國家開放大學成人教育學藉檔案管理問題及對策

單兆軍

【摘要】隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，成人教育事業(yè)也取得了可觀的發(fā)展成果，教育規(guī)模不斷擴大，學生人數(shù)的增加導致學籍檔案管理工作面臨的壓力越來越大。目前成人教育學籍檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，已無法滿足發(fā)展需求。本文分析了國家開放大學成人教育學籍檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題，并提出了相關對策，希望能夠促進國家開放大學成人教育學籍檔案管理工作更好發(fā)展。

【關鍵詞】成人教育;學籍檔案管理;問題;對策

開放教育是高層次的教育，實行“寬進嚴出”和“完全學分制”的學習制度，學生在通過入學資格審驗和入學水平測試后，即可注冊取得學籍，進入相應的專業(yè)選課學習;學習主要利用文字教材，通過互聯(lián)網(wǎng)，登錄國家開放大學在線教學平臺，隨時點播和下載網(wǎng)上教學資源進行自主學習，平時可與教師、同學進行互動學習，相互提問、討論和交流;還需按規(guī)定到教學點參加集中面授學習、答疑，或參加小組學習等;在靈活有效的學習期限內，修滿規(guī)定的學分后，可獲得國家承認并進行電子注冊的國家開放大學本科、專科學歷證書，畢業(yè)證書可在中國高等教育學生信息網(wǎng)查詢。學籍管理記錄了學生從入學到畢業(yè)的整個學習過程，是對繼續(xù)教育學生的入學資格、學習成績、獎懲和畢業(yè)情況的真實記載，反映學生在校期間的綜合表現(xiàn)，是教育行政管理的重要依據(jù)，是依法治校的重要體現(xiàn)。隨著學習型社會的到來，要求成人教育學籍檔案管理更加全面、齊全，以教育為基礎，培養(yǎng)符合社會需求的合格人才。

一、成人教育學籍檔案管理現(xiàn)狀

由于中國高等教育的迅速發(fā)展，成人教育迅速普及，面臨的挑戰(zhàn)也越來越多。首先，高等教育的普及，嚴重影響了成人教育的生源，為了保證學生數(shù)量，學校服務上門，借助各市區(qū)級開放大學進行管理，而不是傳統(tǒng)的集中管理。其次，隨著信息技術的發(fā)展，成人教育的教育手段不斷創(chuàng)新，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展創(chuàng)造出了網(wǎng)上課堂，取代了原來的集中面授，這就要求學生有較強的自學能力，有些課程不再集中組織考試，而是在網(wǎng)上進行學習和考試。加大了學生的學習自由度，這些因素無疑進一步加大了學籍檔案管理工作的難度。目前，成人教育面向的對象更加廣泛，對性別、年齡、受教育程度、職業(yè)等沒有太多限制，所有的成人都在成人教育范圍內，各種形式的學生都有，有高中生、中學生、青年、中年、老年以及各行各業(yè)的從業(yè)人員，由于學生的學習時間不固定，所以檔案的收集、填寫以及畢業(yè)證電子注冊數(shù)據(jù)的采集、核對等工作都需要在面授期間進行，增加了時間和人工成本。此外，學校不夠重視學籍的管理工作，對學籍管理的人力投入和資金投入不足以支持規(guī)模和數(shù)量日漸加大的學籍信息管理工作，大大影響了學籍管理的水平和質量。

二、成人教育學籍檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理不夠重視。成人教育學籍檔案是學生在整個學習期間的最原始記錄，是各用人單位選聘的重要參考材料，是評估學校辦學效率的重要憑證，也能為廣大學生隨時提供查閱彌補意外情況造成的損失，具有實用價值。首先是學校領導對學籍檔案管理不夠重視，甚至沒有意識到學籍對學生對學校的重要性，因此在成人教育學籍檔案管理方面缺乏投入，沒有專業(yè)人員對學籍檔案進行管理。在日常的學籍管理工作中，讓一些工作人員順帶將相關資料進行記錄和保存，這些人員不是專業(yè)的檔案管理員，缺乏檔案管理的專業(yè)水平和檔案管理知識及技能，導致資料的缺失和不完整，造成檔案失真和其他嚴重后果。

（二）管理制度不健全。國家開放大學是公益性成人高校，扎根基層，服務社會。但對于成人教育學籍檔案管理制度來說，沒有指定一套結合自身教育情況的檔案管理規(guī)章制度，只有一些簡單的學校檔案室的規(guī)章制度。致使在學籍檔案的記錄過程中，信息收集標準不統(tǒng)一，收集時間不一致，材料歸檔不規(guī)范。學校檔案管理員與學生交流聯(lián)系少，有的甚至長時間無法取得聯(lián)系，重招生、輕管理現(xiàn)象普遍。再者，學校的成人教育學籍管理中，對學生請假、曠課的處理沒有規(guī)范統(tǒng)一，造成信息的缺失和不完整，造成管理體系不夠完善，管理過程中存在很多問題，例如學籍建檔不及時、材料缺失，無法保證檔案的真實性、完整性、原始性等。成人教育學籍檔案具有特殊性，如果按照普通高等教育學校的學籍管理制度來執(zhí)行，明顯不符合實際情況，成人教育學籍檔案所覆蓋的學生范圍廣，檔案情況多樣，必須建立專有學籍管理制度。

（三）管理模式落后。在互聯(lián)網(wǎng)時代，大部分學校都在積極建設學校學籍檔案信息化管理，然而成人教育學籍檔案管理的信息化建設還存在不足之處，成人教育具有自身的特點，學籍檔案的形成時間長，同時還缺乏統(tǒng)一標準。成人教育從學生入學到畢業(yè)離校，一般要經(jīng)過2-5年甚至更長的時間，留級、休學學生的學籍檔案時間跨度更長。由于成人教育周期長，對學生的成績管理分散，管理困難，難以落實相關的規(guī)章制度，投入了大量的人力、物力卻效果不佳。目前，成人教育學籍檔案管理信息化建設在管理工作中的應用較少，管理模式依然以手工管理為主，工作量大、準確率低，很多工作重復，導致工作效率不高，在信息化層面的體現(xiàn)僅僅是簡單的注冊表、審批表和成績登記表等簡單的表格，無法體現(xiàn)管理工作的信息化。對于學籍檔案管理，必須從頭收集材料，層層把關，嚴格遵循管理流程，結合現(xiàn)代技術創(chuàng)建先進的管理模式。

三、改進高校成人教育學籍管理工作的對策

（一）提高管理人員的素質和專業(yè)能力。為適應現(xiàn)代化的管理需要和適應學校的檔案管理工作發(fā)展，規(guī)范檔案管理的各個流程，更好地開發(fā)和利用檔案信息，為學校建設服務，必須要提高管理人員的素質和專業(yè)能力。成人教育的學籍檔案管理工作具有很強的專業(yè)性，所以檔案管理人員必須有相關的專業(yè)知識，并且有較強的責任感和積極性，能夠嚴謹對待每一項工作。首先，檔案管理人員不僅要有檔案方面的專業(yè)知識，還需要學習社會科學和自然科學方面的知識，不斷學習，提高自身專業(yè)素養(yǎng)，熱愛工作，忠于職守，保證工作順利進行，全心全意為學生服務。其次，檔案管理人員還必須要有良好的工作作風，否則會給學校造成不可挽回的后果，必須要加強檔案管理人員的道德素質，政治上要可靠。最后，還需要穩(wěn)定檔案管理工作隊伍，不要輕易進行部門調動，確保工作的完整性。隨著時代的發(fā)展，要求檔案管理人員具有相關的計算機技術，以夠適應社會的需求，培訓管理人員的信息化管理技能，提高檔案管理工作的效率。

（二）建立完善的檔案管理制度。保障各項工作有序開展的前提是建立科學合理的管理制度，成人教育學籍管理工作同樣需要建立相關的檔案管理制度。首先，需要依據(jù)教育部的相關文件規(guī)定，結合國家開放大學的實際教育情況，針對學籍檔案的收集整理、核對檢查、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交等相關內容，建立完善的管理制度流程，不僅體現(xiàn)出相關的政策，還能滿足學校的發(fā)展需求，使學籍檔案管理工作有據(jù)可依、有章可尋。讓每一位管理人員都要明確自己的工作職責，在每一項工作流程進行時，制定相關的程序，或者用圖表的方式將自己的工作流程展現(xiàn)出來，嚴格按照制度進行檔案材料的錄入、歸檔和整理，檔案存放時要明確分類，方便以后查閱檔案。其次，要按照統(tǒng)一的標準制定各類表格，保證紙張大小、字號、頁邊距和形式的統(tǒng)一，方便后續(xù)整理，在表格的填寫時，不能隨意涂改，保證所填信息的真實完整。對于學籍信息的修改也要嚴格制定修改制度，對于學生的個人信息，如姓名、身份證號碼等，原則上是不允許更改的，如必須修改，必須遵循以下原則，必須由學生本人填寫，提交《學籍變更申請表》;有公安機關提供的戶籍證明材料和復印件;嚴格審查材料的真實性;將申請交給學院領導審批簽字;將文件進行備案;最后將同意修改文件發(fā)給學生，信息正確則可以修改。沒有監(jiān)督就沒有進步，學校還應該設立相關的審查機制，對學籍檔案進行定期的全面審查，嚴格區(qū)分不同檔案的類型，在審查檔案時，審查部門要嚴格執(zhí)行監(jiān)督職能，對檔案的保存作出具體規(guī)定，確保檔案的真實性、完整性，避免學籍檔案丟失。

（三）提高現(xiàn)代化管理水平。國家開放大學作為以現(xiàn)代信息技術為支撐、實施遠程開放教育的新型成人教育高校，一直致力于探索現(xiàn)代科技與成人教育的深度融合，不斷推進教育教學創(chuàng)新，提升辦學能力和教育質量。因為函授學生處在不同的城市，學籍頻繁異動，加上成人教育招生劇增，導致學籍管理工作繁瑣、不好管理，工作量不斷增加，傳統(tǒng)單一的管理模式無法滿足管理需要?，F(xiàn)代化管理技術是將學籍檔案數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫，專門存放學籍檔案，例如新生錄取表、注冊登記表、成績單、畢業(yè)證書編號等，能夠通過計算機檢索，高效、準確地獲取需要的檔案材料。建立以本部為中心的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，同時實現(xiàn)資源共享，讓檔案管理員和學員不受時間、地點的限制進入學籍檔案管理信息進行查詢，達到學籍檔案的高效利用。此外，學校要聘請專業(yè)的網(wǎng)絡工程師，加強學籍檔案管理系統(tǒng)的防火墻，避免不法分子盜取學籍檔案信息，以謀取非法利益，防止檔案信息泄露。隨著國家開放大學成人教育事業(yè)的發(fā)展，學校各方面和社會不同層面產生的教學信息的需求不斷增加，學籍檔案信息化的開發(fā)和利用是成人教育學籍檔案管理部門的職責，也是學籍檔案管理工作的最終目的。

（四）保證檔案的真實性。成人教育學籍檔案管理工作涉及多個部門，必須要加大審查力度，要有部署、有落實、有檢查。需要全體檔案管理人員團結合作，仔細收集紙質材料和電子材料，嚴格遵守相關規(guī)則制度，才能順利完成管理工作。如今，用人單位對學生的學籍檔案越來越重視，上面記錄學生在校期間的學習成績和種種表現(xiàn)，所以學籍檔案對學生的評價必須具有針對性，實事求是記錄學生的行為、表現(xiàn)和綜合能力，不能全是空話、套話，起到對用人單位和學生發(fā)展的重要作用。為保證檔案質量，實行學籍檔案管理層層負責的制度，以定期檢查或隨時抽查的形式檢查檔案的歸檔、組裝、保存、使用的情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，維護檔案管理工作的嚴肅性，保證檔案材料的真實和完整。真實性是成人教育學籍的生命，學籍檔案管理部門要認真監(jiān)督年級主任的鑒定填寫，發(fā)揮監(jiān)督職能，嚴禁學生或他人私自填寫，杜絕虛假行為，保證學籍檔案的真實性。

四、結語

綜上所述，成人教育學籍檔案管理工作是一項復雜、嚴謹?shù)南到y(tǒng)工作，隨著成人教育的不斷深入，對檔案管理工作提出了新的要求，要不斷完善學籍檔案管理的規(guī)章制度，加強管理人員的專業(yè)水平，結合現(xiàn)代化技術實現(xiàn)學籍檔案管理的信息化，提高成人教育學籍檔案管理的綜合水平，推進國家開放大學成人教育事業(yè)的發(fā)展。

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