加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的若干思考

王燕

宜昌市人才服務(wù)局 湖北宜昌 443000

檔案管理工作的主要內(nèi)容是對單位具體工作中產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集、整理和保管，是辦公室工作的主要內(nèi)容之一[1]。在事業(yè)單位運(yùn)行的過程中，丹丹資料反映著其事務(wù)開展的實(shí)際情況，檔案管理工作能夠?yàn)槎喾矫婀ぷ鞯拈_展提供依據(jù)，同時(shí)也可以用于事業(yè)單位運(yùn)行水平的改進(jìn)。因此對如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行研究具有積極意義。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要性分析

在信息時(shí)代下，信息已經(jīng)成為一種重要的資源類型。檔案就是一種比較特殊的信息資源，其主要對歷史進(jìn)行了詳實(shí)的記錄，如單位發(fā)展歷史、業(yè)務(wù)工作流程、人事關(guān)系等均包含在檔案資料中，它不僅是事業(yè)單位執(zhí)行具體工作的有效依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)對于事業(yè)單位的未來發(fā)展也具有重要的意義。在社會(huì)發(fā)展新形勢下，我國行政事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，使得檔案工作變得越來越重要，工作的合法性、規(guī)范性以及是否按照流程運(yùn)行都需要以檔案的形式記錄并保存下來，這樣可以全面反映出我國改革工作的成果和不足，為后續(xù)工作的開展指明正確方向。因此，在事業(yè)單位運(yùn)行中，必須加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，全面、系統(tǒng)的對檔案資料進(jìn)行歸集。

信息時(shí)代的到來使得現(xiàn)代化信息技術(shù)逐漸融入到社會(huì)生產(chǎn)生活的諸多領(lǐng)域，檔案管理也受到了一定的影響。目前，“互聯(lián)忘+”模式的應(yīng)用是事業(yè)單位檔案管理改革的一個(gè)重要方向。但是由于我國大部分事業(yè)單位的信息化建設(shè)相對較為落后，為改革活動(dòng)的推進(jìn)造成了巨大的阻礙。雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)開始有意識的推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展，但想要在短時(shí)間內(nèi)取得效果并不現(xiàn)實(shí)。因此在未來一段時(shí)間，我國事業(yè)單位一方面要堅(jiān)持檔案管理信息化建設(shè)的腳步，對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，構(gòu)建紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理體系。另一方面則應(yīng)加強(qiáng)對綜合型人才的培養(yǎng)，構(gòu)建具有先進(jìn)管理理念、專業(yè)技能知識的管理人才隊(duì)伍，同并對檔案管理制度規(guī)范進(jìn)行完善，如此才能為檔案管理的持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，提高檔案資源的利用率。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效措施

2.1 做好文秘工作和檔案管理工作的銜接

目前，我國很多事業(yè)單位實(shí)行的都是文檔分離的管理體制，即基于文秘工作和檔案管理工作分別建立獨(dú)立的運(yùn)行系統(tǒng)。在這樣的體制下，檔案管理人員無法參與到文件形成、處理等工作中，只有在文件辦結(jié)之后才能接手，導(dǎo)致前后工作難以形成有效銜接，對檔案管理工作質(zhì)量造成了嚴(yán)重的影響?；诖?，在改革活動(dòng)中，應(yīng)該加強(qiáng)文秘工作和檔案管理工作的銜接，推動(dòng)文秘工作和檔案管理工作在部分領(lǐng)域的融合，如使檔案管理人員參與到文件的形成與處理環(huán)節(jié)中，這樣可以通過有合理有效的前端控制保障檔案資料的質(zhì)量。例如，在文書形成階段，基于管理理論對文書簽發(fā)稿、修改稿以及相關(guān)附件材料進(jìn)行歸集，為后續(xù)裝訂工作提供方便。在文書辦理階段，對文件批示意見進(jìn)行跟蹤關(guān)注，對整個(gè)辦理過程中形成的資料進(jìn)行收集，并掌握文書辦理情況。在文書辦結(jié)完成后，將文書批復(fù)文件、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議材料等進(jìn)行歸集整理，分類存放。同時(shí)將辦理完成的文件轉(zhuǎn)化為電子格式錄入到檔案管理軟件中。通過上述一系列程序不僅可以避免重復(fù)工作的發(fā)生，提高效率，同時(shí)還能夠確保文書材料的完整性和精確性，提高檔案管理工作水平[2]。

2.2 對各專業(yè)檔案進(jìn)行完整全面的采集

事業(yè)單位的檔案資料所涉及到的專業(yè)較多，各類專業(yè)檔案的特點(diǎn)也不盡相同，如修繕工程檔案具有程序復(fù)雜、時(shí)間跨度大、各環(huán)節(jié)聯(lián)系緊密等特征?；诖?，事業(yè)單位檔案管理人員在對各專業(yè)檔案資料收集的過程中，必須保障其完整性，最好為每個(gè)業(yè)務(wù)部門制定專門的檔案管理負(fù)責(zé)人，對辦公室文件資料的收集整理進(jìn)行全面把控。這些負(fù)責(zé)人必須具備豐富的經(jīng)驗(yàn)以及扎實(shí)深厚的知識技能，這就需要事業(yè)單位對其進(jìn)行專業(yè)化的崗位培訓(xùn)，促進(jìn)單位檔案管理專業(yè)化水平的提升。此外，在檔案資料收集的過程中，應(yīng)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理模式，將檔案管理貫穿到辦公室工作的整個(gè)過程中，保障工作的延續(xù)性，避免出現(xiàn)資料遺漏的情況。例如，對于修繕工程檔案管理工作，應(yīng)從項(xiàng)目申請立項(xiàng)階段開始進(jìn)行資料的采集和整理，并將其貫穿到項(xiàng)目設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、驗(yàn)收以及最后的結(jié)算審核等所有環(huán)節(jié)中，形成覆蓋始終的管理鏈條，保障檔案資料的完整性。在工程項(xiàng)目結(jié)束并投入使用后，這些檔案資料可以為維護(hù)工作的開展提供詳實(shí)可靠的依據(jù)。還需注意的是，在工程項(xiàng)目運(yùn)行使用的過程中，也應(yīng)該持續(xù)進(jìn)行檔案采集和整理工作，如資產(chǎn)運(yùn)營檔案、租賃合同、資產(chǎn)評估報(bào)告等，實(shí)現(xiàn)對資產(chǎn)運(yùn)營全過程的有效展現(xiàn)[3]。

2.3 保障零星檔案收集的全面性

零星檔案即是指事業(yè)單位工作中臨時(shí)形成的，具有保存利用價(jià)值的材料，這部分檔案產(chǎn)生于事業(yè)單位計(jì)劃范圍之外的工作過程中，規(guī)模不大，且十分松散，因此很難進(jìn)行系統(tǒng)性收集。對此，應(yīng)要求各部門檔案管理人員在日常工作中提高對零星材料的重視，有意識的做好收集整理工作。

3 結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)期事業(yè)單位運(yùn)行的過程中，檔案管理工作不僅可以為單位決策提供支撐，還可以推動(dòng)單位未來持續(xù)發(fā)展。因此在具體工作中，事業(yè)單位應(yīng)對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新、同時(shí)完善檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)文秘工作與檔案管理的聯(lián)系，保障檔案資料收集的完整性，促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。