淺談檔案庫房的安全管理及有效路徑

劉艷

（中國(guó)鐵路南寧局集團(tuán)有限公司桂林高鐵工務(wù)段，廣西 南寧 541001）

前言：檔案庫房管理工作不僅關(guān)系到檔案資料的存取與利用，還關(guān)系到檔案資料的安全性與完整性，然而在檔案庫房管理中，安全方面規(guī)章制度與安全意識(shí)的缺失使得檔案資料的安全性受到了影響?，F(xiàn)階段的檔案管理工作，無論是紙質(zhì)檔案的管理亦或是電子檔案的管理，都需要加強(qiáng)對(duì)檔案安全性的重視，包括防護(hù)意識(shí)、防護(hù)制度、安全設(shè)施等等，以此確保檔案資料的安全。

一、檔案庫房安全管理的意義

檔案作為人類社會(huì)發(fā)展的重要信息載體，對(duì)社會(huì)各方面的發(fā)展都起到了較為重要的影響，而隨著我國(guó)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)等各方面的發(fā)展，這一影響也在逐步擴(kuò)大[1]。為確保檔案資料能夠發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的管理工作，尤其是安全管理?，F(xiàn)階段的檔案存儲(chǔ)和管理主要分為兩大類型，一類是紙質(zhì)檔案，一類是電子檔案，這兩種類型檔案雖然形式不同，如紙質(zhì)檔案對(duì)于存放環(huán)境有著一定要求，而電子檔案則偏向于計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，但這兩者在檔案安全性上的重要程度上卻是一致的[2]。重視檔案庫房的安全防護(hù)工作，可以更好地保證檔案資料的完整性，確保檔案資料的價(jià)值得以正常發(fā)揮，同時(shí)也能夠保證檔案資料的安全性，避免一些不法之徒擅自盜用、篡改、銷毀檔案。

二、檔案庫房安全管理的有效途徑

（一）加強(qiáng)安全制度建設(shè)

為保證檔案庫房的安全性，首先應(yīng)當(dāng)建立起一套完善的檔案庫房安全管理制度，明確各項(xiàng)管理章程，完善檔案庫房使用和管理流程，將檔案庫房的安全問題提升到制度層面，從而使檔案管理人員能夠依照詳細(xì)的安全制度守則來維護(hù)檔案庫房，從而確保檔案庫房的安全性。通過制度建設(shè)來明確不同崗位的安全職責(zé)，包括領(lǐng)導(dǎo)層面與管理員層面，對(duì)每一個(gè)人所負(fù)責(zé)的安全任務(wù)進(jìn)行明確劃分，提升責(zé)任意識(shí)。在正常工作時(shí)間段，要求檔案庫房管理人員對(duì)來訪人員情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括來訪者身份、目的、時(shí)間等，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)定期巡查檔案庫房，防止蟲鼠危害紙質(zhì)檔案或電子線路[3]。通過設(shè)定管理員輪巡班次，來加強(qiáng)檔案庫房的安全性，要求巡邏的管理員對(duì)檔案庫房的水電管線、各出入口等進(jìn)行詳細(xì)的檢查并做好記錄工作，對(duì)于異常情況應(yīng)當(dāng)做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)處理，防止安全事故出現(xiàn)。

（二）提高管理人員安全管理意識(shí)與能力

檔案庫房的管理工作相對(duì)較為枯燥，一些管理人員在工作期間容易出現(xiàn)怠惰，對(duì)本職工作缺乏熱情，長(zhǎng)此以往便會(huì)導(dǎo)致其安全意識(shí)較為薄弱[4]。針對(duì)于此，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行安全意識(shí)教育活動(dòng)，提高管理人員的安全防范意識(shí)與能力?，F(xiàn)階段的檔案管理主要分為紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種類型，針對(duì)不同情況，管理人員應(yīng)當(dāng)采取對(duì)應(yīng)的安全防護(hù)措施以確保檔案庫房的安全性[5]。對(duì)于紙質(zhì)檔案庫房的管理，不僅應(yīng)當(dāng)重視對(duì)來訪人員的記錄，還應(yīng)當(dāng)避免其肆意涂改、毀壞，除開這些人為因素以外，還應(yīng)當(dāng)保證庫房?jī)?nèi)部溫濕度合理，防止紙張受潮，避免陽光直射，以免紙質(zhì)檔案發(fā)黃變脆或是字跡模糊。通過組織管理人員展開安全意識(shí)教育和學(xué)習(xí)活動(dòng)，使其提高安全管理的意識(shí)，不僅有助于預(yù)防災(zāi)害事件的發(fā)生，還可以在發(fā)生災(zāi)害事件的時(shí)候?qū)⑽：抵磷畹?，從而在最大程度上確保檔案資料的完整性與安全性。

（三）加大安全硬件設(shè)施投入

檔案庫房的安全防護(hù)不僅僅需要人力資源上的支持，同時(shí)也需要物力資源上的支持。檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝多種防護(hù)裝置以確保其安全性，包括防火裝置、滅火裝置、防光裝置、防潮裝置、防蟲裝置等，從多個(gè)角度多個(gè)層面防護(hù)確保檔案資料的安全。在所有危害事件中，尤以火災(zāi)對(duì)檔案資料的威脅最大，無論是紙質(zhì)檔案亦或是電子檔案。管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)電源、開關(guān)、線路、燈頭進(jìn)行檢查，對(duì)于老化線路和開關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)更換，杜絕易燃易爆物品進(jìn)入檔案庫房，對(duì)于取暖用的空調(diào)、電爐、暖氣管道也應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的檢查工作。防火設(shè)備可以考慮在不同區(qū)域安裝不同類型的火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警器，如感溫、感光、感煙、紅外線等，滅火設(shè)備亦應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備齊全，包括各種類型的滅火器材等，考慮到檔案庫房的特殊性，應(yīng)當(dāng)盡量以二氧化碳滅火器為主，以確保滅火的同時(shí)還能夠在最大程度上保證檔案資料的完整性。如檔案庫房在較高的樓層或處于雷雨多發(fā)地區(qū)，應(yīng)當(dāng)做好避雷處理，包括避雷針，避雷保險(xiǎn)絲等，減少雷電對(duì)電氣線路的危害。由于太陽光中的紫外線會(huì)導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆，不利于紙質(zhì)檔案的保存，因此應(yīng)當(dāng)盡量使紙質(zhì)檔案處于陰涼通風(fēng)處，減少光照。除此以外，還應(yīng)當(dāng)控制好檔案庫房的溫濕度，以免紙質(zhì)檔案或電子線路受潮，盡量保證溫度在15-20℃之間，濕度以50%左右為宜，這一點(diǎn)可以利用空調(diào)機(jī)、通風(fēng)機(jī)、增濕器等設(shè)備來實(shí)現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)保密工作

對(duì)于一些機(jī)密檔案，應(yīng)加強(qiáng)其保密工作，以免因檔案資料外泄而引發(fā)不必要的事端。針對(duì)不同類型的檔案資料，制定相應(yīng)的訪問權(quán)限等級(jí)，要求來訪人員符合相應(yīng)權(quán)限等級(jí)才能夠取用資料，同時(shí)做好檔案資料取用記錄，包括人員姓名、時(shí)間、緣由、檔案查看或歸還情況、當(dāng)時(shí)管理員簽字等。對(duì)于電子檔案的保密處理，應(yīng)當(dāng)盡量選用具備較好計(jì)算機(jī)能力的人員來作為負(fù)責(zé)人，同時(shí)加強(qiáng)其他人員日常管理的能力，使他們能夠熟練使用電子管理系統(tǒng)，要求他們慎重保存賬戶密碼，不可外泄。

三、結(jié)束語

隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，檔案資料的重要性日漸突出，其安全性也逐漸提上日程。雖然我國(guó)的檔案管理系統(tǒng)仍然存在一些問題和隱患，但各管理人員仍可通過自身的安全意識(shí)與責(zé)任意識(shí)提高檔案管理的安全性，通過不懈努力來完善檔案安全管理制度，提升檔案庫房的安全性。