財務共享服務系統(tǒng)落地運營研究

姚雪翎

摘要：文章基于筆者工作實踐案例，闡述了財務共享服務系統(tǒng)在集團口岸公司落地實施的應用管理，提出了對運營中遇到實際問題的對策思考與建議。本文介紹了Z集團建設財務共享服務中心、口岸公司上線系統(tǒng)的背景，表明了共享服務系統(tǒng)建設的重要性，從業(yè)務需求調(diào)研、系統(tǒng)平臺搭建、上線準備與切換以及上線支持四個階段進行分析，結合工作經(jīng)驗提出了提升運營的若干對策建議。財務信息系統(tǒng)的改革不是一蹴而就的，未來的財務共享服務將在科技進步的推動和財務工作者不斷的實踐和摸索中更加高效、具有價值。

關鍵詞：財務共享服務;落地運營;對策思考

一、引言

近年來，隨著中國經(jīng)濟轉型和產(chǎn)業(yè)升級的加速，國家鼓勵企業(yè)投入更多的資源大力發(fā)展集約型、服務型經(jīng)濟，包括國資委、財政部等在內(nèi)的國家相關部委的文件也逐漸從建議企業(yè)推動財務共享服務中心的建設到要求企業(yè)應當建立財務的共享服務中心。Z集團作為央企集團，認真研究和積極實施財務共享服務中心的建設，自2014年起，集團總部開始實施財務集中核算項目，在各級口岸推進財務信息化建設，于2015年完成財務新舊系統(tǒng)切換;2016年企業(yè)合并，單位全面上線財務共享服務中心，逐步優(yōu)化全球統(tǒng)一的企業(yè)級報銷系統(tǒng)及商務結算系統(tǒng)，實現(xiàn)了財務流程和管理的突破與轉型。

本文以口岸公司為例，簡析財務共享服務系統(tǒng)落地與運營的實施與管理，旨在總結思路，為企業(yè)財務信息化建設提供些許借鑒。

二、財務共享服務系統(tǒng)建設的重要意義

財務共享服務系統(tǒng)的建設是解決組織問題、取得效率優(yōu)勢的過程，是一項投資高，回報更高的大工程。財務共享服務將變成生產(chǎn)力的重要一環(huán)，具有重要的意義。

（一）集團管控，管理合規(guī)。通過統(tǒng)一科目、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一資金池，實現(xiàn)經(jīng)濟規(guī)模效應，使會計處理效率大幅提高，使財務失真等經(jīng)營風險得以規(guī)避。

（二）優(yōu)化流程，提高效率。實現(xiàn)了申請、審批、登記確認、付款、核銷的流程閉環(huán)，用戶響應速度提高，批復時間顯著降低;同時將預算融入流程中，實現(xiàn)事前管控。這些流程績效的提高可獲取大量的節(jié)約成本。流程再造推進了財務的專業(yè)化。

（三）推動產(chǎn)業(yè)轉型。借助財務共享服務的管理模式，企業(yè)將得到規(guī)模經(jīng)濟優(yōu)勢和高價值的服務，使企業(yè)的資源可以轉投入核心業(yè)務上，進一步持續(xù)發(fā)展。

（四）成本集約，回歸利潤。以費用報銷為例，以前要拿著紙質原始憑證找各級領導審批后才可報銷，現(xiàn)在整個過程可實現(xiàn)足不出戶地快速完成，節(jié)約各項時間;分子公司可省去往總部寄送快遞的費用。隨著共享服務不斷演進，終將實現(xiàn)無紙化，那時節(jié)約的紙張成本、人工時間將非?？捎^。這里的成本還包括以上所說的管理合規(guī)、流程效率帶來的績效。

三、口岸公司如何落地財務共享服務系統(tǒng)

（一）業(yè)務需求調(diào)研。Z集團著手建設財務新系統(tǒng)初始的主要任務是基于各口岸業(yè)務需求，與項目組老師進行溝通交流，將口岸公司的核心業(yè)務、功能需求傳遞給項目組，同時組織關鍵用戶系統(tǒng)學習新系統(tǒng)的各項原理和操作，以此確定信息系統(tǒng)功能、接口架構以及配套技術解決方案。在整個實施過程中承上啟下、逐步過渡。

（二）系統(tǒng)平臺搭建。Z集團總部開始正式上線財務集中核算項目，在各級口岸推進財務信息化建設。口岸公司財務人員需要陪同項目組人員出差各地分子公司指導監(jiān)督下屬單元的財務活動，對企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務、財務流程進行梳理，以便核定出嚴謹合理的標準化流程。通過項目組人員與本地業(yè)務人員溝通交流，協(xié)助項目組人員配置、開發(fā)與測試，確保IT技術設計能實現(xiàn)企業(yè)未來共享系統(tǒng)層面的支撐。

（三）上線準備與切換。Z集團進行財務新舊系統(tǒng)切換。新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)的清理工作繁瑣且數(shù)量眾多，不勝凡舉，口岸財務人員協(xié)助項目組人員遷移正式生產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)據(jù);這個階段的合并年度報表編制，因為涉及新舊系統(tǒng)切換，數(shù)據(jù)量翻倍，需要二次合并，逐步清理完結。同時，在銀行、稅務、供應商信息收集、切換、測試方面也需保證及時準確地執(zhí)行。

（四）上線支持。企業(yè)合并后，Z集團全面上線財務共享服務中心，逐步優(yōu)化全球統(tǒng)一的企業(yè)級報銷系統(tǒng)及商務結算系統(tǒng)，實現(xiàn)了財務流程和管理的突破與轉型。共享服務中心上線初始，各種操作規(guī)則、審核規(guī)范層出不窮、動輒更新，本地財務人員與總部項目組人員保持密切聯(lián)系，及時解決終端用戶的各種咨詢，確保財務共享服務系統(tǒng)順利平穩(wěn)地落地。

四、有助財務共享服務系統(tǒng)運營提升的對策思考與建議

（一）業(yè)務實踐檢驗新流程的合理性。在共享服務系統(tǒng)落地的實施中，業(yè)財融合至關重要，需要財務、業(yè)務人員主動學習，每一筆業(yè)務如何對應系統(tǒng)，系統(tǒng)又是如何導出會計分錄、財務憑證。通過經(jīng)辦人員不斷分析、鑒別進而改進優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務流程。

（二）編寫標準作業(yè)流程和審核規(guī)范。進入運營階段后，公司運營業(yè)務越來越全面、總部及單位下發(fā)的審核規(guī)則越來越多，亟需財務部門統(tǒng)一編寫財務系統(tǒng)操作指南、財務管理權責及審批程序等各類財務管理文件制度，旨在規(guī)范單位制度，加強內(nèi)部管理。

（三）不斷挖掘影響業(yè)務的問題。新時代的財務人員不能只是個工匠，而應有理論、有行為，工作中有自己的思考，能夠找到工作中存在的問題并解決。比如，共享系統(tǒng)內(nèi)審批流委托授權的設置，現(xiàn)行操作是事后委托，即流程審批已到達A時，A手動將其委托給B，可當A休假時就無法委托給B處理，這種情況可提議開發(fā)事前委托，即A事先可在系統(tǒng)內(nèi)設置時間段委托，當A休假時段系統(tǒng)將任務自動委托給B，如此設計更加方便、合理，能提高審批效率和系統(tǒng)安全。

又如，在費用報銷時，由于系統(tǒng)改革期間制度更新頻繁瑣碎，經(jīng)常出現(xiàn)報銷人因不清楚或忘記公司規(guī)定和審核規(guī)則，導致申請單據(jù)被拒，從頭審批。這種情況可以提議在報銷系統(tǒng)中設置在線查詢報銷制度的界面，將極大程度方便用戶查閱，提高報銷效率。

（四）思考分析可提升的服務。筆者發(fā)現(xiàn)雖然系統(tǒng)實現(xiàn)了網(wǎng)上審批與共享服務，但是尚未達到真正的無紙化，單據(jù)繁多的狀況并未有實質性的改變。如果可以建議共享中心使用電子回單，不再使用打印紙質回單，則可以大幅降低成本，并減少紙質單據(jù)丟失遺漏的風險。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，財務共享服務系統(tǒng)必將進一步豐富服務，向更高的模式演進。

五、總結

通過五年的財務系統(tǒng)改革，Z集團的財務信息化已達到了一定的水準?，F(xiàn)行的財務共享中心并非完美無缺，也正是因為在系統(tǒng)建設和運營的過程里還存在著缺陷，進步的空間才更加寬廣。筆者在工作實踐中得到以下啟示與總結。

（一）領導的支持是做好財務工作的基礎。企業(yè)信息化建設是一項艱苦卓絕的項目，耗時、耗力、耗錢，在建設過程中會遇到大量的困難。在企業(yè)建設財務共享服務系統(tǒng)時一般以費用報銷作為切入點，導致很多人以為費用報銷就是共享服務的全部，將財務共享服務系統(tǒng)簡單理解為網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。這樣的定位過低，會導致投入不足，項目收益大打折扣。我們需要領導的支持，全員的理解與配合。

（二）財務部門應當緊密聯(lián)系業(yè)務部門。財務共享服務系統(tǒng)的使用者不僅包括財務人員，還包括業(yè)務前端的人員。在一項業(yè)務的方案確定中，如果缺少了業(yè)務人員的參與，那么是存在方案適用性風險的;如果財務人員不懂業(yè)務情況，就無法發(fā)現(xiàn)將系統(tǒng)自動生成的憑證兩兩對清，導致賬務混亂。

（三）財務工作必須理論聯(lián)系實際。道理說多少遍，不如自己摔一跤。只有實際操刀的實踐，才能深入淺出地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，得出更全面的認識。另一方面，信息化和共享服務也已發(fā)展很多年了，有許多可以借鑒的例子和前人的總結，通過學習他人的理論經(jīng)驗，可以少走許多彎路。

（四）未來要更加重視專業(yè)水準和操作能力。隨著財務信息化的不斷發(fā)展，系統(tǒng)實現(xiàn)了業(yè)務自動對應會計科目、自動生成會計憑證、自動出具報表的功能。這一方面提高著會計人員的工作效率，另一方面也在減弱會計人員的專業(yè)訓練，如果個人、企業(yè)不予重視，會計人員最終將成為流水線上的錄入員，失去處理賬務、分析報表、發(fā)現(xiàn)問題的能力。同時，基層賬務工作上移，財務職能將強化財務管理、業(yè)務支持及風險管控等業(yè)務，這些業(yè)務更加需要提高專業(yè)水準和操作能力。

參考文獻：

[1]張慶龍.中國企業(yè)集團財務共享中心：案例啟示與對策思考[J].會計之友，2015 （22）.