把握新變化 適應(yīng)新要求 做好檔案統(tǒng)計(jì)工作

■ 謝春霞 蘇曉霞

檔案統(tǒng)計(jì)工作是我國(guó)政府統(tǒng)計(jì)工作的有機(jī)組成部分，是反映檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程、發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律的一項(xiàng)重要工作，通過(guò)真實(shí)的檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析，為檔案事業(yè)的科學(xué)規(guī)劃和健康發(fā)展提供服務(wù)。1991年國(guó)家統(tǒng)計(jì)局批準(zhǔn)實(shí)施《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》以來(lái)，在各級(jí)檔案部門積極努力下，檔案統(tǒng)計(jì)工作取得長(zhǎng)足進(jìn)步，檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量不斷提高，為豐富檔案資源、開(kāi)展檔案利用服務(wù)、保護(hù)檔案安全等方面提供了有力的信息支撐?！度珖?guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》自1999年開(kāi)始第一次修訂以來(lái)經(jīng)過(guò)四次修訂后，現(xiàn)在以更加有利于檔案事業(yè)發(fā)展的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。筆者在結(jié)合2019年1月開(kāi)始實(shí)行使用的《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查信息管理系統(tǒng)》開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)工作過(guò)程中出現(xiàn)一些問(wèn)題，及國(guó)家檔案局對(duì)我省上報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)反饋情況，談?wù)剬?duì)如何做好檔案統(tǒng)計(jì)工作幾點(diǎn)膚淺認(rèn)識(shí)和思考。

一、檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義及重要性

檔案統(tǒng)計(jì)工作就是利用統(tǒng)計(jì)手段收集、整理、匯總相關(guān)數(shù)據(jù)，并加以分析研究，以達(dá)到準(zhǔn)確、及時(shí)和科學(xué)地掌握檔案事業(yè)的基本情況，是領(lǐng)導(dǎo)決策、監(jiān)督檢查及摸清家底的重要依據(jù)，已便于對(duì)檔案事業(yè)實(shí)行科學(xué)管理的目的。

二、檔案統(tǒng)計(jì)工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

筆者自從事檔案統(tǒng)計(jì)工作幾年以來(lái)，發(fā)現(xiàn)每年開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)工作都存在不按時(shí)報(bào)送、錯(cuò)報(bào)漏報(bào)、應(yīng)付了事、隨意填報(bào)，還有的甚至不報(bào)的情況。檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不夠精準(zhǔn)，是直接影響和制約著檔案統(tǒng)計(jì)工作的發(fā)展的重要因素。其主要原因是：一是個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為檔案工作“可有可無(wú)”，檔案統(tǒng)計(jì)工作更是“誰(shuí)有空誰(shuí)做”，人員的頻繁更換，導(dǎo)致檔案統(tǒng)計(jì)工作斷層，新人需要時(shí)間熟悉檔案情況和統(tǒng)計(jì)要求，極大延長(zhǎng)了統(tǒng)計(jì)周期。二是大多單位檔案員履職時(shí)間短，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作不熟悉、認(rèn)識(shí)不到位，不掌握前期檔案統(tǒng)計(jì)工作開(kāi)展情況，也不及時(shí)了解檔案的基本情況，更沒(méi)有開(kāi)展對(duì)檔案進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)工作，等到檔案統(tǒng)計(jì)工作開(kāi)始后才進(jìn)行清理、統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)的時(shí)效性和結(jié)果的準(zhǔn)確性大打折扣，甚至出現(xiàn)了極個(gè)別單位因檔案太多或來(lái)不及統(tǒng)計(jì)、甚至不熟悉檔案統(tǒng)計(jì)軟件的操作，而不報(bào)的現(xiàn)象。三是表格中部分專業(yè)用詞不理解，主要是檔案員的檔案專業(yè)程度不高，大多都非檔案專業(yè)畢業(yè)，都是“半路出家”給檔案統(tǒng)計(jì)的填報(bào)工作帶來(lái)一定難度。

三、做好檔案統(tǒng)計(jì)工作的幾點(diǎn)建議

1.切實(shí)將國(guó)家檔案局監(jiān)制的《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查信息管理系統(tǒng)》用好、用活。為了堅(jiān)持實(shí)事求是、創(chuàng)新發(fā)展，兼顧歷史數(shù)據(jù)、簡(jiǎn)化統(tǒng)計(jì)方式，降低統(tǒng)計(jì)人員數(shù)據(jù)收集的工作難度，也考慮檔案統(tǒng)計(jì)人員流動(dòng)大，且大多都是兼職人員等情況，2018年國(guó)家檔案局會(huì)同北京久其公司重新研發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查信息管理系統(tǒng)》簡(jiǎn)化制度填報(bào)框架，改基層表和綜合表的雙套表制為單套表制，對(duì)報(bào)表進(jìn)行適度整合，將原《制度》由6 張基本表和2 張附表整合為3 張報(bào)表，將原統(tǒng)計(jì)的指標(biāo)數(shù)刪減了80 余個(gè)，使檔案統(tǒng)計(jì)填報(bào)內(nèi)容更加簡(jiǎn)潔明了。一是該軟件為單機(jī)版（免費(fèi)下載使用），不需要時(shí)時(shí)進(jìn)行更新。二是統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)可以永久性保存，并對(duì)每年的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以進(jìn)行對(duì)比。三是查閱方便快捷。為準(zhǔn)確地掌握本單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，為單位領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和管理，提供有力的科學(xué)依據(jù)，切實(shí)履行檔案部門的職責(zé)，建立有序的工作制度。切實(shí)將《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查信息管理系統(tǒng)》用好、用活。

2.提高檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)理解。一是檔案統(tǒng)計(jì)員要切實(shí)做到“三個(gè)認(rèn)真”，即認(rèn)真對(duì)自己負(fù)責(zé)、認(rèn)真對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、認(rèn)真對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)我們所管理的檔案如數(shù)家珍。二是檔案統(tǒng)計(jì)員要認(rèn)真了解《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查信息管理系統(tǒng)》相關(guān)代碼所指內(nèi)容。如電子檔案包括什么內(nèi)容、案卷檔案是什么、文件級(jí)檔案是什么等；三是報(bào)表中相關(guān)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換規(guī)律。如電子檔案基本情況表中的GB 值（電子檔案的存貯容量為千兆字節(jié)，即1GB=1024MB，1MB=1024KB）。

3.加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)員的責(zé)任心和使命感。一是檔案統(tǒng)計(jì)員要切實(shí)增強(qiáng)責(zé)任心，將《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查信息管理系統(tǒng)》的內(nèi)容認(rèn)真細(xì)致的填寫(xiě)。如《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查信息管理系統(tǒng)》的封面代碼中“單位類別”，有的同志隨意選擇，沒(méi)有根據(jù)自己?jiǎn)挝坏男再|(zhì)進(jìn)行選擇，一步選錯(cuò)將步步錯(cuò)，導(dǎo)致系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)入的表格就以本單位所填寫(xiě)內(nèi)容相差較大，自然有的數(shù)據(jù)就不是本單位所需要填寫(xiě)的數(shù)據(jù)，甚至給檔案統(tǒng)計(jì)員帶來(lái)疑問(wèn)。“基本情況表”中計(jì)量單位填寫(xiě)不夠仔細(xì)，如“機(jī)構(gòu)數(shù)”（代碼1）一欄中大多統(tǒng)計(jì)者都認(rèn)為系統(tǒng)會(huì)“默認(rèn)”1，就不填寫(xiě)，就會(huì)造成最后生成數(shù)據(jù)中機(jī)構(gòu)數(shù)與檔案總數(shù)相差太大；“總排架長(zhǎng)度”中數(shù)量（米）要具實(shí)填寫(xiě)；“電子檔案”計(jì)量單位GB 的數(shù)量，過(guò)大或過(guò)小，甚至于不填寫(xiě)；“開(kāi)放檔案目錄”和“在線目錄”中的“案卷級(jí)”和“文件級(jí)”的計(jì)量單位（萬(wàn)條），檔案統(tǒng)計(jì)員沒(méi)有看仔細(xì)，致使填報(bào)數(shù)據(jù)過(guò)大等情況都是不合理的，在系統(tǒng)表格填寫(xiě)中出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示。二是填報(bào)數(shù)據(jù)時(shí)要注重邏輯關(guān)系。如“基本情況表”中“館（室）藏情況”和“館（室）藏檔案歷史分期”相互之間的邏輯關(guān)系；“館（室）藏資料”與“本年利用資料”之間的關(guān)系等。

4.健全檔案統(tǒng)計(jì)工作制度，明確責(zé)任。建立檔案統(tǒng)計(jì)工作負(fù)責(zé)制，要想法使統(tǒng)計(jì)工作得到領(lǐng)導(dǎo)重視，有人管起來(lái)，形成具體的、切實(shí)可行的檔案統(tǒng)計(jì)制度及工作職責(zé)，建立防范和懲治統(tǒng)計(jì)造假、弄虛作假責(zé)任制，明確本單位防范和懲治統(tǒng)計(jì)造假、弄虛作假的責(zé)任主體和相關(guān)責(zé)任。高效優(yōu)質(zhì)的完成統(tǒng)計(jì)、審核、上報(bào)工作，切實(shí)促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作扎實(shí)有序的進(jìn)行。

檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案工作的一項(xiàng)重要工作，是為檔案事業(yè)發(fā)展提供有力依據(jù)和數(shù)據(jù)的保障，也是為國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供參考的重要依據(jù)。檔案統(tǒng)計(jì)員一定要本著對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)、對(duì)單位負(fù)責(zé)、對(duì)自己負(fù)責(zé)的態(tài)度高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地完成好檔案統(tǒng)計(jì)工作，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和安全性。