淺析采購合同的管理與風(fēng)險控制

劉穩(wěn)

【摘要】采購合同管理，是單位運營管理的一個重要內(nèi)容，關(guān)系到單位的健康發(fā)展。本文首先指出采購合同管理存在的問題，然后分析了幾點改進(jìn)措施，最后闡述了采購合同的風(fēng)險控制途徑，以供參考。

【關(guān)鍵詞】采購合同;管理;改進(jìn)措施;風(fēng)險控制

兵器工業(yè)衛(wèi)生研究所，是集軍品科研生產(chǎn)、職業(yè)安全衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)、醫(yī)療衛(wèi)生為一體的研究服務(wù)機構(gòu)。對研究所而言，采購是一項常規(guī)的經(jīng)濟(jì)活動，做好采購合同的管理工作，有利于控制采購成本，避免相關(guān)風(fēng)險。以下結(jié)合實踐，探討了采購合同的管理工作和風(fēng)險控制措施。

1 采購合同管理存在的問題

1.1前期分析不到位

采購合同是買方和賣方之間的協(xié)議，明確了雙方的責(zé)任和義務(wù)，是后續(xù)采購活動的依據(jù)。然而，前期分析不到位，是引發(fā)采購風(fēng)險、造成經(jīng)濟(jì)損失的主要原因。研究所在簽訂合同前，沒有進(jìn)行市場調(diào)研，可能盲目選擇供應(yīng)商，繼而影響采購合同的履行，影響研究所的正常運營。

1.2缺少獨立管理機構(gòu)

在研究所的管理工作中，物資采購的作用更加突出，要想識別風(fēng)險、規(guī)避風(fēng)險，首先應(yīng)該建立獨立的管理機構(gòu)。目前研究所的管理，將重點放在了科研生產(chǎn)、醫(yī)療服務(wù)上，對采購的重視程度不足，因此沒有建立獨立管理機構(gòu)。在此影響下，管理職能沒有充分發(fā)揮出來，增加了風(fēng)險事件。

1.3管理體系不完善

缺少完善的管理制度體系，會促使管理工作混亂無序。對于企業(yè)單位而言，合同風(fēng)險管理是一個重要內(nèi)容，但通過制度指導(dǎo)風(fēng)險管理工作，沒有類似的參考經(jīng)驗，大多停留在喊口號上。由于管理體系不完善，會影響采購合同的管理效率，滋生出許多風(fēng)險隱患。

2 采購合同管理工作的改進(jìn)措施

2.1增強管理意識

研究所在采購合同管理上，首先要增強管理意識，做法如下：第一，組織領(lǐng)導(dǎo)和管理人員，學(xué)習(xí)合同管理的知識，結(jié)合研究所的自身情況，確定科學(xué)的管理思路，能指導(dǎo)采購活動的實施。第二，放眼國外，借鑒成功的管理經(jīng)驗，創(chuàng)新采購合同的管理理念和方法，滿足研究所的發(fā)展需求。第三，在研究所內(nèi)部加大宣傳力度，促使職工認(rèn)識到采購合同管理的重要性，創(chuàng)建良好的工作氛圍。

2.2構(gòu)建專門機構(gòu)

在采購合同管理上，構(gòu)建專門機構(gòu)，是實現(xiàn)管理精細(xì)化的前提。首先要合理選擇財務(wù)管理人員，管理工作要以提高研究所的利益為核心，確保采購行為按照預(yù)設(shè)目標(biāo)實施。其次要引進(jìn)有技能、有經(jīng)驗、素質(zhì)高的復(fù)合型人才，作為采購合同管理的主要力量，不斷提高整個團(tuán)隊的管理水平。最后，該管理機構(gòu)的建立，應(yīng)該和研究所的發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，不能影響正常的運營秩序，并對未來管理工作的方向進(jìn)行調(diào)整。

2.3完善管理體系

基于采購合同的管理制度體系，應(yīng)該從以下幾點入手：一是人員管理制度，涉及調(diào)查、擬寫、法律、物資管理等人員。以合同擬寫人員為例，應(yīng)該遵循自愿、公平、維護(hù)雙方利益的原則，結(jié)合調(diào)查人員、法律人員的意見，對合同進(jìn)行擬定、改進(jìn)。二是會簽管理制度，合同在擬定、修改、簽署、履行的全過程，第三方應(yīng)該嚴(yán)格監(jiān)督把關(guān)，針對突發(fā)事件提供法律咨詢，避免造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。三是問責(zé)制度，落實管理人員的職責(zé)，避免出現(xiàn)消極應(yīng)對、推諉的情況。對于重大采購合同，如果管理人員履職不嚴(yán)，要追究終身責(zé)任，以降低管理風(fēng)險。

3 采購合同的風(fēng)險控制途徑

3.1前期風(fēng)險控制

第一，資格審查。一方面對雙方的主體資格進(jìn)行審查，主要是民事權(quán)利和行為能力，直接影響合同的效力。合同簽訂雙方具有民事權(quán)利和行為能力，采購合同才具有合法性、有效性。另一方面調(diào)查雙方的資信和履約能力，包括經(jīng)濟(jì)實力、信用、不良行為等，從而規(guī)避合同執(zhí)行時的風(fēng)險。

第二，合同條款審查。雙方就采購行為活動達(dá)成一致后，簽約時應(yīng)審查合同條款，要將采購數(shù)量、質(zhì)量、貨款支付、履約期限、地點、方式等內(nèi)容，均列入合同條款中。條款內(nèi)容要簡明扼要，不能出現(xiàn)歧義，突出實用性和效力性;重要的條款內(nèi)容，可聘請律師進(jìn)行審查。研究所為了避免糾紛造成的損失，可結(jié)合自身情況，編制標(biāo)準(zhǔn)采購合同，避免人為疏忽造成合同條款遺漏，提高合同簽訂的主動性，最大程度上維護(hù)自身利益。

3.2中期風(fēng)險控制

第一，變更管理。履行合同時，應(yīng)遵循誠實守信的原則，提高合同條款的執(zhí)行力。在履約期間，如果發(fā)現(xiàn)條款有誤、不公平，或受到政策影響可能損害研究所的利益，應(yīng)該和供應(yīng)商積極協(xié)商，按照規(guī)定程序進(jìn)行變更。

第二，糾紛管理。履約期間出現(xiàn)糾紛行為，應(yīng)以合同規(guī)定或法律法規(guī)為準(zhǔn)，雙方協(xié)商后及時解決問題。如果雙方協(xié)商后意見一致，可簽訂書面協(xié)議;雙方協(xié)商后無法解決，則采取仲裁、訴訟等方式。

第三，付款管理。研究所的財務(wù)部門，應(yīng)該依據(jù)采購合同的條款，審核辦理結(jié)算業(yè)務(wù)。審核期間，應(yīng)對發(fā)票、合同、入庫單等單據(jù)進(jìn)行仔細(xì)審核，確保單據(jù)真實合法。沒有按照合同履約，或者沒有簽訂書面協(xié)議，財務(wù)部門可以拒絕付款，并向研究所的負(fù)責(zé)人報告。

3.3后期風(fēng)險控制

第一，合同登記管理。采購合同的后期管理，主要是檔案管理工作，分類歸檔時，應(yīng)利用信息技術(shù)，對合同的制定、履行、變更等資料進(jìn)行登記，實現(xiàn)全程管理、封閉管理。一般來說，合同檔案可以分為招標(biāo)文件、采購合同、驗收報告等，可以方便管理人員進(jìn)行查詢和使用。

第二，評估履行情況。采購合同履行后，研究所應(yīng)該建立合同履行評估制度，以年度為單位，在年末對履約情況進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)履約過程中的問題，并制定改進(jìn)措施。如此，才能查缺補漏，促進(jìn)履約能力的不斷提升，切實降低合同風(fēng)險的發(fā)生率。

4 結(jié)語

綜上所述，采購是一項重要的經(jīng)濟(jì)活動，做好采購合同的管理工作，才能降低采購成本。文中以兵器工業(yè)衛(wèi)生研究所為例，分析了采購合同管理中的問題，必須增強管理意識，構(gòu)建專門機構(gòu)，完善管理體系。在合同管理的前期、中期、后期，積極控制風(fēng)險，才能維護(hù)研究所的合法權(quán)益，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

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