針對工程檔案管理信息化的研究

杜金明

（河北省保定市淶源縣失業(yè)保險(xiǎn)所，河北 保定 074300）

一、進(jìn)行工程檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）在工程建設(shè)的過程中，會形成許多的數(shù)據(jù)、聲音、視頻、圖片、表格以及文字等材料，這些材料記載了工程在規(guī)劃、施工、設(shè)計(jì)、以及管理和運(yùn)行等多個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)信息，這些工程檔案是反映建筑工程質(zhì)量和工作質(zhì)量的重要依據(jù)，是評定建筑工程等級的重要依據(jù)，也是單位工程以后維修、擴(kuò)建、改造、更新的重要檔案。傳統(tǒng)的檔案管理流程以紙質(zhì)為主，文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞遺失，工程檔案多為記錄性原始資料，一旦損壞遺失，將難以彌補(bǔ)，降低或無法發(fā)揮工程檔案的使用價(jià)值。

（二）傳統(tǒng)工程檔案管理的主要對象是紙質(zhì)以及照片，并且所有工程檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管以及統(tǒng)計(jì)等工作都是由人工完成，整個(gè)檔案的處理過程都是非常的繁瑣和浪費(fèi)時(shí)間的，極大的工作量使得檔案并不能得到有效的整理利用，這也是絕大部分工程檔案被閑置浪費(fèi)的主要原因。實(shí)現(xiàn)工程檔案管理信息化，項(xiàng)目檔案管理員工便可從繁重的手工勞動中 解脫出來，從而把工作重點(diǎn)和主要精力轉(zhuǎn)向?qū)π畔①Y料的收集、提供、分析和更細(xì)致的日常管理工作，從而提高項(xiàng)目工程檔案管理的工作效率。

（三）工程檔案形成周期長、涉及部門多，工程建設(shè)的基層人員又存在極大的流動性，導(dǎo)致大量的工程檔案資料并沒有被重視，在形成之后不久就被隨意丟棄，檔案的收集、整理和歸檔方面都因?yàn)槿狈ψ銐虻囊庾R而漏洞百出，導(dǎo)致項(xiàng)目竣工后工程檔案資料沒能夠收集和歸檔不夠徹底的情況，基本無法實(shí)現(xiàn)歸檔后的再利用。如果將工程檔案進(jìn)行信息化處理，可以確保網(wǎng)絡(luò)化和實(shí)時(shí)地進(jìn)行檔案管理，檔案內(nèi)容將會逐漸的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、數(shù)字化，脫離了區(qū)域和時(shí)間的限制，可以按照相關(guān)的要求來匯總、分類和統(tǒng)計(jì)檔案文件，而且，能夠在企業(yè)或者單位的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中共享檔案數(shù)據(jù)信息，提高檔案借閱查詢的容易程度，從而讓檔案管理部門的工作效率和效果得到明顯的改善，讓檔案借閱人員能夠享受到高端品質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

二、改善工程檔案信息化相應(yīng)措施

（一）從思想方面入手工程建設(shè)檔案管理的信息化發(fā)展。在項(xiàng)目部，工程檔案只是一個(gè)“軟件”，往往容易被忽視，因?yàn)轫?xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層不重視工程檔案管理，所以很多的企業(yè)都沒有專門為工程檔案資料設(shè)立管理部門和專職管理人員，檔案場所、檔案人員都均存在不穩(wěn)定因素，不能夠保障檔案材料的安全和質(zhì)量。要想推進(jìn)工程檔案信息化管理，一定要從思想方面加強(qiáng)項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門及檔案人員思想重視程度，樹立工程檔案信息意識?？梢圆捎枚ㄆ谂嘤?xùn)等方式，幫助領(lǐng)導(dǎo)層和基層管理人員培養(yǎng)全局意識，引導(dǎo)項(xiàng)目全體人員都能夠就工程檔案資料的收集問題形成高度的重視，并且要讓他們懂得對工程檔案資料歸檔后的持續(xù)利用，具體可以通過為他們展示成功的工程檔案資料多次利用的過程以及重新利用工程檔案資料所獲得的大量成果，加強(qiáng)他們對于工程檔案管理的重要性的認(rèn)識，信息化建設(shè)的成敗與工作人員的能動性直接關(guān)聯(lián)，只有確保每一位工程檔案管理人員在管理檔案過程中都極為負(fù)責(zé)和具有使命感，才能夠相信他們會主動的去關(guān)心工程檔案信息化建設(shè)，其中的各項(xiàng)工作才能夠有所保障，才會主動地去尋找文獻(xiàn)信息互相滲透融合的方法，從而引導(dǎo)工程檔案信息化建設(shè)結(jié)合其他信息事業(yè)，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展的目的。

（二）從規(guī)章制度方面，宏觀規(guī)劃，標(biāo)準(zhǔn)管理方面促進(jìn)工程檔案管理信息化發(fā)展。設(shè)立專職部門及專職人員，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，建立健全的管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)制。依據(jù)項(xiàng)目檔案管理的“同步性”以項(xiàng)目為單位建檔管理，制度《項(xiàng)目竣工檔案管理流程》、《項(xiàng)目驗(yàn)收管理登記表》，將項(xiàng)目檔案劃分為建設(shè)初期、施工過程、交工驗(yàn)收、專項(xiàng)驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收五個(gè)階段。企業(yè)中心在制定工程檔案工作整體規(guī)劃時(shí)，結(jié)合每個(gè)項(xiàng)目部的實(shí)際工作計(jì)劃，要求項(xiàng)目部在各個(gè)階段收尾時(shí)，規(guī)定項(xiàng)目專職檔案員將收集整理完畢的工程檔案的目錄以及內(nèi)容都進(jìn)行數(shù)字化處理。

（三）硬件、軟件方面促進(jìn)工程檔案管理信息化發(fā)展。因?yàn)楫?dāng)前越來越多的建設(shè)項(xiàng)目大量應(yīng)用電子政務(wù)和信息技術(shù)，所以工程檔案信息化建設(shè)正在逐漸成為工程檔案基礎(chǔ)建設(shè)的核心部分。實(shí)現(xiàn)工程檔案信息化建設(shè)首先需要為工程檔案管理部門增加掃描儀、路由器、交換機(jī)、服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等多項(xiàng)硬件設(shè)備，有條件的項(xiàng)目可以建立穩(wěn)定的局域網(wǎng)，購買或組織開發(fā)工程檔案電子信息化系統(tǒng)，構(gòu)建穩(wěn)定的工程檔案信息化數(shù)據(jù)庫，做好信息化改革的準(zhǔn)備工作。其次工程檔案管理工作中選擇軟件也是非常重要的工作，如果能夠選擇到較為合適的工程檔案管理軟件，不僅可以使電子文件的管理更加的科學(xué)和高效，而且可以借助軟件實(shí)現(xiàn)電子文件的整合，這是對工程檔案信息資源的再度利用，也是在為社會發(fā)展創(chuàng)造巨大的文化財(cái)富。

（四）工程檔案材料信息化處理的保護(hù)措施。工程檔案管理的目的就是為了能夠?qū)⒐こ虣n案最為真實(shí)的一面保存下來供他人在未來參考，所以其真實(shí)性和原始性是非常的重要的。但是相對于電子文件而言，紙質(zhì)材料的原始性更加容易被控制，因?yàn)橐坏┍淮鄹?，紙質(zhì)文件會有很明顯的痕跡的，但是電子文件卻沒有這些優(yōu)點(diǎn)，人們并不能夠從表面區(qū)分電子文件是否為原始資料，這就需要檔案管理人員保證自身對資料沒有任何改動，保證其原始性，并且將資料設(shè)置為只讀模式，避免來自他人的篡改。此外檔案管理員還需要為工程電子檔案資料的存儲介質(zhì)提供足夠的物理保護(hù)。

總之，針對當(dāng)前應(yīng)用的傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題提出相應(yīng)的解決措施，以求達(dá)到提高工程檔案管理水平的目的，讓工程檔案資源得到更加充分地應(yīng)用，并且節(jié)約了大量的人力和物力，更好的促進(jìn)了未來工程檔案管理工作的發(fā)展。