。對于涉及長期合作，投融資，兼并重組，重要采購銷售和研發(fā)的合同事宜，外部律師事務(wù)所，會計師事務(wù)所和專業(yè)機(jī)構(gòu)必須與相關(guān)的內(nèi)部負(fù)責(zé)人和部門合作。進(jìn)行論證，審查，避免或降低風(fēng)險。加強(qiáng)合同計劃的計算和預(yù)測。對于不同的合同事項，財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門將綜合考慮價格，支付期限，質(zhì)量，運輸條件等因素，提前進(jìn)行分析和預(yù)測，形成最佳的替代方案進(jìn)行協(xié)商。獲得更好的條件，增加合同價值，降低合同風(fēng)險。加強(qiáng)合同科目資格的管理。首先，我們的合同實體全面覆蓋管理將在各級法人和所有獨立核算單位的統(tǒng)一合同管理下進(jìn)行，很明顯，非法人的部門或機(jī)構(gòu)不得獨立簽訂合同。二是加強(qiáng)對方主體的信用審查。在簽訂合同之前，必須從另一方收集相關(guān)許可證和年度報告等相關(guān)信息進(jìn)行備案。對于重要的合作合同，有必要按照要求對資格，信用，能力等進(jìn)行背景調(diào)查。合同可以在合同的基礎(chǔ)上簽訂[2]。

2.3 建立健全合同管理的體系

建立系統(tǒng)和流程，如合同分類，審計演示，簽名管理，執(zhí)行管理，文件管理，爭議解決和后續(xù)評估更新。根據(jù)不同類別的合同分類管理，明確各自的優(yōu)先順序，區(qū)分責(zé)任，例如，根據(jù)資金流量，可分為收款合同和支付合同；根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，可分為采購合同，銷售合同，基礎(chǔ)設(shè)施大修合同，尺寸保證合同，技術(shù)服務(wù)合同，其他合同等。建立健全的合同管理組織體系，梳理出明確的責(zé)任。集中管理部門，內(nèi)部控制管理部門和各類合同的審計員，對各類合同進(jìn)行合同管理，明確權(quán)責(zé)，避免遺漏和交叉沖突[3-4]。

2.4 強(qiáng)化會簽審核

建立科學(xué)有效的合同授權(quán)簽字審批制度企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確并授權(quán)外部簽訂合同的人員名單，建立規(guī)范，科學(xué)的合同授權(quán)簽字審批制度。書面授權(quán)審批應(yīng)包括授權(quán)人和授權(quán)人，授權(quán)范圍和授權(quán)期限。在合同管理系統(tǒng)中建立了信息系統(tǒng)較好的企業(yè)，并將信息傳遞給相關(guān)部門進(jìn)行自動審核。合同的兩家公司都必須注意授權(quán)事宜，并確保其合法有效。建立嚴(yán)格的審批制度，建立涉及日常經(jīng)營管理的采購，銷售和專業(yè)服務(wù)合同的合同審批制度，明確審批職責(zé)，審查要點和具體考試內(nèi)容和評審律師或法律專業(yè)人員必須進(jìn)行審核并提供專業(yè)建議。合同的簽訂必須以完成規(guī)定的招標(biāo)程序為基礎(chǔ)。第三是預(yù)算管理要求。在簽訂采購和支出合同時，將合同系統(tǒng)與預(yù)算系統(tǒng)進(jìn)行比較，以確保預(yù)算的內(nèi)容，否則不會簽署。

3 結(jié)語

建立健全合同管理制度，完善合同流程管理制度，提高合同信息管理水平，加強(qiáng)管理，提高合同履行水平，避免經(jīng)濟(jì)活動合同管理中出現(xiàn)的法律糾紛。