物探電子檔案的收集管理及應用

毛澤兵 駱思珍

【摘要】該文章著重闡述了物探類的電子文件歸檔的現(xiàn)狀，從收集、管理以及應用三個方面，分別提出了相應的措施，以達到提高對物探電子檔案管理效率的目的，使物探電子檔案能夠得到充分利用。

【關鍵詞】電子檔案;收集;管理;應用;物探

作為石油行業(yè)油氣勘探檔案的重要組成部分之一的物探檔案，在當今時代數(shù)字化背景下，自身也正發(fā)生著重大的變革。自從進入21世紀以來，我國不僅在經(jīng)濟上取得了巨大的進步，在科學技術方面也有著巨大的發(fā)展。而科技的進步，給人類社會帶來進步的同時，必然會使一些產(chǎn)業(yè)受到?jīng)_擊，迫使其自身不得不進行變革，順應時代的發(fā)展。而物探電子檔案的工作也隨之發(fā)生了變化。從大的方面來說，物探電子檔案的工作對象、工作方法以及工作流程正潛移默化變化并完善著。從小的方面，即管理層面來說，這些變化體現(xiàn)在管理的方式從紙質化和磁帶化的管理方式向電子檔案的管理方式轉變。而電子檔案的管理方式也就意味著從物探電子檔案的產(chǎn)生、鑒別、整理和加以利用這一過程需要建立完善、高效的管理體系，這樣才能夠更好地對物探電子檔案進行收集、管理和應用。

一、收集方面：提高標準，確保質量

（一）電子文件的歸檔情況。國家檔案局規(guī)定電子文件與紙質版文件要一同歸檔，實行的是“歸檔雙軌制”，這就意味著在我們上交紙質檔案的同時，對電子檔案也需要及時進行歸檔。在日常工作中，我們接收原始采集到的檔案時，應該切實有效地執(zhí)行歸檔雙軌制。然而盡管行業(yè)標準規(guī)范很嚴格，檔案管理規(guī)定也很明確，但是總有一些電子檔案在移交的過程中會出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤，總的來說主要有以下幾個方面：1.進行歸檔的電子文件與紙質檔案內(nèi)容不全一致。2.移交的光盤中刻錄的電子文件名與紙質檔案中的內(nèi)容不一致。3.電子文件中有些內(nèi)容命名不甚規(guī)范，例如：同一測量單位的測量名稱在不同的使用情況下命名不同。4.移交的電子文件基本信息與紙質文件不符，例如：電子文件中的目錄與紙質文件中的文本目錄不符。出現(xiàn)以上幾個方面錯誤的原因，也主要有以下三個方面：1.操作人員未能夠按照正常的工作流程嚴格進行操作，可能在紙質文件得到歸檔前，就對電子文件進行掃描和刻錄。2.工作人員在進行收錄紙質文件時，沒能夠做到對電子文件進行相應的修改。3.在電子文件形成這一最終環(huán)節(jié)，工作人員由于個人原因，不能夠更加用心、更加細致地對電子文件進行歸檔，亦或是各個部門之間不能夠做到及時有效的溝通。

（二）應對方法。以上幾種情況都是由于檔案工作人員的失誤引起的，這就對歸檔人員提出了更高的要求，這就要求他們不僅要有較強的專業(yè)能力，也要有較高的職業(yè)素質。并且最好可以做到以下幾點：1.有高度的責任心和較強的使命感，對待歸檔工作要投以最大的熱情，認真對待。2.自身要有過硬的能力，具備物探方面的專業(yè)知識，在工作之前，一定要對電子文件存儲方面的知識有較多的了解，特別是要了解電子文件歸檔工作是如何進行的。3.有過硬的專業(yè)能力，熟悉這一行業(yè)的標準和國家關于檔案管理的相關規(guī)定。檔案收集的過程中，多加注重電子檔案的接收質量，這是重中之重。除了要有嚴格的制度進行保障之外，工作人員應該樹立嚴格的檔案質量意識，在電子文件歸檔過程中，要將電子文件的內(nèi)容與文本內(nèi)容認真核對，確保檔案在接收環(huán)節(jié)達到文本與電子文件的一致性，真實性與完整性，確保最后的可用性。而對于那些質量與格式都不符合要求的文件，要亮起紅燈，不接收該類文件。對于有些存在問題的文件，要及時進行修改，找出數(shù)據(jù)不符合文本資料的原因，對癥下藥。在每一個工作環(huán)節(jié)都要嚴格按照規(guī)范的要求執(zhí)行，避免出現(xiàn)一些小差錯，進而達到真實、準確、完整，全面接收電子文件，保證電子文件最后能夠得到最大效益的利用，為電子檔案的信息化貢獻自己的一份力量。

二、管理方面：多加完善，加強信息化

作為油氣田開發(fā)重要組成部分的電子檔案，擁有較高的使用價值。曾有人指出，電子檔案的產(chǎn)生是對以往傳統(tǒng)意義上檔案概念的一種新理解，不僅改變著我們對檔案的認知，也改變了對檔案的存儲形式、特征、管理方式和意義的認知。電子文件與紙質文件的產(chǎn)生、形成、歸檔、管理、保存都有差異，這是文件界的一場革命。而對檔案的工作者而言，我們有責任、有義務運用現(xiàn)代科學技術，更高效地管理電子檔案，使其能夠最大效度發(fā)揮其作用。由于電子檔案與紙質檔案各個方面的不同，對檔案工作者而言，這也對他們提出了更高的要求。

（一）對電子檔案的格式和載體進行轉變，達到更好的保存和利用的目的。以前勘探類的檔案用的是“3.5”或“5”的軟盤進行存儲的，對于這種存儲介質來說，有著一定的缺陷，例如，存儲量不是很大，使用壽命比較短，使用到一定的年限就會出現(xiàn)存儲介質老化的現(xiàn)象，這樣對于數(shù)據(jù)來說，可能會出現(xiàn)不可讀或者丟失的現(xiàn)象。為了改進這一存儲介質，我們積極投入大量的人力、物力、財力對電子檔案進行了改造，存儲介質也發(fā)生了變化，從原來存儲在軟盤上，到現(xiàn)在存儲在移動的硬盤或光盤上。此外，為了更好地保存和利用這些檔案，我們也對紙質版檔案進行了數(shù)字化的操作。

（二）對檔案的管理方法進行創(chuàng)新。21世紀以來，光盤為介質的電子文件呈增長趨勢。人們對電子檔案拷貝的需求遠遠超過了對紙質文本的需求，這就使得物探類檔案工作者的重心從原來管理庫房中的紙質檔案轉變到了對電子檔案進行拷貝上。因此，為了適應這種形式，我們應該對工作方法進行創(chuàng)新。例如：將紙質文件的目錄與電子文檔的數(shù)據(jù)合二為一，而實物實行分開保存的管理方式。在檔案管理數(shù)據(jù)庫中將光盤中存儲的電子檔案與紙質檔案同時錄入信息之中，通過Excel表格的方式建立相應的目錄索引，將電子檔案的檔號、對應的各種紙質的編號、地震測線號等相關的信息，建立在配套的的電子查詢索引目錄之中，這樣讀者在查詢信息時，就可以一目了然看清自己所需要的那部分信息，可以根據(jù)索引精確定位所需資料。如果需要對信息進行拷貝，就可以直接從檔案信息中進行拷貝，節(jié)省了時間，提高了效率。

三、利用方面：重視利用，服務科研

檔案的利用是檔案工作重要的一部分，我們對檔案進行收集、整理、管理都是為了可以更好地利用檔案，同時，物探電子檔案這個職業(yè)的聲譽和社會地位也依賴于檔案的應用，依賴于我們是否能夠提供更方便、更快捷的服務。為了更好地做到這一點，我們要積極利用現(xiàn)代科學技術的各種優(yōu)勢創(chuàng)建兩個不同類型的數(shù)據(jù)庫，適應新形式、新時代的發(fā)展需求。

（一）對老資料仍很重視，以提高借閱效率。油田開采的二次判斷、重新處理和解釋等工作中，物探老資料在其中使用頻繁，有著重要地位。為了更好地提供高效服務，我們與其他數(shù)據(jù)總部進行合作，以更標準、更科學、更方便、更安全、更有效的服務，建立以地震測線為最基本單元的檔案查詢管理系統(tǒng)。將21世紀以來所有的地震數(shù)據(jù)全部錄入該數(shù)據(jù)庫之中，實現(xiàn)從數(shù)據(jù)庫中直接檢索拷貝電子檔案。

（二）對新資料進行規(guī)范，使得質量有所保證。那些以光盤為介質的電子文檔，數(shù)據(jù)格式要進行嚴格規(guī)范，例如，有些采用PDF的格式，有些采用DWG的格式，要進行統(tǒng)一的規(guī)范，不能隨心所欲;而對于那些基礎單元，如：地震測線、合同、年度、對號等關鍵信息也要保持一致。對那些驗收合格、沒有問題的電子文件要及時進行收錄、管理。

這種兩套數(shù)據(jù)庫、兩套管理方式、兩套查詢系統(tǒng)的管理模式，使得無論是老資料還是新資料都能夠直接從管理庫中進行檢索、查詢與拷貝，這種無需再對檔案的實體進行調(diào)動的方式，不僅節(jié)約了工作人員的時間，也對信息的需求者提供了更高效的服務，一舉兩得。同時也防止了檔案原件丟失，為以后檔案更加信息化的管理方式打下了基礎。

四、總結

資料收集的精細化，管理方式的合理化，資料利用的現(xiàn)代化，既是當代檔案工作對那些工作者提出的更高的要求、更嚴的標準，也是現(xiàn)代信息技術對檔案工作行業(yè)的一大挑戰(zhàn)。作為石油行業(yè)的檔案工作者，這就要求我們不僅要熟練的掌握和運用現(xiàn)代計算機技術，了解并掌握現(xiàn)代管理技術，具有專業(yè)的檔案管理知識，還要能夠將專業(yè)的檔案知識和技術知識融合到一起，為石油行業(yè)電子檔案工作貢獻自己的一份力。

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