加強中職學(xué)校檔案管理工作的建議

潘勝利

【摘要】中職教育中學(xué)校檔案管理是一個非常重要的工作，檔案管理的好壞直接影響到學(xué)校對教師和學(xué)生的看法和評價，必須要對檔案管理重視起來，及時收集檔案、更新內(nèi)容，讓有需求者及時找到想要的資料。

【關(guān)鍵詞】中職教育;檔案管理;建議

當(dāng)下社會對于技術(shù)型的人才需求越來越大，各大中職院校也開始擴招學(xué)生。中職教育比較注重技術(shù)的培養(yǎng)，學(xué)生在校表現(xiàn)如何，需通過學(xué)校和教師對于學(xué)生的評價所產(chǎn)生的檔案資料得知，一般由學(xué)校的專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行管理，對于如何能展現(xiàn)出學(xué)生對于技能的掌握程度，除了平時的表現(xiàn)外，教師和學(xué)校會把學(xué)生的成績和平時的上課情況記錄下來，同時也會成為以后企業(yè)單位對于學(xué)生認(rèn)可的一大衡量標(biāo)準(zhǔn)，所以要對教師和學(xué)生負(fù)責(zé)，就必須做好檔案管理工作，不但要做好，還要精益求精，以下是本人對于中職院校加強檔案管理的幾點想法。

一、檔案管理的重要性

檔案從古代就有記載，是代表一個人或者一個組織在某一特定時間之內(nèi)的一些表現(xiàn)和一些重大的事情，今天社會發(fā)展進(jìn)步的速度更快，所以對于檔案管理的要求也會更加嚴(yán)格，不但在管理中做到長久的保存，還要對其檔案進(jìn)行完善，在中職學(xué)校，有教師的檔案，也有學(xué)生的檔案，都能夠讓別人通過檔案快速了解一名教師或者學(xué)生，有利于學(xué)校的管理人員了解每一位教師，在工作安排時能夠做到人盡其才，在每一個崗位上都能夠發(fā)揮出其優(yōu)點來;學(xué)生的檔案對于學(xué)生來說也是十分重要的，用人單位在用人的時候不單單注重學(xué)生的簡歷，更加注重學(xué)生平時在學(xué)校的表現(xiàn)是什么樣子的，包括學(xué)生的成績。這些檔案有的記錄的是學(xué)生的成績，在校的表現(xiàn)，有什么樣的特長，在校擔(dān)任何種職務(wù)，以及任課教師對于學(xué)生的評價，這些資料包含了文字、圖片、視頻多種多樣的形式，這些都是學(xué)校的財富，而且用人單位通過了解學(xué)生的情況，包括錄用了畢業(yè)生以后，能夠?qū)W(xué)校的評價給予肯定，間接提升學(xué)校的知名度。

二、中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理人員的業(yè)務(wù)能力有限。在中職學(xué)校中，雖然檔案的管理都會由專人來負(fù)責(zé)，但是由于很多院校利用一些在職的教師進(jìn)行管理，大多以兼職的形式存在，而且教師一般都會忙于自己的專業(yè)教學(xué)工作，對于檔案疏于管理，檔案管理工作形同虛設(shè)，僅僅能夠體現(xiàn)出保管的作用，沒能夠把管理工作落實到位，應(yīng)針對專業(yè)人員的問題進(jìn)行改進(jìn)。

（二）檔案記錄是否具有真實性。在中職院校中，由于有大量的師生，對于檔案的管理工作中核實情況來說，做的都不太認(rèn)真，特別是對于學(xué)生的評價，都是由一些教師進(jìn)行評定的，教師在進(jìn)行評定的時候大多注重的是成績，平時都是結(jié)合成績來對學(xué)生的情況進(jìn)行評定，而且在評定的過程中寫的都是一些套話，既沒有指出學(xué)生的不足也沒有給予合理化的建議，而且平時教師對于學(xué)生的了解比較少，對于其評價沒有一些真實感受，所以對于學(xué)生的評價與實際不相符合，其真實性有待推敲。

（三）檔案管理的分類收集不到位。學(xué)校的人員眾多，每天產(chǎn)生的檔案比較多，管理人員在進(jìn)行分類的時候做的不是很好，由于有的檔案管理人員是按照時間來進(jìn)行保管處理的，有的是按照專業(yè)分的，有的是按照班級分類的，而且有的時候在需要的時候能夠把檔案找到，但是把檔案收回的時候就忘記了是應(yīng)該按照時間保管的，還是按照班級保管了，對于下次的查找?guī)聿槐?。教師和學(xué)生的檔案都應(yīng)該在隨時更新的狀態(tài)，但是目前的檔案管理只是在某一個時間能進(jìn)行集體的檔案更新，對于檔案數(shù)據(jù)的收集也是非常不利的。

三、對于加強中職學(xué)校的建議

（一）加強對于檔案管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)。由于檔案的數(shù)量較多，而且檔案對于教師和學(xué)生乃至于學(xué)校都應(yīng)該值得重視，所以對于檔案管理不但要有專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理，招聘更多的檔案管理的人才，而且還要不斷提升其能力，鼓勵檔案管理人員參加一些社會組織或者是政府組織的培訓(xùn)活動，來完善自己的業(yè)務(wù)水平，而且要對檔案管理人員采取績效考核制度，根據(jù)業(yè)務(wù)的好壞來定獎金，也可以對業(yè)務(wù)做的好的管理人員給予物質(zhì)獎勵。其中的業(yè)績考核就包括對于檔案分類和收集的及時性，積極參加培訓(xùn)的，能夠及時查閱檔案或者能夠及時調(diào)閱出檔案的，以及對于檔案管理能夠有新的想法的，都記錄在績效考核之內(nèi)，對于檔案管理人員職稱評定也有硬性要求，對于能夠積極參加各種培訓(xùn)用來提高自己的業(yè)務(wù)能力的給予職稱評定，否則不予評定職稱。

（二）檔案管理確保檔案資料的真實性。對于檔案管理的真實性，要努力的不單單是檔案的管理人員，其中也包括學(xué)校的各級教師，不同專業(yè)的教師，在教師給予學(xué)生評價的時候要確保檔案內(nèi)容的真實性。要對各專業(yè)課的教師進(jìn)行培訓(xùn)，這也是確保檔案管理能夠做好的一項保證，學(xué)校應(yīng)該給全校的教師和檔案管理人員，包括學(xué)校的管理人員組織會議，對于評價內(nèi)容一定要寫出真情實感，不能單單靠學(xué)生的成績來評定一切，這是非常不公平的一件事情，所以需要教師在平時多了解一下學(xué)生在平日里的一些真實表現(xiàn)，教師可以試著跟學(xué)生們做朋友，幫學(xué)生們找身上的不足和發(fā)光點。檔案管理人員也要和教師常常溝通，以確保檔案的真實性，通過未來用人單位對于學(xué)生的肯定，對于檔案記載的肯定，也將更有利于學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展和知名度。

（三）檔案管理的分類、整理和收集。檔案的管理要求管理者能夠更加快捷方便地找到所整理的檔案，這要求管理者要有更高的管理水平，對于檔案能夠做出正確的分類，并對資料有序保管，并且要建立電子形式的資料庫，分類方面要按類別、時間、事件等順序有序制定，并且收集完的檔案要做好臺賬，更加方便查找，能夠快速更新資料，要定時對資料和臺賬上的記載進(jìn)行盤查，以防止檔案遺失。

（四）完善檔案室的硬件設(shè)施。檔案室對于存儲檔案要具有長期保存、查閱方便等特點，所以在進(jìn)行檔案管理的過程中要不斷完善檔案室的功能，學(xué)校加強對于檔案室的建設(shè)，使檔案室能夠真正防潮、防火、防蛀、防盜、防塵、防霉、防高溫、防光照等功能，在建的檔案室一定要把這些因素考慮進(jìn)去，這樣才能夠讓檔案長期保存下去，在檔案室內(nèi)，要定期放置一些驅(qū)蟲的物品，要有干燥劑，同時消防設(shè)施和逃生設(shè)施也是必不可少的，不但要建立有形的檔案室，通過信息技術(shù)的應(yīng)用還要建立電子信息庫，通過電子檔案來隨時查閱所需要的材料。

（五）應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理。當(dāng)代是信息化時代，信息化技術(shù)應(yīng)用越來越廣泛，中職學(xué)校的檔案數(shù)量眾多，應(yīng)該及時應(yīng)用信息技術(shù)來完善檔案管理，利用相應(yīng)的管理軟件能夠更加便捷，可以利用軟件技術(shù)促進(jìn)檔案管理更加便捷化、公平化、透明化，工作效率也會更上一層樓。利用軟件，建立學(xué)校所獨有的檔案管理系統(tǒng)，一方面能夠減輕檔案管理者的工作壓力，工作更加輕松，通過軟件的分類、整理更加快捷準(zhǔn)確;另一方面，對于教師和學(xué)生都是一件好事情，通過在系統(tǒng)上設(shè)置不同的權(quán)限，教師和學(xué)生都可以通過登錄賬號來核對自己的檔案信息，特別對于教師來說，可以利用軟件在線對于學(xué)生的評價進(jìn)行修改，更能夠及時把發(fā)現(xiàn)的問題反饋給檔案管理者，同樣學(xué)生也可以反饋自己的一些資料中存在的問題，使得檔案管理更加公開化和公平化，更具備科學(xué)化的管理。而且通過檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用不用進(jìn)行繁瑣的東翻西找，只需要搜索關(guān)鍵詞就能看見想要的內(nèi)容，讓檔案管理更加便捷，雖說信息化技術(shù)的應(yīng)用很方便，但是紙質(zhì)的原始檔案還是必須進(jìn)行保存管理的。

四、結(jié)束語

中職學(xué)校中加強檔案管理能夠讓教師的工作更加規(guī)范化，教學(xué)的過程中也會更加專注于培養(yǎng)學(xué)生的能力，學(xué)生能夠更加專注進(jìn)行學(xué)習(xí)。在規(guī)范學(xué)校檔案管理的同時，要注重培養(yǎng)人才，培養(yǎng)真正具有檔案管理能力的人才，通過不斷完善自己，讓學(xué)校的工作有條不紊地進(jìn)行，同時也為學(xué)校的長久發(fā)展起到關(guān)鍵性作用。

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