基于內(nèi)部控制下的房地產(chǎn)企業(yè)合同管理

練珊琴

【摘 要】房地產(chǎn)企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制提升管理效率，重要途徑之一是加大合同管理。合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的反映，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)起點到終點的規(guī)范和約束，合同管理是指對合同進(jìn)行商榷、草擬、簽訂、履行、變更、解除等一系列行為進(jìn)行跟蹤管理，是系統(tǒng)全程的動態(tài)管理過程，有效的合同管理即是對企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全程管控，能夠有效的降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，提升經(jīng)營收益。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)企業(yè);內(nèi)部控制;合同管理

一、引言

隨著我國房地產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展，社會資金不斷涌入，房地產(chǎn)行業(yè)競爭日益劇烈，如何加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制提升管理效率是每個企業(yè)做強(qiáng)做大的必經(jīng)之路。絕大多數(shù)企業(yè)收入、成本都是通過合同來約定，房地產(chǎn)企業(yè)合同種類繁多，尤其施工合同金額大、履約時間長。本文以房地產(chǎn)企業(yè)加大合同管理為研究對象，希望通過本文的研究為相關(guān)企業(yè)提供借鑒意義。

二、房地產(chǎn)企業(yè)合同管理過程中存在的問題

合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的反映，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)起點到終點的規(guī)范和約束。合同管理是指對合同進(jìn)行商榷、草擬、簽訂、履行、變更、解除等一系列行為進(jìn)行跟蹤管理，是系統(tǒng)全程的動態(tài)管理過程。合同管理不僅僅關(guān)注合同的訂立內(nèi)容，還關(guān)注合同簽訂前的準(zhǔn)備工作及合同簽訂后的履約管理。目前我國房地產(chǎn)企業(yè)合同管理大致存在下列問題。

1.相關(guān)主體的資信審查匱乏。

資信審查指的是，對房地產(chǎn)項目的審查包括承辦方的信用審核和資質(zhì)審核。房地產(chǎn)項目合同簽訂之前的擬定環(huán)節(jié)、相關(guān)主體的資質(zhì)和履約能力等等直接關(guān)系到盈利能力。房地產(chǎn)公司倘若在擬定合同前，忽視了對合作方的審核，很容易埋下合同風(fēng)險，導(dǎo)致內(nèi)控管理機(jī)制失效，甚至影響房地產(chǎn)公司的正常經(jīng)營。因此，如何加大對合同主體的審核機(jī)制是房地產(chǎn)工作簽訂合同之前的重要內(nèi)容。例如某些“皮包公司”缺少施工資質(zhì)，也缺少固定的營運(yùn)場地，“皮包公司”僅僅是通過利用某些大型施工企業(yè)騙得發(fā)包方對施工方的信任，倘若房地產(chǎn)企業(yè)忽視了對其的資質(zhì)審查，很容易影響其后續(xù)的盈利能力。

2.合同文本內(nèi)容不細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)。

合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)行為的規(guī)范和約束，若合同條款內(nèi)容約定不清晰或存在漏洞，合同履行就可能存在多種選擇，各個利益主體處于自身經(jīng)濟(jì)利益的考慮選擇對自身最有利的履約方式，相關(guān)的糾紛矛盾也將隨之發(fā)生。

3.合同重簽訂，輕執(zhí)行，違約風(fēng)險加大。

合同生效后，其合同主體便需承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和義務(wù)。房地產(chǎn)企業(yè)的施工合同、銷售合同等履約時間長達(dá)好幾年，部分企業(yè)在合同簽訂后對履約的條件、時間、違約條款等關(guān)鍵要素沒有持續(xù)跟蹤，導(dǎo)致出現(xiàn)未按合同履約或者違約現(xiàn)象。例如某房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)資金支出的審批程序較為繁瑣，資金收支缺乏預(yù)算，后續(xù)的工程款無法按約支付，導(dǎo)致拖欠工程款、農(nóng)民工工資和延期竣工交房等問題，引起了嚴(yán)重的訴訟案件，拉低了該房地產(chǎn)企業(yè)的社會信譽(yù)，造成了無法挽回的經(jīng)濟(jì)損失。

4.合同保管零散，缺乏系統(tǒng)管理。

房地產(chǎn)企業(yè)合同種類繁多，根據(jù)合同標(biāo)的物可分為采購合同、施工合同、勘察設(shè)計合同、廣告宣傳合同等、不動產(chǎn)銷售及租賃合同等。部分房地產(chǎn)企業(yè)的合同在各個部門各個經(jīng)辦人員手中零散保管，沒有系統(tǒng)保管管理，不能從既往的合同中分析總結(jié)收入成本的有效數(shù)據(jù)，甚至出現(xiàn)合同缺失導(dǎo)致合同履行缺乏依據(jù)的情況。

三、基于內(nèi)部控制下的房地產(chǎn)公司加強(qiáng)合同管理的措施

1.制定完善的合同管理制度。

合同管理是指對合同進(jìn)行商榷、草擬、簽訂、履行、變更、解除等一系列行為進(jìn)行跟蹤管理，是系統(tǒng)全程的動態(tài)管理過程。房地產(chǎn)企業(yè)首先要參照企業(yè)內(nèi)部控制制度，結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展階段，制定職責(zé)明確、分工合理的合同管理制度。

房地產(chǎn)企業(yè)需依據(jù)各個部門的職能，科學(xué)規(guī)劃合同商榷、草擬、審批、履約、保管等合同管理中各個環(huán)節(jié)的執(zhí)行部門，明確每個部門在合同管理過程中的職責(zé)，需要注意的一點是財務(wù)部門一定要對合同有前期介入或者審批，并由獨立部門（比如審計部或者風(fēng)控部）對前面各個環(huán)節(jié)進(jìn)行程序監(jiān)督或過程監(jiān)督，由此形成全面的系統(tǒng)的動態(tài)的合同管理，減少企業(yè)的合同風(fēng)險。

2.提高合同管理的法律理念。

提高合同管理的法律意識主要包括法律意識的宣傳培養(yǎng)，也包括合同條款內(nèi)容中對法律法規(guī)的遵守和運(yùn)用。一方面房地產(chǎn)企業(yè)可定期組織員工學(xué)習(xí)房地產(chǎn)法律法規(guī)，在日常合同管理環(huán)節(jié)中，培養(yǎng)員工法律和風(fēng)險意識，提高員工的法律知識水平。另一方面，可以設(shè)置專門的法務(wù)部門或者外聘法律顧問，對重要或者一定金額以上的合同參與合同草擬或者對合同出具法律專業(yè)意見或建議，彌補(bǔ)具體業(yè)務(wù)部門在法律條文上的知識空白或欠缺。

3.強(qiáng)化合同管理的監(jiān)督機(jī)制。

強(qiáng)化合同管理監(jiān)督機(jī)制可從組織架構(gòu)和內(nèi)控措施入手，房地產(chǎn)企業(yè)可指定或者新增合同管理的監(jiān)管部門，合同監(jiān)管部門要定期或者不定期對進(jìn)入供應(yīng)商目錄庫的合作方資質(zhì)的審查、合同審批的程序、合同的執(zhí)行、合同的保管歸檔進(jìn)行檢查，詳盡落實合同管理的內(nèi)容，及時發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問題，責(zé)令相關(guān)部門及責(zé)任人改正工作糾正偏差。

4.提升合同管理的電子信息化水平。

房地產(chǎn)企業(yè)合同繁多，有條件的企業(yè)要利用信息技術(shù)進(jìn)行合同管理，比如委托開發(fā)或者購買專門的合同管理軟件，逐步實現(xiàn)合同管理的程序化和電子化。尚不具備條件的企業(yè)也應(yīng)分類建立合同臺賬，比如施工合同臺賬、不動產(chǎn)銷售合同臺賬、不動產(chǎn)租賃合同臺賬、廣告宣傳合同臺賬等，對合同主體、標(biāo)的、金額、付款方式、保證金、已收付款、最終結(jié)算價、是否履行完畢等關(guān)鍵因素進(jìn)行登記，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成與匯總，提高合同管理效率。

5.提高房地產(chǎn)企業(yè)的合同履約能力。

房地產(chǎn)企業(yè)合同簽訂后，承辦部門便需積極開展合同的交底工作，交底工作是需將合同內(nèi)容細(xì)化至每個部門和員工，保證合同條款正確有效執(zhí)行，全方位樹立員工的合同管理意識。例如，合同履約部門需落實合同履行義務(wù)，在履約時需堅持安全性、謹(jǐn)慎性原則，加大對各類文件管理的同時，收管文件原件，并做好相關(guān)文件交接記錄，例如施工項目的簽證、設(shè)計等等，保管與之相關(guān)的資料，切實防范合同履約的法律風(fēng)險。再如，財務(wù)管理部門加大對流動資金的管理力度、及時監(jiān)管價格波動趨勢、及時關(guān)注尾款結(jié)算、保證金收回等情況，提醒履約部門做好收尾工作，這些都可實現(xiàn)合同管理的“閉環(huán)管理”。

再者，房地產(chǎn)企業(yè)在保證自身權(quán)益的同時，還需重視合同糾紛的索賠機(jī)制，在施工項目竣工驗收時，可由組成驗收隊伍小組，按照國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，杜絕流于形式的驗收方式，加大對開發(fā)項目的質(zhì)量把控，減少日后客戶的投訴和索賠糾紛。

最后，針對我國法律政策的變化，房地產(chǎn)企業(yè)需對此加以重視，樹立風(fēng)險導(dǎo)向性合同管理理念，預(yù)防可能發(fā)生的法律風(fēng)險，對其可能發(fā)生的違約問題盡快解決，并擬定解決方案，預(yù)防房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。例如，當(dāng)房地產(chǎn)企業(yè)履行抗辯權(quán)時，倘若由于房地產(chǎn)企業(yè)的原因引起的合同履約方面存在的問題，房地產(chǎn)企業(yè)需積極彌補(bǔ)合同，防止違約行為的發(fā)生。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著房地產(chǎn)企業(yè)風(fēng)險管理意識的增強(qiáng)，合同管理也逐步成為其內(nèi)控管理的重要內(nèi)容，房地產(chǎn)企業(yè)需加大對合同的管理力度，實現(xiàn)房地產(chǎn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

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（作者單位：龍巖城發(fā)地產(chǎn)有限公司）